Ecco uno scenario comune: hai ricevuto un documento Word via e-mail che devi firmare e rispedire. Puoi stampare, firmare, scansionare e restituire il documento, ma c'è un modo più semplice, migliore e più veloce per inserire una firma in Word . 

Questa guida spiega come inserire rapidamente la tua firma in qualsiasi documento Microsoft Word indipendentemente dal dispositivo o dalla piattaforma che utilizzi. 

Come inserire una firma in Word^{(How to Insert a Signature in Word)}

Puoi aggiungere la tua firma autografa a un documento Word per dargli un tocco personale. 

Tuttavia, supponiamo di dover inviare una copia digitale del documento tramite e-mail o altri mezzi elettronici. In tal caso, puoi scansionare la tua firma, salvarla come immagine e quindi inserire la firma nel documento. Ecco come.  

1. Se la tua firma è salvata come immagine sul tuo computer, apri il documento di Word che devi firmare e seleziona Inserisci^(Insert) . 

1. Quindi, seleziona Immagini^(Pictures) > Immagine da file^{(Picture from File )} (o Da questo dispositivo^{(From this device)} ). 

1. Vai al punto in cui è stata salvata l'immagine scansionata della tua firma, fai clic sul file e seleziona Inserisci^(Insert) . 

1. Vai alla scheda ^(tab)Formato immagine^{(Picture Format)} e seleziona Ritaglia^{(Crop )} e regola l'immagine in base alle specifiche desiderate. Fare di nuovo clic su ^(Click)Ritaglia^(Crop) per uscire dalla modalità di ritaglio.  

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'immagine e selezionare Salva come immagine^{(Save as Picture)} . Puoi utilizzare la stessa immagine della firma in altri documenti Word o inserire la firma in un documento PDF^{(insert the signature in a PDF document)} o Google Docs .

Utilizzare parti rapide e glossario per inserire una firma in Word ^{(Use Quick Parts and AutoText to Insert a Signature in Word )}

Word fornisce strumenti integrati come Quick Parts e glossario^(AutoText) per aiutare a creare una firma completa, che potrebbe includere la firma autografa, l'indirizzo e-mail, il titolo del lavoro, il numero di telefono, ecc. 

Ecco come utilizzare questi strumenti per inserire una firma in Word . 

1. Inserisci^(Insert) l'immagine della firma scansionata in un documento Word e quindi digita il testo che desideri utilizzare sotto la firma. 

1. Usa il mouse per selezionare ed evidenziare la firma e il testo, quindi seleziona Inserisci^(Insert) > Parti rapide^{(Quick Parts)} .

1. Selezionare Salva selezione in Quick Part Gallery^{(Save Selection to Quick Part Gallery)} .

1. Nella finestra di dialogo Crea nuovo blocco predefinito, digitare un nome per il blocco firma.^{(Create New Building Block)}

1. Selezionare Glossario^{(AutoText )} nella casella Galleria e fare clic su OK .

1. Il tuo blocco firma verrà salvato e puoi inserirlo in altri documenti Word selezionando Inserisci^(Insert) > Parti rapide^{(Quick Parts)} > Glossario^(AutoText) e seleziona il nome del blocco firma.

Inserisci una firma digitale in Word^{(Insert a Digital Signature in Word)}

C'è una differenza tra una firma elettronica e digitale: 

• Una firma elettronica^{(electronic signature)} è un'immagine della tua firma che è sovrapposta a un documento di Word , che è ciò che hai inserito nella sezione precedente. 

• Una firma digitale^{(digital signature)} è una forma di autenticazione elettronica ma crittografata^{(electronic but encrypted)} su un documento che verifica di aver visto e autorizzato il documento. 

Puoi inserire una firma digitale in Word per autenticare la tua identità^{(authenticate your identity)} . Se il documento ha già una riga della firma^{(signature line)} , non è necessario aggiungerne una, ma se non è presente una riga della firma, puoi aggiungerne una rapidamente seguendo questi passaggi.

1. Crea una riga della firma nel documento di Word selezionando Inserisci^(Insert) > Riga della firma^{(Signature Line)} > Riga della firma di Microsoft Office^{(Microsoft Office Signature Line)} .

1. Digita i dettagli che vuoi che appaiano sotto la riga della firma.

1. Seleziona le seguenti caselle: 
   • Consenti al firmatario di aggiungere commenti nella finestra di dialogo Firma^{(Allow the signer to add comments in the Sign dialog)}
   • Mostra la data del segno nella riga della firma ^{(Show sign date in signature line )}

In questo modo è possibile fornire uno scopo per la firma e aggiungere la data in cui è stato firmato il documento.

1. Quindi, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla riga della firma e seleziona Firma^(Sign) dal menu.

Nota^(Note) : selezionare Sì^(Yes) per salvare il file in un formato supportato e selezionare Modifica comunque^{(Edit Anyway)} se il file si apre in Visualizzazione protetta^(Protected) . Se stai aprendo un file che hai ricevuto, assicurati che il documento provenga da una fonte affidabile.

1. Ottieni un ID digitale^{(digital ID)} che ti consentirà di aggiungere una versione di testo o immagine della tua firma nella casella. 

Rimuovere una firma digitale da Word^{(Remove a Digital Signature from Word)}

Se per errore hai aggiunto la firma sbagliata e desideri rimuoverla, apri il documento che contiene la firma e fai clic con il pulsante destro del mouse sulla riga della firma.

Seleziona Rimuovi firma^{(Remove Signature)} > Sì^(Yes) . In alternativa, seleziona la freccia accanto alla firma nel riquadro^{(Signature Pane)} della firma e quindi seleziona Rimuovi firma^{(Remove Signature)} .

Nota : un documento ^(Note)Word firmato avrà il pulsante Firme^(Signatures) nella parte inferiore del documento e il file diventerà di sola lettura per evitare ulteriori modifiche. 

Inserisci una firma digitale invisibile in Word^{(Insert an Invisible Digital Signature in Word)}

Una firma digitale invisibile funziona proprio come una firma digitale visibile e protegge l'autenticità del contenuto del documento. È possibile aggiungere una firma digitale invisibile utilizzando i passaggi seguenti.

1. Seleziona File > Informazioni^(Info) .

1. Selezionare Proteggi documento^{(Protect Document)} > Aggiungi una firma digitale^{(Add a Digital Signature)} .

1. Se ti viene richiesto un ID digitale, seleziona OK . Puoi rivolgerti a un partner Microsoft come GlobalSign se non disponi di un certificato di sicurezza per la tua firma o utilizzare lo strumento Selfcert per creare il tuo certificato digitale.

1. Per utilizzare lo strumento Selfcert , vai alla cartella di installazione Microsoft^{(Microsoft Installation)} sul tuo PC selezionando Esplora file^{(File Explorer)} > Questo PC^{(This PC)} > Local Disk/Windows (C:) > Programmi^{(Program Files)} > Microsoft Office > root > Office 16 e scorri verso il basso fino al file SELFCERT .

1. Fare doppio clic^{(Double-click)} sul file SELFCERT per aprirlo e digitare un nome nel campo Nome del certificato^{(Your certificate’s name)} .

1. Una volta installato il certificato, fai doppio clic sulla riga della firma sul documento di Word . Nella finestra di dialogo Firma , digita il tuo nome come firma o fai clic su ^{(Sign )}Seleziona immagine^{(Select Image)} per inserire la tua firma come immagine.

1. Compila la casella Scopo per la firma di questo documento^{(Purpose for signing this document)} e quindi seleziona Firma^(Sign) per inserire la firma.

1. Se ricevi una notifica che ti chiede se desideri utilizzare il certificato, seleziona Sì^(Yes) .

1. Word confermerà che la tua firma è stata salvata correttamente. Seleziona OK .

Usa un'app di terze parti per inserire una firma in Word^{(Use a Third-Party App to Insert a Signature in Word)}

Se la funzionalità in Word non offre opzioni sufficienti per inserire una firma, puoi utilizzare un'app di terze parti come DocuSign per firmare e inviare rapidamente i tuoi documenti. Ecco come utilizzare DocuSign per firmare un documento Word .

1. Installa il componente aggiuntivo DocuSign^{(DocuSign add-in)} in Word. Selezionare DocuSign > Firma ^(Sign) documento^(document) .

1. Se hai un account DocuSign , accedi con il tuo nome utente e password. In caso contrario, puoi creare un account DocuSign gratuito e accedere.

1. Trascina e rilascia il campo della firma^{(signature field)} per inserire la firma nel documento.

1. Seleziona Firma^(Signature) e aggiungi la tua firma nei campi pertinenti, quindi seleziona Adotta e firma^{(Adopt and Sign)} .

1. Seleziona Fine^(Finish) per firmare il documento di Word.

1. Nella finestra Firma e restituisci^{(Sign and Return)} , inserisci il nome e l'indirizzo e-mail della persona che ha richiesto la tua firma in modo che possa riceverne una copia, quindi seleziona Invia e chiudi^{(Send and Close)} .

Firma documenti Word più velocemente^{(Sign Word Documents Faster)}

Le firme elettroniche hanno reso conveniente firmare documenti come contratti o accordi di vendita. Ciò consente di risparmiare tempo e risorse che altrimenti sarebbero stati spesi cercando di stampare, scansionare e rispedire i documenti firmati.

Se utilizzi un Mac , consulta la nostra guida su come ^(how)firmare un PDF su Mac^{( to sign a PDF on Mac)} .

Lascia un commento e facci sapere se questa guida ti ha aiutato a inserire una firma in Microsoft Word .

How to Insert a Signature in a Microsoft Word Document

Here’s a common scеnario: You’ve received a Word documеnt via email that you’re required to sign and send back. You could print, sign, scan, and return the document, but there’s an easier, better and faster way to insert a signature in Word. 

This guide explains how to quickly insert your signature into any Microsoft Word document regardless of the device or platform you use. 

How to Insert a Signature in Word

You can add your handwritten signature to a Word document to give it a personal touch. 

However, suppose you need to send a digital copy of the document via email or other electronic means. In that case, you can scan your signature, save it as an image and then insert the signature in the document. Here’s how.  

1. If your signature is saved as an image on your computer, open the Word document you need to sign and select Insert. 

1. Next, select Pictures > Picture from File (or From this device). 

1. Go to where the scanned image of your signature is saved, click on the file and select Insert. 

1. Go to the Picture Format tab and select Crop and adjust the image to your desired specifications. Click Crop again to exit crop mode.  

1. Right-click the image and select Save as Picture. You can use the same signature image in other Word documents or insert the signature in a PDF document or Google Docs.

Use Quick Parts and AutoText to Insert a Signature in Word 

Word provides built-in tools like Quick Parts and AutoText to help create a complete signature, which could include your handwritten signature, email address, job title, phone number, etc. 

Here’s how to use these tools to insert a signature in Word. 

1. Insert your scanned signature image in a Word document and then type the text you want to use under the signature. 

1. Use your mouse to select and highlight the signature and text, and then select Insert > Quick Parts.

1. Select Save Selection to Quick Part Gallery.

1. In the Create New Building Block dialog box, type a name for the signature block.

1. Select AutoText in the Gallery Box and click OK.

1. Your signature block will be saved, and you can insert it in other Word documents by selecting Insert > Quick Parts > AutoText and select the name of the signature block.

Insert a Digital Signature in Word

There’s a difference between an electronic and digital signature: 

• An electronic signature is an image of your signature that’s overlaid on top of a Word document, which is what you’ve inserted in the previous section. 

• A digital signature is an electronic but encrypted form of authentication on a document that verifies that you have seen and authorized the document. 

You can insert a digital signature in Word to authenticate your identity. If the document already has a signature line, you don’t have to add one, but if there’s no signature line, you can add one quickly using these steps.

1. Create a signature line in the Word document by selecting Insert > Signature Line > Microsoft Office Signature Line.

1. Type the details you want to appear under the signature line.

1. Check the following boxes: 
   • Allow the signer to add comments in the Sign dialog
   • Show sign date in signature line 

Doing this allows you to provide a purpose for signing and add the date the document was signed.

1. Next, right-click the signature line and select Sign from the menu.

Note: Select Yes to save the file in a supported format, and select Edit Anyway if the file opens in Protected view. If you’re opening a file you received, make sure you trust the document is from a reliable source.

1. Get a digital ID that will allow you to add a text or image version of your signature in the box. 

Remove a Digital Signature from Word

If you accidentally added the wrong signature and want to remove it, open the document that contains the signature and right-click the signature line.

Select Remove Signature > Yes. Alternatively, select the arrow next to the signature in the Signature Pane and then select Remove Signature.

Note: A signed Word document will have the Signatures button at the bottom of the document, and the file will become Read-only to prevent further modifications. 

Insert an Invisible Digital Signature in Word

An invisible digital signature works just like a visible digital signature and protects the authenticity of your document’s content. You can add an invisible digital signature using the following steps.

1. Select File > Info.

1. Select Protect Document > Add a Digital Signature.

1. If you’re asked for a digital ID, select OK. You can go with a Microsoft partner such as GlobalSign if you don’t have a security certificate for your signature, or use the Selfcert tool to create your own digital certificate.

1. To use the Selfcert tool, go to the Microsoft Installation folder on your PC by selecting File Explorer >This PC > Local Disk/Windows (C:) > Program Files > Microsoft Office > root > Office 16 and scroll down to the SELFCERT file.

1. Double-click the SELFCERT file to open it and type a name in the Your certificate’s name field.

1. Once you install the certificate, double-click the signature line on your Word document. In the Sign dialog box, type your name as the signature or click Select Image to insert your signature as an image.

1. Fill out the Purpose for signing this document box and then select Sign to insert the signature.

1. If you get a notification asking whether you want to use the certificate, select Yes.

1. Word will confirm that your signature has been successfully saved. Select OK.

Use a Third-Party App to Insert a Signature in Word

If the functionality in Word doesn’t offer enough options for you to insert a signature, you can use a third-party app like DocuSign to quickly sign and send your documents. Here’s how to use DocuSign to sign a Word document.

1. Install DocuSign add-in in Word. Select DocuSign > Sign document.

1. If you have a DocuSign account, log in with your username and password. If not, you can create a free DocuSign account and sign in.

1. Drag and drop the signature field to insert the signature in the document.

1. Select Signature and add your signature to the relevant fields and then select Adopt and Sign.

1. Select Finish to sign the Word document.

1. In the Sign and Return window, enter the name and email address of the person who requested your signature so they can receive a copy, and then select Send and Close.

Sign Word Documents Faster

Electronic signatures have made it convenient to sign documents like contracts or sale agreements. This saves time and resources that would otherwise have been spent trying to print, scan and send back the signed paperwork.

If you’re using a Mac, check out our guide on how to sign a PDF on Mac.

Leave a comment and let us know if this guide helped you insert a signature in Microsoft Word.

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