È sempre una terribile tragedia quando qualcuno perde qualcosa di importante su cui stavano lavorando perché non ha salvato il proprio documento correttamente. Questo accade più spesso di quanto si possa pensare agli utenti di Excel e Word^{(Excel and Word users)} !

Fortunatamente, Microsoft ha aggiunto molte funzionalità nelle ultime due versioni che aiutano a ridurre le possibilità di perdita di dati a causa di arresti anomali, interruzioni di corrente, eliminazioni accidentali, ecc. Una funzionalità è chiamata AutoRecover e la seconda, meno comunemente nota, si chiama Backup automatico^(AutoBackup) .

In questo articolo parlerò di come configurare entrambe le opzioni in modo che i tuoi dati siano il più sicuri possibile. Vorrei anche ricordare che le ultime versioni di Office^{(Office allow)} ti consentono di salvare i documenti direttamente su OneDrive , che è una buona opzione da considerare perché sarai comunque in grado di accedere al tuo lavoro anche se il tuo disco rigido si guasta.

Ripristino automatico di Excel

La funzione Recupero automatico^{(Auto Recover feature)} è attivata per impostazione predefinita e fondamentalmente salva il documento automaticamente in una posizione temporanea dopo un intervallo di tempo prestabilito^{(set time interval)} . Per visualizzare le impostazioni di AutoRecover , fare clic su File e quindi su Opzioni^(Options) .

Fai clic su Salva^(Save) nel menu a sinistra e vedrai l' opzione AutoRecover^{(AutoRecover option)} sotto Salva cartelle di lavoro^{( Save Workbooks)} .

Per impostazione predefinita, le informazioni di ripristino automatico^{(AutoRecover information)} vengono salvate ogni 10 minuti. Oltre all'intervallo, Excel deve essere inattivo per 30 secondi prima che i dati vengano salvati. Inoltre, le informazioni salvate automaticamente vengono salvate nel percorso del file AutoRecover^{(AutoRecover file location)} elencato qui. Quindi, come funziona? Fondamentalmente^(Basically) , diciamo che hai un foglio di lavoro come quello qui sotto e lo hai salvato.

Ora diciamo che aggiungo i seguenti dati al foglio di calcolo di Excel e attendo^{(Excel spreadsheet and wait)} circa 10 minuti senza salvare il mio documento. Poiché l' intervallo di ripristino automatico^{(AutoRecover interval)} è impostato su 10 minuti, è necessario attendere almeno quel tempo prima che i dati vengano salvati.

Nel mio caso, ho simulato un arresto anomalo di Excel^{(Excel crash)} aprendo il task manager e uccidendo il processo di Excel^{(Excel process)} . Successivamente, ho riaperto Excel e ho immediatamente visto un'opzione chiamata Mostra file recuperati^{(Show Recovered Files)} .

Se fai clic su quello, verrà visualizzato un elenco di file Excel che possono essere recuperati. Nel mio caso, aveva il file originale, che conteneva dati solo in A1 e A2^{(A1 and A2)} , e aveva anche il file AutoRecovered^{(AutoRecovered file)} , che includeva i dati che non avevo salvato su disco.

Facendo clic su uno qualsiasi degli elementi nell'elenco si aprirà un'altra istanza di Excel che mostra i dati in quel particolare file. Nel complesso, questa è una funzionalità davvero utile per quei momenti in cui non hai salvato tutto il tuo lavoro, ma Excel termina inaspettatamente.

Il principale svantaggio di questa funzione è che i dati di AutoRecover^{(AutoRecover data)} sono archiviati sullo stesso disco rigido del tuo file, quindi se succede qualcosa al tuo disco rigido, tutto sparirà. Puoi cambiare la posizione nelle impostazioni sopra su un disco rigido separato o anche su una posizione di rete^{(network location)} , cosa che consiglio vivamente.

Si noti che le informazioni di ripristino automatico^{(AutoRecover information)} vengono eliminate automaticamente anche da Excel nelle seguenti circostanze:

1. Il file viene salvato manualmente o utilizzando File – Salva con nome^{(Save As)} .
2. Chiudi il file o esci da Excel^{(file or quit Excel)} (indipendentemente dal fatto che il file venga salvato o meno)
3. Disattiva AutoRecover completamente o solo per la cartella di lavoro

Quindi, in pratica, ogni volta che salvi il file, viene eliminato il salvataggio automatico dei dati^{(AutoRecover data)} . Inoltre, se esci manualmente da Excel e scegli di non salvare i dati, verranno eliminati i dati di ripristino automatico^{(AutoRecover data)} . Tienilo^(Just) a mente quando usi questa funzione. Se sei un utente pesante di Excel^{(Excel user)} , suggerirei di impostare l' intervallo^{(AutoRecover interval)} di ripristino automatico su qualcosa come 2 o 3 minuti invece di 10.

Auto Backup

Un'altra caratteristica che non molte persone conoscono davvero è AutoBackup . Per usarlo, devi prima andare e salvare il tuo file per arrivare alla finestra di dialogo ^{(dialog box)}Salva^(Save) . Se hai già un documento Excel^{(Excel document)} salvato , vai su File e poi su Salva con nome^{(Save As)} e scegli una posizione. Quando lo fai, verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome^{(Save As)} .

Nella finestra di dialogo, fai clic sul pulsante Strumenti^(Tools) che si trova a sinistra del pulsante Salva^(Save) . Vedrai un paio di opzioni, una delle quali è Opzioni generali^{(General Options)} . Quando fai clic su quello, apparirà una piccola finestra con alcune opzioni in più.

Vai avanti e seleziona la casella Crea sempre backup^{(Always create backup)} . Fai clic su OK^{(Click OK)} e ora, quando salvi il file, verrà creato anche un file di backup di Excel con estensione .XLK. ^{(Excel backup)}Nota che la prima volta che lo fai, i file saranno esattamente gli stessi. Se apporti modifiche al file originale e poi lo salvi di nuovo, il file di backup^{(backup file)} rimarrà lo stesso (i dati originali). Al terzo salvataggio, invece, il file di backup^{(backup file)} verrà aggiornato con le informazioni fino al secondo salvataggio.

Fondamentalmente, il file di backup^{(backup file)} è sempre una versione indietro rispetto alla versione corrente. Quindi, se hai apportato un sacco di modifiche, salvato il tuo file e poi volevi tornare alla versione che non aveva tali modifiche, puoi semplicemente aprire il file di backup^{(backup file)} .

Il file viene salvato nella stessa posizione del file originale e non sembra esserci un modo per cambiarlo. Questa funzione non aggiunge molta sicurezza al tuo documento, ma è utile in determinate circostanze.

Si spera che l' abilitazione di queste funzionalità di backup e ripristino^{(backup and recovery features)} in Excel ti salverà dalla perdita di dati importanti. È sempre una buona opzione utilizzare l'archiviazione cloud (come OneDrive ) come rete di sicurezza^{(safety net)} aggiuntiva in caso di guasto catastrofico del computer. Se avete domande, sentitevi liberi di commentare. Divertiti!

How to Use Excel AutoRecover and AutoBackup Features

It’s always a terrible tragedy when someone loses something important they were working on because they didn’t sаve their document properly. This happens more often than you would think to Excel and Word users!

Luckily, Microsoft has added a lot of features in the last couple of versions that help reduce the chances of losing data due to crashes, power outages, accidental deletions, etc. One feature is called AutoRecover and the second, less-commonly known feature, is called AutoBackup.

In this article, I’ll talk about how to configure both options so that your data is as safe as possible. I would also like to mention that the latest versions of Office allow you to save documents directly to OneDrive, which is a good option to consider because you’ll still be able to access your work even if your hard drive fails.

Excel AutoRecover

The Auto Recover feature is turned on by default and basically saves your document automatically into a temporary location after a set time interval. To view the AutoRecover settings, click on File and then Options.

Click on Save in the left-hand menu and you’ll see the AutoRecover option under Save Workbooks.

By default, AutoRecover information is saved every 10 minutes. In addition to the interval, Excel has to be idle for 30 seconds before the data will be saved. Also, the autosaved information is saved in the AutoRecover file location listed here. So how does it work? Basically, let’s say you have a worksheet like the one below and you have it saved.

Now let’s say I add the following data to the Excel spreadsheet and wait about 10 minutes without saving my document. Since the AutoRecover interval is set for 10 minutes, you need to wait at least that long for the data to be saved.

In my case, I simulated an Excel crash by opening the task manager and killing the Excel process. After that, I reopened Excel and immediately saw an option called Show Recovered Files.

If you click on that, it will bring up a list of Excel files that can be recovered. In my case, it had the original file, which had data in just A1 and A2, and it also had the AutoRecovered file, which included the data that I had not saved to disk.

Clicking on any of the items in the list will open another instance of Excel showing the data in that particular file. Overall, this is a really useful feature for those times when you didn’t save all your work, but Excel ends unexpectedly.

The major downside to this feature is that the AutoRecover data is stored on the same hard drive as your file, so if something happens to your hard drive, everything will be gone. You can change the location in the settings above to a separate hard drive or even to a network location, which I highly recommend.

Note that AutoRecover information is also deleted automatically by Excel in the following circumstances:

1. You save the file manually or by using File – Save As.
2. You close the file or quit Excel (whether you save the file or not)
3. You turn off AutoRecover completely or for just the workbook

So basically, whenever you save the file, it gets rid of the AutoRecover data. In addition, if you manually quit Excel and choose not to save the data, it will delete the AutoRecover data. Just keep that in mind when using this feature. If you are a heavy Excel user, I would suggest setting the AutoRecover interval to something like 2 or 3 minutes instead of 10.

AutoBackup

Another feature that not many people really know about it is AutoBackup. To use it, you have to first go and save your file to get to the Save dialog box. If you already have a saved Excel document, go to File and then Save As and choose a location. When you do this, it’ll bring up the Save As dialog.

In the dialog, click on the Tools button that is to the left of the Save button. You’ll see a couple of options, one of which is General Options. When you click on that, a small window will appear with some more options.

Go ahead and check the Always create backup box. Click OK and now when you save the file, an Excel backup file will also be created with a .XLK extension. Note that the first time you do this, the files will be exactly the same. If you make edits to the original file and then save it again, the backup file will still remain the same (the original data). The third time you save it, however, the backup file will be updated with information up to the second save.

Basically, the backup file is always one version behind the current version. So if you made a bunch of changes, saved your file and then wanted to go back to the version that didn’t have those changes, you could just open the backup file.

The file is saved in the same location as the original file and there doesn’t seem to be a way to change that. This feature doesn’t add a whole lot of safety to your document, but it’s good in certain circumstances.

Enabling these backup and recovery features in Excel will hopefully save you from losing important data. It’s always a good option to use cloud storage (like OneDrive) as an extra safety net in case your computer catastrophically fails. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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