Se sei un utente di Microsoft 365 , potresti aver visto l'icona dell'app Power Automate elencata tra le app Microsoft con cui hai più familiarità, come Excel , Powerpoint e Outlook . Discuteremo cos'è Power Automate e cosa può fare. Quindi daremo un'occhiata ad alcuni utili modelli di Power Automate che puoi implementare immediatamente. 

Molti lavori d'ufficio comportano attività ripetitive che non richiedono uno scienziato missilistico per l'esecuzione, ad esempio il salvataggio di un allegato^{(email attachment)} di posta elettronica in una cartella particolare su OneDrive o Dropbox o la creazione di un'attività in Microsoft Planner da un messaggio in Microsoft Teams . Questi sono i tipi di attività per cui è stato creato Power Automate . 

Che cos'è Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate si chiamava Microsoft Flow . È un toolkit simile a IFTTT (If This Then That) che puoi usare per fare cose come:

• Automatizza^(Automate) i processi nelle impostazioni aziendali. 
• Invia^(Send) promemoria automatici quando un'attività è scaduta.
• Automatizza^(Automate) le attività manuali ripetitive registrando le azioni del mouse, le sequenze di tasti e altri passaggi.

In altre parole, Microsoft Power Automate consente di sostituire i processi manuali e talvolta complessi con flussi di lavoro automatizzati. 

Non solo per le app Microsoft

Come ti aspetteresti, Microsoft Power Automate si connette ad altre app Microsoft . Ad esempio, potresti impostare un processo in Power Automate che accetta un messaggio che ricevi in ​​Microsoft Teams e lo salva in Microsoft OneNote . 

Ma ciò che rende Power Automate davvero utile è che può anche connettersi a un sacco^{(ton )} di app di terze parti. L'ultima volta che abbiamo controllato, Power Automate si connette a oltre 500 altri servizi. Whoa . 

Tre tipi di flussi

Microsoft classifica le cose che puoi fare in Power Automate in tre tipi di flussi:

1. Flussi di nuvole
2. Flussi desktop
3. Flussi dei processi aziendali

Diamo un'occhiata a ogni tipo di flusso ed esaminiamo il motivo per cui potresti usarlo.

Flussi cloud di Power Automate

I flussi cloud in Microsoft Power Automate possono essere ulteriormente suddivisi in tre categorie: 

• Flussi automatizzati
• Flussi istantanei
• Flussi programmati

I flussi automatizzati vengono attivati ​​da un evento, ad esempio quando viene pubblicato un nuovo tweet con un determinato hashtag o quando si riceve un'e-mail da una persona specifica. Puoi utilizzare un flusso automatizzato per connettere gli account e consentire loro di comunicare tra loro. Ad esempio, potresti creare un'automazione che ti invii un messaggio di testo ogni volta che ricevi un'e-mail dal tuo capo.

Il clic di un pulsante attiva flussi istantanei. Supponiamo che tu invii ripetutamente un'e-mail al tuo team con un promemoria per partecipare alla riunione quotidiana del team. Potresti creare un pulsante per automatizzarlo. Crea il pulsante, quindi ogni volta che fai clic su quel pulsante, viene automaticamente inviata un'e-mail al tuo team che ricorda loro di partecipare alla riunione. Non solo ciò ti farà risparmiare tempo, ma ridurrà anche gli errori, come lasciare inavvertitamente qualcuno fuori dall'e-mail.

Un flusso pianificato automatizza le attività in base a una pianificazione. Ad esempio, è possibile creare un flusso pianificato che carichi automaticamente i dati in un sito di SharePoint o in un database specifico.

Questi sono i tre tipi di flussi di Power Automate che gestiscono le informazioni nel cloud. Successivamente, esamineremo i flussi per le attività che esegui sul desktop. 

Flussi desktop di Power Automate

Microsoft dispone di uno strumento chiamato Power Automate Desktop che estende le funzionalità di Power Automate , consentendo di automatizzare i processi desktop ripetitivi e che include le azioni eseguite sul Web. È simile alla registrazione di una macro in Excel . È possibile registrare una serie di azioni e specificare le condizioni che devono essere vere per attivare quella serie di azioni.

Ad esempio, puoi creare un flusso desktop che estrae i dati da un sito Web e li aggiunge a un file Excel . Oppure potresti impostare un flusso che combina documenti Microsoft Word in PDF^(PDFs) . 

Flussi dei processi aziendali^{(Business Process Flows)} di Power Automate

Supponiamo che tu abbia dipendenti che rispondono alle richieste del servizio clienti. Indipendentemente dal dipendente che interagisce con un cliente, desideri che segua esattamente gli stessi passaggi, in modo che l'esperienza del cliente sia coerente. 

In altre parole, puoi utilizzare un flusso di processi aziendali per impostare una serie di passaggi che le persone devono seguire per ottenere un risultato particolare. Invece di fare affidamento solo sulla formazione dei dipendenti, i flussi dei processi aziendali guidano il dipendente e lo aiutano a evitare errori.

Utili modelli di automazione della potenza

Forse il modo più semplice per capire cosa può fare Microsoft Power Automate è esplorare alcuni modelli. Se hai utilizzato IFTTT , hai familiarità con questo concetto. I modelli di Power Automate sono proprio come le ^{(Power Automate)}applet o le ricette in IFTTT^{(applets or recipes in IFTTT)} . 

Puoi utilizzare i modelli di Power Automate così come sono o modificarli per adattarli a circostanze e obiettivi specifici. Eccone alcuni per iniziare.

Utili modelli di flusso automatizzato

1. Salva gli allegati e-mail di Outlook.com sul tuo OneDrive^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} . 

Ogni volta che ricevi un'e-mail con un allegato, l'allegato verrà salvato su OneDrive in una cartella denominata Allegati e-mail da ^(Email)Power Automate .

1. Invia un'e-mail per nuovi Tweet su una determinata parola chiave^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} . 

Ogni volta che c'è un tweet su una parola chiave specificata, Power Automate invierà un'e-mail con alcuni dettagli utente di base sull'account che ha pubblicato il tweet. 

Utili modelli di flusso istantaneo

1. Mandami un promemoria tra 10 minuti^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} . 

Questo modello di flusso crea un pulsante che ti invierà un promemoria ritardato personalizzato.

1. Pianifica una riunione con un mittente del messaggio^{(Schedule a meeting with a message sender)} . 

Questo flusso consente di pianificare una riunione con il mittente di qualsiasi messaggio da un canale o una chat di Microsoft Teams .

Utili modelli di flusso programmato

1. Inviami un'e-mail con un elenco degli eventi imminenti del calendario^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} . 

Questo modello esaminerà il tuo calendario e ti invierà un riepilogo e-mail della tua prossima settimana, comprese le informazioni su voli, hotel e meteo.

1. Invia un'e-mail di promemoria di Office 365 Outlook per le riunioni anticipate il giorno successivo^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} . 

Questo è ottimo per le persone che dimenticano di guardare il programma di domani ma controllano spesso le e-mail. Se ci sono riunioni il giorno successivo prima dell'orario specificato, invierà un promemoria all'e-mail di Outlook .

Dedica più tempo a fare le cose che nessun altro^{(Things No One Else)} può fare

Lo slogan di Microsoft per Power Automate è: " Prenditi^(Take) cura di ciò che è importante. Automatizza il resto." Devi ammettere che hanno ragione. Se automatizzi ciò che può essere automatizzato, ciò ti lascia più tempo per cose più importanti come la strategia, il pensiero profondo e il relax. Il futuro è adesso ed è tempo di mettere i robot al lavoro per te!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If you’re a Microsoft 365 υser, you mаy have seen the icon fоr the Рower Automate app listed amоng Microsoft apps you’re more familiar with, like Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

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