Cerchi un modo per collaborare con altri su un documento Word^{(Word doc)} ? Se è così, puoi farlo molto facilmente in Word stesso. La funzionalità esiste da un paio di versioni di Office e funziona anche se la parte ricevente non ha installato Word sul proprio sistema.

Tieni presente che per iniziare con la condivisione dei documenti in Word , devi salvare i tuoi documenti nel cloud. Non tutti i tuoi documenti, ma almeno quello che verrà condiviso. Ciò significa che devi prima configurare un account OneDrive^{(OneDrive account)} e quindi accedere al tuo account Microsoft^{(Microsoft account)} da Word .

Condividi Word Doc

Dopo aver configurato correttamente OneDrive in Word , vai avanti e fai clic sul pulsante Condividi^(Share) in alto a destra dello schermo.

Verrà visualizzato un riquadro sul lato destro dello^{(hand side)} schermo. Se il documento non è stato ancora salvato nel cloud, dovrai fare clic sul pulsante Salva nel cloud^{(Save to Cloud)} .

Verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome^{( Save As)} , che dovrebbe essere già impostata su OneDrive . Assegna un nome al tuo file e salvalo.

Una volta che è stato salvato e caricato nel cloud, torna alla finestra di dialogo Condividi^(Share) e ora potrai invitare le persone a partecipare. Digita^(Type) un indirizzo email^{(email address)} , scegli se possono modificarlo o semplicemente visualizzarlo e quindi includere un messaggio facoltativo.

Sul lato ricevente, arriverà un'e-mail che include un collegamento al documento archiviato nell'account OneDrive^{(OneDrive account)} della parte mittente :

Quando l'utente fa clic sul collegamento, verrà indirizzato a una versione browser di Word denominata Word Online , in cui è possibile modificare il documento.

Fai clic sul pulsante Modifica nel browser^{(Edit in Browser)} e otterrai la familiare interfaccia a nastro del ^{(ribbon interface)}programma Word^{(Word program)} desktop . L'utente può modificare il documento senza che sia necessario installare Word o disporre di un account OneDrive.

Il documento viene salvato automaticamente, quindi l' utente non^{(user doesn)} deve preoccuparsi di provare a salvare il documento stesso. Alla tua estremità, vedrai un messaggio pop-^{(message pop)} up che dice che altre persone stanno modificando il documento e ti chiedono se desideri condividere automaticamente le modifiche man mano che si verificano. Consiglio di fare clic su Sì^(Yes) qui.

Tieni presente che non vedrai le modifiche degli altri utenti finché non salvi il documento. Se fai clic su File , vedrai un nuovo messaggio nella scheda Informazioni^{(Info tab)} che dice Aggiornamenti del documento disponibili^{(Document Updates Available)} .

Vai avanti e salva il documento e riceverai un altro messaggio che spiega che le nuove modifiche apportate da altri verranno visualizzate con una sovrapposizione verde.

Fare clic su OK^{(Click OK)} e sfogliare il documento. Qualsiasi cosa in verde è ciò che è stato modificato o aggiunto da qualcun altro. Nel mio test, se qualcuno ha cancellato qualcosa dal documento, non mostrava nulla^{(t show anything)} in verde.

Tieni presente che una volta salvato il documento, l'evidenziazione verde scomparirà fino a quando non verranno apportate nuove modifiche. Se vuoi tenere traccia di quali modifiche vengono apportate, dovresti abilitare Tieni traccia delle modifiche^{( Track Changes)} sul documento prima di condividerlo, altrimenti è piuttosto difficile dire cosa sta succedendo, specialmente se più persone stanno modificando il documento.

Sopra, ho abilitato Revisioni^{(Track Changes)}  nella scheda Revisione^(Review) e ora oltre al testo evidenziato in verde, ho anche le barre verticali rosse nella colonna di^{(hand column)} sinistra . Poiché le eliminazioni non vengono visualizzate^{(t show)} in verde, puoi visualizzarle solo tenendo traccia delle modifiche. Fai clic^(Click) sulla linea rossa e ti mostrerà il contenuto eliminato barrato.

Nel complesso, Word è un ottimo strumento per collaborare in tempo reale con più autori o editor e l'aspetto della sincronizzazione funziona molto bene. Una caratteristica che ho notato è che quando qualcun altro sta modificando un determinato paragrafo, impedisce ad altri di modificare quella sezione fino a quando la prima persona non ha terminato. Ciò garantisce che le persone non sovrascrivano le stesse sezioni contemporaneamente. Se avete domande, sentitevi liberi di commentare. Divertiti!

How to Share or Collaborate On a Word Doc with Others

Looking for a way to collаborate with othеrs on а Word doc? If so, you сan do it νery easily in Word itself. The fеature has been around for а couple of versions of Office and it works even if the recеiving party does not have Word installed on their system.

Note that in order to get started with document sharing in Word, you have to save your documents to the cloud. Not all your documents, but at least the one that is going to be shared. That means you need to setup a OneDrive account first and then log into your Microsoft account from within Word.

Share Word Doc

Once you have OneDrive setup properly in Word, go ahead and click on the Share button at the top right of the screen.

This will bring up a pane on the right hand side of the screen. If the document has not been saved to the cloud yet, you’ll have to click the Save to Cloud button.

This will bring up the Save As dialog, which should already be set to OneDrive. Give your file a name and save it.

Once it has been saved and uploaded to the cloud, go back to the Share dialog and you’ll now be able to invite people to join. Type in an email address, choose whether they can edit it or just view it and then include an optional message.

On the receiving end, an email will arrive that includes a link to the document stored in the sending party’s OneDrive account:

When the user clicks on the link, it will take them to a browser version of Word called Word Online, where the document can be edited.

Click the Edit in Browser button and you’ll get the familiar ribbon interface of the desktop Word program. The user can edit the document without needing Word installed or needing to have a OneDrive account.

The document automatically saves, so the user doesn’t have to worry about trying to save the document themselves. On your end, you’ll see a message pop up saying that other people are editing the document and asking if you want to automatically share changes as they happen. I recommend clicking Yes here.

Note that you won’t see the changes from other users until you save the document. If you click on File, you’ll see a new message on the Info tab that says Document Updates Available.

Go ahead and save your document and you’ll get another message explaining that new changes made by others will be shown with a green overlay.

Click OK and browse through your document. Anything in green is what has been changed or added by someone else. In my testing, if someone deleted something from the document, it didn’t show anything in green.

Note that once you save the document, the green highlight will disappear until new changes are made. If you want to keep track of what changes are being made, you should enable Track Changes on the document before you share it, otherwise it’s kind of hard to tell what’s going on, especially if multiple people are editing the document.

Above, I have enabled Track Changes on the Review tab and now in addition to the green highlighted text, I also have the red vertical bars in the left hand column. Since deletions don’t show in green, you can only see them by tracking changes. Click on the red line and it’ll show you the deleted content in strike-through.

Overall, Word is a great tool to collaborate in real-time with multiple authors or editors and the syncing aspect works very well. One feature I noticed is that when someone else is editing a certain paragraph, it prevents others from editing that section until the first person is finished. This ensures that people aren’t overwriting the same sections at the same time. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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