Stai^(Are) cercando un modo semplice per condividere il tuo calendario in Microsoft Outlook ? Sia^(Whether) che tu stia lavorando a un progetto di gruppo o che tu abbia bisogno di coordinarti con qualcun altro, questa guida ti mostrerà come farlo. Ti insegneremo come condividere un calendario in Outlook utilizzando le versioni desktop e web di Outlook . E come bonus, riceverai suggerimenti sulla gestione delle autorizzazioni del tuo calendario.

Come condividere il calendario di Outlook^{(Outlook Calendar)} utilizzando un'applicazione Windows

La condivisione del calendario^(Calendar) sarà molto semplice se utilizzi Microsoft Outlook per Windows^{(Microsoft Outlook for Windows)} . Segui questi passi:

1. Apri Outlook sul tuo PC Windows.

2. Trova l' icona Calendario^(Calendar) nell'angolo in basso a sinistra.

3. Nella scheda Home seleziona ^(Home)Condividi calendario^{(Share Calendar)} nella parte in alto a destra della barra degli strumenti.

4. Outlook ti presenterà un elenco di calendari condivisibili. Ricorda^(Remember) che non tutti i calendari configurati in Outlook possono essere condivisi.

5. Fare clic sul calendario che si desidera condividere per selezionarlo.

6. Si aprirà una nuova finestra di dialogo con le proprietà del calendario. Selezionare Aggiungi^{(Select Add)} per aggiungere utenti.

7. Da un elenco di contatti (in genere la tua rubrica) scegli con chi condividere il calendario. Inizia^(Start) a digitare il nome della persona e Outlook inserirà il suo indirizzo email.

8. Le persone aggiunte avranno livelli di autorizzazione di condivisione predefiniti. Ora puoi selezionarli singolarmente e modificare il loro livello di accesso come meglio credi.

Come condividere il calendario di Outlook^{(Outlook Calendar)} sul sito web^(Website)

Puoi comunque condividere il tuo calendario utilizzando il sito Web di Outlook se utilizzi un dispositivo senza un'app Microsoft Outlook . Ecco come:

1. Aprire il browser Web preferito^{(your preferred web browser)} e digitare Outlook.live.com nella barra degli indirizzi. Accedi^(Sign) con le tue credenziali.

2. Selezionare l' icona Calendario^(Calendar) nel menu a sinistra.

3. Selezionare il calendario che si desidera condividere e fare clic destro su di esso.

4. Se questo particolare calendario può essere condiviso, avrai l'opzione Condivisione^(Sharing) e permessi. Cliccalo.

5. Apparirà una nuova finestra di dialogo. Digita l'indirizzo email della persona con cui desideri condividere il calendario. Se il destinatario è nei tuoi contatti, l' app Web di Outlook offrirà un elenco da cui puoi scegliere le e-mail.

6. Dopo aver aggiunto gli utenti, puoi impostare i loro livelli di autorizzazione. Scegli^(Choose) tra Può^(Can) visualizzare tutti i dettagli e Può^(Can) modificare da un menu a discesa.

7. Selezionare Condividi.

Comprensione dei livelli di autorizzazione

Quando condividi il tuo calendario di Outlook con qualcuno, dovrai impostare il livello di autorizzazione seguendo i passaggi sopra descritti. Puoi lasciarlo come predefinito o cambiarlo in una delle opzioni offerte. Sono disponibili cinque opzioni se utilizzi l'app desktop Outlook e solo due opzioni se condividi il calendario tramite il sito Web. Per sapere esattamente quale livello di autorizzazione scegliere, è necessario comprenderli.

Ricorda^(Remember) che se desideri livelli di autorizzazione più dettagliati, dovrai impostarli utilizzando l' app desktop Outlook . La versione web ha opzioni limitate; è possibile impostare solo Può^(Can) visualizzare tutti i dettagli o Può^(Can) modificare. Ciò significa che i tuoi colleghi potranno vedere tutti gli elementi del calendario nei loro dettagli completi o potranno vederli e modificarli.

Può visualizzare quando sono occupato

Questo è il livello di autorizzazione predefinito e, se scegli di non modificarlo, questo è ciò che il destinatario avrà automaticamente. I tuoi colleghi con cui hai condiviso il tuo calendario potranno aprirlo e vedere solo se sei disponibile, occupato, fuori sede o se hai un appuntamento.

Può visualizzare titoli e posizioni

Se desideri mostrare maggiori dettagli ai destinatari del calendario, scegli l'opzione " Può^(Can) visualizzare titoli e posizioni". Sebbene ciò dia accesso a dettagli limitati, i tuoi colleghi possono ora vedere la posizione e i titoli (o gli argomenti) delle tue riunioni. Puoi etichettare alcune delle tue riunioni come appuntamenti privati ​​e non mostreranno la posizione e il titolo. Verranno invece designati come privati ​​anche quando si utilizza questo livello di autorizzazione.

Può visualizzare tutti i dettagli

Questa impostazione del livello di autorizzazione consentirà ai destinatari di visualizzare tutti i dettagli e tutti gli elementi del calendario. Oltre alle riunioni e agli appuntamenti, vedranno anche i partecipanti, le note della riunione e gli allegati.

Può modificare

Questo livello di autorizzazione consentirà ai tuoi colleghi di modificare il calendario di Outlook^{(Outlook Calendar)} . Potranno aggiungere o rimuovere i tuoi appuntamenti. Ma non saranno in grado di ricevere richieste di riunione per te, né potranno rispondere agli inviti alle riunioni.

Delegare

Probabilmente vorrai assegnare questo livello di autorizzazione a qualcuno di affidabile. Permetterà loro di gestire completamente tutte le riunioni, gli appuntamenti e gli inviti. Quando assegni a qualcuno l'autorizzazione di delega, puoi scegliere se concedergli il potere di gestire i tuoi appuntamenti privati. Ma per mettere a punto queste opzioni del calendario di Outlook^{(Outlook Calendar)} , dovrai andare su Impostazioni account^{(Account Settings)} .

Per fare ciò, segui questi passaggi:

1. Vai su File nell'angolo in alto a sinistra dell'app Outlook .

2. Nella scheda Info selezionare Impostazioni account^{(Account Settings)} .

3. Trova l'opzione Accesso delegato

4. Configurare le opzioni Delegato^(Delegate) . Puoi scegliere di consegnare le convocazioni di riunione solo ai tuoi delegati, ma riceverai le loro copie. La seconda opzione prevede che solo i tuoi delegati ricevano le convocazioni di riunione. La terza opzione invierà convocazioni di riunione sia a te che al tuo delegato.

È importante sapere che non è possibile impostare come delegati un'intera organizzazione o utenti esterni. Questo livello di autorizzazione è riservato solo a utenti o gruppi specifici. I delegati avranno pieno accesso a tutti gli elementi del calendario, quindi scegli attentamente a chi vuoi assegnare questo livello di autorizzazione.

Condividere il tuo calendario in Outlook è un ottimo modo per mantenere tutti sulla stessa pagina. Seguendo questi semplici passaggi, puoi condividere facilmente il tuo calendario e stare tranquillo sapendo che tutti hanno lo stesso programma. Hai altri suggerimenti per condividere i calendari in Outlook ? Fateci sapere nei commenti!

How to Share a Calendar in Outlook

Are yоu looking for an easy way to share your calendar in Microsoft Outlook? Whether you’re working on a team project or need to coordinate with someone else, this guide will show you how to do it. We’ll teach you how to share a calendar in Outlook by using the desktop and web versions of Outlook. And as a bonus, you’ll get tips on managing your calendar permissions.

How to Share the Outlook Calendar Using a Windows Application

Calendar sharing will be very easy if you use Microsoft Outlook for Windows. Follow these steps:

1. Open Outlook on your Windows PC.

2. Find the Calendar icon in the lower left corner.

3. In the Home tab select Share Calendar on the top right side of the toolbar.

4. Outlook will present you with a list of shareable calendars. Remember that not all calendars you configure in Outlook can be shared.

5. Click on the calendar you want to share to select it.

6. A new dialog box will open with calendar properties. Select Add to add users.

7. From a list of contacts (typically your address book) choose who you’ll be sharing the calendar with. Start typing the person’s name, and Outlook will fill in their email address.

8. The added people will have default sharing permission levels. You can now select them individually and change their access level as you see fit.

How to Share the Outlook Calendar on the Website

You can still share your calendar using the Outlook website if you’re using a device without a Microsoft Outlook app. Here’s how:

1. Open your preferred web browser and type Outlook.live.com in the address bar. Sign in with your credentials.

2. Select the Calendar icon on the left side menu.

3. Select the calendar you want to share and right-click on it.

4. If this particular calendar can be shared, you’ll have the option Sharing and permissions. Click it.

5. A new dialog box will pop up. Type in the email address of the person you want to share the calendar with. If the recipient is in your contacts, the Outlook web app will offer a list from which you can choose the emails.

6. Once you add the users, you can set their permission levels. Choose between Can view all details and Can edit from a drop-down menu.

7. Select Share.

Understanding Permission Levels

When sharing your Outlook calendar with someone you’ll have to set the permission level by following the steps described above. You can leave it on default or change it to one of the offered options. There are five options if you’re using the desktop Outlook app and only two options if you share your calendar through the website. To know exactly which level of permission to choose, you need to understand them.

Remember that if you want more detailed permission levels, you’ll have to set them by using the Outlook desktop app. The web version has limited options; you can set only Can view all details or Can edit. That means your colleagues will be able to either see all the calendar items in their full details or will be able to see and edit them.

Can View When I’m Busy

This is the default permission level, and if you opt not to change it, this is what the recipient will automatically have. Your co-workers with whom you shared your calendar will be able to open it and only see if you’re available, busy, out of the office or if you have an appointment.

Can View Titles and Locations

If you want to show more details to the calendar recipients, choose the “Can view titles and locations” option. Although this gives some access to limited details, your colleagues can now see the location and titles (or subjects) of your meetings. You can label some of your meetings as private appointments, and they will not show the location and title. Instead, they will be designated private even when using this permission level.

Can View All Details

This permission level setting will let recipients see full details and all calendar items. Besides meetings and appointments, they will also see the attendees, meeting notes, and attachments.

Can Edit

This permission level will allow your colleagues to change your Outlook Calendar. They will be able to add or remove your appointments. But they will not be able to receive meeting requests for you, nor will they be able to respond to the meeting invites.

Delegate

You’ll probably want to assign this permission level to someone trustworthy. It will allow them to handle all the meetings, appointments, and invitations fully. When you assign someone delegate permission, you can choose whether to give them the power to handle your private appointments. But to finetune these Outlook Calendar options, you’ll have to go to Account Settings.

To do so follow these steps:

1. Go to File in the upper left corner of the Outlook app.

2. In the Info tab select Account Settings.

3. Find the Delegate Access option

4. Configure the Delegate options. You can choose your meeting requests to be delivered only to your delegates, but you’ll receive their copies. The second option will have only your delegates receiving meeting requests. The third option will send meeting requests to both you and your delegate.

It’s important to know that you can’t set a whole organization or external users as delegates. This permission level is reserved only for specific users or groups. Delegates will have full access to all calendar items, so choose carefully to whom you want to assign this permission level.

Sharing your calendar in Outlook is a great way to keep everyone on the same page. By following these simple steps, you can easily share your calendar and have peace of mind knowing that everyone is on the same schedule. Do you have any other tips for sharing calendars in Outlook? Let us know in the comments!

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