Tutto ciò che fai genera dati da qualche parte. Quei dati, quando raccolti e analizzati, diventano informazioni. Quelle informazioni possono dire a qualcuno di più su di te di quanto probabilmente vorresti fargli sapere.

Le informazioni raccolte nel tempo possono dire a qualcuno tutto^{(someone everything)} su di te e possono essere utilizzate per aiutarti o danneggiarti. Questi dati sono noti come metadati.

Cosa sono i metadati?

I metadati^(Metadata) sono dati sui dati. Non odi^(Don) quando le persone usano una parola per definire quella parola? I dati^(Data) sono fatti completamente oggettivi. Non può essere ragionevolmente contestato. Uno è uno e zero è zero. La temperatura è quella che è. La data di oggi è la data di oggi. Hai capito.

I metadati^(Metadata) sono fatti relativi a un singolo dato. Illustriamo questo con l'esempio di scrivere una lettera in Microsoft Word .

Digiti una lettera da inviare alle autorità su qualcosa che sta succedendo sul lavoro che non è etico, forse anche illegale. Sì, siamo diventati drammatici subito.

La lettera è un'informazione composta dai caratteri che hai digitato in un certo ordine. I caratteri che hai digitato sono generati da un gruppo di uno e zero. Gli uno e gli zero sono i dati che compongono le informazioni nella lettera.

Quando gli uno e gli zeri vengono trasformati nella lettera, ci sono altri dati sulla lettera che viene creata. Alcuni di questi metadati includono quando hai digitato la lettera, chi ha digitato la lettera, quando è stata salvata l'ultima volta, in quale versione di Word è stata creata, tutti questi sono dati sui dati o sui metadati.

Cosa fanno i metadati?

In Microsoft Office , la maggior parte dei metadati è disponibile solo per il tuo vantaggio. Può aiutarti a trovare la versione più recente di un documento o vedere chi ha creato il documento in modo da poter porre loro domande al riguardo. Aiuta a tenere traccia di modifiche o commenti sui documenti.

Viene utilizzato anche dal programma Office^{(Office program)} e da altri programmi per lavorare con il documento. Esplora risorse^(Explorer) utilizza le informazioni per classificare e ordinare i documenti, ad esempio.

Perché dovrei voler rimuovere i metadati^(Metadata) ?

Torniamo alla lettera che stai inviando alle autorità su qualcosa di impreciso che sta succedendo al lavoro. Lo stai facendo in modo anonimo perché temi una punizione, o semplicemente non vuoi essere coinvolto oltre a portarlo all'attenzione^{(’ attention)} delle autorità . È una denuncia.

Fai di tutto per ottenere un indirizzo e-mail temporaneo e inviarlo da un computer pubblico in una biblioteca per coprire le tue tracce. A causa dei metadati, il documento potrebbe contenere informazioni che possono essere utilizzate per ricollegarlo a te. Potrebbe anche avere ancora il tuo nome allegato.

Peggio ancora, le modifiche apportate al documento, sebbene non siano più visibili a te, potrebbero essere ancora nel documento. Se hai scritto un paragrafo su qualcosa di specifico per te ma poi lo hai rimosso perché potrebbe essere utilizzato per identificarti, potrebbe comunque essere una parte del file sotto forma di metadati.

Come posso visualizzare i metadati di Office?

Di seguito è riportato un elenco di metodi per vedere quali metadati sono allegati ai file di Word , Excel o PowerPoint . I metadati^(Metadata) relativi alla posta elettronica inviata da Outlook sono molto più complessi e vanno oltre lo scopo di questo articolo.

Visualizza i metadati^{(View Metadata)} in Word , Excel o PowerPoint

Con il documento, la cartella di lavoro o la presentazione aperti che si desidera controllare:

Fare clic su File nell'angolo in alto a sinistra.

Nella schermata Informazioni^{(Info )} , vedrai molte informazioni come Dimensioni^(Size) , Pagine^(Pages) , Parole^(Words) , Tempo di modifica totale^{(Total Editing Time)} , Ultima modifica^(Modified) , Creato^(Created) e Persone correlate tra gli altri dati.

Sotto quei dati, fai clic su Mostra tutte le proprietà^{(Show All Properties)} per vedere più dati.
NOTA: ^(NOTE:) Prestare attenzione^{(Pay attention)} ai dati del modello^(Template) . Se hai utilizzato un modello che ha il tuo nome o il nome di un'azienda^{(company name)} nel nome del file, questo potrebbe essere tracciato a te.

Visualizza i metadati in Esplora risorse

Apri Esplora risorse^{(Windows Explorer)} e vai al punto in cui hai salvato il file.

Fare clic con il tasto destro del mouse^{(Right-click)} sul file e fare clic^{(file and click)} su Proprietà^(Properties) .

Nella finestra Proprietà^{(Properties window)} , fare clic sulla scheda Dettagli^(Details) . Vedrai tutti i metadati in un elenco compatto e conciso.

Visualizza tutti i metadati^{(View All Metadata)} per file di Word , Excel o PowerPoint

Extensible Markup Language ( XML ) è il documento de facto per l'archiviazione dei metadati nell'informatica. Accompagna tutti i tipi di file e i file di Microsoft Office non fanno eccezione.

La visualizzazione di questi documenti XML è sorprendentemente facile. Facciamolo con un file Word^{(Word file)} .

1. Apri Esplora risorse^{(Windows Explorer)} e vai al punto in cui hai salvato il file.
2. Fai una copia del file, in modo da non danneggiare accidentalmente il file originale.
3. Seleziona il file di copia^{(copy file)} e tocca il pulsante F2 sulla tastiera o fai clic con il pulsante destro del mouse sul file e seleziona ^{(file and select)} Rinomina^(Rename) .

Modificare l'estensione del file da .docx a .zip . Sì, ogni tipo di file di Office^{(Office filetype)} che termina con x è un file compresso contenente documenti XML. Riceverai un avviso su come farlo. Fare clic su Sì^(Yes) .

Fare clic con il tasto destro del mouse sul file e selezionare Estrai tutto...^{(Extract All…)}

Nella finestra che si apre, ti chiederà dove vuoi salvare i file estratti e se vuoi mostrare i file estratti al termine. I valori predefiniti sono buoni. Fare clic su Estrai^(Extract) .

Al termine dell'estrazione, vedrai tre cartelle e un file XML^{(XML file)} . Esplora in questi file per vedere quali informazioni sono memorizzate lì. Se fai doppio clic su un file XML^{(XML file)} , probabilmente si aprirà in Internet Explorer .

Sembrerà strano, ma dovresti essere in grado di capire cosa significano la maggior parte delle informazioni. Esistono due file XML che possono contenere il tuo nome: core.xml nella cartella docProps e ^(docProps)document.xml e people.xml , entrambi nella cartella word .

Come eliminare i metadati^{(Delete Metadata)} da Microsoft Word , Excel o PowerPoint

Ci è voluto molto tempo per arrivare qui, ma se hai intenzione di fare qualcosa del genere dovresti sapere esattamente perché. Andiamo avanti.

Elimina i metadati^{(Delete Metadata)} in Word , Excel o PowerPoint

Fare clic su File nell'angolo in alto a sinistra.

Nella pagina Informazioni^{(Info )} , fai clic su Verifica problemi^{(Check for Issues)} a sinistra, vicino al centro della pagina.

Fare clic su Ispeziona documento^{(Inspect Document)} . Si aprirà la finestra Controllo documento .^{(Document Inspector )}

 Assicurati^(Make) che tutte le caselle di controllo in Impostazioni documento^{(Document Inspector)} siano selezionate, quindi fai clic sul pulsante Ispeziona^(Inspect) .

Al termine di Controllo documento^{(Document Inspector)} , vedrai le informazioni^{(see information)} sul tipo di dati che ha trovato. Un segno di spunta verde in un cerchio significa che non sono stati trovati dati di quel tipo. Un punto esclamativo^{(exclamation mark)} rosso significa che ha trovato dati di quel tipo. Accanto alla descrizione di quel tipo di dati vedrai il pulsante Rimuovi tutto^{(Remove All)} .

Fare clic^(Click) su quello per rimuovere tutti i dati di quel tipo. Potrebbero esserci diversi di questi pulsanti, quindi scorri verso il basso per assicurarti di averli tutti.

Dopo aver rimosso i metadati, potresti voler fare clic sul pulsante Ricontrolla^{(Reinspect )} , solo per assicurarti che non si sia perso nulla^{(t miss anything)} .

Salva ora il tuo documento per assicurarti che i dati non vengano reinseriti.

Come essere certi^(Certain) che i metadati^(Metadata) siano stati eliminati

Segui i passaggi precedenti per Visualizza tutti i metadati in Word, Excel o PowerPoint^{(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint)} . Dopo aver ispezionato i file core.xml, document.xml e people.xml, dovresti vedere che non ci sono più dati personali nel documento.

Se modifichi l'estensione da .zip a .docx, sarai in grado di aprire nuovamente il file normalmente in Word .

Come eliminare i metadati^{(Delete Metadata)} in Esplora risorse^{(Windows Explorer)}

Questo è un buon metodo se desideri rimuovere rapidamente i metadati da più file. È possibile eseguire questa operazione per 2 o più file in pochi secondi.

Apri Esplora risorse e vai^{(Windows Explorer and navigate)} al file da cui desideri rimuovere i metadati. Fare clic con il tasto destro del mouse^{(Right-click)} sul file e fare clic^{(file and click)} su Proprietà^(Properties) .

Nella finestra Proprietà^{(Properties window)} , fare clic sulla scheda Dettagli^(Details) , quindi fare clic su Rimuovi proprietà e informazioni personali^{(Remove Properties and Personal Information)} .

Puoi rimuovere le informazioni in due modi. Puoi rimuovere i metadati dal file originale o fare una copia del file senza metadati.

Rimuovi i metadati dal file originale

Seleziona Rimuovi le seguenti proprietà da questo file:^{(Remove the following properties from this file:)} quindi seleziona solo le caselle desiderate o fai clic sul pulsante Seleziona tutto^{(Select All )} . Quindi fare clic su OK .

Crea una copia senza metadati

Questo creerà una copia del file e aggiungerà la parola Copia^(Copy) alla fine del nome del file. A quella copia non saranno associati metadati.

Nella finestra Rimuovi proprietà , seleziona ^{(Remove Properties)}Crea una copia con tutte le possibili proprietà rimosse,^{(Create a copy with all possible properties removed)} quindi fai clic sul pulsante OK .

Confronta le proprietà dell'originale e della copia per vedere la differenza.

In chiaro?

Questo significa che sei in chiaro? Non puoi essere identificato ora dal documento? È difficile da dire. Ciò che farai successivamente con il documento lo determinerà.

Qualsiasi ulteriore elaborazione digitale del documento, come l'invio tramite e-mail, potrebbe aggiungere nuovamente metadati alla catena. Un'opzione praticabile è stampare il documento e spedirlo per posta^{(document and mail)} . È difficile ottenere metadati dalla carta.

How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents

Everything you do generates data somewhere. That dаta, when collеcted and analyzed, beсomes information. That information can tell sоmeone more about you than you probably want them to know.

The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.

What is Metadata?

Metadata is data about data. Don’t you hate it when people use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.

Metadata is facts about a single piece of data. Let’s illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.

You type a letter to send to authorities about something going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic right away.

The letter is information made from the characters you typed in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in the letter.

When the ones and zeroes are turned into the letter, there is other data about the letter that gets created. Some of that metadata includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last saved, what version of Word was it created in, all these are data about the data or metadata.

What Does Metadata Do?

In Microsoft Office, most of the metadata is there just for your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep track of edits or comments on documents.

It is also used by the Office program and other programs to work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and sort documents, for example.

Why Would I Want to Remove Metadata?

Let’s go back to the letter you’re sending to the authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.

You go all out and get a temporary e-mail address and send it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of metadata, the document may have information that can be used to link it back to you. It even may still have your name attached to it.

Even worse, changes you made to the document, although no longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph about something specific to you but then removed it because it could be used to identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.

How Can I View Office Metadata?

Following is a list of methods to see what metadata is attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.

View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

With the document, workbook, or presentation open that you want to check:

Click on File in the top-left corner.

On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.

Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.

View Metadata in Windows Explorer

Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.

Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.

View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files

Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and Microsoft Office files are no exception.

Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do this with a Word file.

1. Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
2. Make a copy of the file, so you don’t accidentally corrupt the original file.
3. Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or right-click on the file and select Rename.

Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.

Right-click on the file and select Extract All…

In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.

Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.

It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.

How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint

It took a long time to get here, but if you’re going to do something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.

Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

Click on File in the top-left corner.

On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.

Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.

 Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.

Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.

Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.

After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.

Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.

How to be Certain the Metadata was Deleted

Go through the steps above for View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and people.xml files, you should see that there is no personal data in the document anymore.

If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll be able to open the file normally in Word again.

How to Delete Metadata in Windows Explorer

This is a good method if you want to strip metadata from several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter of seconds.

Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.

You can remove information in two ways. You can remove metadata from the original file or make a copy of the file without any metadata.

Remove Metadata from Original File

Select Remove the following properties from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select All button. Then click OK.

Make a Copy with No Metadata

This will make a copy of the file and add the word Copy to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated with it.

In the Remove Properties window, select Create a copy with all possible properties removed then click the OK button.

Compare the properties of the original and the copy to see the difference.

In the Clear?

Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.

Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.

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