Un mouse è uno strumento utile, ma punta e clicca è una perdita di tempo. Lo sapevi, quindi sei andato e hai già imparato le migliori scorciatoie da tastiera per Office e Windows^{(best keyboard shortcuts for Office and Windows)} .

Ma forse alcune attività ripetitive non hanno tasti di scelta rapida. Non sarebbe fantastico se potessi creare le tue scorciatoie da tastiera in Microsoft Office ? Bene^(Well) , puoi.

Come creare scorciatoie da tastiera^{(Keyboard Shortcuts)} in Microsoft Office

Esaminiamo prima questi passaggi in Word . I passaggi sono identici in Excel e PowerPoint sul desktop. Scorri^(Scroll) verso il basso per vedere come farlo in Outlook .

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse^{(Right-click)} su uno spazio grigio nell'area della barra multifunzione e selezionare Personalizza barra multifunzione^{(Customize the Ribbon)} .

1. Si aprirà la finestra Opzioni di Word . ^{(Word Options )}Seleziona Personalizza^{(Customize )} accanto a Tasti di scelta rapida^{(Keyboard shortcuts)} nella parte inferiore della finestra.

1. Si aprirà la finestra Personalizza tastiera . ^{(Customize Keyboard)}Cerca nell'area Categorie^{(Categories )} per restringere il campo a una scheda che contiene il comando per cui desideri creare una scorciatoia. I comandi di quella scheda verranno visualizzati nell'area Comandi^{(Commands )} a destra. Seleziona il comando che desideri.
   
   In questo esempio, abbiamo selezionato FileSendPdf , poiché sarebbe molto utile inviare un documento Word come PDF^{(send a Word document as a PDF)} con una semplice combinazione di tasti. Se il comando ha già una combinazione da tastiera, verrà visualizzato nell'area Tasti correnti^{(Current keys )} .

1. Per impostare una nuova combinazione di tasti di scelta rapida, posizionare il cursore nel campo Premi nuovo tasto^{(Press new shortcut key)} di scelta rapida , quindi premere la combinazione di tasti che si desidera utilizzare sulla tastiera. Prendere nota di ciò che viene visualizzato nell'area Tasti correnti^{(Current keys)} accanto a Attualmente assegnato a^{(Currently assigned to)} . Se viene visualizzato qualcosa tranne [non assegnato]^{([unassigned])} , prova un'altra combinazione di tasti.

1. Per utilizzare questa combinazione di tasti per tutti i documenti futuri, lascia selezionato Normal.dotm nella casella ^{(Normal.dotm )}Salva modifiche in^{(Save changes in )} . Per applicare la combinazione di tasti solo a questo documento, sceglila nella casella a discesa. 
2. Seleziona il pulsante Assegna^{(Assign )} per applicare le impostazioni, quindi chiudi la finestra Personalizza tastiera . ^{(Customize Keyboard)}Premi OK per chiudere la finestra Opzioni di Word^{(Word Options)} . Prova la tua nuova combinazione di scorciatoie da tastiera. 

Il collegamento FileSendPdf convertirà automaticamente il documento in un PDF , creerà un nuovo messaggio di posta elettronica in Outlook , allegherà il PDF e assegnerà all'e-mail un Oggetto^(Subject) . Una sequenza di tasti invece di una dozzina o più punta e clicca con il mouse è un incredibile risparmio di tempo.

Come cancellare le scorciatoie da tastiera personalizzate^{(Custom Keyboard Shortcuts)} in Microsoft Office

Potresti voler eliminare tutte le scorciatoie da tastiera personalizzate che hai creato in un'app di Office . È semplice da fare.

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse^{(Right-click)} su uno spazio grigio nell'area della barra multifunzione e selezionare Personalizza barra multifunzione^{(Customize the Ribbon)} .

1. Si aprirà la finestra Opzioni di Word . ^{(Word Options )}Seleziona il pulsante Personalizza^{(Customize )} nell'area in basso a sinistra della finestra. Si aprirà la finestra  Personalizza tastiera .^{(Customize Keyboard )}

1. Per rimuovere le assegnazioni chiave da tutti i documenti futuri, lascia selezionato Normal.dotm nell'elenco a discesa Salva modifiche in . ^{(Save changes in )}Per rimuoverli solo da questo documento, scegli invece il documento nel menu a discesa. In basso a sinistra, seleziona il pulsante Ripristina tutto^{(Reset All )} .

1. Ti verrà chiesto, sei sicuro di voler ripristinare le assegnazioni chiave? Questa azione rimuoverà tutte le chiavi attualmente assegnate a macro e stili in Normal.dotm^{(Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm)} . Nota che alla fine di quell'avviso, leggerà Normal.dotm o il documento che hai selezionato. Selezionare Sì^{(Yes )} per confermare il ripristino.

Come creare scorciatoie da tastiera^{(Keyboard Shortcuts)} in Microsoft Outlook

Di tutte le app di Microsoft Office , Outlook è probabilmente quella in cui trascorri più tempo. Ha senso creare alcune scorciatoie da tastiera personalizzate per fare le cose più velocemente. 

Sfortunatamente, da Outlook 2016, non ti consente di creare scorciatoie da tastiera come possiamo in Word , Excel e PowerPoint . quindi quali sono le tue opzioni?

È una soluzione alternativa, ma puoi creare Passaggi rapidi^{(Quick Steps )} e assegnare loro combinazioni di tasti. Questo non ti darà la possibilità di creare una combinazione di tasti di scelta rapida per tutto in Outlook , ma può soddisfare la maggior parte delle tue esigenze. C'è un limite di nove combinazioni di tasti che puoi assegnare a Quick Step^{(Quick Steps)} personalizzati .

1. Seleziona Crea nuovo^{(Create New )} nella sezione Passaggi rapidi^{(Quick Steps )} della scheda  Home in Outlook.^{(Home )}

1. Si aprirà la finestra Modifica passaggio rapido . ^{(Edit Quick Step )}Immettere un nome descrittivo nel campo Nome^(Name) .
2. Scegli da una delle azioni predefinite nel menu a discesa Scegli un'azione . ^{(Choose an Action )}In questo esempio, andiamo con Segna come letto^{(Mark as read)} .

1. Stringa le azioni insieme selezionando il pulsante Aggiungi azione^{(Add Action )} sotto l'azione precedente.

1. Seleziona Sposta nella cartella^{(Move to folder)} .

1. Si aprirà la finestra Seleziona cartella . ^{(Select Folder )}Trova^(Find) e seleziona la cartella in cui desideri che questa azione rapida^{(Quick Action)} sposti l'e-mail. Selezioniamo la cartella Fatture^{(Bills )} per questo esempio. Selezionare OK per chiudere la finestra.

1. Seleziona una combinazione di tasti nell'elenco a discesa Tasto di scelta rapida . ^{(Shortcut key)}Nota che è limitato a nove selezioni.

1. Aggiungi una descrizione di ciò che fa Quick Step nella casella di testo della descrizione comando . ^(Tooltip)Quando passi il mouse sopra il Quick Step in seguito, questo apparirà per ricordarti cosa fa.
2. Selezionare Fine^{(Finish )} per completare la creazione del passaggio rapido^{(Quick Step)} . Ora vedrai il passaggio rapido Segna come letto e passa a fatture^{(Mark Read Move to Bills)} nella barra multifunzione di Outlook . Provalo usando la combinazione di tasti di scelta rapida che hai scelto nel passaggio 7.

Se vuoi fare un ulteriore passo avanti, puoi creare collegamenti al desktop di Outlook^{(create Outlook Desktop shortcuts)} utilizzando le opzioni della riga di comando per semplificare le attività comuni.

Esercitati con le tue scorciatoie da tastiera

Ora puoi creare i tuoi tasti di scelta rapida di Microsoft Office . Stampa un elenco delle scorciatoie più utilizzate e tienile accanto al monitor. Dopo alcuni giorni, non avrai più bisogno del cheat sheet. Aggiungi^(Add) le scorciatoie per l'interruttore della riga di comando e aumenterà la tua produttività di Microsoft Office^{(boost your Microsoft Office productivity)} in pochissimo tempo. 

Create or Generate Keyboard Shortcuts for Microsoft Office

A mouse is a handy tool, but point-and-click is a waѕte of time. Υou knew that, so you went and learned the best keyboard shortcuts for Office and Windows already.

But maybe some repetitive tasks don’t have shortcut keys. Wouldn’t it be great if you could create your own keyboard shortcuts in Microsoft Office? Well, you can.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

Let’s go through these steps in Word first. The steps are identical in Excel and PowerPoint on the desktop. Scroll down to see how to do this in Outlook.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select Customize next to Keyboard shortcuts near the bottom of the window.

1. The Customize Keyboard window will open. Look in the Categories area to narrow down to a tab which has the command you want to create a shortcut for. That tab’s commands will show in the Commands area on the right. Select the command you want.
   
   In this example, we’ve selected FileSendPdf, as it would be very helpful to send a Word document as a PDF with a simple keystroke combination. If the command already has a keyboard combo, it will show in the Current keys area.

1. To set a new shortcut key combination, place the cursor in the Press new shortcut key field, then press the key combo you want to use on your keyboard. Make a note of what shows under the Current keys area next to Currently assigned to. If anything but [unassigned] shows there, try another key combo.

1. To use this key combo for all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in box. To apply the key combo to only this document, choose it in the drop-down box. 
2. Select the Assign button to apply the settings, then close the Customize Keyboard window. Press OK to close out the Word Options window. Try your new keyboard shortcut combination. 

The FileSendPdf shortcut will automatically convert the document into a PDF, create a new email message in Outlook, attach the PDF, and give the email a Subject. One keystroke instead of a dozen or more point-and-clicks with a mouse is an incredible timesaver.

How to Clear Custom Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

You may wish to get rid of all the custom keyboard shortcuts you’ve made in an Office app. It’s simple to do.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select the Customize button in the bottom-left area of the window. The Customize Keyboard window will open. 

1. To remove the key assignments from all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in drop-down. To remove them only from this document, choose the document in the dropdown instead. Near the bottom-left, select the Reset All button.

1. It will ask, Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm. Note that at the end of that warning, it will read either Normal.dotm or the document you’ve selected. Select Yes to confirm the reset.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Outlook

Of all the Microsoft Office apps, Outlook is probably the one in which you spend the most time. It makes sense to create some custom keyboard shortcuts to get things done faster. 

Unfortunately, since Outlook 2016, it doesn’t allow you to make keyboard shortcuts as we can in Word, Excel, and PowerPoint. So what are your options?

It’s a workaround, but you can create Quick Steps and assign key combinations to them. This won’t give you the ability to create a shortcut key combo for everything in Outlook, but it can meet most of your needs. There is a limit of nine key combos that you can assign to custom Quick Steps.

1. Select Create New in the Quick Steps section of the Home tab in Outlook. 

1. The Edit Quick Step window will open. Enter a descriptive name in the Name field.
2. Choose from one of the predefined actions in the Choose an Action drop-down menu. In this example, let’s go with Mark as read.

1. String actions together by selecting the Add Action button under the previous action.

1. Select Move to folder.

1. The Select Folder window will open. Find and select the folder to which you want this Quick Action to move the email. We select the folder Bills for this example. Select OK to close the window.

1. Select a key combo in the Shortcut key drop-down. Note that it’s limited to nine selections.

1. Add a description of what the Quick Step does in the Tooltip text box. When you hover over the Quick Step later, this will appear to remind you of what it does.
2. Select Finish to complete creating the Quick Step. You’ll now see the Mark Read Move to Bills Quick Step in the Outlook ribbon. Test it using the shortcut key combo you chose in step 7.

If you want to go a step further, you can create Outlook Desktop shortcuts using command line switches to make common tasks easier to do.

Practice Your Keyboard Shortcuts

Now you can create your own Microsoft Office shortcut keys. Print out a list of your most-used shortcuts and keep them beside your monitor. After a few days, you won’t need the cheat sheet anymore. Add in the command line switch shortcuts and it will boost your Microsoft Office productivity in no time. 

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