Word ha così tante funzioni che uso raramente, è piuttosto sorprendente. Tuttavia, quando ti imbatti in quell'istanza in cui devi fare qualcosa di insolito, quelle funzionalità nascoste tornano davvero utili. Ad esempio, ho dovuto fare delle ricerche per una delle mie classi online, che mi hanno richiesto di copiare e incollare vari contenuti in un documento Word^{(Word document)} .

L'unico problema era che tutto il testo aveva spaziatura, dimensioni dei caratteri, colori, ecc. diversi e mi ero dimenticato di incollare come testo solo quando stavo facendo la ricerca. Ecco un esempio dell'aspetto del mio documento di Word^{(Word document)} :

Il paragrafo in alto è come volevo che fosse tutto il testo nel documento, ma sfortunatamente non era così. Invece, un paragrafo aveva doppia spaziatura, evidenziazione, parole in grassetto, ecc. e l'altro utilizzava una famiglia di caratteri, una dimensione del carattere, grassetto e corsivo, rientro e altro ancora diversi.

Dato che sapevo già di Keep Source Formatting e Match Destination Formatting (o Merge Formatting , come è noto ora), ho pensato che doveva esserci un modo per copiare e incollare solo la formattazione anziché il contenuto effettivo.

Dopo aver esaminato i vari pulsanti su nastri diversi, ho visto qualcosa chiamato Copia formato^{(Format Painter)} . Sembrava esattamente quello di cui avevo bisogno.

Non capivo davvero come usarlo, quindi ho semplicemente passato il mouse sopra il pulsante per vedere il suggerimento, il che è stato piuttosto utile.

Per utilizzare lo strumento, puoi selezionare un'area in cui ti piace la formattazione, quindi fare clic sul pulsante e quindi fare clic su una sezione diversa per applicare la formattazione a quella sezione. Ho scoperto che il semplice clic, tuttavia, non era il modo migliore per applicare la formattazione.

Per qualche motivo, se lo fai in questo modo, non applica tutte le impostazioni di formattazione alla sezione. Ad esempio, ho selezionato il paragrafo in alto, ho fatto clic sul pulsante e quindi ho fatto clic a metà del terzo paragrafo. Tutto ciò che ha fatto è stato rimuovere il rientro!

Se invece, dopo aver cliccato sul pulsante Copia formato^{(Format Painter button)} , ho cliccato e poi trascinato per selezionare l'intero paragrafo, ha funzionato come desiderato.

Ovviamente puoi selezionare più di un paragrafo per applicare la formattazione in più punti. Inoltre, hanno un'opzione per cui puoi fare doppio clic sul pulsante Copia formato^{(Format Painter button)} e quindi applicare la formattazione a più sezioni del documento. Ciò è utile se le aree alle quali si desidera applicare la formattazione non sono contigue.

Vale la pena notare che se si desidera copiare solo la formattazione del testo^{(text formatting)} , non selezionare l'intero paragrafo. Se desideri copiare il testo e la formattazione del paragrafo^{(text and paragraph formatting)} , seleziona l'intero paragrafo, incluso il segno di paragrafo^{(paragraph mark)} .

Oltre al testo, Copia formato^{(Format Painter)} funziona bene su determinati tipi di grafica o disegni. Un buon esempio sono le forme. Se vai alla scheda Inserisci^(Insert) e quindi fai clic su Forme^(Shapes) , puoi aggiungere tutti i tipi di forme al tuo documento. È quindi possibile formattarli in modo che appaiano completamente diversi dall'aspetto predefinito^{(default look and feel)} .

Ad esempio, ho aggiunto una forma a stella^{(star shape)} e quindi modificato la larghezza della linea^{(line width)} , i colori, il testo aggiunto, l'ombra, il riflesso, ecc. Quella a destra è la stella predefinita^{(default star)} . Se voglio far sembrare facilmente la seconda stella^{(star look)} come la prima, tutto ciò che devo fare è fare clic sulla stella a sinistra, quindi fare clic su Copia formato^{(Format Painter)} e quindi fare clic sulla stella a destra e voilà^{(star and voila)} !

Fatta eccezione per il testo che ho aggiunto e la dimensione della stella, tutto il resto è stato copiato. Abbastanza conveniente^{(Pretty convenient)} se devi applicare la stessa formattazione su un documento Word^{(Word document)} molto grande o anche su più documenti Word^{(Word document)} . L'ho testato con più istanze di Word in esecuzione e sono stato in grado di copiare e incollare anche la formattazione su documenti diversi.

Nel complesso, è una piccola funzionalità rispetto a tutte le altre funzionalità di Word , ma consente di risparmiare molto tempo quando è necessario. Divertiti!

Use Format Painter in Word to Copy and Paste Formatting

Word has so many features I rarely use, it’s pretty amazing. However, when you run into that one instance where you nеed to do something υnusual, those hіdden features really come in hаndy. For іnstance, I had to do some research for one оf my classes online, which required me tо copy and paste various content into a Word dоcument.

The only problem was that all the text had different spacing, font sizes, colors, etc. and I had forgotten to paste as text only when I was doing the research. Here’s an example of what my Word document looked like:

The top paragraph is what I wanted all the text in the document to look like, but unfortunately, that wasn’t the case. Instead, one paragraph had double-spacing, highlighting, words bolded, etc. and the other was using a different font family, font size, bold and italic, indentation and more.

Since I already knew about Keep Source Formatting and Match Destination Formatting (or Merge Formatting, as it is known as now), I figured there had to be a way to copy and paste just the formatting instead of the actual content.

After looking through the various buttons on different ribbons, I saw something called Format Painter. That sounded like exactly what I needed.

I didn’t really understand how to use it, so I just hovered my mouse over the button to see the tooltip, which was pretty useful.

In order to use the tool, you can select an area where you like the formatting, then click on the button and then click on a different section to apply the formatting to that section. I found that simply clicking, however, was not the best way to apply the formatting.

For some reason, if you do it this way, it doesn’t apply all the formatting settings to the section. For example, I selected the top paragraph, clicked the button and then just clicked in the middle of the third paragraph. All it did was remove the indent!

Instead, if, after clicking on the Format Painter button, I clicked and then dragged to select the entire paragraph, it worked as desired.

You can obviously select more than one paragraph to apply the formatting in multiple places. In addition, they have an option whereby you can double-click on the Format Painter button and then apply the formatting to multiple sections throughout the document. This is useful if the areas you want to apply the formatting to are not contiguous.

It’s worth noting that if you want to only copy text formatting, don’t select the entire paragraph. If you do want to copy the text and paragraph formatting, then select the entire paragraph, including the paragraph mark.

In addition to text, Format Painter works well on certain types of graphics or drawings. One good example is shapes. If you go to the Insert tab and then click on Shapes, you can add all kinds of shapes to your document. You can then format them to look completely different than the default look and feel.

For example, I added a star shape and then changed the line width, colors, added text, shadow, reflection, etc. The one on the right is the default star. If I want to easily make the second star look like the first one, all I have to do is click on the left star, then click on Format Painter and then click on the right star and voila!

Except for the text I added and the size of the star, everything else got copied over. Pretty convenient if you need to apply the same formatting across a very large Word document or even multiple Word documents. I tested this with multiple instances of Word running and I was able to copy and paste the formatting across different documents too.

Overall, it’s a small feature when compared to all the other features Word has, but it saves a lot of time when it’s needed. Enjoy!

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