Quando si desidera eseguire l'alfabetizzazione in Excel , che si tratti di ordinare una colonna o una riga, il processo è generalmente semplice. Tuttavia, quando si tratta di alfabetizzare più righe o colonne o di gestire lettere e numeri, il processo potrebbe richiedere alcuni passaggi aggiuntivi.

In questo articolo imparerai tutto ciò che devi sapere su come alfabetizzare i tuoi dati in un foglio di calcolo Excel .

Alfabeti in Excel con Ordina

Il metodo utilizzato per l'alfabetizzazione in Excel dipende da quante colonne o righe contengono i dati che si desidera organizzare.

L'ordinamento alfabetico di una singola colonna di dati è il più semplice. Se hai più colonne e vuoi assicurarti che tutti i dati siano allineati con la colonna in ordine alfabetico, ci sono alcuni passaggi aggiuntivi.

Infine, ci sono considerazioni speciali da tenere a mente se si desidera ordinare più colonne e se i dati hanno una riga di intestazione o meno.

Generale

Il metodo più semplice per alfabetizzare in Excel è se hai una colonna di dati. Ad esempio, se hai una colonna con un elenco di nomi. 

1. Selezionare la colonna di dati.

2. Selezionare il menu Home e selezionare il menu a discesa Ordina e filtra nel gruppo ^{(Sort & Filter)}Modifica^(Editing) sulla barra multifunzione.

3. Selezionare Ordina dalla A alla Z^{(Sort A to Z)} o Ordina dalla Z alla A a^{(Sort Z to A)} seconda di come si desidera organizzare i dati^{(organize the data)} .

Ora, quando guardi indietro alla colonna che hai evidenziato, vedrai che i dati sono stati ordinati in ordine alfabetico usando il metodo che hai scelto.

E se i tuoi dati hanno dei numeri? Ad esempio, supponiamo che tu abbia una seconda colonna con l'età di ogni persona.

Vuoi ordinare quella colonna, quindi segui la stessa procedura di cui sopra e seleziona la colonna di dati.

Questa volta, quando selezioni Ordina^(Sort) e filtra^(Filter) sulla barra multifunzione, vedrai che le selezioni su come ordinare sono cambiate.

Queste opzioni ordinano i numeri dal numero più piccolo al più grande o viceversa.

Ordinamento a più colonne

C'è un problema con l'ordinamento delle colonne singolarmente in una tabella che contiene più colonne^{(that contains multiple columns)} di dati. 

Se selezioni solo una colonna e la ordini, le altre colonne rimangono al loro posto. Ciò significa che il tuo foglio di lavoro verrebbe confuso e i dati non avrebbero più senso. La risposta è ordinare tutte le colonne contemporaneamente.

Facciamolo di nuovo con il foglio di calcolo dell'esempio di nome ed età.

1. Questa volta, invece di selezionare una singola colonna, seleziona l'intera tabella.

2. Nel menu Home , seleziona ^(Home)Ordina e filtra^{(Sort & Filter)} e, come prima, seleziona la tua preferenza di ordinamento.

Ora vedrai che non solo i nomi sono stati ordinati in ordine alfabetico nel tuo foglio di calcolo Excel , ma le età associate dalla seconda colonna sono state ordinate insieme a loro. Quelle età rimasero con il nome corretto.

Funziona non solo con un foglio di calcolo a due colonne in Excel , ma funzionerà indipendentemente dalle dimensioni del foglio di calcolo, purché tu selezioni tutti i dati nel foglio prima dell'ordinamento.

Se lo desideri, puoi anche ordinare più colonne in una^{(sort multiple columns into one)} e quindi ordinare quella singola colonna.

Ordinamento personalizzato

Noterai un'altra opzione nel menu a discesa Ordina^(Sort) e filtra è l' ^(Filter)ordinamento personalizzato^{(Custom Sort)} .

Per vedere come funziona, prendiamo come esempio un foglio di calcolo molto più grande. Il foglio di calcolo in questo esempio è un elenco di punteggi SAT per le scuole superiori nello stato di New York . 

1. Seleziona l'intera tabella di dati nel foglio di lavoro, seleziona il menu Home , seleziona ^(Home)Ordina e filtra^{(Sort & Filter)} e seleziona Ordinamento personalizzato^{(Custom Sort)} .

2. Verrà visualizzato un nuovo popup in cui è possibile selezionare il modo in cui ciascuna colonna è ordinata in modo specifico. Seleziona la colonna in base alla quale ordinare, seleziona come vuoi ordinarla, quindi seleziona come vuoi ordinarla (dalla A alla Z, dalla Z alla A o Personalizzato^(Custom) ).

Noterai che ci sono alcune interessanti scelte di ordinamento . ^{(Sort On)}Questi sono:

• Valori cella^{(Cell Values)} : Ordina in ordine alfabetico o, nel caso di numeri, dal basso al più alto o dal più alto al più basso
• Colore cella^{(Cell Color)} : organizza i dati raggruppati per colore della cella
• Colore carattere^{(Font Color)} : organizza i dati raggruppati per colore del carattere
• Icona di formattazione condizionale^{(Conditional Formatting Icon)} : organizza i dati in base all'icona nella cella dalla sua logica di formattazione condizionale

Questo ordinerà l'intera tabella di dati in base alla prima colonna che hai selezionato. Ma puoi anche eseguire un ordinamento secondario (una volta ordinata la prima colonna selezionata).

Basta selezionare Aggiungi livello^{(Add Level)} . Dai nuovi campi visualizzati, seleziona nuovamente i menu a discesa Colonna^(Column) , Ordina^(Sort) per e Ordine^(Order) come desiderato.

Seleziona OK e vedrai che l'intera tabella è ora ordinata in base a più colonne. 

Verrà ordinato prima in base alla colonna iniziale selezionata, quindi alla seconda, alla terza e così via.

Nota^(Note) : potresti aver notato che le opzioni di ordinamento delle colonne nel menu a discesa sopra includevano i nomi delle intestazioni anziché le lettere. Questo perché la casella di controllo accanto a I miei dati ha intestazioni^{(My data has headers)} nella finestra di ordinamento è selezionata. Se il tuo foglio di lavoro ha intestazioni, assicurati di selezionarlo.

Alfabeti in Excel con filtro

Durante l'utilizzo del menu a discesa Ordina^(Sort) e filtra nel menu ^(Filter)Home , potresti aver notato che c'è anche un'opzione Filtro .^(Filter)

Se selezioni questa opzione, noterai che le frecce a discesa appaiono nella parte superiore di ogni colonna. Quando selezioni una delle frecce nella parte superiore di una di queste colonne, vedrai un lungo elenco di opzioni.

Ecco come funziona ciascuna di queste opzioni:

• Ordina dalla A alla Z^{(Sort A to Z)} o Ordina dalla Z alla A^{(Sort Z to A)} : ordina il foglio utilizzando questa colonna in ordine alfabetico in entrambe le direzioni.
• Ordina per colore^{(Sort by Color)} : questo farà apparire la stessa finestra di ordinamento a più colonne dell'ultima sezione sopra.

Le altre opzioni di filtro in basso non ti aiuteranno a mettere in ordine alfabetico in Excel , ma ci sono molte opzioni per filtrare i dati che non ti interessano. Quando selezioni Filtri di testo^{(Text Filters)} , puoi scegliere di visualizzare solo i dati nel foglio che:

• Uguale^(Equals) a un valore specifico
• Non è uguale^{(Does Not Equal)} a un valore specifico
• Inizia con^{(Begins With)} una parola o un numero
• Termina con^{(Ends With)} una parola o un numero
• Contiene^(Contains) una parola o un numero
• Non contiene^{(Does Not Contain)} una parola o un numero
• Il filtro personalizzato^{(Custom Filter)} ti consente di combinare uno qualsiasi dei filtri precedenti per utilizzare più filtri

Come puoi vedere, ci sono molti modi per alfabetizzare (o ordinare i numeri) in Excel . L'opzione che scegli dipende in realtà dalla quantità di dati che desideri ordinare, dalla dimensione della tabella che desideri ordinare e se desideri ordinare solo per una colonna o riga o più.

Scopri di più sui diversi suggerimenti e trucchi per Excel^{(tips and tricks for Excel)} e condividi tutte le altre tecniche che conosci per ordinare le righe e le colonne in Excel .

How to Alphabetize In Excel

When yоu want to alphabetіze in Excel, whether it’s to sort a column or a row, the process is usually ѕtrаightforward. Howevеr, when it comеs tо alphabetizing mυltiple rows or columns, or dealing with letters and numbers, the process may requіre a few extra steps.

In this article you’ll learn everything you need to know about how to alphabetize your data in an Excel spreadsheet.

Alphabetize In Excel With Sort

The method you use to alphabetize in Excel depends on how many columns or rows contain the data that you want to organize.

Sorting a single column of data alphabetically is the easiest. If you have multiple columns and want to make sure all of the data lines up with the alphabetized column, there are a few extra steps.

Finally, there are special considerations to take in mind if you want to sort multiple columns, and whether the data has a header row or not.

General

The simplest method to alphabetize in Excel is if you have one column of data. For example, if you have a column with a list of names. 

1. Select the column of data.

2. Select the Home menu, and select the Sort & Filter dropdown in the Editing group on the ribbon.

3. Select either Sort A to Z or Sort Z to A depending how you’d like to organize the data.

Now, when you look back at the column you highlighted, you’ll see that the data there has been sorted alphabetically using the method you chose.

What if your data has numbers? For example, let’s say you have a second column with the ages of each person.

You want to sort that column, so you follow the same procedure as above and select the column of data.

This time, when you select Sort & Filter on the ribbon, you’ll see that the selections for how to sort have changed.

These options will either sort the numbers from the smallest number to the largest, or the other way around.

Multi-Column Sorting

There is one problem with sorting columns individually in a table that contains multiple columns of data. 

If you only select one column and sort it, the other columns stay in place. This means your spreadsheet would get all mixed up and the data would no longer make sense. The answer to this is to sort all of the columns at once.

Let’s do this again with the name and age example spreadsheet.

1. This time, instead of selecting a single column, select the entire table.

2. In the Home menu, select Sort & Filter, and just as before, select your sort preference.

Now, you’ll see that not only have the names been sorted alphabetically in your Excel spreadsheet, but the associated ages from the second column sorted along with them. Those ages stayed with the correct name.

This works not only with a two column spreadsheet in Excel, but it’ll work regardless how large your spreadsheet is, so long as you select all of the data in the sheet before sorting.

If you wanted to, you could also sort multiple columns into one, and then sort that single column instead.

Custom Sort

You’ll notice another option in the Sort & Filter dropdown menu is the Custom Sort.

To see how this works, let’s take a much larger spreadsheet as an example. The spreadsheet in this example is a list of SAT scores for high schools in the state of New York. 

1. Select the entire table of data in the spreadsheet, select the Home menu, select Sort & Filter, and select Custom Sort.

2. You’ll see a new pop-up appear where you can select how each column is specifically sorted. Select the column you want to sort by, select how you want to sort it, and then select how you want to sort it (A to Z, Z to A, or Custom).

You’ll notice there are some interesting Sort On choices. These are:

• Cell Values: Sort alphabetically, or in the case of numbers, from low to high or high to low
• Cell Color: Organize data grouped by cell color
• Font Color: Organize data grouped by font color
• Conditional Formatting Icon: Organize data by the icon in the cell from its conditional formatting logic

This will sort the entire table of data by the first column you’ve selected. But you can also do a secondary sort (once the first selected column is sorted).

Just select Add Level. From the new fields that appear, select the Column, Sort On, and Order dropdowns again as desired.

Select OK and you’ll see your entire table is now sorted by multiple columns. 

It’ll sort first by the initial column you selected, then the second, the third, and so on.

Note: You might have noticed that the column sort options in the dropdown above included the header names rather than letters. This is because the checkbox next to My data has headers in the sort window is selected. If your spreadsheet does have headers, make sure to select this.

Alphabetize In Excel With Filter

While using the Sort & Filter dropdown in the Home menu, you might have noticed there’s also a Filter option.

If you select this, you’ll notice dropdown arrows appear at the top of each column. When you select one of the arrows at the top of any of those columns, you’ll see a long list of options.

Here is how each of these options works:

• Sort A to Z or Sort Z to A: Sort the sheet using this column alphabetically in either direction.
• Sort by Color: This will bring up the same multi-column sort window as in the last section above.

The other filtering options at the bottom won’t help you to alphabetize in Excel, but there are lots of options to filter out data you don’t care about. When you select Text Filters, you can choose to only display data in the sheet that:

• Equals a specific value
• Does Not Equal a specific value
• Begins With a word or number
• Ends With a word or number
• Contains a word or number
• Does Not Contain a word or number
• Custom Filter lets you combine any of the filters above to use multiple filters

As you can see, there are a lot of ways to alphabetize (or order numbers) in Excel. The option you choose really depends how much data you want to sort, how large the table is that you want to sort, and whether you want to sort by only one column or row, or multiple ones.

Learn more about different tips and tricks for Excel, and share any other techniques you know about to sort your rows and columns in Excel.

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