In un articolo precedente, abbiamo spiegato come funziona la videoconferenza in Microsoft Teams^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)} . Da allora, Microsoft ha aggiornato Teams con nuove funzionalità, inclusa la tanto attesa e tanto desiderata possibilità di creare stanze di lavoro. In effetti, oltre 20.000 utenti Microsoft hanno votato per il suggerimento^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)} su Microsoft Teams UserVoice , il forum di feedback degli utenti per l' app Teams .

Chiunque può accedere a Teams con un account Microsoft gratuito e gli utenti premium della suite Office 365 usufruiscono di una versione robusta di Teams con funzionalità come maggiore archiviazione di file, registrazione di riunioni e la possibilità di ospitare eventi online per un massimo di 10.000 persone. 

Requisiti minimi per le sale riunioni^{(Breakout Rooms)} nei team^(Teams)

Prima di iniziare, assicuriamoci che tutto sia a posto per poter creare stanze per sottogruppi nelle riunioni di Teams . Come puoi immaginare, sono necessarie alcune impostazioni per abilitare le sale riunioni in Teams . Ricontrolla^{(Double-check)} queste impostazioni prima di iniziare.

Nuova esperienza di incontro

Innanzitutto, devi utilizzare la "nuova esperienza di riunione" di Teams. Puoi attivare la nuova esperienza selezionando l'immagine del tuo profilo nell'angolo in alto a destra dell'app desktop e andando su Impostazioni^(Settings) . Quindi seleziona Attiva nuova esperienza di riunione^{(Turn on new meeting experience)} e riavvia Teams.

Numero minimo di partecipanti

Affinché l'opzione breakout sia disponibile per l'organizzatore della riunione, devono esserci almeno cinque partecipanti alla riunione. Sebbene le persone che chiamano per telefono non possano partecipare ai breakout in questo momento, contano^{(do )} per il minimo di cinque persone.

Sei l'organizzatore della riunione?

Solo l'organizzatore della riunione può creare e gestire i breakout, sebbene Microsoft abbia qualche indicazione che consentirà all'organizzatore di condividere questa responsabilità negli aggiornamenti futuri di Teams . 

Inoltre, l'organizzatore della riunione deve utilizzare l'app desktop, non la versione del browser o l'app mobile. (Non preoccuparti, i partecipanti che si sono uniti alla riunione tramite l' app Teams per Android^{(Teams Android)} o iPhone hanno la possibilità di partecipare ai gruppi di lavoro.)

Suggerimento: se l'invito alla riunione deve provenire da qualcuno diverso dalla persona che gestirà i breakout, chiedi al responsabile del breakout di creare la riunione di Teams e quindi utilizzare il collegamento alla riunione nell'invito alla riunione. 

Finché il collegamento alla riunione è stato creato dalla persona che gestirà i breakout, non importa chi condivide il collegamento.

Creazione di sale riunioni in Teams

Al momento della stesura di questo articolo, le sale riunioni in Teams non possono essere configurate prima della riunione come in Zoom . Una volta che la riunione di Teams è in corso, tu, l'organizzatore della riunione, puoi iniziare selezionando l' icona Breakout Rooms sulla barra degli strumenti della riunione.

Selezionando l' icona Stanze^{(Breakout Rooms)} per sottogruppi si aprirà una schermata in cui è possibile decidere quante stanze per sottogruppi si desidera creare e se si desidera che i team^(Teams) assegnino automaticamente i partecipanti alle stanze per sottogruppi o se si preferisce selezionare manualmente a quale stanza per sottogruppi di lavoro ciascuna verrà inviato il partecipante.

Dopo aver creato le stanze per sottogruppi, puoi assegnare i partecipanti alle stanze tramite il pannello delle stanze per sottogruppi. 

Seleziona Assegna partecipanti^{(Assign participants)} e vedrai un elenco di tutti i partecipanti alla riunione. Seleziona la casella accanto a un partecipante e quindi scegli a quale stanza vuoi assegnarlo.

In qualità di organizzatore della riunione, puoi assegnare i partecipanti alle sale riunioni in qualsiasi momento durante la riunione. Quando sei pronto per l'inizio effettivo della sessione interattiva, seleziona Avvia stanze^{(Start rooms)} per sottogruppi per aprire tutte le stanze per sottogruppi contemporaneamente e spostare le persone nelle stanze assegnate.

Nota: al momento, non è possibile impostare un timer per la chiusura automatica delle sale riunioni in Teams . Questa è un'altra funzionalità che ci aspettiamo che i team^(Teams) aggiungano negli aggiornamenti futuri.

Opzioni per l'organizzatore della riunione

Proprio come in Zoom , l'organizzatore della riunione può accedere a qualsiasi stanza del gruppo in qualsiasi momento. L'organizzatore può anche rinominare le stanze e, una volta aperte tutte le stanze per gruppi di lavoro, può trasmettere un annuncio a tutte le stanze. Gli annunci appariranno nel pannello della chat della breakout room.

All'interno delle impostazioni della stanza virtuale^{(Room settings)} , l'organizzatore della riunione può scegliere che i team^(Teams) spostino automaticamente i partecipanti in gruppi di lavoro anziché forzare i partecipanti a unirsi manualmente alla loro stanza di lavoro. C'è anche un'opzione per consentire o impedire ai partecipanti di tornare nella sala riunioni principale durante la sessione interattiva.

All'interno delle sale riunioni dei team

L'esperienza per i partecipanti all'interno delle sale riunioni in Teams è simile alla riunione principale di Teams . I partecipanti hanno accesso a tutti i controlli delle riunioni regolari. Possono accendere e spegnere la webcam, disattivare e riattivare l'audio, condividere lo schermo, alzare la mano o attivare e disattivare la chat e i pannelli dei partecipanti. 

Tornando all'Incontro delle Squadre Principali

Se l'organizzatore della riunione lo consente (vedi sopra), i partecipanti nelle stanze per sottogruppi possono tornare alla riunione principale in qualsiasi momento facendo clic sul pulsante Ritorna^(Return) . Avvertimento: Selezionando il pulsante Abbandona^{(Leave )} si esce completamente dalla riunione.

Altre app di videoconferenza

Gli utenti di Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} sono sicuramente contenti della recente aggiunta di sale riunioni all'esperienza di Teams , ma a Teams mancano ancora alcune funzionalità^{(Teams still lacks some features)} offerte da altre app di videoconferenza. Se non sei deciso a usare Teams per le riunioni online, potresti essere interessato al nostro confronto tra quattro diverse app di videoconferenza^{(four different video conferencing apps)} . Per ulteriori letture, dai un'occhiata ai nostri articoli su Google Meet vs. Zoom e Zoom vs. Skype .

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a preνious article, we covered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

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