Cercare di compilare celle in Excel che incorporano testo o dati da più altre celle in un foglio può essere un processo che richiede molto tempo. Ciò è particolarmente vero se ci sono centinaia o migliaia di righe nel foglio di calcolo.

Una volta che sai come utilizzare correttamente Flash Fill in Excel , puoi lasciare che Excel si occupi di tutto il lavoro pesante. Fornisci solo un paio di voci di cella manuali per aiutare Excel a capire esattamente cosa stai cercando di fare. Quindi, Excel fa il resto del lavoro per il resto del foglio di calcolo.

Se questo sembra un suggerimento per risparmiare tempo che vorresti provare, diamo un'occhiata a come puoi utilizzare questa funzione per migliorare la tua produttività.

Nota^(Note) : la funzione di riempimento Flash^{(Flash Fill)} in Excel è disponibile solo in Excel 2013 e versioni successive.

Come utilizzare il riempimento Flash in Excel

L'applicazione più semplice di Flash Fill in Excel consiste nel combinare due parole insieme^{(combining two words together)} . Nell'esempio seguente, ti mostreremo come utilizzare Flash Fill per combinare rapidamente un nome e un cognome in una terza cella per il nome completo.

In questo esempio, la colonna C contiene il nome, la colonna D contiene il cognome e la colonna E è la colonna per il nome completo.

1. Innanzitutto, digita il nome completo nella prima cella nel modo in cui desideri che appaia (combinando il contenuto della cella Nome^{(First Name)} e della cella Cognome.

1. Successivamente, inizia a digitare la stessa cosa nella cella successiva (il Nome^{(First Name)} e il Cognome dalle celle a sinistra). Noterai che la funzione di riempimento flash^{(Flash Fill)} di Excel rileverà automaticamente il modello dal contenuto della cella sopra che hai digitato manualmente.
   
   Usando questo "apprendimento", Excel fornirà un'anteprima di ciò che pensa tu voglia digitare. Ti mostrerà anche come il resto delle celle verrà riempito per il resto della colonna.

1. Basta premere Invio^(Enter) per accettare questa anteprima. Vedrai la funzione di riempimento Flash di Excel^{(Excel Flash Fill)} eseguire la sua magia mentre riempie tutte le altre celle in questa colonna per te.

Come puoi vedere, la funzione di riempimento Flash^{(Flash Fill)} può far risparmiare un'enorme quantità di tempo se confronti la digitazione manuale di una cella e Invio^(Enter) con la digitazione manuale dei nomi per tutte le celle nella nuova colonna.

Se hai notato che la funzione di riempimento Flash^{(Flash Fill)} non funziona, devi attivare la funzione di riempimento Flash^{(Flash Fill)} in Excel . Puoi vedere come farlo nell'ultima sezione di questo articolo.

Opzioni di riempimento Flash di Excel

Quando esegui i passaggi di riempimento Flash^{(Flash Fill)} sopra, noterai che verrà visualizzata una piccola icona accanto alle celle riempite. Se selezioni la freccia a discesa a destra di questa icona, vedrai alcune opzioni aggiuntive che puoi utilizzare con la funzione di riempimento flash^{(Flash Fill)} . 

Utilizzando le opzioni di riempimento flash^{(Flash Fill)} in questa casella a discesa, puoi:

• Annulla riempimento flash^{(Undo Flash Fill)} : annulla l'azione che ha riempito l'intera colonna dopo aver premuto Invio^(Enter)
• Accetta suggerimenti^{(Accept suggestions)} : questo dirà alla funzione di riempimento flash^{(Flash Fill)} di Excel per questa colonna che stai bene con le modifiche alla colonna e che desideri mantenerle
• Seleziona xx celle vuote^{(Select xx blank cells)} : ti consente di identificare tutte le celle che non sono state riempite e sono vuote in modo da poterle correggere se necessario
• Seleziona xx celle modificate^{(Select xx changed cells)} : consente di selezionare tutte le celle che sono state modificate automaticamente dopo che la funzione di riempimento Flash ha^{(Flash Fill)} aggiornato tali celle

Dopo aver selezionato Accetta suggerimenti, vedrai che i numeri "seleziona" per le "celle modificate" scenderanno a zero. Questo perché una volta accettate le modifiche, il contenuto della cella non viene più considerato "modificato" dalla funzione di riempimento Flash^{(Flash Fill)} .

Come abilitare il riempimento Flash in Excel

Se hai notato che Excel non fornisce un'anteprima di riempimento Flash^{(Flash Fill)} quando inizi a digitare la seconda cella, potrebbe essere necessario abilitare la funzione.

Per farlo:

Seleziona File > Opzioni^(Options) > Avanzate^(Advanced) . Scorri verso il basso fino alla sezione Opzioni di modifica^{(Editing options)} e assicurati che sia Abilita completamento automatico per valori di cella^{(Enable AutoComplete for cell values)} che Riempimento automatico flash^{(Automatically Flash Fill)} siano selezionati.

Seleziona OK per terminare. Ora, la prossima volta che inizi a digitare nella seconda cella dopo aver compilato la prima, Excel dovrebbe rilevare il modello e fornirti un'anteprima di come pensa di voler riempire il resto delle celle nella colonna.

Puoi anche attivare la funzione di riempimento flash^{(Flash Fill)} per la cella che hai evidenziato selezionando l' icona di riempimento flash^{(Flash Fill)} nel menu Dati sotto il gruppo ^(Data)Strumenti dati^{(Data Tools)} nella barra multifunzione. 

Puoi anche usarlo premendo Ctrl + E sulla tastiera.

Quando utilizzare Flash Compila Excel

La concatenazione di nomi completi da due colonne è un semplice esempio di come utilizzare Flash Fill in Excel , ma ci sono molti usi più avanzati per questa potente funzionalità.

• Estrarre una sottostringa da una stringa di grandi dimensioni (come un codice postale da un indirizzo completo) in un'altra colonna
• Estrai^(Pull) i numeri dalle stringhe alfanumeriche
• Rimuovere gli spazi prima o dopo le stringhe
• Inserisci^(Insert) sottostringhe (come una virgola o un trattino) nelle stringhe esistenti
• Riformatta le date
• Sostituisci^(Replace) parte di una stringa con un nuovo testo

Tieni presente che, per quanto utile sia la funzione di riempimento Flash^{(Flash Fill)} , non si aggiornerà automaticamente quando modifichi le celle originali.

Ad esempio, nell'esempio di nome e cognome nella prima sezione di questo articolo, è possibile ottenere lo stesso output utilizzando la funzione Concatena^{(Concatenate function)} e quindi riempiendo il resto della colonna con tale funzione.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

Quando si esegue questa operazione, se una delle prime due celle cambia, il nome completo^{(Full Name)} si aggiornerà. Uno svantaggio di ciò è che se si elimina una delle prime due colonne, la colonna Nome completo^{(Full Name)} verrà cancellata o verrà visualizzato un errore.

Questo è il motivo per cui la funzione di riempimento Flash in ^{(Flash Fill)}Excel viene utilizzata al meglio quando si desidera convertire completamente e permanentemente le colonne originali in una stringa o un numero appena formattato.

How To Use Flash Fill In Excel

Trying to fill out cells in Excel that inсorporate text or data from multiple other cells in a sheet сan be a very time consuming process. This is еspeсially true if there are hundreds оr thousаnds of rows іn the spreadsheet.

Once you know how to use Flash Fill in Excel correctly, you can let Excel do all of the heavy lifting. You just provide a couple of manual cell entries to help Excel understand exactly what you’re trying to do. Then, Excel does the rest of the work for the rest of the spreadsheet.

If this sounds like a time-saving tip you’d like to try, let’s take a look at how you can use this feature to improve your own productivity.

Note: The Flash Fill feature in Excel is only available in Excel 2013 and later.

How To Use Flash Fill In Excel

The simplest application of Flash Fill in Excel is combining two words together. In the example below, we’ll show you how to use Flash Fill to quickly combine a first name and a last name into a third cell for the full name.

In this example, column C contains the first name, column D contains the last name, and column E is the column for the full name.

1. First, type the full name into the first cell the way you’d like it to look (combining the contents of the First Name cell and the Last Name cell.

1. After this, start typing the same thing into the next cell (the First Name and Last Name from the cells to the left). You’ll notice that Excel’s Flash Fill feature will automatically detect the pattern from the content of the cell above it that you typed manually.
   
   Using this “learning”, Excel will provide a preview of what it thinks you want to type. It will even show you how the rest of the cells will fill in for the rest of the column.

1. Just press Enter to accept this preview. You’ll see the Excel Flash Fill feature perform its magic as it fills in all of the rest of the cells in this column for you.

As you can see, the Flash Fill feature can save a tremendous amount of time if you compare manually typing one cell and Enter to having to manually type the names for all of the cells in the new column.

If you’ve noticed that the Flash Fill feature doesn’t work, you need to turn on the Flash Fill feature in Excel. You can see how to do that in the last section of this article.

Excel Flash Fill Options

When you perform the Flash Fill steps above, you’ll notice a small icon will appear next to the filled-in cells. If you select the drop-down arrow to the right of this icon, you’ll see some additional options you can use with the Flash Fill feature. 

Using the Flash Fill options in this drop-down box, you can:

• Undo Flash Fill: Undo the action that filled in the entire column after you pressed Enter
• Accept suggestions: This will tell Excel’s Flash Fill feature for this column that you’re fine with the changes to the column and would like to keep them
• Select xx blank cells: Lets you identify any cells that didn’t get filled-in and are blank so that you can fix those if you need to
• Select xx changed cells: Lets you select all of the cells that automatically changed after the Flash Fill feature updated those cells

Once you select Accept suggestions, you’ll see that the “select” numbers for the “changed cells” will drop to zero. This is because once you accept the changes, those cell contents are no longer considered “changed” by the Flash Fill feature.

How To Enable Flash Fill In Excel

If you’ve noticed that Excel doesn’t provide a Flash Fill preview when you start typing the second cell, you may need to enable the feature.

To do this:

Select File > Options > Advanced. Scroll down to the Editing options section and make sure both Enable AutoComplete for cell values and Automatically Flash Fill are selected.

Select OK to finish. Now, the next time you start typing in the second cell after filling in the first, Excel should detect the pattern and provide you with a preview for how it thinks you want to fill in the rest of the cells in the column.

You can also activate the Flash Fill feature for the cell you have highlighted by selecting the Flash Fill icon in the Data menu under the Data Tools group in the ribbon. 

You can also use it by pressing Ctrl + E on the keyboard.

When To Use Flash Fill In Excel

Concatenating full names from two columns is a simple example of how you can use Flash Fill in Excel, but there are many more advanced uses for this powerful feature.

• Extract a substring from a large string (like a zip code from a full address) in another column
• Pull numbers out of alphanumeric strings
• Remove spaces from before or after strings
• Insert substrings (like a comma or dash) into existing strings
• Reformat dates
• Replace part of a string with new text

Keep in mind that, however useful the Flash Fill feature is, it will not automatically update when you change the original cells.

For example, in the first and last name example in the first section of this article, you could achieve the same output by using the Concatenate function and then filling the rest of the column with that function.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

When you do this, if either of the first two cells change, the Full Name will update. One drawback of this is that if you delete either of the first two columns, the Full Name column will clear or display an error.

This is why the Flash Fill function in Excel is best used when you want to fully and permanently convert the original columns into a newly formatted string or number.

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