L'utilizzo di un elenco a discesa in Excel può ridurre notevolmente il tempo necessario per inserire i dati in un foglio di calcolo^{(enter data into a spreadsheet)} . Per fortuna, è molto facile creare un elenco a discesa in Excel . 

Ci sono alcuni metodi per farlo, dal semplice all'avanzato. Imparerai tutti i modi per farlo in questo articolo.

Crea un elenco a discesa^{(Drop Down List)} in Excel : metodo semplice^(Method)

Il modo più semplice per creare un elenco a discesa in Excel è inserire manualmente l'elenco. Questo è l'ideale per le situazioni in cui è necessario solo un elenco a discesa in una singola cella e non è necessario aggiornarlo frequentemente.

Ad esempio, se stai inviando alle persone un file in cui desideri che compilino alcuni campi e un campo ha un semplice elenco di scelte, questo metodo è l'ideale.

Per creare un elenco a discesa utilizzando il metodo semplice:

1. Seleziona la cella o le celle in cui desideri creare l'elenco.

2. Selezionare Dati^(Data) dal menu e selezionare Convalida dati^{(Data Validation)} sulla barra multifunzione.

3. Si aprirà una finestra di convalida dei dati . ^{(Data Validation)}Selezionare l'elenco a discesa in Consenti^(Allow) e selezionare Elenco^(List) .

4. Ciò consente di digitare manualmente gli elementi desiderati nell'elenco. Basta^(Just) digitare ogni elemento nel campo Sorgente^(Source) con ogni elemento separato da virgole.

5. Selezionare OK . Ora vedrai che la cella che hai selezionato ha una freccia a discesa accanto ad essa. Quando selezioni questa freccia, vedrai tutti gli elementi che hai digitato inclusi in questo elenco.

Sebbene questo sia il metodo più veloce per creare un elenco a discesa in Excel , è anche il più difficile da mantenere. La modifica dell'elenco richiede il ritorno alle impostazioni di convalida e l'aggiornamento del campo Origine^(Source) . 

Se crei molti di questo tipo di elenchi a discesa in Excel , potrebbe essere necessario molto lavoro per modificarli. Questo è il motivo per cui è importante utilizzare questo metodo solo per singole celle e per elenchi che non si prevede di modificare. 

Crea un elenco a discesa^{(Drop Down List)} in Excel : utilizzando un intervallo

Se desideri una soluzione più flessibile, puoi estrarre elementi per il tuo elenco da un intervallo di altre celle^{(a range of other cells)} in Excel. 

Per farlo:

1. Innanzitutto^(First) , elenca tutti gli elementi che desideri nel tuo elenco in qualsiasi colonna di celle. Puoi inserirli nel foglio di calcolo corrente o in qualsiasi altro foglio.

2. Ripetere la procedura sopra per selezionare la cella e avviare la finestra di convalida dei dati . ^{(Data Validation)}Impostare il campo Consenti su ^(Allow)Elenca^(List) . Questa volta, invece di digitare qualcosa nel campo Sorgente^(Source) , seleziona l'icona della freccia su a destra di questo campo. Questa è l'opzione di selezione dell'intervallo che ti consente di selezionare il campo da cui desideri estrarre gli elementi dell'elenco.

3. Vedrai la finestra di convalida dei dati compressa in modo da poter vedere l'intero foglio. ^{(Data Validation)}Trascina il puntatore del mouse sull'intero intervallo di celle che include tutti gli elementi dell'elenco che desideri includere. Quando hai finito, seleziona l'icona della freccia giù a destra del campo di selezione. Ciò espanderà nuovamente la finestra di convalida dei dati .^{(Data Validation)}

4. Vedrai che l'intervallo che hai selezionato ora appare nel campo Sorgente^(Source) . Basta^(Just) selezionare OK per accettare queste impostazioni. 

5. Ora, quando selezioni la freccia a discesa a destra della cella che hai configurato come elenco a discesa, vedrai tutti gli elementi inclusi nell'intervallo appena selezionato.

La cosa bella di questo approccio è che puoi cambiare qualsiasi elemento in quell'elenco semplicemente modificando qualsiasi cella nell'intervallo. Qualsiasi modifica apportata aggiornerà ogni elenco a discesa creato in cui hai selezionato questo intervallo come origine.

Questo metodo è ottimale quando desideri formattare molte celle^{(format a lot of cells)} in un menu a discesa utilizzando gli stessi elementi dell'elenco. Puoi fare in modo che il contenuto di un singolo intervallo controlli gli elementi per tutti quegli elenchi e non importa quanti ce ne siano.

Aggiunta di articoli alla tua lista

Oltre a modificare gli articoli nel tuo intervallo per aggiornare i tuoi elenchi, puoi anche aggiungere nuovi articoli. Non potrai aggiungere un elemento alla fine dell'intervallo, perché la selezione dell'intervallo è limitata dalla prima e dall'ultima cella che hai selezionato.

Invece, dovrai inserire una nuova voce da qualche parte nel mezzo dell'intervallo. Excel aggiornerà dinamicamente la selezione dell'intervallo nelle impostazioni di convalida dei dati per includere il nuovo intervallo che hai aumentato di una cella.

Per farlo:

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi cella nell'intervallo di origine e selezionare Inserisci^(Insert) dal menu a discesa.

2. Nella piccola finestra di selezione, selezionare Sposta celle in basso^{(Shift cells down)} e selezionare OK . Questo sposterà tutte le celle nell'intervallo verso il basso di uno, inserendo una cella vuota in cui hai selezionato.

3. Digita il nuovo elemento che desideri aggiungere nella cella vuota che hai appena creato.

Ora, quando selezioni l' icona della freccia giù^{(down arrow icon)} a destra della cella dell'elenco a discesa che hai creato, vedrai il nuovo elemento che hai appena aggiunto nell'intervallo.

Questo è un modo semplice per aggiungere nuovi elementi all'elenco a discesa, ma richiede alcuni passaggi aggiuntivi. Certamente non è da nessuna parte così semplice come aggiungere un nuovo articolo alla fine della tua gamma. 

Se desideri farlo, dovrai solo modificare il modo in cui hai configurato la convalida dei dati^{(data validation)} nel tuo intervallo. Puoi imparare come farlo nella prossima sezione.

Aggiunta dinamica di elementi^(Items) alla tua lista

Per un modo più conveniente per aggiungere elementi all'elenco a discesa semplicemente digitando il nuovo elemento alla fine dell'intervallo configurato, dovrai utilizzare la funzione ^(function)OFFSET .

Con la cella dell'elenco a discesa selezionata, selezionare Dati^(Data) dal menu e Convalida dati^{(Data Validation)} dalla barra multifunzione.

Nella finestra di convalida dei dati^{(Data Validation)} , modificare l'origine come segue:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Modifica $E$1 e $E:$E nella formula^{(the formula)} per utilizzare la lettera della colonna in cui hai inserito l'elenco di elementi. Selezionare OK^{(Select OK)} per confermare questa nuova configurazione di convalida dei dati .^{(Data Validation)}

Ecco come funziona la formula:

• Gli argomenti 0 nella funzione OFFSET indicano di non applicare alcun offset a colonne o righe.
• L'uscita della funzione COUNTA indica alla funzione OFFSET l'altezza dell'intervallo.
• La funzione COUNTA conta il numero di celle che non sono vuote nella colonna che contiene l'intervallo.

Ora, ogni volta che aggiungi un nuovo valore a quella colonna, il parametro di altezza della funzione OFFSET aumenta di uno e la funzione OFFSET restituisce l'intero intervallo, aggiornato per includere la nuova voce.

Per vederlo in azione, aggiungi semplicemente una nuova voce alla tua gamma di articoli. Seleziona la freccia a discesa a destra della cella a discesa e vedrai la tua nuova voce apparire nell'elenco a discesa.

Tieni presente che potrebbe essere necessario utilizzare la barra di scorrimento a destra se l'elenco di elementi è lungo.

Rimozione di un elenco a discesa in Excel

Infine, se desideri rimuovere l'opzione a discesa da una qualsiasi delle celle in cui l'hai impostata, seleziona quella cella e apri nuovamente la finestra di convalida dei dati .^{(Data Validation)}

Modificare il menu a discesa Consenti su ^(Allow)Qualsiasi valore^{(Any value)} e selezionare OK . 

Dopo aver modificato questa impostazione, vedrai che la cella tornerà alla normalità.

Creazione di elenchi a discesa in Excel

Creare un elenco a discesa in Excel è facile e hai molte opzioni tra cui scegliere. Il metodo che scegli dipende solo dal numero di celle che prevedi di abilitare con un elenco di elementi e dalla flessibilità che desideri che l'elenco di elementi sia. Se prevedi di modificare frequentemente le voci dell'elenco, utilizza sicuramente l'approccio dinamico.

How to Create a Drop Down List in Excel

Using a droрdown list in Excel can greatly reduсe the time it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel. 

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field. 

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change. 

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel. 

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings. 

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range. 

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

• The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
• The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
• The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK. 

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

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