Uno scenario what-if è abbastanza facile da capire : in parole povere^{(– put)} , la tua domanda è: “If this happens, what happens to my numbers, or bottom line? In other words, if we do $20,000 worth of sales over the next few months, how much profit will we show?” Nella sua forma più elementare, questo è ciò per cui è progettata l' analisi What-If^{(What-If Analysis)} : le proiezioni.

Come con quasi tutto il resto in Excel , questa funzionalità è robusta. Ti consente di eseguire qualsiasi cosa, da proiezioni What-If relativamente semplici a scenari altamente sofisticati. E, come di solito accade con le funzionalità di Excel , non c'è modo di coprire tutte le possibilità in questo breve tutorial.

Invece oggi esamineremo le basi e ti fornirò alcuni concetti What-If relativamente semplici per iniziare.

Fare proiezioni di base^{(Making Basic Projections)}

Come probabilmente saprai, nelle mani giuste, il giusto insieme di numeri può essere manipolato per dire qualsiasi cosa. Hai senza dubbio sentito questo espresso in tutti i modi, come spazzatura dentro, spazzatura fuori. ^{(Garbage in, garbage out.)}O forse le proiezioni sono valide solo quanto le loro presunzioni.^{(Projections are only as good as their presumptions. )}

Excel offre molti, molti modi per impostare e utilizzare l'analisi what-if. Quindi diamo un'occhiata a un metodo di proiezione^{(projection method)} abbastanza semplice e diretto , Tabelle di dati. ^{(Data Tables.)}Questo metodo ti consente di vedere come la modifica di una o due variabili, come, ad esempio, quante tasse paghi, influisca sui profitti della tua attività.

Altri due concetti significativi sono Goal Seek e ^{(Goal Seek)}Scenario Manager di Excel . Con Goal Seek , provi a proiettare ciò che deve accadere per raggiungere un obiettivo predeterminato, come, ad esempio, realizzare un profitto di un milione di dollari, e Scenario Manager ti consente di creare e gestire la tua raccolta di What-If (e altri) scenari.

Il metodo delle tabelle di dati: una variabile^{(The Data Tables Method – One Variable)}

Per iniziare, creiamo una nuova tabella e denominiamo le nostre celle di dati. Come mai? Bene, questo ci permette di usare i nomi nelle nostre formule, piuttosto che le coordinate delle celle. Non solo questo può essere utile, molto più preciso e accurato, quando si lavora con tabelle di grandi dimensioni, ma alcune persone (me compreso) lo trovano più facile.

In ogni caso, iniziamo con una variabile e poi passiamo a due.

• Apri un foglio di lavoro vuoto in Excel.
• Crea la seguente tabella semplice.

Nota che per creare il titolo della tabella nella riga 1^{(Row 1)} , ho unito le celle A1 e B1^{(A1 and B1)} . Per fare ciò, seleziona le due celle, quindi, sulla barra multifunzione Home , fai clic sulla freccia in basso Unisci e^{(Merge & Center )} centra e scegli Unisci celle^{(Merge Cells)} .

• Ok^(Okay) , ora denominiamo le celle B2 e B3^{(B2 and B3)} . Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cella ^{(Right-click cell)} B2 e scegliere Definisci nome^{(Define Name)} per visualizzare la finestra di dialogo Nuovo nome^{(New Name dialog)} .

Come puoi vedere, New Name è semplice. Per quanto riguarda il menu a discesa Ambito , questo ti consente di nominare la ^(Scope)cella relativa^{(cell relative)} all'intera cartella di lavoro o solo al foglio di lavoro attivo. In questo caso, le impostazioni predefinite vanno bene.

• Fare clic su OK .
• Denominare la cella B3 Growth_2019 , che è anche l'impostazione predefinita, in questo caso, quindi fare clic su OK .
• Rinomina la cella C5 Sales_2019

Ora nota che se fai clic su una di queste celle che hai nominato, il nome, invece delle coordinate della cella^{(cell coordinate)} , viene visualizzato nella casella Nome^(Name) (delineato in rosso sotto) nell'angolo in alto a sinistra sopra il foglio di lavoro.

Per creare il nostro scenario What-If^{(What-If scenario)} , dobbiamo scrivere una formula in C5 (ora Sales_2019 ). Questo piccolo foglio di proiezione^{(projection sheet)} ti consente di vedere quanti soldi guadagnerai in percentuale di crescita.

In questo momento, quella percentuale è 2. Per ottenere risposte diverse in base a percentuali di crescita variabili, al termine del foglio di calcolo, dovrai semplicemente modificare il valore nella cella B3 (ora Crescita_2019^{(Growth_2019)} ). Ma sto andando avanti a me stesso.

• Immettere^(Enter) la seguente formula nella cella C5 (delineata in rosso nell'immagine seguente):

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019)

Quando finisci di inserire la formula, dovresti ottenere il numero previsto nella cella C5. Ora puoi proiettare le tue vendite in base a una percentuale di crescita semplicemente modificando il valore nella cella B3.

Vai avanti e provalo. Modificare il valore nella cella B3 a 2.25%.Ora prova, 5% . Ti viene l'idea? Semplice sì, ma riesci a vedere le possibilità?

Il metodo della tabella dei dati: due variabili^{(The Data Table Method – Two Variables)}

Non sarebbe fantastico vivere in un mondo in cui tutto il tuo reddito è profitto – non hai spese! Ahimè^(Alas) , non è così; pertanto, i nostri fogli di calcolo What-If non sono sempre così rosei.

Le nostre proiezioni devono anche tenere conto delle nostre spese. In altre parole, la tua proiezione avrà due variabili: entrate e spese^{(income and expenses)} .

Per configurarlo, iniziamo aggiungendo un'altra variabile al foglio di calcolo che abbiamo creato in precedenza.

• Fai clic nella cella A4 e digita Spese 2019^{(Expenses 2019)} , in questo modo:

• Digitare 10.00% nella cella B4.
• Fare clic con il pulsante destro del mouse nella cella C4 e selezionare Definisci nome^{(Define Name)} dal menu a comparsa.
• Nella finestra di dialogo Nuovo nome^{(New Name dialog)} , fare clic nel campo Nome^(Name) e digitare Expenses_2019.

Facile^(Easy) finora, giusto? Tutto ciò che resta da fare è modificare la nostra formula per includere il valore nella cella C4, in questo modo:

• Modifica la formula nella cella C5 come segue (aggiungi *Expenses_2019 alla fine dei dati tra parentesi.)

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019*Expenses_2019)

Come sono sicuro che puoi immaginare, i tuoi What-If possono essere molto più elaborati, a seconda di diversi fattori, inclusi i dati che includi, le tue capacità di scrittura di formule e così via.

In ogni caso, ora puoi fare proiezioni da due prospettive, reddito ( crescita^(Growth) ) e spese^(Expenses) . Vai avanti e modifica i valori nelle celle B3 e B4^{(B3 and B4)} . Inserisci i tuoi numeri e dai un giro al tuo piccolo foglio di lavoro What-If.

Studi aggiuntivi^{(Additional Studies)}

Come con quasi tutto il resto che puoi fare in Excel , puoi portare questa funzionalità di analisi^{(Analysis feature)} what-if in alcuni scenari piuttosto elaborati. In effetti, potrei scrivere diversi articoli sugli scenari di proiezione e non avvicinarmi nemmeno a trattare l'argomento in dettaglio.

Nel frattempo, ecco alcuni collegamenti ad alcuni script e scenari What-If più elaborati.^(What-If)

• Analisi what-if^{(What-If Analysis)} : questo tutorial ben illustrato esamina, tra le altre cose, Scenario Manager di Excel , in cui è possibile creare e gestire la propria raccolta di scenari What-If (e altri).
• Introduzione all'analisi what-if^{(Introduction to What-If Analysis)} : ecco l' introduzione del sito di supporto di Microsoft Office^{(Microsoft Office Support site)} all'analisi what-if. Ci sono molte informazioni qui con collegamenti a una serie di utili istruzioni What-If.
• Come utilizzare Goal Seek in Excel per l'analisi What-If^{(How to use Goal Seek in Excel for What-If analysis)} : ecco un'introduzione alla funzione di analisi^{(Analysis feature)} What-If di Excel per Goal Seek .

How To Understand What-If Analysis In Microsoft Excel

A what-if scenаrio is fairly easy to understand – pυt simply, your queѕtion is, “If this happens, what happens to my numbers, or bottom line? In other words, if we do $20,000 worth of sales over the next few months, how much profit will we show?” At its basest form, this is what What-If Analysis is designed to do – projections.

As with most everything else in Excel, this feature is robust. It allows you to perform everything from relatively simple What-If projections to highly sophisticated scenarios. And, as is usually the case with Excel features, there’s no way I can cover all the possibilities in this short tutorial.

Instead we’ll look at the basics today, and I’ll provide you with a few relatively easy What-If concepts to get you started.

Making Basic Projections

As you probably know, in the right hands, the right set of numbers can be manipulated to say just about anything. You’ve undoubtedly heard this expressed in all sorts of ways, such as Garbage in, garbage out. Or perhaps Projections are only as good as their presumptions.

Excel provides many, many ways to set up and use What-If Analysis. So let’s look at a fairly simple and straightforward projection method, Data Tables. This method enables you to see how changing one or two variables, such as, say, how much taxes you pay, affects your business’s bottom line.

Two other significant concepts are Goal Seek and Excel’s Scenario Manager. With Goal Seek, you try to project what has to happen for you to achieve a predetermined objective, such as, say, making a million-dollar profit, and Scenario Manager allows you to create and manage your own collection of What-If (and other) scenarios.

The Data Tables Method – One Variable

To get started, let’s create a new table and name our data cells. Why? Well, this allows us to use names in our formulas, rather than cell coordinates. Not only can this be useful – much more exact and accurate – when working with large tables, but some people (including me) find it easier.

In any case, let’s start with one variable and then move on to two.

• Open a blank worksheet in Excel.
• Create the following simple table.

Note that to create the table title in Row 1, I merged cells A1 and B1. To do so, select the two cells, then, on the Home ribbon, click the Merge & Center down-arrow and choose Merge Cells.

• Okay, now let’s name cells B2 and B3. Right-click cell B2 and choose Define Name to bring up the New Name dialog box.

As you can see, New Name is straightforward. As for the Scope drop-down, this lets you name the cell relative to the entire workbook, or just the active worksheet. In this case, the defaults are fine.

• Click OK.
• Name cell B3 Growth_2019, which is also the default, in this case, so click OK.
• Rename cell C5 Sales_2019

Now notice that if you click any of these cells you named, the name, instead of the cell coordinate, shows up in the Name box (outlined in red below) in the upper-left corner above the worksheet.

To create our What-If scenario, we need to write a formula in C5 (now Sales_2019). This little projection sheet allows you to see how much money you’ll make by percentage of growth.

Right now, that percentage is 2. To get different answers based on varying percentages of growth, when we finish the spreadsheet, you’ll simply change the value in cell B3 (now, Growth_2019). But I’m getting ahead of myself.

• Enter the following formula in cell C5 (outlined in red in the image below):

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019)

When you finish entering the formula, you should get the projected number in cell C5. You can now project your sales based on a percentage of growth by simply changing the value in cell B3.

Go ahead and try it. Change the value in cell B3 to 2.25%. Now try, 5%. Are you getting the idea? Simple yes, but can you see the possibilities?

The Data Table Method – Two Variables

Wouldn’t it be terrific to live in a world where all your income is profit – you have no expenses! Alas, that’s not the case; therefore, our What-If spreadsheets aren’t always so rosy.

Our projections also need to take into account our expenses. In other words, your projection will have two variables: income and expenses.

To set that up, let’s start by adding another variable to the spreadsheet we created earlier.

• Click in cell A4 and type Expenses 2019, like this:

• Type 10.00% in cell B4.
• Right-click in cell C4 and select Define Name from the pop-up menu.
• In the New Name dialog box, click in the Name field and type Expenses_2019.

Easy so far, right? All that’s left to do is modify our formula to include the value in cell C4, like this:

• Modify the formula in cell C5 as follows (add *Expenses_2019 at the end of the parenthetical data.)

=Sales_2018+(Sales_2018*Growth_2019*Expenses_2019)

As I’m sure you can imagine, your What-If’s can be much more elaborate, depending on several factors, including the data you include, your formula-writing skills, and so on.

In any case, now you can make projections from two perspectives, income (Growth) and Expenses. Go ahead and change the values in cells B3 and B4. Plugin your own numbers and give your little What-If worksheet a spin.

Additional Studies

As with almost everything else you can do in Excel, you can take this What-If Analysis feature to some rather elaborate scenarios. In fact, I could write several articles on projection scenarios and not even come close to covering the topic in detail.

Meanwhile, here are a few links to some more elaborate What-If scripts and scenarios.

• What-If Analysis: This well-illustrated how-to looks at, among other things, Excel’s Scenario Manager, where you can create and manage your own collection of What-If (and other) scenarios.
• Introduction to What-If Analysis: Here’s the Microsoft Office Support site’s introduction to What-If Analysis. There’s lots of information here with links to a slew of useful What-If instructions.
• How to use Goal Seek in Excel for What-If analysis: Here’s an introduction to Excel’s Goal Seek What-If Analysis feature.

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