Stai^(Are) pensando di lasciare un lavoro e vuoi assicurarti di ricevere una copia di tutte le tue e-mail nel caso in cui dovessi fare riferimento a loro in un secondo momento? O forse vuoi semplicemente esportarli a scopo di backup nel caso in cui il tuo file PST di Outlook venga danneggiato , cosa che accade abbastanza spesso.

In ogni caso, il backup delle tue e-mail è sempre una buona idea. Anche se stai utilizzando un servizio Web come Outlook.com o Gmail , non è comunque una cattiva idea utilizzare un client desktop come Outlook per scaricare tutta la posta in modo da averla archiviata localmente. I servizi Web^(Web) e giganti come Microsoft e Google possono sembrare immuni al fallimento, ma non si sa mai quando può succedere qualcosa di catastrofico.

In questo articolo, ti mostrerò come esportare le tue e-mail di Outlook in Outlook 2003^{(Outlook 2003)} , 2007, 2010, 2013 e 2016. Menzionerò anche la procedura se stai utilizzando Outlook per Mac . Vale la pena notare che l'attuale procedura guidata di importazione^(Import) ed esportazione^{(Export Wizard)} è praticamente la stessa in tutte le versioni, ma il processo per arrivare alla procedura guidata è cambiato.

Esportazione di e-mail da Outlook

Se stai utilizzando Outlook 2003 , 2007, 2010 o 2013, dai un'occhiata al mio post su come esportare i contatti di Outlook^{(how to export Outlook contacts)} per vedere la procedura per accedere alla procedura guidata di importazione/esportazione. Se stai utilizzando Outlook 2016 , fai clic su File e Apri ed esporta^{( Open & Export)} .

Nel menu di destra, fai clic sul pulsante Import/Export .

Verrà ora visualizzata la Import/Export Wizard , che ha lo stesso aspetto in tutte le versioni di Office . Per iniziare, seleziona Esporta in un file^{(Export to a file)} .

Nella schermata successiva, devi scegliere il tipo di file: un file CSV ( Coma Separated Values^{(Comma Separated Values)} ) o un file di dati di Outlook^{(Outlook Data File)} ( PST ). Normalmente uso sempre PST , in modo che sia più facile importare nuovamente in Outlook , ma puoi scegliere CSV se vuoi importare le e-mail in un altro client di posta elettronica o anche in un programma come Excel o Word .

Nella schermata successiva, devi scegliere cosa vuoi esportare. Se vuoi ricevere tutte le tue e-mail, normalmente selezioni Posta^(Inbox) in arrivo e assicurati che Includi sottocartelle^{(Include subfolders)} sia selezionato. Se desideri solo un piccolo sottoinsieme di e-mail, puoi fare clic sul pulsante Filtro^(Filter) e quindi inserire vari criteri per ridurre il numero di e-mail da esportare.

Fai clic su Avanti^(Next) e ora dovrai scegliere una posizione in cui salvare il tuo file CSV o PST . Ci sono diverse opzioni tra cui puoi scegliere che trattano come verranno gestiti i duplicati.

Infine, fai clic su Fine^(Finish) e otterrai una finestra che ti chiede se desideri proteggere il tuo file PST con una password opzionale. Se hai intenzione di utilizzare una password qui, tieni presente che dovrebbe contenere più di 16 caratteri. Inoltre, tieni presente che non è molto sicuro e può essere facilmente violato utilizzando il software giusto.

Questo è tutto. Ora dovresti avere un file CSV o PST con tutte le tue email memorizzate all'interno. Ora puoi copiare questo file in una posizione sicura per il backup.

Esporta e-mail da Outlook per Mac

Se stai utilizzando la versione Mac di ^(Mac)Office , la procedura per l'esportazione delle email è diversa. In realtà, anche il tipo di file è diverso. Sui Mac^(Macs) , hai solo un'opzione: File di archivio di Outlook per Mac^{(Mac Archive File)} ( .OLM ).

Fare clic su File e poi su Esporta^(Export) .

Verrà visualizzata una finestra di dialogo in cui è possibile scegliere quali elementi si desidera esportare nel file di archivio. Puoi scegliere tra Posta^(Mail) , Calendario^(Calendar) , Contatti^(Contacts) , Attività^(Tasks) e Note^(Notes) oppure puoi scegliere tra elementi in una categoria specifica.

Fai clic su Continua^(Continue) e ti verrà chiesto dove vuoi salvare il file. Questo è tutto. Non ci sono altre opzioni durante l'esportazione da Outlook su un Mac .

Dopo aver esportato le tue email, puoi leggere il mio post su come importarle in un altro servizio di posta elettronica^{(import them to another email service)} come Gmail , se hai intenzione di passare.

How to Export Your Emails from Microsoft Outlook to CSV or PST

Are you planning on leaving a job and want to make sure you get a copy of all your emails in case yoυ need to refer to them at a later рoint? Or maybe you just want to export them for backup purposes in caѕe your Outlook PST file becomes сorrupt, whіch happens quite often.

In any case, backing up your emails is always a good idea. Even if you are using a web service like Outlook.com or Gmail, it’s still not a bad idea to use a desktop client like Outlook to download all your mail so that you have it stored locally. Web services and giants like Microsoft and Google may seem immune to failure, but you never know when something catastrophic can happen.

In this article, I’ll show you how to export your Outlook emails in Outlook 2003, 2007, 2010, 2013 and 2016. I’ll also mention the procedure if you are using Outlook for Mac. It’s worth noting that the actual Import and Export Wizard is pretty much exactly the same across all versions, but the process of getting to the wizard has changed.

Exporting Emails from Outlook

If you are running Outlook 2003, 2007, 2010 or 2013, then check out my post on how to export Outlook contacts to see the procedure for getting to the import/export wizard. If you are running Outlook 2016, then click on File and Open & Export.

In the right-hand menu, click on the Import/Export button.

This will now bring up the Import/Export Wizard, which looks the same in all versions of Office. To get started, you want to select Export to a file.

On the next screen, you have to choose the type of file: either a CSV (Comma Separated Values) file or an Outlook Data File (PST). I normally always use PST, so that it’s easier to import back into Outlook, but you can choose CSV if you want to import the emails into another email client or even into a program like Excel or Word.

On the next screen, you have to choose what you want to export. If you want to get all your emails, you normally select Inbox and make sure that Include subfolders is checked. If you only want a small subset of emails, you can click on the Filter button and then put in various criteria to reduce the number of emails to export.

Click Next and you’ll now need to choose a location to save your CSV or PST file. There are several options that you can choose from that deal with how duplicates will be handled.

Finally, click Finish and you’ll get a window asking if you want to protect your PST file with an optional password. If you are going to use a password here, note that it should be more than 16 characters. Also, note that it’s not very secure and can easily be hacked using the right software.

That’s about it. You should now have a CSV or PST file with all your emails stored inside. You can now copy this file to a safe location for backup.

Export Emails from Outlook for Mac

If you are running the Mac version of Office, then the procedure for exporting emails is different. Actually, the file type is also different. On Macs, you only have one option: Outlook for Mac Archive File (.OLM).

Click on File and then Export.

A dialog will popup where you can choose which items you want to export to the archive file. You can choose from Mail, Calendar, Contacts, Tasks and Notes or you can choose from items in a specific category.

Click Continue and you’ll be asked where you want to save the file. That’s about it. There aren’t any other options when exporting from Outlook on a Mac.

Once you have your emails exported, you can read my post on how to import them to another email service like Gmail, if you are planning to switch.

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