Word ha due funzioni davvero utili che quasi nessuno usa mai: Confronta documenti^{( Compare Documents)} e Combina documenti^{( Combine Documents)} . Come suggeriscono i loro nomi, le funzionalità ti consentono di confrontare due documenti di Word^{(Word docs)} l'uno contro l'altro o di combinarne due insieme.

Quindi, quando mai avresti bisogno di usarlo? Bene, se sei come me, probabilmente hai 20 diverse versioni del tuo curriculum salvate in varie posizioni nel corso degli anni. A volte modifico leggermente un curriculum per una particolare azienda per sottolineare una particolare abilità oa volte ho aggiunto cose e ho appena salvato una nuova copia.

Ad ogni modo, sarebbe bello vedere rapidamente la differenza tra il mio ultimo curriculum e quelli più vecchi per vedere se c'è qualcosa che dovrei aggiungere all'ultimo o eventualmente rimuovere. In questo post, ti mostrerò come utilizzare queste due funzionalità per trovare rapidamente le differenze tra due documenti e unirli se lo desideri.

Confronta e combina documenti

Nel mio esempio, volevo vedere qual era la differenza tra il mio vecchio curriculum scritto nel 2007 e l'ultimo aggiornato nel 2013. Per fare ciò, apri Word , fai clic sulla scheda Revisione e quindi fai clic su ^(Review)Confronta^(Compare) .

Verrà visualizzata la finestra di dialogo ^{(dialog box)}Confronta documenti^{(Compare Documents)} in cui è necessario selezionare il documento originale e il documento rivisto.

In fondo, vedrai tutta una serie di impostazioni di confronto, che puoi semplicemente lasciare tutte selezionate. Per impostazione predefinita, mostrerà anche tutte le modifiche in un nuovo documento, il che è meglio che pasticciare con i tuoi documenti originali o rivisti.

Si aprirà un nuovo documento con diverse sezioni: un elenco scorrevole di revisioni all'estrema sinistra, il documento combinato che mostra tutte le modifiche al centro e i due documenti originali sul lato^{(hand side)} destro . Diamo un'occhiata più da vicino a ciascuna sezione.

Come puoi vedere qui, ho cancellato alcune cose e inserito un paio di altre righe di testo. Se si fa doppio clic su una qualsiasi delle intestazioni ( Aseem Kishore inserito^{(Aseem Kishore Inserted)} o Aseem Kishore eliminato^{(Aseem Kishore Deleted)} ), si sposterà il cursore in quella posizione esatta nel documento.

Al centro, vedrai queste revisioni in vari colori. Per impostazione predefinita, tutto ciò che è barrato è ciò che è stato eliminato e tutto ciò che è evidenziato in rosso è ciò che è stato aggiunto al documento rivisto. Qualsiasi cosa in verde è stata spostata. Il luogo da cui è stato spostato sarà verde con doppia barratura e il luogo in cui è stato spostato sarà evidenziato con doppia sottolineatura verde, come mostrato qui:

Infine, sul lato destro ,^{(hand side)} vedrai il documento originale in alto e il documento rivisto in basso. Mentre scorri il documento in alto, quello in basso segue in modo che siano sincronizzati. Tuttavia, puoi scorrere quello inferiore indipendentemente dallo schermo superiore.

Oltre a questa visualizzazione, puoi anche rimuovere entrambi i documenti di origine dal riquadro di destra e mostrare invece fumetti per vedere facilmente le modifiche. Per capire cosa intendo, vai avanti e fai nuovamente clic sul pulsante Confronta^(Compare) , quindi su Mostra documenti di origine^{(Show Source Documents)} e infine su Nascondi documenti di origine^{(Hide Source Documents)} .

Ora fai clic sul pulsante Mostra markup^{(Show Markup)} in Tracciamento^(Tracking) e fai clic su Bolle^(Balloons) e poi Mostra revisioni in Bolle^{(Show Revisions in Balloons)} .

Sul lato destro del^{(hand side)} documento, vedrai ora tutte le revisioni con le righe provenienti dal documento. Questo può rendere più facile vedere tutte le modifiche se ne hai molte.

Nota che se vuoi solo vedere le differenze tra i documenti, allora non devi fare nient'altro. Se desideri creare un documento finale da questi due documenti, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi modifica e^{(change and choose)} scegliere Accetta^(Accept) o Rifiuta^(Reject) .

Una volta terminato, puoi salvare il nuovo documento con tutte le modifiche apportate. Combina documenti^{(Combine Documents)} è praticamente esattamente lo stesso di Confronta^(Compare) . Se scegli Combina^(Combine) , otterrai la stessa finestra di dialogo in cui devi scegliere il documento originale e rivisto.

Una volta fatto, otterrai lo stesso layout di prima dove vedrai le modifiche combinate nel mezzo. Anche^(Again) in questo caso , il testo barrato^{(strikeout text)} viene eliminato, viene aggiunto il testo sottolineato in rosso e il testo verde è stato spostato. Basta fare clic con il pulsante destro del mouse^{(Just right-click)} su ogni modifica e scegliere se accettare o rifiutare ogni modifica. Quando hai finito, salva il nuovo documento combinato.

Nel complesso, questi sono davvero utili quando si hanno più versioni dello stesso documento o quando più persone modificano un documento Word^{(Word document)} e si finisce con più documenti da combinare in uno solo. Se avete domande, sentitevi liberi di commentare. Divertiti!

How to Use Compare & Combine Documents in Word

Word haѕ two really usefυl features that almost no one ever uses: Compare Documents and Combine Documents. As their names imply, the features let you either compare two Word docs against each other or combine two together.

So when would you ever need to use this? Well, if you’re like me, you probably have 20 different versions of your resume saved in various locations over the years. Sometimes I modify a resume slightly for a particular company to stress a particular skill or sometimes I’ve added stuff and just saved a new copy.

Anyway, it would be nice to quickly see the difference between my latest resume and older ones to see if there is something I should add to the latest one or possibly remove. In this post, I’ll show you how you can use these two features to quickly find differences between two documents and merge them if you like.

Compare & Combine Documents

In my example, I wanted to see what the difference was between my old resume written in 2007 and the latest one updated in 2013. To do this, open Word, click on the Review tab and then click on Compare.

This will bring up the Compare Documents dialog box where you need to pick your original document and revised document.

At the bottom, you’ll see a whole slew of comparison settings, which you can just leave all checked. By default, it will also show all the changes in a new document, which is better than messing with your original or revised documents.

A new document will open with several different sections: a scrollable list of revisions on the far left, the combined document showing all changes in the middle and the two original documents on the right hand side. Let’s take a closer look at each section.

As you can see here, I’ve deleted a few things and inserted a couple of other lines of text. If you double-click on any of the headings (Aseem Kishore Inserted or Aseem Kishore Deleted), it will move the cursor to that exact position in the document.

In the center, you will see these revisions in various colors. By default, anything with a strike-through is what has been deleted and anything in red and underlined is what has been added to the revised document. Anything in green has been moved around. The place where it was moved from will be double strike-through green and the place where it has been moved to will be double underlined green as shown here:

Finally, on the right hand side, you’ll see the original document at the top and the revised document down below. As you scroll the top document, the bottom one follows along so that they are in sync. You can scroll the bottom one independently of the top screen, though.

In addition to this view, you can also remove both the source documents from the right pane and instead show balloons to easily see the changes. To see what I mean, go ahead and click on the Compare button again, then on Show Source Documents and finally click on Hide Source Documents.

Now click on the Show Markup button under Tracking and click on Balloons and then Show Revisions in Balloons.

On the right hand side of the document, you’ll now see all the revisions with lines coming from the document. This can make it easier to see all the changes if you have a lot of them.

Note that if you just want to see the differences between the documents, then you really don’t have to do anything else. If you want to create a final document from these two documents, you can right-click on any change and choose to Accept or Reject.

Once you have finished, you can save the new document with all the changes you made. Combine Documents is pretty much exactly the same as Compare. If you choose Combine, you’ll get the same dialog where you have to choose the original and revised document.

Once you do that, you’ll get the same layout as before where you see the combined changes in the middle. Again, strikeout text is deleted, red underlined text is added and green text has been moved. Just right-click on each change and choose whether to accept or reject each change. When you are done, save the new combined document.

Overall, these are really useful for times when you have multiple versions of the same document or when several people edit one Word document and you end up with multiple documents to combine into one. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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