Stai^(Are) cercando un modo per tenere traccia delle modifiche apportate a un foglio di calcolo Excel^{(Excel spreadsheet)} ? Ci sono molti casi in cui devi distribuire un file a più persone e tenere traccia delle modifiche apportate. Potresti voler tenere traccia di quando è stata apportata la modifica, chi ha apportato la modifica, in quale cella è avvenuta la modifica e quali dati sono stati modificati.

Excel ha funzionalità di tracciamento integrate in grado di gestire tutti i casi di cui sopra. Puoi facilmente rivedere tutte le modifiche direttamente sul foglio di lavoro e puoi anche accettare o rifiutare ogni modifica. Ci sono alcuni punti da ricordare sulle funzionalità di monitoraggio di Excel :

1. L'attivazione del monitoraggio non significa che puoi ripristinare il foglio di calcolo indietro nel tempo a uno stato precedente annullando le modifiche. È fondamentalmente un file di registro^{(log file)} che registra tutto e basta. Puoi andare manualmente a vedere quali dati sono stati eliminati o aggiunti, ma dovrai apportare tu stesso le modifiche al foglio di lavoro.

2. L'attivazione del monitoraggio non significa che ogni singola modifica apportata verrà registrata. Tutti i dati archiviati in una cella vengono tracciati, ma altre modifiche come la formattazione non lo sono. Altre modifiche che non vengono tracciate includono nascondere/mostrare righe e colonne, commenti e valori di cella che cambiano a causa di un ricalcolo della formula.

3. Per impostazione predefinita, la cronologia^{(Change history)} delle modifiche viene conservata solo per 30 giorni. Se apporti modifiche a un foglio di lavoro di Excel^{(Excel worksheet)} e poi riapri la cartella di lavoro 45 giorni dopo, sarai in grado di visualizzare la cronologia delle modifiche^{(change history)} per tutti i 45 giorni fino alla chiusura della cartella di lavoro. Quando lo chiudi, qualsiasi cronologia delle modifiche^{(change history)} più vecchia di 30 giorni andrà perduta. Ciò significa che la prossima volta che lo apri, non sarai in grado di vedere la modifica che avevi apportato 45 giorni prima.

4. Ogni volta che si attiva il monitoraggio, la cartella di lavoro diventa una cartella di lavoro condivisa. Ciò significa che più utenti apporteranno modifiche al documento.

Ora che conosci alcune nozioni di base su come funziona il monitoraggio in Excel , parliamo di come abilitarlo, modificare le impostazioni e tenere traccia delle modifiche!

Abilitazione del monitoraggio

Andiamo avanti e attiviamo prima il monitoraggio. Apri Excel e fai clic^{(Excel and click)} sulla  scheda Revisione sulla barra multifunzione. ^(Review)All'estrema destra, dovresti vedere un'opzione chiamata Revisioni ^{(Track Changes )} nella sezione Modifiche^(Changes) .

Fare clic sul pulsante e scegliere  Evidenzia modifiche^{(Highlight Changes)} . Verrà visualizzata una finestra di dialogo in^{(dialog box)} cui ora è necessario selezionare l'opzione "Traccia le modifiche durante la modifica. Questo condivide anche la tua cartella di lavoro”^{(“Track changes while editing. This also shares your workbook”)} .

Hai diverse opzioni qui tra cui  Quando^(When) , Chi^(Who) e Dove^(Where) . Per Quando^(When) , Tutto^(All) significa che ogni modifica verrà evidenziata. Hai anche la possibilità di evidenziare le modifiche dall'ultima volta che hai salvato il documento, da una data specifica, o le modifiche che non sono state ancora riviste.

Se  selezioni Chi^(Who) , puoi scegliere di tenere traccia delle modifiche apportate da chiunque o delle modifiche^{(anyone or changes)} apportate da tutti tranne te. L' opzione Dove^(Where)  ti consente di tenere traccia delle modifiche solo per una parte specifica del foglio di calcolo. Basta^(Just) fare clic sul pulsante a destra e selezionare l'intervallo di celle di cui si desidera tenere traccia.

Infine, puoi deselezionare l' opzione Evidenzia modifiche sullo schermo^{(Highlight changes on screen)} se non vuoi che gli altri sappiano che stai monitorando le modifiche. Per impostazione predefinita, una volta avviato il monitoraggio e selezionata questa opzione, qualsiasi cella modificata mostrerà una piccola freccia in alto a sinistra per indicare che è stata modificata.

Inoltre, se fai clic su una cella modificata (con Evidenzia modifiche sullo schermo^{(Highlight changes on screen)} attivato), verrà visualizzata una piccola finestra popup che^{(popup window)} mostra da cosa è stato modificato il valore e a che ora. Se deselezioni l' opzione ^{(screen option)}Evidenzia^(Highlight) modifiche sullo schermo , quel piccolo triangolo nero non verrà visualizzato^{(t show)} .

Quindi quello che puoi fare, ad esempio, è nascondere le modifiche sullo schermo non spuntando la casella, inviare il tuo file a tutti coloro che devono apportare modifiche e quando lo riavrai, vai su Tieni traccia delle modifiche^{(Track Changes)} e ricontrolla la scatola.

Configura il monitoraggio

Il prossimo passo è dare un'occhiata alle impostazioni per il monitoraggio e regolarle in base alle tue esigenze. Per fare ciò, fai clic sul pulsante Condividi cartella di lavoro^{(Share Workbook)} che si trova direttamente a sinistra del pulsante Revisioni^{(Track Changes)} . Fare clic sulla scheda Avanzate^(Advanced) quando viene visualizzata la finestra di dialogo Condividi cartella di lavoro^{(Share Workbook)} .

Qui puoi modificare il numero di giorni per mantenere la cronologia delle modifiche su un valore diverso da 30 giorni. Per impostazione predefinita, le modifiche vengono aggiornate quando il file viene salvato, ma puoi farlo in modo che venga eseguito automaticamente ogni pochi minuti. Infine, puoi scegliere come vuoi gestire i conflitti: o chiedendoti o semplicemente lasciando vincere l'ultima modifica durante il salvataggio del file^{(file win)} .

Visualizzazione delle modifiche

Dopo aver abilitato il monitoraggio e apportato alcune modifiche, puoi fare nuovamente clic sul pulsante Tieni traccia delle modifiche^{(Track Changes button)} , fare clic su Evidenzia modifiche^{(Highlight Changes)} e noterai che la casella Elenca modifiche su un nuovo foglio^{( List changes on a new sheet)} non è più disattivata.

Controllalo e fai clic su OK. Verrà aggiunto un^{(OK. A)} nuovo foglio di lavoro chiamato Cronologia^(History) che ti consentirà di visualizzare tutte le modifiche apportate a quella cartella di lavoro.

Ad un certo punto dovrai approvare o rifiutare le modifiche. Puoi rivedere tutte le modifiche e quindi scegliere quelle che desideri mantenere o scartare.

Basta fare nuovamente clic su Tieni traccia delle modifiche^{(Track Changes)} e scegliere Accept/Reject Changes . Seleziona le opzioni per scegliere quali modifiche vuoi accettare o rifiutare. Se vuoi rivedere tutte le modifiche, lascia Se^(When) selezionato e assicurati che sia impostato su Non rivisto^{(Not Reviewed)} .

Fai clic su OK e Excel^{(Click OK and Excel)} inizierà a mostrarti ogni modifica apportata e ti darà la possibilità di accettare^(Accept) o rifiutare^(Reject) . Puoi anche accettare tutte^{(Accept All)} o rifiutare tutte le^{(Reject All)} modifiche, se lo desideri.

Se rifiuti una modifica, tornerà immediatamente a ciò che era originariamente in quella cella. Vale la pena notare che se un'altra cella fa riferimento al contenuto della cella rifiutata, anche quel valore cambierà quando il valore della cella^{(cell value)} di riferimento viene ripristinato. Ciò può causare la rottura delle formule, ecc., quindi fai attenzione.

Questo è tutto! Ora puoi monitorare facilmente tutte le modifiche apportate al tuo foglio di calcolo Excel^{(Excel spreadsheet)} utilizzando questa funzione integrata. Se hai domande, pubblica un commento. Divertiti!

How to Track Changes in Excel

Are уou looking for a way to track changes made to аn Excel spreadsheet? There are many cases where you have to distribute а file to multіple people and keep track of what changes were made. You might want to track when the change was made, who made the change, what cell the change occurred in and what data was changed.

Excel has built-in tracking features that can handle all of the above cases. You can easily review all of the changes directly on the worksheet and you can also accept or reject each change. There are a few points to remember about the tracking features of Excel:

1. Turning on tracking does not mean that you can revert the spreadsheet back in time to a previous state by undoing the changes. It’s basically a log file that records everything and that’s it. You can manually go and see what data was deleted or added, but you’ll have to make the changes to the spreadsheet yourself.

2. Turning on tracking doesn’t mean every single change you make will be recorded. Any data stored in a cell is tracked, but other changes like formatting are not. Other changes that are not tracked include hiding/unhiding rows and columns, comments, and cell values that change to due a formula recalculation.

3. Change history is only kept for 30 days by default. If you make changes to an Excel worksheet and then open the workbook again 45 days later, then you’ll be able to see the change history for all 45 days until you close the workbook. When you close it, any change history older than 30 days will be gone. That means the next time you open it, you won’t be able to see that change you had made 45 days earlier.

4. Whenever your turn on tracking, the workbook becomes a shared workbook. This means that multiple users will be making changes to the document.

Now that you know some basics of how tracking works in Excel, let’s talk about how to enable it, change settings and keep track of changes!

Enabling Tracking

Let’s go ahead and turn on tracking first. Open Excel and click on the Review tab on the ribbon. At the far right, you should see an option called Track Changes under the Changes section.

Click the button and choose Highlight Changes. You’ll get a dialog box where you now need to check off the option “Track changes while editing. This also shares your workbook”.

You have several options here including When, Who, and Where. For When, All means every change will be highlighted. You also have the option of highlighting changes from the last time you saved the document, since a specific date, or changes that have not yet been reviewed.

If you check Who, you can choose to track changes made by anyone or changes made by everyone except you. The Where option allows you to track changes only for a specific portion of the spreadsheet. Just click the button at the right and select the range of cells you want to keep track of.

Finally, you can un-check the Highlight changes on screen option if you do not want others to know you are tracking changes. By default, once you start tracking and this option is selected, any changed cell will show a small arrow at the top left to indicate it was changed.

Also, if you click on a changed cell (with Highlight changes on screen turned on), you’ll get a little popup window showing what the value was changed from and changed to and at what time. If you deselect the Highlight changes on screen option, that little black triangle won’t show up.

So what you can do, for example, is hide the changes on the screen by not checking the box, send out your file to everyone who has to make changes to it, and when you get it back, just go to Track Changes and recheck the box.

Configure Tracking

The next step is to take a look at the settings for tracking and adjust them to fit your needs. To do this, click on the Share Workbook button that is directly to the left of the Track Changes button. Click on the Advanced tab when the Share Workbook dialog pops up.

Here you can change the number of days for keeping change history to something other than 30 days. By default, changes are updated when the file is saved, but you can make it so that it is automatically done every few minutes. Lastly, you can choose how you want to deal with conflicts: either by being asked or simply letting the last change when saving the file win.

Viewing Changes

Once you have enabled tracking and made a few changes, you can click on the Track Changes button again, click on Highlight Changes and you’ll notice that the List changes on a new sheet box is no longer grayed out.

Check that and click OK. A new worksheet called History will be added that will let you view all the changes that have been made to that workbook.

At some point you’ll need to either approve or reject the changes. You can review all the changes and then pick and choose which ones you want to keep or discard.

Simply click on Track Changes again and choose Accept/Reject Changes. Select the options to choose which changes you want to accept or reject. If you want to review all changes, just leave When checked and make sure it is set to Not Reviewed.

Click OK and Excel will begin to show you each change that was made and give you the option to Accept or Reject. You can also Accept All or Reject All changes if you like.

If you reject a change, it will immediately revert back to what was originally in that cell. It’s worth noting that if another cell references the contents of the rejected cell, then that value will also change when the referenced cell value reverts back. This can cause formulas to break, etc, so be careful.

That’s it! Now you can track any changes made to your Excel spreadsheet easily by using this built-in feature. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

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