“Dov'è finita la mia e-mail? È semplicemente scomparso". È scioccante quante volte l'ho sentito durante la mia carriera. Ma non così scioccante come quante persone non si rendono conto che possono facilmente cercare un'e-mail specifica in Outlook . 

Dopo aver letto questa guida su come cercare la posta elettronica di Outlook^{(Outlook email)} per data, mittente, parola chiave e altro, sarai in grado di trovare qualsiasi posta elettronica anche in Outlook . Ti forniremo tutti i suggerimenti per la ricerca e-mail di Outlook^{(Outlook email)} che puoi gestire.

Le tue email sono indicizzate?^{(Are Your Emails Indexed?)}

Per ottenere i migliori risultati di ricerca e-mail, assicuriamoci che Outlook abbia indicizzato tutto. 

Cos'è l'indicizzazione? Proprio^(Just) come l'indice di un libro ha tutti gli argomenti elencati e dove trovarli, l'indicizzazione di Outlook crea un database del genere. È più facile per i programmi cercare in un database rispetto a un mucchio di testo a mano libera^{(freeform text)} .

1. Posiziona il cursore nel campo Cerca nella casella di posta corrente^{(Search Current Mailbox )} , noto anche come casella di ricerca istantanea^{(Instant Search box)} . Verrà visualizzata la barra degli strumenti di ricerca^{(Search tools )} .
2. Fare clic sul pulsante Strumenti di ricerca^{(Search Tools )} e quindi su Stato indicizzazione^{(Indexing Status)} . Si aprirà una piccola finestra che mostra quante email sono rimaste da indicizzare. 

Se il numero di elementi da indicizzare è tutt'altro che zero, concedi qualche minuto. Ciò garantirà che la ricerca sia il più completa possibile.

L'indicizzazione richiede alcune risorse. Se trovi che rallenta troppo Outlook o il tuo computer, puoi disattivare l'indicizzazione per migliorare le prestazioni del computer^{(computer performance)} .

Aggiungi permanentemente la scheda di ricerca^{(Permanently Add Search Tab)}

Non sarebbe fantastico se potessimo accedere facilmente alla scheda di ricerca^{(search tab)} senza dover fare clic sulla barra di ricerca^{(search bar)} ogni volta? Facciamolo.

• Fare clic su File .

• Fare clic su Opzioni^(Options) sul lato sinistro, circa a metà.

• Nella finestra Opzioni, fai clic su Personalizza barra multifunzione^{(Customize Ribbon)} . 

• Nel riquadro Personalizza barra multifunzione^{(Customize Ribbon pane)} , fai clic sul menu a discesa in Scegli comandi da:^{(Choose commands from:)} e seleziona Schede degli strumenti^{(Tool Tabs)} .

• Cerca Strumenti^{(Search Tools)} di ricerca e selezionalo. Quindi fare clic sul pulsante Add>> . 

• Gli strumenti di ricerca verranno visualizzati nell'area delle schede principali^{(Main Tabs)} . Usa le frecce su e giù accanto a quest'area per determinare dove apparirà nella barra multifunzione o lasciala dov'è. Quindi fare clic su OK per confermare la modifica.

• Cerca la scheda Strumenti di ricerca. ^{(Search Tools )}Ora possiamo accedere facilmente a tutti gli strumenti di ricerca in qualsiasi momento.

Imposta l'ambito della ricerca^{(Set The Scope Of The Search)}

Nella scheda Strumenti di ricerca^{(Search Tools tab)} , possiamo facilmente impostare l'ambito della ricerca. Sul lato sinistro, vedremo che possiamo impostare l'ambito su Tutte le cassette postali^{(All Mailboxes)} , Cassetta postale^{(Current Mailbox)} corrente , Cartella corrente^{( Current Folder)} , Sottocartelle^{( Subfolders)} o Tutti gli elementi di Outlook^{(All Outlook Items)} .

Tutte le cassette postali^{(All Mailboxes)} : scegli questo ambito se disponiamo di cassette postali condivise o altri account in Outlook . Alcune persone potrebbero avere il proprio account di posta elettronica personale e di lavoro in Outlook .

Casella di posta corrente^{(Current Mailbox)} : scegli questo ambito per mantenere la ricerca all'interno di una sola casella di posta. Assicurarsi che la cassetta postale sia selezionata nel riquadro sinistro di Outlook .

Cartella corrente^{(Current Folder)} : questo ambito limiterà la ricerca alla cartella attualmente selezionata nel riquadro sinistro di Outlook .

Sottocartelle^(Subfolders) : questo limita l'ambito alle cartelle in qualsiasi cartella sia selezionata nel riquadro di sinistra.

Tutti gli elementi di Outlook^{(All Outlook Items)} : l'ambito più aperto applicherà la ricerca a tutti i messaggi di posta elettronica, i contatti, gli elementi del calendario e le attività. A causa della grande quantità di dati, le ricerche in questo ambito possono essere lente e produrre risultati non necessari. Usa questo ambito con parsimonia.

Cerca operatori in Outlook^{(Search Operators In Outlook)}

I risultati della ricerca possono essere resi più specifici utilizzando gli operatori di ricerca. 

Per trovare una frase specifica, metti due virgolette intorno alla frase di ricerca^{(search phrase)} .

Esempio: “ Rapporto TPS ”

Per trovare elementi che devono contenere due o più parole, ma non necessariamente uno accanto all'altro o nell'ordine scritto, utilizzare l' operatore AND .

Esempio: lavoro E^{(AND )} fine settimana

Per trovare elementi contenenti una parola chiave ed escludere elementi che contengono una parola chiave diversa, utilizzare l' operatore NOT .

Esempio: sabato NON^{(NOT )} eccezionale

Cerchi qualcosa che potrebbe avere una parola o un'altra? Prova l' operatore OR .

Esempio: giraffa OR prodotto

Tutti questi operatori possono essere combinati per rendere la ricerca specifica come vorremmo. Potremmo avere qualcosa di complesso come " rapporto TPS ^{(TPS report)}" E weekend^{(” AND weekend)} O giraffa NON^(NOT) eccezionale.

Cerca in Outlook per parola chiave^{(Search Outlook By Keyword)}

La ricerca più semplice per l'e-mail di Outlook^{(Outlook email)} è la ricerca per parola chiave^{(keyword search)} . Viene eseguito semplicemente dal campo Ricerca istantanea^{(Instant Search)} nella parte superiore della nostra casella di posta.

• Imposta^(Set) l'ambito nella casella a discesa accanto al campo Ricerca immediata^{(Instant Search field)} o nella scheda Cerca^{(Search tab)} .

• Digita la parola chiave o le parole nel campo di ricerca^{(search field)} e tocca il tasto Invio^{(Enter )} . Gli operatori di ricerca possono essere utilizzati qui per rendere la ricerca più specifica.

Cerca in Outlook per mittente^{(Search Outlook By Sender)}

Per cercare l'e-mail di Outlook in base al mittente:

• Vai alla scheda Cerca e fai clic^{(Search tab and click)} sul pulsante Da^{(From )} . 

• Quello entrerà

  da:"Nome mittente"

  nel campo Ricerca istantanea^{(Instant Search field)} . 

• Rimuovi il nome^{(Remove Sender Name)} del mittente tra le doppie virgolette e digita il nome della persona che stiamo cercando. Possiamo anche digitare l'intero termine direttamente nella ricerca istantanea^{(Instant Search)} . Tocca il tasto Invio^{(Enter )} per cercare.

Cerca in Outlook per argomento^{(Search Outlook By Subject)}

Per cercare l'e-mail^{(Outlook email)} di Outlook per oggetto: 

• Nella scheda Cerca, fai clic su Oggetto^(Subject) . 

• Questo mette

  oggetto:”parole chiave”

  nel campo Ricerca istantanea^{(Instant Search field)} . 

• Sostituisci le parole chiave con l'oggetto che stiamo cercando. L'intera frase può essere digitata anche nella ricerca istantanea^{(Instant Search)} . Tocca il tasto Invio^{(Enter )} per cercare.

Cerca Outlook per data^{(Search Outlook By Date)}

Per cercare le email di Outlook per data:

• Nella scheda Cerca, fai clic su Questa settimana^{(This Week)} . Mostrerà le opzioni; Oggi^(Today) , ieri, questa settimana^(Week) , l'ultima settimana^(Week) , questo mese^(Month) , l'ultimo mese^(Month) , quest'anno, l'anno scorso.

• Qualunque cosa sia selezionata verrà inserita nel campo di ricerca istantanea^{(Instant Search field)} come;

  ricevuto:oggi, ricevuto:ieri, ricevuto:questa settimana, ricevuto:la scorsa settimana, ricevuto:questo mese, ricevuto:il mese scorso, ricevuto:quest'anno, ricevuto:l'anno scorso

  Premi il tasto Invio^{(Enter )} per cercare.

Possiamo anche utilizzare il ricevuto: operatore con date di calendario (

received:dd/mm/yyyy

day name

received:tuesday

day name Outlook Tuesday Tuesdays

Cerca in Outlook elementi con allegati^{(Search Outlook For Items With Attachments)}

Per cercare l'e-mail di Outlook^{(Outlook email)} in base agli allegati:

• Nella scheda Cerca, fai clic su Contiene allegati^{(Has Attachments)} . 

• Quello entrerà

  allegati: si

  nel campo Ricerca istantanea^{(Instant Search field)} . Questo dovrebbe essere combinato con un altro tipo di ricerca per restringere il campo. Tocca Invio^{(Enter )} per cercare.

Potremmo anche digitare

hasattachments:no

Cerca in Outlook per categoria^{(Search Outlook By Category)}

L'utilizzo dello strumento Categoria^{(Category tool)} per organizzare le e-mail è sottoutilizzato. 

• Possiamo cercare per categoria utilizzando il pulsante Categorizzato^{(Categorized )} nella scheda di ricerca. 

• Entrerà

  categoria:="Categoria colore"

  nel campo Ricerca istantanea^{(Instant Search field)} . Premi Invio^(Enter) per cercare.

Questo può anche essere digitato manualmente. Basta^(Just) cambiare il colore per adattarlo alla categoria. Ad esempio, per cercare la categoria rossa, digitiamo

category:=”Red Category”

category:=”Blue Category”

Cerca e-mail di Outlook per destinatario^{(Search Outlook Email By Recipient)}

Questo è il modo per cercare le email in base a chi sono state inviate. 

• Facendo clic sul pulsante Inviato a^{(Sent To )} ci verranno mostrate le opzioni; Inviato^(Sent) a: me o CC^{(Me or CC)} : me, non inviato direttamente^{(Sent Directly)} a me e inviato^(Sent) a un altro destinatario^(Recipient) . 

• Immetterà il testo di ricerca^{(search text)} come (a:"[email protected]" OPPURE cc^{(OR cc)} :" [email protected] "). Tocca Invio^{(Enter )} per cercare.

• Se scegliamo Inviato^(Sent) a un altro destinatario^(Recipient) , dovremo modificare il testo nella barra di ricerca^{(search bar)} . Sembrerà

  a: " Nome destinatario "(Recipient)

  . 

• Elimina^(Delete) la parte Nome destinatario^{(Recipient Name part)} e inserisci il nome che stiamo cercando. Premi ^(Hit) Invio^(Enter) per cercare.

Cerca per letto o non letto^{(Search By Read Or Not Read)}

Puoi cercare le e-mail di Outlook in base al fatto che siano state lette o non lette.

• Facendo^(Unread) clic sul pulsante Non letto nella scheda Cerca^{(Search tab)} troverai tutte le email che non sono state ancora lette. 

• Entra

  si legge: no

  nella barra di ricerca^{(search bar)} . Premi Invio^{(Enter )} per cercare.

• Per trovare l'e-mail che è stata letta, cambiala in

  è letto: si

  e premere Invio^{(Enter )} per cercare.

Cerca per contrassegnato^{(Search By Flagged)}

L'uso delle bandiere per contrassegnare le e-mail importanti aiuta a rimanere al passo con le cose. 

• Per trovare le email contrassegnate, fai clic sul pulsante Contrassegnato^{(Flagged )} nella scheda Cerca. 

• Cercherà con

  flag di follow-up: flag di follow-up

  . Altre opzioni sono

  followupflag:non contrassegnato

  e

  flag di follow-up: completato

  . Tocca Invio^(Enter) per cercare.

Cerca per importanza^{(Search By Importance)}

Vedi^(See) solo le email importanti in Outlook come segue.

• Sotto il pulsante contrassegnato nella scheda Cerca^{(Search tab)} , c'è il pulsante Importante^(Important) . Facendo clic su questo verranno restituiti tutti gli articoli contrassegnati come importanti. 

• La query di ricerca^{(search query)} è simile

  importanza: alta

  . Possiamo anche cambiare alto per essere basso o normale. Fare clic^(Click) sulla lente d'ingrandimento^{(magnifying glass)} o premere Invio^{(Enter )} per cercare.

Combinazione di opzioni di ricerca^{(Combining Search Options)}

Tutte le opzioni di ricerca di cui sopra possono essere combinate. Ad esempio, se stiamo cercando elementi importanti e contrassegnati, possiamo entrare

importance:high followupflag:followup

search bar

Questo può essere digitato o semplicemente fare clic sul pulsante Importante^{(Important button)} e quindi sul pulsante Contrassegnato^{(Flagged button)} .

Altre opzioni di ricerca^{(More Search Options)}

Fai clic sul pulsante Altro nella ^(More)scheda Cerca^{(Search tab)} e vedremo oltre 20 altri modi per cercare. 

Per lo più, metterà un menu a discesa sotto la barra di ricerca^{(search bar)} con le opzioni supportate dal tipo di ricerca specifico.^{(search type)}

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Opzioni di ricerca avanzate^{(Advanced Search Options)}

Possiamo accedere a oltre cento diverse opzioni di ricerca che vanno ben oltre ciò che abbiamo trattato. Potremmo non usarlo mai, ma è bello sapere che è qui. 

• Fare clic su Strumenti di ricerca^{(Search Tools )} , quindi su Ricerca avanzata^{(Advanced Find)} . 

• Si aprirà la finestra  Ricerca avanzata .^{(Advanced Find)}

Prenditi un po' di tempo e guardati intorno. È travolgente quanto si può fare. Possiamo cercare in base a qualsiasi campo di qualsiasi elemento di Outlook^{(Outlook item)} . Ci sono alcune centinaia di cose diverse su cui possiamo cercare.

Il potere della ricerca in Outlook^{(The Power Of Outlook Search)}

Non sei stupito di quanto siano estese e potenti le capacità di ricerca di Outlook ? Sapevi^(Did) anche che era tutto possibile? La maggior parte delle persone probabilmente non utilizza mai un decimo di tutte le cose che Outlook può fare. Usalo come trampolino di lancio per imparare cos'altro può fare Outlook per te. 

Puoi creare le tue scorciatoie di Outlook per le attività di posta elettronica. ^(Outlook)Imposta^(Set) le regole di Outlook per organizzare la posta elettronica in cartelle. ^(Outlook)O anche programmare un'e-mail da inviare a un'ora specifica^{(schedule an email to be sent at a specific time)} ! Avere Outlook che legge le email è un po' come usare una Ferrari per fare la spesa.

Search Outlook Email by Sender, Date, Keyword, Size and More

“Where’d my emаil go? It just disappeared.” It’s shоcking how many times I’ve heard this over my career. But not as shocking as how many people who don’t realize that they cаn easily ѕearch for a specific email in Outlook. 

After reading this guide on how to search Outlook email by date, sender, keyword, and more, you’ll be able to find any email in Outlook too. We’re going to give you all the Outlook email search tips you can handle.

Are Your Emails Indexed?

For the best email search results, let’s make sure Outlook has indexed everything. 

What’s indexing? Just like the index of a book has all the topics listed and where to find them, Outlook indexing creates a database like that. It’s easier for programs to search through a database than a bunch of freeform text.

1. Put the cursor in the Search Current Mailbox field, also known as the Instant Search box. This will bring up the Search tools bar.
2. Click on the Search Tools button and then on Indexing Status. A small window will open showing how many emails are left to be indexed. 

If the number of items to be indexed is anything but zero, give it a few minutes. That will ensure that the search is as complete as possible.

Indexing does take some resources. If you find that it slows down Outlook or your computer too much, you can turn off indexing to get better computer performance.

Permanently Add Search Tab

Wouldn’t it be great if we could easily get into the search tab without having to click in the search bar every time? Let’s do that.

• Click on File.

• Click on Options on the left side, about halfway down.

• In the Options window, click on Customize Ribbon. 

• In the Customize Ribbon pane, click on the dropdown menu under Choose commands from: and select Tool Tabs.

• Look for Search Tools and select it. Then click on the Add>> button. 

• Search Tools will appear in the Main Tabs area. Use the up and down arrows beside this area to determine where it will appear in the ribbon, or leave it where it is. Then click OK to commit the change.

• Look for the Search Tools tab. Now we can access all the search tools easily anytime.

Set The Scope Of The Search

In the Search Tools tab, we can easily set the scope of the search. On the left side, we’ll see that we can set the scope to All Mailboxes, Current Mailbox, Current Folder, Subfolders, or All Outlook Items.

All Mailboxes – choose this scope if we have shared mailboxes or other accounts in Outlook. Some people may have both their work and personal email accounts in Outlook.

Current Mailbox – choose this scope to keep the search within just the one mailbox. Ensure that the mailbox is selected in the left pane of Outlook.

Current Folder – this scope will limit the search to the folder that is currently selected in the left pane of Outlook.

Subfolders – this limits the scope to the folders under whatever folder is selected in the left pane.

All Outlook Items – The most open scope will apply the search to all emails, contacts, calendar items, and tasks. Because of the large amount of data, searches on this scope can be slow and yield unnecessary results. Use this scope sparingly.

Search Operators In Outlook

Search results can be made more specific by using search operators. 

To find a specific phrase, put double quote marks around the search phrase.

Example: “TPS report”

To find items that must have two or more words in it, but not necessarily right next to each other or in the order written, use the AND operator.

Example: work AND weekend

To find items containing a keyword and exclude items that contain a different keyword, use the NOT operator.

Example: saturday NOT great

Looking for something that could have one word or another? Try the OR operator.

Example: giraffe OR product

All these operators can be combined to make the search as specific as we’d like. We could have something as complex as “TPS report” AND weekend OR giraffe NOT great.

Search Outlook By Keyword

The easiest search Outlook email is the keyword search. It’s most simply done from the Instant Search field at the top of our inbox.

• Set the scope in the drop-down box next to the Instant Search field, or in the Search tab.

• Type the keyword, or words, into the search field and tap the Enter key. The search operators can be used here to help make the search more specific.

Search Outlook By Sender

To search Outlook email by sender:

• Go to the Search tab and click on the From button. 

• That will enter <pre>from:”Sender Name”</pre> in the Instant Search field. 

• Remove Sender Name from between the double-quotes and type in the name of the person we’re looking for. We can also just type the whole term directly into the Instant Search. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Subject

To search Outlook email by subject: 

• Under the Search tab, click on Subject. 

• This puts <pre>subject:”keywords”</pre> in the Instant Search field. 

• Replace keywords with the subject we’re looking for. The whole phrase can be typed into Instant Search too. Tap the Enter key to search.

Search Outlook By Date

To search Outlook emails by date:

• In the Search tab, click on This Week. It will show the options; Today, Yesterday, This Week, Last Week, This Month, Last Month, This Year, Last Year.

• Whatever is selected it will be entered in the Instant Search field like; <pre>received:today, received:yesterday, received:this week, received:last week, received:this month, received:last month, received:this year, received:last year</pre> Hit the Enter key to search.

We can also use the received: operator with calendar dates (<pre>received:dd/mm/yyyy</pre>) or day names (<pre>received:tuesday</pre>). When a day name is used, Outlook will search only on the most recent of that day. So just this past Tuesday, not all the Tuesdays ever.

Search Outlook For Items With Attachments

To search Outlook email by attachments:

• Under the Search tab, click on Has Attachments. 

• That will enter <pre>hasttachments:yes</pre> in the Instant Search field. This should be combined with another type of search to narrow the field. Tap Enter to search.

We could also type <pre>hasattachments:no</pre> to exclude results that have attachments from the results.

Search Outlook By Category

Using the Category tool to organize emails is under-utilized. 

• We can search by category using the Categorized button under the search tab. 

• It will enter <pre>category:=”Color Category”</pre> in the Instant Search field. Press Enter to search.

This can also be typed in manually. Just change the color to suit the category. For example, to search the red category, we’d type <pre>category:=”Red Category”</pre>. For blue, we’d type <pre>category:=”Blue Category”</pre> and so on.

Search Outlook Email By Recipient

This is the way to search for emails based on who they were sent to. 

• Clicking on the Sent To button will show us the options; Sent To: Me or CC: Me, Not Sent Directly to Me, and Sent to Another Recipient. 

• It will enter the search text like (to:”[email protected]“ OR cc:”[email protected]”). Tap Enter to search.

• If we choose Sent to Another Recipient, we’ll need to edit the text in the search bar. It will look like <pre>to:”Recipient Name”</pre>. 

• Delete the Recipient Name part and enter the name we’re looking for. Hit Enter to search.

Search By Read Or Not Read

You can search Outlook emails by whether they’ve been read or unread.

• Clicking on the Unread button in the Search tab will find all emails that haven’t been read yet. 

• It enters <pre>isread:no</pre> in the search bar. Press Enter to search.

• To find email that has been read change it to <pre>isread:yes</pre> and press Enter to search.

Search By Flagged

Using flags to mark important emails helps stay on top of things. 

• To find emails that are flagged, click on the Flagged button in the Search tab. 

• It will search with <pre>followupflag:followup flag</pre>. Other options are <pre>followupflag:unflagged</pre> and <pre>followupflag:completed</pre>. Tap Enter to search.

Search By Importance

See only important emails in Outlook as follows.

• Under the flagged button in the Search tab, there’s the Important button. Clicking on that will return any items that are marked important. 

• The search query looks like <pre>importance:high</pre>. We can change high to be low or normal as well. Click on the magnifying glass or hit Enter to search.

Combining Search Options

All of the above search options can be combined. For example, if we’re looking for items that are important and flagged, we can enter <pre>importance:high followupflag:followup</pre> flag in the search bar. 

This could either be typed in or just click on the Important button and then the Flagged button.

More Search Options

Click on the More button in the Search tab and we’ll see over 20 more ways to search. 

Mostly, it will put a drop-down menu under the search bar with the options that the specific search type supports.

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Advanced Search Options

We can access well over a hundred different search options going far beyond what we’ve covered. We might never use this, but it’s good to know it’s here. 

• Click on Search Tools then Advanced Find. 

• The Advanced Find window will open. 

Take some time and look around here. It’s overwhelming how much can be done. We can search based on any field of any Outlook item. There are a few hundred different things we can search on.

The Power Of Outlook Search

Aren’t you amazed at how extensive and powerful Outlook’s search capabilities are? Did you even know that was all possible? Most people probably never use a tenth of all the things that Outlook can do. Use this as a springboard into learning what else Outlook can do for you. 

You can create your own Outlook shortcuts for email tasks. Set up Outlook rules to organize email into folders. Or even schedule an email to be sent at a specific time! Having Outlook just read emails is a bit like using a Ferrari to get groceries.

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