In questo post, daremo un'occhiata a come puoi gestire meglio la tua posta elettronica di Outlook^{(Outlook email)} spostando automaticamente la posta in arrivo in cartelle separate. Se ricevi molte e-mail ogni giorno^{(email everyday)} , puoi risparmiare molto tempo.

Invece di dover dedicare un'ora una volta alla settimana a spostare le e-mail dalla Posta^(Inbox) in arrivo alle cartelle classificate, le regole e-mail ti aiuteranno ad automatizzare l'organizzazione della tua casella di posta. È molto simile all'utilizzo di etichette e filtri in Gmail .

Le regole e-mail^(Email) possono sembrare complicate e possono esserlo se vuoi davvero eseguire un ordinamento sofisticato, ma se vuoi semplicemente spostare automaticamente le e-mail di lavoro nella cartella Lavoro, allora è un gioco da ragazzi.

Affinché le regole siano utili, devi prima creare alcune cartelle sotto la Posta^(Inbox) in arrivo per classificare la tua email, come Progetti, Lavoro^(Work) , Famiglia^(Family) , ecc.

Puoi creare cartelle facendo clic con il pulsante destro del mouse su Posta^(Inbox) in arrivo o su qualsiasi cartella e selezionando Nuova cartella^{(New Folder)} . La procedura seguente funziona su Outlook 2010 , 2013, 2016, 2019 e Office 365 .

Imposta le regole di Outlook

Ora per iniziare, apri Outlook , fai clic sulla scheda File e vedrai il pulsante Gestisci regole e avvisi^{(Manage Rules & Alerts)} verso il basso.

Verrà visualizzata la finestra principale Regole^(Rules) e avvisi^(Alerts) e per impostazione predefinita potresti vedere una regola già creata a seconda della versione di Outlook in uso .

Da qui farai clic sul pulsante Nuova regola^{(New Rule)} per iniziare con la tua prima regola e-mail di Outlook^{(Outlook email)} . Verrà visualizzata la finestra di dialogo Creazione guidata ^{(Wizard dialog)}regole^(Rules) e ti mostrerà alcuni modelli di regole comuni.

Questi sono i più comuni e probabilmente tutto ciò di cui avrai bisogno. La regola più comune è la prima elencata, “ Sposta i messaggi da qualcuno in una cartella^{(Move messages from someone to a folder)} ”. Vai avanti e selezionalo, quindi fai clic su Avanti^(Next) .

Noterai che la casella di riepilogo in^{(list box)} basso chiamata " Passaggio 2^{(Step 2)} :" rimane in basso con del testo sottolineato. In realtà, tutto ciò che devi fare per impostare la regola è fare clic sui collegamenti ipertestuali per persone o gruppi pubblici^{(people or public group)}  e specificare^{(specified )} per scegliere l' indirizzo e-mail^{(email address)} e dove vuoi che vadano quelle e-mail.

Quindi puoi fare clic su Fine^(Finish) e il gioco è fatto. Tuttavia, se vuoi rendere la regola più complicata, fare clic su Avanti^(Next) ti darà molte più opzioni:

Quando controlli condizioni diverse nella casella di riepilogo^{(list box)} in alto , anche la descrizione della regola^{(rule description)} in basso verrà popolata con più collegamenti ipertestuali. Puoi persino creare regole che cercano parole specifiche nel corpo dell'e-mail^{(email body)} e quindi eseguire azioni su quelle e-mail.

Il tuo prossimo compito è fare clic su ciascun collegamento ipertestuale e scegliere i valori associati come indirizzi e-mail, cartelle, ecc. Nel nostro esempio sopra, ti consigliamo di fare clic su persone o gruppi pubblici^{( people or public group)} e scegliere un indirizzo e-mail.

Quindi fai clic sulla parola specificata^(specified) e cerca la cartella in cui desideri spostare l'e-mail o fai clic su Nuovo^(New) e verrà creata una nuova cartella nella cartella attualmente evidenziata.

Ora vedrai la parte inferiore aggiornata con i valori effettivi per la tua regola.

Quando fai clic su Avanti, puoi impostare più azioni per la regola. Normalmente puoi lasciarlo da solo se è una semplice regola, ma se vuoi eseguire anche altre azioni come riprodurre un suono, inoltrare l'e-mail, farne una copia, stampare l'e-mail, avviare un altro programma, eseguire uno script, ecc. , quindi puoi fare tutto questo su questa schermata.

Fai clic su Avanti^(Next) quando hai finito e verrai portato alla finestra di dialogo Eccezioni^(Exceptions) , dove puoi scegliere per quali condizioni non desideri che questa regola venga elaborata. A meno che tu non abbia alcuni casi unici, puoi lasciarlo vuoto, che è l'impostazione predefinita.

Fai clic su Avanti^{(Click Next)} e abbiamo finalmente raggiunto la fine della procedura guidata delle regole^{(rule wizard)} ! Assegna alla regola un nome come "Sposta email amici" in modo da sapere cosa fa quando la guardi in seguito.

Quindi, se hai già e-mail nella tua Posta in arrivo che corrisponderebbero alla tua nuova regola, seleziona la casella " Esegui questa regola sui messaggi già in Posta in arrivo^{(Run this rule on messages already in Inbox)} ". Puoi lasciare tutto il resto come predefinito e fare clic su ^{(default and click)} Fine^(Finish) !

Ora puoi creare regole per persone, newsletter, estratti conto bank/credit card e qualsiasi altra cosa ti venga in mente per iniziare a gestire la tua posta elettronica di Outlook^{(Outlook email)} in modo più efficiente! Divertiti!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this post, we’ll take a lоok at how you can manage your Outlook email bettеr by having incoming mail аutomatiсally moνed into separate folders. If you get a lot of email everyday, this can savе lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

Related posts

• Come Forward Outlook Emails a Gmail

• Come creare uno Distribution List in Outlook

• Come creare scorciatoie di Microsoft Outlook per e-mail e attività

• Cerca e-mail di Outlook per mittente, data, parola chiave, dimensione e altro

• Microsoft Outlook non risponde? 8 correzioni da provare

• Esporta contatti da Outlook, Outlook Express e Windows Live Mail

• Come aggiungere Music alle presentazioni di PowerPoint

• 13 OneNote Tips & Tricks per organizzare i vostri Note Meglio

• Come aggiungere una narrazione audio a una presentazione di PowerPoint

• OneDrive per School or Work: 8 Tips per Beginners

• Come creare uno Flowchart in Word and Excel

• Come creare una lista di controllo in Excel

• Ultimate Guide a Riparazione di un incidente o Corrupt Word File

• Come sincronizzare i contatti di Outlook con Android, iPhone, Gmail e altro

• Come saldamente Password Protect A Excel File

• Come risolvere il problema di caricamento lento di Outlook

• Collega celle tra fogli e cartelle di lavoro in Excel

• Come aggiungere Headers and Footers in PowerPoint

• Come fare un Booklet in Word

• Come Automatically Backup A Word Document a OneDrive