Microsoft chiama la sua applicazione Planner "un modo semplice e visivo per organizzare il lavoro di squadra". Tra le altre funzionalità, questa app di gestione dei progetti ti aiuta a creare un piano di progetto, creare e assegnare attività in diverse categorie e visualizzare i dati e le statistiche del piano.

Chiunque abbia un abbonamento a Office 365 , che si tratti di un abbonamento personale o di un abbonamento aziendale tramite il tuo datore di lavoro, ha accesso a Microsoft Planner . 

Esercitazione Microsoft Planner

Microsoft Planner ha più porte anteriori. Inizia accedendo al tuo account Office 365^{(Office 365 account)} . Puoi farlo in uno qualsiasi dei numerosi punti di accesso di Office 365 , tra cui:^{(Office 365)}

• office.com
• admin.microsoft.com
• outlook.com

Se hai già eseguito l'accesso a un'altra area di Microsoft Office , puoi trovare il collegamento all'app Microsoft Planner selezionando l'icona di avvio dell'app nell'angolo in alto a sinistra e scegliendo Planner . Se Planner non è nell'elenco, seleziona Tutte le app^{(All apps )} e trova Planner nell'elenco.

In alternativa, puoi accedere a Microsoft Planner direttamente su task.office.com^{(tasks.office.com)} .

Dopo aver effettuato l'accesso, la prima tappa sarà l' hub Planner . Da lì puoi avviare un nuovo piano, visualizzare i piani recenti, visualizzare tutti i tuoi piani o visualizzare le attività a te assegnate. 

Nota il collegamento per ottenere l' app mobile Planner nella parte inferiore del menu a sinistra. Seleziona il collegamento e fai clic su Invia^(Send) nella finestra di dialogo modale.

L' app mobile Microsoft Planner è disponibile sia per Android che per iPhone.

Come creare un piano nell'app Microsoft Planner^{(Microsoft Planner App)}

Prima di poter assegnare compiti a te stesso o ad altre persone, devi creare un piano.

Creazione di un piano

Nel riquadro a sinistra, seleziona Nuovo piano^{(New plan)} . Compila tutte le informazioni richieste nella finestra Nuovo piano .^{(New plan)}

1. Dai un nome al tuo piano.
2. ( Facoltativo^(Optional) ) Se inviterai un gruppo Microsoft^{(Microsoft Group)} esistente al tuo piano (ad esempio, tramite Microsoft Teams ), puoi aggiungere il tuo piano al gruppo^(Group) ora selezionando Aggiungi a un gruppo Microsoft 365 esistente^{(Add to an existing Microsoft 365 group)} e quindi scegliendo un gruppo per il tuo piano Questo è utile se pensi di avere più piani per lo stesso gruppo.

1. Decidi se il tuo piano è pubblico o privato. Se scegli public , chiunque nella tua organizzazione potrà vedere il tuo piano. Se scegli private , solo le persone che aggiungi al tuo piano potranno vederlo.
2. (Facoltativo) Scrivi una descrizione del gruppo^{(group description)} . Quando aggiungi nuovi membri al tuo piano, vedranno la descrizione del gruppo, dando loro un'idea dello scopo del piano.
3. Seleziona Crea piano^{(Create plan)} .

Successivamente vedrai la dashboard principale o la bacheca per^(Board) il piano appena creato. 

La visualizzazione dashboard è basata su schede, proprio come Trello^{(much like Trello)} . Prima di aggiungere attività, aggiungi i membri del tuo team al piano. 

Aggiungere altre persone al tuo piano

Dalla dashboard del piano, seleziona il menu a discesa Membri . ^(Members)Inserisci il nome di una persona per aggiungerla come membro. 

Aggiunta e assegnazione di attività

Il tuo piano include un bucket^(bucket) di attività predefinito chiamato To do . 

1. Puoi aggiungere un'attività a quel bucket selezionando Aggiungi attività.^{(Add task.)}

1. Puoi creare bucket aggiuntivi per le tue attività selezionando il link Aggiungi nuovo bucket . ^{(Add new bucket)}Digita il nome del nuovo bucket e premi Invio^(Enter) .

1. Quindi, scegli il collegamento Aggiungi attività^{(Add task)} sotto il bucket che desideri. Immettere un nome per l'attività^{(task name)} . 

1. Imposta la data di scadenza^{(due date)} .

1. Quindi, scegli a chi deve essere assegnata questa attività. La scheda attività indicherà Non assegnato^(Unassigned) finché non assegni l'attività.

1. Assicurati di selezionare il pulsante Aggiungi attività^{(Add task)} per salvare l'attività.

1. La tua attività apparirà come una carta sotto il secchio che hai scelto. 

Per aggiungere ulteriori dettagli all'attività, seleziona la scheda nella dashboard. Da lì, puoi aggiungere un'etichetta, cambiare il bucket in cui si trova l'attività e indicare l'avanzamento, la priorità, la data di inizio e la data di scadenza dell'attività. 

Puoi anche aggiungere note, elenchi di controllo e allegati. Qualsiasi membro del team può aggiungere commenti all'attività.

Rimanere in pista 

Microsoft Planner offre una varietà di modi per ottenere una visione a volo d'uccello del tuo piano. 

Grafici

La scheda Grafici^(Charts) mostra i riepiloghi dello stato di tutte le attività nel piano, quante attività ci sono in ciascun bucket, un grafico che mostra quante attività ci sono in ciascun livello di priorità (urgente, importante, medio e basso), un elenco delle i membri del piano e quante attività sono state assegnate a ciascuna persona.

Programma

La scheda Pianificazione^(Schedule) mostra tutte le attività su un calendario in modo da poter avere un'idea di quali scadenze delle attività si stanno avvicinando. 

Altre opzioni

Seleziona i tre punti a destra della scheda Pianificazione^(Schedule) e troverai molte altre funzionalità di Microsoft Planner . 

• La conversazione^{(Conversation)} ti porterà direttamente a Outlook in modo da poter inviare un'e-mail ai membri del team.
• I membri^(Members) ti porteranno alla pagina di appartenenza al gruppo^{(Group Membership)} per il tuo piano dove puoi aggiungere ed eliminare membri.
• File ti porta alla libreria ^(Files)Sharepoint del gruppo dove puoi creare, caricare, eliminare e modificare documenti relativi al tuo piano.
• Notebook avvia un blocco appunti Microsoft OneNote dedicato al tuo piano.
• Siti^(Sites) ti porta a una pagina in cui puoi creare e modificare un sito Sharepoint del team per il tuo piano. 

Puoi anche aggiungere il piano ai preferiti, fare una copia del piano in Microsoft Planner , esportare il piano in Excel , copiare il collegamento al piano e aggiungere il piano al calendario  di Outlook .

I proprietari del gruppo possono selezionare le impostazioni del piano^{(Plan settings )} per configurare le impostazioni e-mail del gruppo e indicare se il gruppo deve ricevere un'e-mail quando un'attività viene assegnata o completata. Questo è anche il punto in cui il proprietario può eliminare^(delete) il piano.

Completamento delle attività^(Tasks) in Microsoft Planner

Quando un compito è stato completato, la persona assegnata al compito può contrassegnarlo come completato sulla sua scheda alla lavagna^(Board) .

Dopo che l'attività è stata contrassegnata come completata, puoi ritrovarla espandendo il menu a discesa Mostra completato .^{(Show completed)}

Ricevi aggiornamenti sul tuo piano

I membri del piano possono scegliere quando ricevere le notifiche da Planner selezionando l'icona a forma di ingranaggio/impostazioni, selezionando Notifiche^{(Notifications)} e specificando le proprie preferenze di notifica.

Altri strumenti di gestione^{(Task Management)} e collaborazione delle attività^{(Collaboration Tools)}

A volte l'assoluta complessità di Microsoft non è attraente per gli utenti. Se hai deciso che la suite di software Microsoft Office 365 non fa per te, sono disponibili molti altri eccellenti strumenti di collaborazione^{(collaboration tools)} e gestione delle attività^{(task management)} . 

Qualunque^(Whichever) strumento tu scelga, avere un piano di progetto organizzato ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi.

A Microsoft Planner Tutorial: Everything You Need to Know

Microsoft calls its Planner appliсation “a simple, visuаl way to orgаnize teamwork.” Among other featureѕ, this project management app helps you make a project plan, create and assіgn tasks in different categories, and view plan data and statistics.

Anyone who has a subscription to Office 365, whether it’s a personal subscription or an enterprise subscription via your employer, has access to the Microsoft Planner. 

Microsoft Planner Tutorial

Microsoft Planner has multiple front doors. Begin by signing into your Office 365 account. You can do that at any of Office 365’s many points of entry including:

• office.com
• admin.microsoft.com
• outlook.com

If you’re already signed into another area of Microsoft Office, you can find the link to the Microsoft Planner app by selecting the app launcher icon in the upper-left corner and choosing Planner. If Planner is not in the list, select All apps and find Planner in the list.

Alternatively, you can sign into Microsoft Planner directly at tasks.office.com.

Once you’ve signed in, your first stop will be the Planner hub. From there you can start a new plan, view recent plans, view all your plans, or view tasks assigned to you. 

Note the link to get the Planner mobile app at the bottom of the left menu. Select the link and click Send in the modal dialogue box.

The Microsoft Planner mobile app is available for both Android and iPhone.

How to Build a Plan in the Microsoft Planner App

Before you can assign tasks to yourself or other people, you must create a plan.

Creating a Plan

In the left pane, select New plan. Fill out all the information requested in the New plan window.

1. Give your plan a name.
2. (Optional) If you’ll be inviting an existing Microsoft Group to your plan (say, for example, via Microsoft Teams), you can add your plan to the Group now by selecting Add to an existing Microsoft 365 group and then choosing a group for your plan. This is handy if you think you’ll have multiple plans for the same group.

1. Decide whether your plan is public or private. If you choose public, then anyone in your organization will be able to see your plan. If you choose private, then only the people you add to your plan will be able to see it.
2. (Optional) Write a group description. When you add new members to your plan, they will see the group description, giving them an idea of the purpose of the plan.
3. Select Create plan.

Next you will see the main dashboard or Board for the plan you just created. 

The dashboard view is card-based, much like Trello. Before adding tasks, add members of your team to the plan. 

Adding Other People to Your Plan

From the plan dashboard, select the Members dropdown. Enter a person’s name to add them as a member. 

Adding and Assigning Tasks

Your plan comes with one default task bucket called To do. 

1. You can add a task to that bucket by selecting Add task.

1. You can create additional buckets for your tasks by selecting the Add new bucket link. Type the name of the new bucket and press Enter.

1. Next, choose the Add task link under whichever bucket you want. Enter a task name. 

1. Set the due date.

1. Next, choose who this task should be assigned to. The task card will indicate Unassigned until you assign the task.

1. Be sure to select the Add task button to save the task.

1. Your task will appear as a card under the bucket you chose. 

To add more details to the task, select the card on the dashboard. From there, you can add a label, change which bucket the task is in, and indicate the task’s progress, priority, start date, and due date. 

You can also add notes, checklists, and attachments. Any team member can add comments to the task.

Staying on Track 

Microsoft Planner offers a variety of ways to get a bird’s-eye view of your plan. 

Charts

The Charts tab displays summaries of the status of all tasks in the plan, how many tasks are in each bucket, a chart showing how many tasks there are in each priority level (urgent, important, medium, and low), a list of the plan’s members, and how many tasks each person has been assigned.

Schedule

The Schedule tab displays all the tasks on a calendar so you can get an idea of which task deadlines are approaching. 

Other Options

Select the three dots to the right of the Schedule tab, and you will find many other features of Microsoft Planner. 

• Conversation will take you directly to Outlook so you can email team members.
• Members will take you to the Group Membership page for your plan where you can add and delete members.
• Files takes you to the group’s Sharepoint library where you can create, upload, delete, and edit documents related to your plan.
• Notebook launches a Microsoft OneNote notebook dedicated to your plan.
• Sites takes you to a page where you can create and edit a team Sharepoint site for your plan. 

You can also add the plan to your favorites, make a copy of your plan within Microsoft Planner, export your plan to Excel, copy the link to your plan, and add your plan to your Outlook calendar. 

Group owners can select Plan settings to configure the group’s email settings and indicate whether the group should receive an email when a task is assigned or completed. This is also where the owner can delete the plan.

Completing Tasks in the Microsoft Planner

When a task has been completed, the person assigned to the task can mark it as complete on its card on the Board.

After the task has been marked as complete, you can find it again by expanding the Show completed dropdown.

Get Updates on Your Plan

Plan members can choose when to receive notifications from Planner by selecting the gear/settings icon, selecting Notifications, and specifying their notification preferences.

Other Task Management and Collaboration Tools

Sometimes the sheer complexity of Microsoft is unattractive to users. If you’ve decided that the Microsoft Office 365 software suite is not for you, there are many other excellent task management and collaboration tools available. 

Whichever tools you choose, having an organized project plan will help you achieve your goals.

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