Due delle funzioni principali di Excel consentono di manipolare e visualizzare i dati da diverse prospettive e uno degli strumenti più semplici ma potenti del programma per farlo è la funzione Ordina^{(Sort )} .

Che si tratti di semplici ordinamenti crescenti/decrescenti, di più di una variabile per visualizzare i dati in gruppi o per mantenere l'integrità delle righe, o di semplici ordinamenti alfanumerici per mantenere ordinati i dati tabulari, l'ordinamento dei dati in Excel è un'abilità essenziale.

Pochi programmi sono più adatti per l'ordinamento dei dati tabulari rispetto a Excel e i tuoi ordinamenti possono essere eseguiti da quelli semplici e relativamente semplici a quelli altamente sofisticati. Mentre l'abilità di ordinamento di Excel - cosa puoi fare con il giusto set di dati e una piccola conoscenza del funzionamento interno del programma - è davvero solida e approfondita, il suggerimento tecnico di oggi si concentra su due tipi di base di ordinamento, come segue:

• Ordinamento dei dati su una singola colonna
• Ordinamento dei dati su più colonne

I fogli di calcolo sono, ovviamente, costituiti da colonne e righe di celle, o dati tabulari, in cui ogni colonna comprende una divisione logica di fatti, cifre o qualsiasi altro dettaglio per categoria, come, ad esempio, nomi, indirizzi, valuta, parti numeri e così via, a seconda del tipo di foglio di calcolo. Rows , d'altra parte, mostra persone, oggetti o figure fianco a fianco o nella stessa istanza o occorrenza.

A seconda del tipo di foglio di calcolo e dei dati in esso contenuti, come un elenco tabellare di nomi, indirizzi, numeri di telefono e altri dati pertinenti, le righe sono spesso simili ai record del database.

Quando si ordinano righe di dati, ogni riga deve mantenere la sua integrità, senza spostare inavvertitamente i dati da una riga all'altra, il che, come vedrai più in basso, è il punto in cui l'ordinamento dei dati su più colonne è utile.

Ordinamento su un unico campo

Puoi ordinare i record nel tuo foglio di calcolo per righe e puoi ordinare le celle all'interno dei record per colonne. È possibile, ovviamente, specificare l'ordinamento crescente o decrescente. Per impostazione predefinita, in ordine crescente/alfanumerico, il programma dispone il testo dalla A alla Z e i numeri dal più piccolo al più grande. L'ordinamento con un ordinamento decrescente, ovviamente, inverte il vecchio da Z ad A , o in modo che i numeri più grandi inizino dall'alto.

Come con molte funzioni in Excel , ci sono alcuni modi per eseguire un semplice ordinamento; tutto ciò di cui hai bisogno per questo tipo di ordinamento, tuttavia, risiede nel menu a comparsa del pulsante destro del mouse, come mostrato di seguito.

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse su^{(Right-click)} un campo nella colonna in cui si desidera ordinare il foglio di calcolo per aprire il menu a comparsa.
2. Scorri^(Scroll) verso il basso e posiziona il cursore su Ordina^(Sort) per aprire il menu a comparsa.
3. Fare clic su Ordina dalla A alla Z^{(Sort A to Z)} per ascendente o Ordina dalla Z alla A^{(Sort Z to A )} discendente ( si noti^(Note) che Excel non include i dati nelle celle nella riga 1 nell'ordinamento; il programma presuppone che questa riga contenga le etichette delle colonne o le intestazioni).

Questo semplice ordinamento funziona per molti tipi di dati, tranne quando le righe e le colonne hanno dati identici o duplicati. In questi casi, è necessario eseguire l'ordinamento su due o più colonne, successive.

Ordinamento di record su più campi

A seconda della complessità dei dati, potrebbe essere necessario ordinare su più colonne. Forse l'esempio migliore è l'ordinamento alfabetico di un database in ordine di cognome. Supponiamo che i tuoi dati contengano più persone con lo stesso cognome. In questi casi, vorrai assicurarti che Linda Johnson venga prima di Lydia Johnson e Cherri Anderson si mostri dopo Charles Anderson... Hai capito.

Puoi impostare ricerche personalizzate con più criteri dalla finestra di dialogo Ordina , in questo modo.^(Sort)

1. Fare clic su^(Click) una cella nella prima colonna di dati che si desidera ordinare.
2. Fare clic su Dati^{(Data )} appena sotto la barra del titolo per aprire la barra multifunzione Dati . ^(Data)(La barra multifunzione è, ovviamente, la riga di schede contestuali nella parte superiore della finestra dell'applicazione.)
3. Nella sezione Ordina e filtra^{(Sort & Filter)} , fai clic sul pulsante Ordina^{(Sort )} per aprire la finestra di dialogo Ordina.

• Fai clic sul menu a discesa Ordina per e scegli il nome della prima colonna su cui eseguire l'ordinamento. ^{(Sort by)}(Si noti che Excel visualizza il contenuto nella riga 1 della colonna, che in questo caso contiene le etichette delle colonne. Puoi disattivare questa opzione deselezionando la casella di controllo I miei dati hanno intestazioni^{(My data has headers)} .)
• Fare clic su Aggiungi livello^{(Add Level )} per aggiungere un'altra colonna all'ordinamento.
• Fai clic sul menu a discesa Poi per e scegli la colonna successiva in base alla quale eseguire l'ordinamento.^{(Then by)}
• Ripetere i passaggi 6 e 7^{(Steps 6 and 7)} secondo necessità per configurare i parametri del proprio ordinamento.

Facendo clic nella finestra di dialogo Ordina^(Sort) vengono visualizzate diverse opzioni per modificare i tuoi ordinamenti, anche se alcune di esse, a meno che tu non sappia esattamente come ognuna influisca sul tuo ordinamento, molto probabilmente produrranno risultati indesiderati.

• Fare clic su OK .
• Se viene visualizzata una finestra di dialogo Avviso di ordinamento, selezionare ^{(Sort Warning)}Espandi la selezione^{(Expand the selection)} e quindi fare clic su Ordina.^(Sort.)

Inoltre, quando scegli una colonna, Excel analizza il contenuto delle celle in quella colonna e fa ipotesi plausibili su quali valori dovrebbero popolare i campi Ordina^{(Sort on)} e Ordina . ^(Order)A meno che tu non abbia un motivo specifico (e logico) per modificarli, non farlo. (A meno che tu non stia sperimentando, ovviamente. Lo incoraggio sempre e la funzione Annulla^(Undo) di Excel funziona meravigliosamente.)

Come sono sicuro che puoi immaginare, questo è solo l'inizio di come puoi ordinare i dati in Excel . È importante ricordare, tuttavia, che, a meno che tu non stia attento, l'utilizzo di parametri sbagliati può giustapporre i tuoi dati e cambiarne completamente la posizione nel foglio di calcolo. L'ordinamento^(Sort) è veloce e facile da configurare. La buona notizia è che anche Annulla^(Undo) è veloce. Non aver paura di Annulla ^(Don)e^(Undo) riprova. E di nuovo.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s primary functions are to allow yoυ to manipulate and view dаta from different perspectiνes, and one of the program’s more simple but powerful tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

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