^(Word)Gli elaboratori di testi hanno fatto molta strada dall'inizio degli anni '80, quando Microsoft ha rilasciato per la prima volta Microsoft Word per MS -DOS^(MS-DOS) . La sua caratteristica rivoluzionaria era che era stato progettato per essere utilizzato con un mouse. Le versioni odierne di Microsoft Word includono funzionalità che gli utenti non potevano nemmeno immaginare all'epoca, incluso l'utilizzo della funzionalità di glossario^(AutoText) di Microsoft Word per creare contenuti più velocemente e con meno errori. 

Se usi molto Word, è probabile che ci siano frasi, blocchi di testo o grafica che usi frequentemente. Le funzionalità di correzione automatica^{(AutoCorrect)} e di glossario^(AutoText) di Word sono state create per aiutarti a inserire rapidamente quelle voci ripetitive, risparmiando tempo. Ad esempio, aggiungere la tua firma alla fine di una lettera o inserire un linguaggio standard in documenti come contratti o richieste di proposte. 

La differenza tra correzione automatica^{(Difference Between AutoCorrect)} e glossario^(AutoText)

In Microsoft Word , la correzione automatica^{(AutoCorrect)} consente di creare frammenti di testo riutilizzabili, fino a 255 caratteri. Questi frammenti sono quindi disponibili non solo in Word ma anche in tutte le app di Office come ^(Office)Outlook e PowerPoint .

Glossario^(AutoText) , d'altra parte, è molto più robusto. È fatto per controllare blocchi di testo molto più grandi. Le voci di glossario^(AutoText) create vengono salvate con il modello di Word e non^(not) sono disponibili nelle altre app di Office in uso. ^(Office)Sia la correzione automatica^{(AutoCorrect)} che il glossario^(AutoText) sono disponibili nelle versioni desktop e online di Microsoft Word .

Come creare e utilizzare la correzione automatica

Per configurare e utilizzare una voce di correzione automatica^{(AutoCorrect)} , apri un documento con il testo che desideri convertire in uno snippet riutilizzabile. Nell'esempio seguente, stiamo configurando la correzione automatica^{(AutoCorrect)} per inserire un breve blocco di testo quando digitiamo -123^(-123) .

1. Seleziona fino a 255 caratteri di testo che desideri riutilizzare digitando una breve serie di caratteri.

1. Vai su File > Opzioni^{(Options )} > Proofing e seleziona il pulsante Opzioni di correzione automatica.^{(AutoCorrect Options)}

1. Assicurati che la casella di controllo Sostituisci il testo durante la digitazione sia selezionata.^{(Replace text as you type)}

1. Quindi, nella sezione Sostituisci^(Replace) , digita i caratteri che desideri vengano sostituiti con il blocco di testo selezionato nel passaggio 1^{(Step 1)} . In questo caso, stiamo usando i caratteri -123 . Il testo che hai selezionato nel passaggio 1^{(Step 1)} apparirà sotto Con^(With) .

1. Infine, seleziona Aggiungi^(Add) , quindi OK e quindi di nuovo OK . 

Utilizzo di una voce di correzione automatica

Ora, per utilizzare la voce di correzione automatica^{(AutoCorrect)} che hai creato seguendo i passaggi precedenti, digita semplicemente -123 nel documento di Word e quei caratteri verranno sostituiti con il blocco di testo selezionato nel passaggio 1^{(Step 1)} . 

Come creare e utilizzare il glossario

Se si desidera inserire automaticamente blocchi di testo più lunghi di 255 caratteri o che includono immagini, utilizzare il glossario anziché la correzione automatica^{(AutoCorrect)} .

Creazione di una nuova voce di glossario

Anche^(Again) in questo caso , inizia aprendo un documento che contiene il testo che desideri trasformare in uno snippet riutilizzabile.

1. Seleziona il blocco di testo, comprese le immagini, che desideri convertire in una voce di glossario.

1. Premi Alt + F3 . Verrà avviata una finestra di dialogo Crea nuovo blocco^{(Create New Building Block )} predefinito in cui avrai alcune opzioni.
2. Compila^(Fill) le informazioni, assicurandoti di includere un nome e una descrizione univoci. 

1. Seleziona OK . 

Utilizzo di una voce di glossario di Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText Entry)} 

Ora, per utilizzare la voce di glossario^(AutoText) appena creata, segui questi passaggi.

1. Seleziona la scheda Inserisci^(Insert) sulla barra degli strumenti.
2. Selezionare Parti rapide^{(Quick Parts )} e poi Glossario^{( AutoText)} .
3. Seleziona la voce di glossario^(AutoText) che desideri e verrà inserita nel documento di Word .

Utilizzo di una voce di glossario tramite correzione automatica^{(AutoCorrect)}

In alternativa, puoi inserire la voce di glossario^(AutoText) che hai creato digitando il nome della voce. Questo metodo utilizza essenzialmente la funzionalità di correzione automatica^{(AutoCorrect)} . Ad esempio, utilizzando la voce di glossario^(AutoText) sopra, potresti iniziare a digitare " Sfrutta^(Leverage) i framework agili "e vedrai apparire un suggerimento che dice "( Premi INVIO^{(Press ENTER)} per inserire)."

Quando si preme Invio^(Enter) , l'intero blocco di glossario^(AutoText) verrà inserito nel documento.

Se non vedi il suggerimento "( Premi INVIO^{(Press ENTER)} per inserire)", dovrai abilitare Mostra suggerimenti di completamento automatico^{(Show AutoComplete Suggestions)} . Puoi farlo andando su File > Opzioni^{(Options )} > Avanzate^{(Advanced )} e seleziona la casella accanto a Mostra suggerimenti di completamento automatico^{(Show AutoComplete Suggestions)} .

Aggiunta di una voce di glossario alla barra di accesso rapido^{(Quick Access Toolbar)}

Se vuoi ridurre il numero di azioni che devi eseguire per inserire il glossario di Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText)} , puoi aggiungere la voce alla barra degli strumenti Accesso rapido^{(Quick Access)} . 

1. Seleziona la freccia a discesa della barra degli strumenti Accesso rapido^{(Quick Access toolbar)} e seleziona Altri comandi^{(More Commands)} .

1. Nella casella a discesa Scegli comandi da^{(Choose commands from )} , seleziona Tutti i comandi^{(All Commands)} . 

1. Trova Glossario^(AutoText) nell'elenco a sinistra e seleziona il pulsante Aggiungi^{(Add )} per aggiungerlo all'elenco a destra.

1. Seleziona OK .
2. Ora vedrai che un pulsante di glossario^(AutoText) è stato aggiunto alla barra di accesso rapido^{(Quick Access Toolbar)} . 

1. Per inserire una voce di glossario^(AutoText) , selezionare il pulsante di glossario^(AutoText) , quindi selezionare la voce di glossario^(AutoText) che si desidera inserire nel documento.

Utilizzo di una voce di glossario tramite^(Via) un collegamento^(Shortcut)

Un altro modo per inserire una voce di glossario^(AutoText) consiste nel creare una scorciatoia da tastiera.

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse^{(Right-click)} in un punto qualsiasi della barra degli strumenti e selezionare Personalizza la barra multifunzione...^{(Customize the Ribbon…)}

1. Seleziona il pulsante Personalizza^{(Customize )} nella parte inferiore della finestra di dialogo.
2. Nell'elenco Categorie^(Categories) a sinistra, seleziona Building Blocks .
3. Nell'elenco Building Block^{(Building Blocks)} a destra, seleziona il building block per il quale desideri creare una scorciatoia da tastiera.
4. Posiziona il cursore nel campo Premi nuovo tasto^{(Press new shortcut key)} di scelta rapida e digita la scorciatoia da tastiera che desideri utilizzare. Nell'esempio seguente, stiamo usando Alt + Ctrl + Maiusc^(Shift) + L come scorciatoia da tastiera. 

1. Seleziona il pulsante Assegna^(Assign) .
2. Selezionare Chiudi^{(Close )} e quindi OK . 
3.  Ora, quando torni nel tuo documento di Word , puoi utilizzare la scorciatoia da tastiera che hai appena creato per inserire la voce di glossario^(AutoText) .

Sii più intelligente^{(Be Smarter)} e più veloce^(Faster) con i trucchi^(Tricks) che hai imparato

Anche se non sei veramente una persona orientata ai dettagli, i suggerimenti di cui sopra ti faranno sembrare che tu lo sia! Risparmierai tempo e commetterai meno errori durante la composizione di un documento Word se ti avvali di queste funzionalità. Se lo desideri, fai un ulteriore passo avanti e crea alcune macro in Word^{(create some macros in Word)} per qualsiasi serie di azioni che intraprendi ripetutamente.

How to Create and Use AutoText in Microsoft Word

Word processors havе come a long way since the early 1980s when Microsoft first released Microsoft Word for MS-DOS. Its groundbreakіng feature was that it waѕ designed to be used with a mouse. Today’s versions of Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes. 

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals. 

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

1. Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

1. Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

1. Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

1. Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

1. Finally, select Add, then OK, and then OK again. 

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1. 

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

1. Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

1. Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
2. Fill out the information, making sure to include a unique name and description. 

1. Select OK. 

Using a Microsoft Word AutoText Entry 

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

1. Select the Insert tab on the toolbar.
2. Select Quick Parts and then AutoText.
3. Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar. 

1. Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

1. In the Choose commands from dropdown box, select All Commands. 

1. Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

1. Select OK.
2. Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar. 

1. To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

1. Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

1. Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
2. In the Categories list on the left, select Building Blocks.
3. In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
4. Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut. 

1. Select the Assign button.
2. Select Close and then OK. 
3.  Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

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