Per coloro che utilizzano Excel regolarmente, il numero di formule e funzioni integrate per riepilogare e manipolare i dati è sbalorditivo. Excel è letteralmente usato da tutti: dagli studenti di una classe finanziaria ai gestori di hedge fund di Wall Street . È estremamente potente, ma allo stesso tempo molto semplice.

Per coloro che hanno appena iniziato con Excel , uno dei primi gruppi di funzioni che dovresti imparare sono le funzioni di riepilogo. Questi includono SUM ,  AVERAGE , MAX ,  MIN , MODE , MEDIAN , COUNT , STDEV , LARGE , SMALL e AGGREGATE^{(SMALL and AGGREGATE)} . Queste funzioni vengono utilizzate al meglio su dati numerici.

In questo articolo ti mostrerò come creare una formula e inserire la funzione in un foglio di calcolo Excel^{(Excel spreadsheet)} . Ogni funzione in Excel accetta argomenti^(arguments) , che sono i valori necessari alle funzioni per calcolare un output.

Comprensione di formule e funzioni

Ad esempio, se devi sommare 2 e 2 insieme, la funzione sarebbe SUM  e gli argomenti sarebbero i numeri 2 e 2 . Normalmente lo scriviamo come 2 + 2, ma in Excel lo scrivi come =SUM(2+2) . Qui puoi vedere i risultati di questa semplice aggiunta di due numeri letterali.

Anche se non c'è niente di sbagliato in questa formula, in realtà non è necessaria. Potresti semplicemente digitare =2+2 in Excel e funzionerebbe anche. In Excel , quando si utilizza una funzione come SUM , ha più senso utilizzare argomenti. Con la funzione SOMMA^(SUM) , Excel prevede almeno due argomenti, che sarebbero riferimenti alle celle del foglio di calcolo.

Come facciamo a fare riferimento a una cella all'interno della formula di Excel^{(Excel formula)} ? Bene, è abbastanza facile. Ogni riga ha un numero e ogni colonna ha una lettera. A1 è la prima cella del foglio di calcolo in alto a sinistra. B1 sarebbe la cella a destra di A1. A2 è la cella direttamente sotto A1. Abbastanza facile vero?^(Easy)

Prima di scrivere la nostra nuova formula, aggiungiamo alcuni dati nelle colonne A e B^{(columns A and B)} con cui lavorare. Vai avanti e digita numeri casuali da A1 a A10 e da B1^{(A10 and B1)} a B10 per il nostro set di dati. Ora vai su D1 e digita ^{(D1 and type)}=SUM(A1,B1) . Dovresti vedere che il risultato è semplicemente il valore di A1 + B1 .

Ci sono un paio di cose da notare durante la digitazione di una formula in Excel . In primo luogo, noterai che quando digiti la prima parentesi di apertura ^{(opening parenthesis)}( dopo il nome della funzione^{(function name)} , Excel ti dirà automaticamente quali argomenti richiede quella funzione. Nel nostro esempio, mostra number1 , number2 , ecc. Separi gli argomenti con virgole. Questo una funzione particolare può assumere un numero infinito di valori poiché è così che funziona la funzione SOMMA^{(SUM function)} .

In secondo luogo, puoi digitare il riferimento di cella^{(cell reference)} manualmente (A1) oppure puoi fare clic sulla cella A1 dopo aver digitato la parentesi aperta. Excel evidenzierà anche la cella con lo stesso colore del riferimento di cella^{(cell reference)} in modo da poter vedere esattamente i valori corrispondenti. Quindi abbiamo sommato una riga insieme, ma come possiamo sommare tutte le altre righe senza digitare nuovamente la formula o copiare e incollare? Fortunatamente, Excel lo rende facile.

Sposta il cursore del mouse^{(mouse cursor)} nell'angolo in basso a destra della cella D1 e noterai che cambia da una croce bianca a un segno più nero.

Ora fai clic e tieni premuto il pulsante del mouse. Trascina il cursore sull'ultima riga con i dati e poi lascia andare alla fine.

Excel è abbastanza intelligente da sapere che la formula dovrebbe cambiare e riflettere i valori nelle altre righe piuttosto che mostrarti lo stesso A1 + B1 fino in fondo. Vedrai invece A2+B2 , A3+B3 e così via.

C'è anche un altro modo per usare SUM che spiega un altro concetto alla base degli argomenti in Excel . Diciamo che volessimo sommare tutti i valori da A1 ad A12 , quindi come faremmo? Potremmo digitare qualcosa come =SUM(A1, A2, A3, etc) , ma richiede molto tempo. Un modo migliore è utilizzare un intervallo di Excel^{(Excel range)} .

Per sommare A1 a A12 , tutto ciò che dobbiamo fare è digitare =SUM(A1:A12) con due punti che separano i due riferimenti di cella invece di una virgola. Puoi anche digitare qualcosa come =SUM(A1:B12) e sommerà tutti i valori da A1 a A12 e da B1 a B12^{(A1 thru A12 and B1 thru B12)} .

Questa è stata una panoramica molto semplice su come utilizzare funzioni e formule in Excel , ma è sufficiente per iniziare a utilizzare tutte le funzioni di somma dei dati.

Funzioni di riepilogo

Utilizzando lo stesso insieme di dati, utilizzeremo il resto delle funzioni di riepilogo per vedere che tipo di numeri possiamo calcolare. Iniziamo con le funzioni COUNT e COUNTA .

Qui ho inserito la funzione COUNT in D2 e ​​la funzione COUNTA in E2, utilizzando l'intervallo A2:A12  come set di dati^{(data set)} per entrambe le funzioni. Ho anche cambiato il valore in A9 nella stringa di testo ^{(text string)} ciao^(hello) per mostrare la differenza. COUNT conta solo le celle che hanno numeri mentre COUNTA conta le celle che contengono testo e numeri. Entrambe le funzioni non contano le celle vuote. Se vuoi contare le celle vuote, usa la funzione COUNTBLANK .

Successivamente ci sono le funzioni MEDIA^(AVERAGE) , MEDIA^(MEDIAN) e MODALITÀ^(MODE) . La media si spiega da sé, la mediana è il numero medio in un insieme di numeri e la modalità è il numero oi numeri^{(number or numbers)} più comuni in un insieme di numeri. Nelle versioni più recenti di Excel , hai MODE.SNGL  e MODE.MULT perché potrebbe esserci più di un numero che è il numero più comune in un insieme di numeri. Ho usato B2: B12 per l'intervallo nell'esempio seguente.

Proseguendo, possiamo calcolare MIN , MAX e STDEV^{(MAX and STDEV)} per l'insieme dei numeri B2: B12 . La funzione DEV.ST^{(STDEV function)} calcola quanto ampiamente i valori sono dispersi dal valore medio. Nelle versioni più recenti di Excel , hai STDEV.P e STDEV.S , che calcolano rispettivamente in base all'intera popolazione o in base a un campione.

Infine, altre due utili funzioni sono LARGE e SMALL . Prendono due argomenti: l' intervallo di celle^{(cell range)} e il k-esimo valore più grande che si desidera restituire. Quindi, se vuoi il secondo valore più grande nell'insieme, dovresti usare 2 per il secondo argomento, 3 per il terzo numero più grande, ecc. SMALL funziona allo stesso modo, ma ti dà il k-esimo numero più piccolo^{(smallest number)} .

Infine, c'è una funzione chiamata AGGREGA^(AGGREGATE) , che ti consente di applicare una qualsiasi delle altre funzioni sopra menzionate, ma ti consente anche di fare cose come ignorare le righe nascoste, ignorare i valori di errore, ecc. Probabilmente non avrai bisogno di usarlo così spesso , ma puoi saperne di più^{(learn more about it)} qui nel caso ne avessi bisogno.

Quindi questa è una panoramica di base di alcune delle funzioni di riepilogo più comuni in Excel . Se hai domande, sentiti libero di pubblicare un commento. Divertiti!

Use Summary Functions to Summarize Data in Excel

For those who use Excеl regularly, the number of built-in formulas and functions to summarize аnd manipulate data is staggering. Excel is literally used by eνеryone: from stυdents in a financial class to hedge fund managers on Wall Street. It’s extrеmely powerful, but аt thе same time very simple.

For those just getting started with Excel, one of the first group of functions you should learn are the summary functions. These include SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL and AGGREGATE. These functions are best used on numerical data.

In this article, I’ll show you how to create a formula and insert the function into an Excel spreadsheet. Each function in Excel takes arguments, which are the values the functions needs to calculate an output.

Understanding Formulas & Functions

For example, if you need to add 2 and 2 together, the function would be SUM and the arguments would be the numbers 2 and 2. We normally write this as 2 + 2, but in Excel you would write it as =SUM(2+2). Here you can see the results of this simple addition of two literal numbers.

Even though there is nothing wrong with this formula, it really isn’t necessary. You could just type =2+2 in Excel and that would work also. In Excel, when you use a function like SUM, it makes more sense to use arguments. With the SUM function, Excel is expecting at least two arguments, which would be references to cells on the spreadsheet.

How do we reference a cell inside the Excel formula? Well, that’s pretty easy. Every row has a number and every column has a letter. A1 is the first cell on the spreadsheet at the top left. B1 would be the cell to the right of A1. A2 is the cell directly below A1. Easy enough right?

Before we write our new formula, let’s add some data in columns A and B to work with. Go ahead and type random numbers from A1 to A10 and B1 to B10 for our data set. Now go to D1 and type in =SUM(A1,B1). You should see the result is simply the value of A1 + B1.

There are a couple of things to note while typing a formula in Excel. Firstly, you’ll notice that when you type the first opening parenthesis ( after the function name, Excel will automatically tell you what arguments that function takes. In our example, it shows number1, number2, etc. You separate arguments with commas. This particular function can take an infinite number of values since that is how the SUM function works.

Secondly, either you can type in the cell reference manually (A1) or you can click on the cell A1 after you typed the open parenthesis. Excel will also highlight the cell in the same color as the cell reference so you can see the corresponding values exactly. So we summed one row together, but how can we sum all the other rows without typing the formula again or copying and pasting? Luckily, Excel makes this easy.

Move your mouse cursor to the bottom right corner of cell D1 and you’ll notice it changes from a white cross to a black plus sign.

Now click and hold your mouse button down. Drag the cursor down to the last row with the data and then let go at the end.

Excel is smart enough to know that the formula should change and reflect the values in the other rows rather than just showing you the same A1 + B1 all the way down. Instead, you’ll see A2+B2, A3+B3 and so on.

There is also another way to use SUM that explains another concept behind arguments in Excel. Let’s say we wanted to sum up all the values from A1 to A12, then how would we go about it? We could type something like =SUM(A1, A2, A3, etc), but that is very time consuming. A better way is to use an Excel range.

To sum A1 to A12, all we have to do is type =SUM(A1:A12) with a colon separating the two cell references instead of a comma. You could even type something like =SUM(A1:B12) and it will sum all values in A1 thru A12 and B1 thru B12.

This was a very basic overview of how to use functions and formulas in Excel, but it’s enough so that you can start using all of the data summation functions.

Summary Functions

Using the same set of data, we’re going to use the rest of the summary functions to see what kind of numbers we can calculate. Let’s start with the COUNT and COUNTA functions.

Here I have entered the COUNT function into D2 and the COUNTA function into E2, using A2:A12 range as the data set for both functions. I also changed the value in A9 to the text string hello to show the difference. COUNT only counts the cells that have numbers whereas COUNTA counts cells that contain text and numbers. Both functions do not count blank cells. If you want to count blank cells, use the COUNTBLANK function.

Next up are the AVERAGE, MEDIAN and MODE functions. Average is self-explanatory, median is the middle number in a set of numbers and mode is the most common number or numbers in a set of numbers. In newer versions of Excel, you have MODE.SNGL and MODE.MULT because there could be more than one number that is the most common number in a set of numbers. I used B2:B12 for the range in the example below.

Moving on, we can calculate the MIN, MAX and STDEV for the set of numbers B2:B12. The STDEV function will calculate how widely values are dispersed from the average value. In newer versions of Excel, you have STDEV.P and STDEV.S, which calculates based on the entire population or based on a sample, respectively.

Finally, another two useful functions are LARGE and SMALL. They take two arguments: the cell range and the k-th largest value you want to return. So if you want the second largest value in the set, you would use 2 for the second argument, 3 for the third largest number, etc. SMALL works the same way, but gives you the k-th smallest number.

Lastly, there is a function called AGGREGATE, which allows you to apply any of the other functions mentioned above, but also lets you do things like ignore hidden rows, ignore error values, etc. You probably won’t need to use it that often, but you can learn more about it here in case you do need it.

So that’s a basic overview of some of the most common summary functions in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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