Se utilizzi Outlook per comunicare con i tuoi colleghi, probabilmente avresti voluto inviare ripetutamente un'e-mail a un gruppo specifico la cui appartenenza cambia spesso. Ad esempio, potrebbe essere necessario inviare un'e-mail a tutti i rappresentanti del servizio clienti ogni giorno, ma a causa dell'elevato turnover, l'elenco potrebbe cambiare spesso.

Puoi digitare manualmente il nome o l'e-mail di ogni persona ogni volta che invii un'e-mail, ma rapidamente questo può diventare ingombrante man mano che il gruppo diventa più grande. Non solo, ma corri anche il rischio di dimenticare inavvertitamente qualcuno che potrebbe portare a un dramma in ufficio. È qui che entra in gioco una lista di distribuzione o un gruppo di contatti!

Per la maggior parte, i termini "gruppo di contatti" e "lista di distribuzione" sono intercambiabili. Microsoft ha iniziato a usare la frase "gruppo di contatti", presumibilmente perché è un po' più intuitivo di "elenco di distribuzione". 

Tuttavia, esiste una vera distinzione tra i due nelle organizzazioni che utilizzano Microsoft 365 . Gli amministratori di Microsoft 365 possono convertire le liste di distribuzione di Outlook esistenti in " ^(Outlook)Gruppi^(Groups) " che, a loro volta, offrono ai membri del gruppo l'accesso a raccolte condivise e spazi di collaborazione come Microsoft Teams , Yammer e Planner .

Anche se il tuo reparto IT probabilmente governa le liste di distribuzione di Outlook della tua organizzazione, in particolare il temuto e spesso mal gestito elenco di tutto il personale, puoi comunque creare i tuoi gruppi di contatti in Outlook . 

Di seguito, ti spiegheremo come creare gruppi di contatti in Outlook sia per la versione del browser che per l'app desktop. 

Come creare un gruppo di contatti^{(Contact Group)} in Outlook Online

Creare un gruppo di contatti nella versione browser di Outlook è facile.

1. Accedi al tuo account su outlook.com o seleziona Outlook dal programma di avvio delle app se hai già effettuato l'accesso a Microsoft 365 . Se non vedi Outlook nell'elenco delle app (lo vedrai), seleziona Tutte le app^{(All apps)} .

1. Nel riquadro sinistro, in Gruppi^(Groups) , seleziona Nuovo gruppo^{(New group)} .

1. Nel popup, assegna un nome e una descrizione al tuo nuovo gruppo e seleziona Crea^(Create) . (Se la tua organizzazione lo ha abilitato, ti potrebbe essere richiesto di creare un indirizzo e-mail per il gruppo. In tal caso, per facilità d'uso, prova a rendere l'indirizzo e-mail identico al nome del gruppo.)

1. Ora aggiungi membri al gruppo. Cerca^(Search) persone per nome o per indirizzo email. Seleziona il risultato della ricerca per la persona che desideri aggiungere al gruppo e apparirà in "Questa persona verrà aggiunta".

1. Ripeti^(Repeat) il ​​passaggio 4 finché non hai aggiunto tutti quelli che desideri al gruppo. Quindi seleziona il pulsante Aggiungi^(Add) .
2. Seleziona Chiudi^(Close) .
3. Invia un'email al gruppo che hai creato selezionando Nuovo messaggio^{(New message)} .

1. Nel campo A^(To) , inizia a digitare il nome del gruppo che hai creato e selezionalo dall'elenco visualizzato.

Vai tranquillo. Ma cosa succede se devi aggiungere o rimuovere persone dal gruppo? Continuare a leggere.

Come modificare un gruppo di contatti^{(Contact Group)} in Outlook Online

Microsoft ha semplificato la modifica di un gruppo di contatti senza mai uscire da Outlook Online . Alcuni passaggi potrebbero essere leggermente diversi a seconda di come la tua organizzazione ha configurato Microsoft 365 , ma i passaggi seguenti dovrebbero portarti lì.

1. Nel riquadro sinistro, in Gruppi^(Groups) , seleziona il gruppo che desideri modificare.
2. Nella voce di quel gruppo, seleziona l' icona Altro^(More) (tre punti/ellissi).

1. Seleziona Impostazioni^(Settings) . (A seconda di come Outlook è configurato per la tua organizzazione, potresti vedere un'opzione per aggiungere membri^{(Add members)} direttamente dall'icona Altro.)

1. Nel pannello Impostazioni^{(Group Settings)} gruppo visualizzato a destra, seleziona Modifica gruppo^{(Edit group)} .

1. Seleziona la scheda  Membri .^{(Members )}
2. Da lì, puoi aggiungere membri o eliminarli dal gruppo selezionando l' icona X accanto alla voce per la persona che desideri rimuovere.

1. Se hai aggiunto membri al gruppo, seleziona il pulsante Aggiungi^(Add) . Altrimenti, scegli Chiudi^(Close) .

Un altro modo^(Way) per modificare i gruppi di contatti^{(Edit Contact Groups)} in Outlook Online

A seconda della configurazione di Outlook , potresti anche essere in grado di modificare i gruppi di contatti seguendo questi passaggi:

1. Vai alla sezione Persone^{(People )} di Outlook (a destra dell'icona  Calendario ).^(Calendar)

1. Nel riquadro sinistro della sezione Gruppi^(Groups) , seleziona Proprietario^(Owner) per visualizzare i gruppi che hai creato.

1. Seleziona^(Select) il gruppo che desideri modificare dall'elenco.
2. Seleziona Gestisci membri del gruppo^{(Manage group members)} .

1. Da lì, puoi aggiungere membri o eliminare membri esistenti selezionando la X accanto a una voce.

Come creare un gruppo di contatti nell'app ^{(Contact Group)}desktop^{(Desktop App)} di Outlook

La creazione di un gruppo di contatti nella versione desktop di Outlook è ancora più semplice rispetto alla versione online.

1. Avvia Outlook e seleziona l' icona Persone^(People) nell'angolo inferiore sinistro (dove puoi passare da e-mail, attività, persone e calendario).

1. Quindi, dalla barra degli strumenti, seleziona Nuovo gruppo di contatti^{(New Contact Group)} . (Se la tua organizzazione utilizza Microsoft 365 , potresti anche visualizzare un pulsante Nuovo gruppo^{(New Group)} . Per i nostri scopi, utilizzeremo Nuovo gruppo di contatti^{(New Contact Group)} per facilitare le e-mail di gruppo.)

1. Nella finestra del gruppo di contatti^{(Contact Group)} che appare, dai un nome al tuo gruppo di contatti, quindi seleziona Aggiungi membri^{(Add Members)} e scegli da dove vuoi ottenere i tuoi nuovi membri. Le opzioni possono includere Dai contatti di Outlook^{(From Outlook Contacts)} , Dalla rubrica^{(From Address Book)} o Nuovo contatto e-mail^{(New Email Contact)} . 

1. Cerca una per una le persone che desideri aggiungere al gruppo di contatti. Assicurati^(Make) che la loro voce sia evidenziata e seleziona il pulsante Membri^(Members) (o fai doppio clic sulla loro voce) per aggiungerli. Al termine, seleziona OK .
2. Chiudi la finestra, assicurandoti di rispondere Sì^(Yes) se richiesto per salvare le modifiche.
3. Ora, quando indirizzi una nuova email, puoi digitare il nome del gruppo di contatti nel campo A. ^(To)Il tuo gruppo di contatti verrà aggiunto. Se lo desideri, puoi espandere l'elenco dei gruppi e Outlook sostituirà l'elenco con i suoi membri. Tieni presente, tuttavia, che non sarai in grado di comprimere nuovamente l'elenco.

I gruppi di contatti^(Contact) vengono visualizzati come voci nella rubrica di Outlook , quindi potrai trovarli in quell'elenco alfabetico.

Come modificare un gruppo di contatti nell'app ^{(Contact Group)}desktop^{(Desktop App)} di Outlook

Ora modifichiamo un gruppo di contatti esistente nella versione desktop di Outlook .

1. Avvia Outlook e seleziona l' icona Persone^(People) nell'angolo inferiore sinistro.
2. Trova^(Find) e seleziona il gruppo che desideri modificare nell'elenco dei contatti.
3. Nel riquadro a destra, seleziona Modifica^(Edit) . Questo ti riporterà al punto in cui puoi gestire il gruppo aggiungendo e/o rimuovendo membri.

Che tu stia utilizzando la versione online di Outlook o l'app desktop, vale sicuramente la pena dedicare qualche minuto per creare liste di distribuzione di Outlook che utilizzerai ripetutamente. Sarai felice di averlo fatto.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Outlook tо communicate with your colleagues, you’ve probably wanted to repeatedly email a specific group whose membership changes often. For example, you may need to email аll of your customer service reps every day, but dυe to high turnover, the liѕt maу change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

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