Da qualche tempo, la creazione di grafici dei dati in Excel è diventata non solo semplice ma anche automatizzata nella misura in cui puoi passare facilmente da un foglio di calcolo tabulare a un'area completa, a barre, a linee o a un grafico a torta in pochissimo tempo con alcuni ben ponderati clic del mouse. Quindi, mentre modifichi i dati nel foglio di calcolo, Excel apporta automaticamente le modifiche corrispondenti ai grafici e ai grafici.

Tuttavia, non è la fine della magia dei grafici del programma. È possibile, ad esempio, modificare il tipo di grafico o grafico^{(chart or graph type)} in qualsiasi momento, nonché modificare le combinazioni di colori^{(edit color)} , la prospettiva (2D, 3D e così via), scambiare l'asse e molto altro ancora.

Ma, ovviamente, tutto inizia con il foglio di calcolo.

Disporre i tuoi dati^{(Laying Out Your Data)}

Mentre Excel ti consente di organizzare i tuoi fogli di calcolo in molti modi, quando si tracciano i dati, otterrai i migliori risultati disponendoli in modo che ogni riga rappresenti un record e ogni colonna contenga elementi o relativi a righe specifiche.

Eh^(Huh) ? Prendi il seguente foglio di calcolo, per esempio.

La colonna all'estrema sinistra contiene un elenco di stampanti laser. Fatta eccezione per Row 1 , che contiene le etichette o le intestazioni delle colonne, ogni riga rappresenta una stampante specifica e ogni cella successiva contiene dati su quella particolare macchina.

In questo caso, ogni cella contiene i dati sulla velocità di stampa: Colonna B , il tempo impiegato per stampare la prima pagina di un lavoro di stampa^{(print job)} ; Colonna C^{(Column C)} , quanto tempo ci è voluto per stampare tutte le pagine, inclusa la prima pagina; La colonna D^{(Column D)} , quanto tempo ci è voluto per sfornare l'intero documento, elimina la prima pagina.

Sebbene questo sia un foglio di calcolo piuttosto semplice, non importa quanto siano complessi i tuoi dati, attenersi a questo formato standard aiuta a semplificare il processo. Come vedrai in arrivo, puoi mappare le celle in una piccola parte del foglio di calcolo o tracciare un grafico dell'intero documento o foglio di lavoro.

Il tipico grafico di Excel è costituito da diverse parti distinte, come mostrato nell'immagine seguente.

Tracciare i tuoi dati^{(Charting Your Data)}

Se non l'hai mai fatto prima, probabilmente rimarrai sorpreso dalla facilità con cui Excel rende la creazione di grafici dei tuoi fogli di calcolo. Come accennato, puoi mappare l'intero foglio di lavoro oppure puoi selezionare un gruppo di colonne e righe^{(columns and rows)} per creare un grafico.

Diciamo^(Say) , ad esempio, che nel foglio di lavoro su cui stavamo lavorando nella sezione precedente che si desidera tracciare solo le prime due colonne di dati ( colonne B e C^{(columns B and C)} ), tralasciando la colonna D. Ciò comporta una semplice procedura in due passaggi:

• Seleziona i dati che desideri visualizzare nel grafico, comprese le etichette nella colonna di sinistra e le intestazioni^{(column and headers)} nelle colonne che desideri includere nel grafico, come mostrato di seguito.

• Premi ALT+F1 .

In alternativa, per tracciare un grafico dell'intero foglio di lavoro, attenersi alla seguente procedura.

• Seleziona^(Select) tutti i dati nel foglio di lavoro, come mostrato nell'immagine in alto qui sotto^{(image below)} . Non^{(Do not )} selezionare l'intero foglio, come mostrato nella seconda immagine seguente: seleziona^{(image below—select)} solo le celle contenenti dati.

• Premi ALT+F1 .

Excel fa un ottimo lavoro nella scelta del tipo di grafico^{(chart type)} appropriato per i tuoi dati, ma se preferisci un tipo diverso di grafico, come, ad esempio, barre orizzontali o forse una combinazione di colori^{(color scheme)} diversa , forse anche un layout 3D con riempimenti e sfondi sfumati , il programma rende tutti questi effetti più facili da ottenere.

Modifica del tipo di grafico^{(Changing Chart Type)}

Come per tutto il resto in Excel , esistono diversi modi per modificare il tipo di grafico. Il più semplice è, tuttavia, a.

• Seleziona il grafico.
• Sulla barra dei menu, fare clic su Progettazione grafico^{( Chart Design)} .
• Nella barra multifunzione Progettazione grafico, scegli Cambia tipo di grafico^{( Change Chart Type)} .

Si apre la finestra di dialogo Modifica tipo di grafico^{(Change Chart Type dialog)} , mostrata qui.

Come puoi vedere, esistono numerosi tipi di grafici e facendo clic su uno di essi vengono visualizzate diverse variazioni nella parte superiore della finestra di dialogo^{(dialog box)} .

Oltre a modificare i tipi di grafico dalla barra multifunzione Design grafico^{(Chart Design ribbon)} , puoi anche apportare molte altre modifiche, come combinazioni di colori, layout o applicare uno dei tanti stili di grafico predefiniti del programma. Gli stili dei grafici^(Chart) sono, ovviamente, simili agli stili di paragrafo in Microsoft Word . Come in MS Word , puoi applicare uno dei numerosi stili così com'è, modificare gli stili esistenti o crearne uno tuo.

Aggiunta e rimozione di elementi del grafico^{(Adding And Removing Chart Elements)}

Gli elementi del grafico sono, ovviamente, i vari componenti, come il titolo, la legenda, gli assi X e Y^{(X and Y axis)} e così via che compongono il grafico. Puoi aggiungere e rimuovere questi elementi facendo clic sul simbolo più che appare sul lato destro del grafico quando lo selezioni.

Sotto gli elementi del grafico^{(Chart Elements)} a comparsa c'è il menu a comparsa Stili grafico^{(Chart Styles)} , che viene visualizzato quando si fa clic sull'icona del pennello^{(paintbrush icon)} a destra del grafico.

Sotto Stili grafico troverai i filtri grafico^{( Chart Filters)} , che ti consentono di attivare e disattivare (o filtrare) vari componenti del grafico, come mostrato qui:

Se queste non sono abbastanza opzioni di modifica, ce ne sono molte altre nell'area del grafico di formato^{(Format Chart Area)} a destra del foglio di lavoro che ti consente di modificare tutti gli aspetti del grafico, dai riempimenti e sfondi alle linee della griglia, alle barre 3D, alle fette di torta, ombre esterne: posso andare avanti e avanti. Ma sono sicuro che avrai capito cosa è disponibile.

Quando fai clic su Opzioni testo^{( Text Options)} , ad esempio, ottieni un'altra raffica di effetti che puoi applicare al testo nei tuoi grafici. Le opzioni sono quasi illimitate, nella misura in cui senza alcun ritegno, potresti finire per creare grafici e grafici^{(graphs –)} dall'aspetto sgargiante, senza nemmeno provare così tanto, il che mi porta a un'importante linea guida di progettazione^{(design guideline)} .

Solo perché hai tutti questi fantastici strumenti di progettazione a tua disposizione non ^{(disposal doesn)}significa^{(t mean)} che devi usarli... o, beh, non così tanti contemporaneamente. L'idea è di rendere la tua grafica abbastanza attraente da catturare l'attenzione del tuo pubblico, ma non così occupata da sminuire il design stesso dal messaggio che stai cercando di trasmettere. Dopo tutto, è il messaggio che conta, non la tua abilità di progettazione o la potenza bruta del tuo ^{(design prowess)}software di progettazione^{(design software)} grafica .

Una buona regola pratica è che, se sembra troppo occupato e distraente, probabilmente lo è; mutilo un po'. Non utilizzare troppi caratteri decorativi, se presenti, poiché non sono facili da leggere. Quando usi grafici e grafici orientati al business, concentrati su ciò^(what) che stai cercando di dire e non tanto su come^(how) lo dici.

Nel frattempo, la creazione di grafici di dati tabulari può renderli molto più facili da capire e molto più facili rispetto a una colonna dopo l'altra di testo e numeri^{(text and numbers)} .

Charting Your Excel Data

Fоr some time now, charting data in Excel has become not only simple but also automated to the extent that you can easily go from a tabular spreadsheet to a comprehensive area, bar, line, or pie chart in no time with a few well-contemplated mouse clicks. Then as you edit the data in your spreadsheet, Excel automatically makes corresponding changes to your charts and graphs.

That’s not the end of the program’s charting magic, though. You can, for example, change the chart or graph type at any point, as well as edit color schemes, the perspective (2D, 3D, and so on), swap axis, and much, much more.

But, of course, it all starts with the spreadsheet.

Laying Out Your Data

While Excel allows you to arrange your spreadsheets in many ways, when charting data, you’ll get the best results laying it out so that each row represents a record and each column contains elements of or pertaining to specific rows.

Huh? Take the following spreadsheet, for example.

The far-left column contains a list of laser printers. Except for Row 1, which holds the column labels, or headers, each row represents a specific printer, and each subsequent cell holds data about that particular machine.

In this case, each cell holds print speed data: Column B , how long it took to print the first page of a print job; Column C, how long it took to print all pages, including the first page; Column D, how long it took to churn the entire document, sans the first page out.

While this is a somewhat basic spreadsheet, no matter how complex your data, sticking to this standard format helps streamline the process. As you’ll see coming up, you can map the cells in a small part of your spreadsheet or chart the entire document, or worksheet.

The typical Excel chart consists of several distinct parts, as shown in the image below.

Charting Your Data

If you haven’t done this before, you’ll probably be surprised at how easy Excel makes charting your spreadsheets. As mentioned, you can map the entire worksheet, or you can select a group of columns and rows to chart.

Say, for example, that in the worksheet we were working on in the previous section that you wanted to chart only the first two columns of data (columns B and C), leaving out column D. This entails a simple two-step procedure:

• Select the data you want to chart, including the labels in the left column and headers in the columns you wish to include in your chart, as shown below.

• Press ALT+F1.

Or, to chart the entire spreadsheet, follow these steps.

• Select all the data in the spreadsheet, as shown in the top image below. Do not select the entire sheet, as shown in the second image below—select only the cells containing data.

• Press ALT+F1.

Excel does a great job of choosing the appropriate chart type for your data, but if you prefer a different type of chart, such as, say, horizontal bars, or perhaps a different color scheme, maybe even a 3D layout with gradient fills and backgrounds, the program makes all these effects and more easy to achieve.

Changing Chart Type

As with everything else in Excel, there are several ways to modify your chart type. The easiest is, however, to.

• Select the chart.
• On the menu bar, click Chart Design.
• On the Chart Design ribbon, choose Change Chart Type.

This opens the Change Chart Type dialog box, shown here.

As you can see, there are numerous chart types, and clicking one of them displays several variations across the top of the dialog box.

In addition to changing chart types from the Chart Design ribbon, you can also make several other modifications, such as color schemes, layout, or applying one of the program’s many pre-designed chart styles. Chart styles are, of course, similar to paragraph styles in Microsoft Word. As in MS Word, you can apply one of the numerous styles as-is, edit existing styles, or create your own.

Adding And Removing Chart Elements

Chart elements are, of course, the various components, such as the title, the legend, the X and Y axis, and so on that make up your chart. You can add and remove these elements by clicking the plus symbol that appears on the right side of the chart when you select it.

Beneath the Chart Elements fly out is the Chart Styles fly out, which displays when you click the paintbrush icon to the right of the chart.

Beneath Chart Styles you’ll find Chart Filters, which lets you turn on and off (or filter) various components of your chart, as shown here:

If those aren’t enough modification options, there are a slew of others in the Format Chart Area to the right of the worksheet that lets you change all aspects of your chart, from fills and backgrounds to gridlines, to 3D bars, pie slices, drop shadows – I can go on, and on. But I’m sure you get the point as to what’s available.

When you click Text Options, for example, you get another barrage of effects you can apply to the text in your charts. The options are almost unlimited, to the extent that without some restraint, you could wind up creating some garish-looking charts and graphs – without even trying all that hard, which brings me to an important design guideline.

Just because you have all these fantastic design tools at your disposal doesn’t mean you have to use them….or, well, not so many of them at the same time. The idea is to make your graphics attractive enough to catch your audience’s attention, but not so busy that the design itself detracts from the message you’re trying to convey. It is, after all, the message that’s important, not your design prowess or the brute power of your graphics design software.

A good rule of thumb is that, if it looks too busy and distracting, it probably is; dumb it down some. Don’t use too many decorative fonts, if any, as they’re not easy to read. When using business-oriented charts and graphs, concentrate on what you’re trying to say and not so much on how you say it.

Meanwhile, charting tabular data can render it much easier to understand and much friendlier than column after column of text and numbers.

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