Se usi molto Excel , probabilmente ti sei imbattuto in una situazione in cui hai un nome in una singola cella e devi separare il nome in celle diverse. Questo è un problema molto comune in Excel e probabilmente puoi fare una ricerca su Google e scaricare^{(Google search and download)} 100 macro diverse scritte da varie persone per farlo per te.

Tuttavia, in questo post, ti mostrerò come impostare una formula in modo che tu possa farlo da solo e capire effettivamente cosa sta succedendo. Se usi molto Excel, probabilmente è una buona idea imparare alcune delle funzioni più avanzate in modo da poter fare cose più interessanti con i tuoi dati.

Se non ti piacciono le formule e desideri una soluzione più rapida^{(quicker solution)} , scorri verso il basso fino alla sezione Testo in colonne^{(Text to Columns)} , che ti insegna come utilizzare una funzione di Excel^{(Excel feature)} per fare la stessa cosa. Inoltre, è meglio usare anche la funzione testo in colonne se hai più di due elementi in una cella che devi separare. Ad esempio, se una colonna ha 6 campi combinati insieme, l'utilizzo delle formule seguenti^{(formulas below)} diventerà davvero disordinato e complicato.

Nomi separati in Excel

Per iniziare, vediamo come i nomi vengono solitamente archiviati in un foglio di calcolo Excel^{(Excel spreadsheet)} . I due modi più comuni che ho visto sono firstname lastname con solo uno spazio e lastname , firstname con una virgola che separa i due. Ogni volta che ho visto un'iniziale centrale, di solito è il cognome ^(firstname) midinitial del ^(midinitial) nome^(lastname) come di seguito :

Usando alcune semplici formule e combinandone un paio insieme, puoi facilmente separare il nome, il cognome e l'iniziale del secondo in celle separate in Excel . Iniziamo con l'estrazione della prima parte del nome. Nel mio caso, utilizzeremo due funzioni: sinistra e cerca^{(left and search)} . Logicamente ecco cosa dobbiamo fare:

Cerca^(Search) nel testo nella cella uno spazio o una virgola^{(space or comma)} , trova la posizione e poi elimina tutte le lettere a sinistra di quella posizione.

Ecco una semplice formula che esegue correttamente il lavoro: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) , dove NN è la cella in cui è memorizzato il nome. Il -1 è lì per rimuovere lo spazio o la virgola^{(space or comma)} in più alla fine della stringa.

Come puoi vedere, iniziamo con la funzione left^{(left function)} , che accetta due argomenti: la stringa e il numero di caratteri che vuoi catturare a partire dall'inizio della stringa. Nel primo caso, cerchiamo uno spazio usando le virgolette doppie e mettendo uno spazio nel mezzo. Nel secondo caso, cerchiamo una virgola invece di uno spazio. Quindi qual è il risultato per i 3 scenari che ho menzionato?

Abbiamo ottenuto il nome dalla riga 3^{(row 3)} , il cognome dalla riga 5^{(row 5)} e il nome dalla riga 7^{(row 7)} . Grande! Quindi, a seconda di come vengono archiviati i tuoi dati, ora hai estratto il nome o il cognome. Ora per la parte successiva. Ecco cosa dobbiamo fare logicamente ora:

– Cerca^(Search) nel testo nella cella uno spazio o una virgola^{(space or comma)} , trova la posizione e poi sottrai la posizione dalla lunghezza totale della stringa. Ecco come sarebbe la formula:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

Quindi ora usiamo la funzione giusta. Questo richiede anche due argomenti: la stringa e il numero di caratteri che vuoi catturare a partire dalla fine della stringa andando a sinistra. Quindi vogliamo la lunghezza della stringa meno la posizione dello spazio o della virgola^{(space or comma)} . Questo ci darà tutto a destra del primo spazio o virgola^{(space or comma)} .

Ottimo^(Great) , ora abbiamo la seconda parte del nome! Nei primi due casi, hai praticamente finito, ma se c'è un'iniziale centrale nel nome, puoi vedere che il risultato include ancora il cognome con l'iniziale centrale. Quindi, come possiamo ottenere il cognome e sbarazzarci dell'iniziale centrale? Facile! Esegui^(Just) di nuovo la stessa formula che abbiamo usato per ottenere la seconda sezione del nome.

Quindi stiamo solo facendo un altro diritto e questa volta applicando la formula sulla cella del secondo nome^{(name cell)} e del cognome combinati . Troverà lo spazio dopo l'iniziale centrale e quindi prenderà la lunghezza meno la posizione del numero^{(space number)} di caratteri dello spazio fuori dalla fine della stringa.

Così il gioco è fatto! Ora hai diviso il nome e il cognome in colonne separate usando alcune semplici formule in Excel ! Ovviamente, non tutti avranno il proprio testo formattato in questo modo, ma puoi facilmente modificarlo in base alle tue esigenze.

Testo in colonne

C'è anche un altro modo semplice per separare il testo combinato in colonne separate in Excel . È una funzionalità chiamata Text to Columns e funziona molto bene. È anche molto più efficiente se hai una colonna con più di due dati.

Ad esempio, di seguito ho alcuni dati in cui una riga^{(one row)} ha 4 parti di dati e l'altra riga ha 5 parti di dati. Vorrei dividerlo rispettivamente in 4 colonne e 5 colonne. Come puoi vedere, provare a utilizzare le formule sopra non sarebbe pratico.

In Excel , seleziona prima la colonna che vuoi separare. Quindi, vai avanti e fai clic sulla scheda Dati^(Data) , quindi fai clic su Testo in colonne^{( Text to Columns)} .

Verrà visualizzata la procedura guidata Testo su colonne^{(Columns wizard)} . Nel passaggio 1^{(step 1)} , scegli se il campo è delimitato o a larghezza fissa. Nel nostro caso, sceglieremo Delimitato^(Delimited) .

Nella schermata successiva, sceglierai il delimitatore. Puoi scegliere tra tabulazione, punto e virgola, virgola, spazio o digitarne uno personalizzato^{(custom one)} .

Infine, scegli il formato dei dati per la colonna. Normalmente, Generale^(General) funzionerà bene per la maggior parte dei tipi di dati. Se hai qualcosa di specifico come le date, scegli quel formato.

Fai clic su Fine^(Finish) e osserva come i tuoi dati vengono magicamente separati in colonne. Come puoi vedere, una riga si è trasformata in cinque colonne e l'altra in quattro colonne. La funzione Testo in colonne^{(Columns feature)} è molto potente e può semplificarti la vita.

Se hai problemi a separare i nomi non nel formato che ho sopra, pubblica un commento con i tuoi dati e cercherò di aiutarti. Divertiti!

How to Separate First and Last Names in Excel

If you use Excel а lot, you have probably run across a situation where you have a name in a single cell and уou need to seрarate the name into different cells. Τhis is a verу common iѕsue in Excel and you can probably do a Gоogle ѕearch and download 100 differеnt macroѕ written by varіoυs people tо dо it for you.

However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.

If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.

Separate Names in Excel

To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:

Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:

Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.

Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.

As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?

We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:

– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.

Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.

So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.

So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.

Text to Columns

There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.

For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.

In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.

This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.

On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.

Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.

Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.

If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!

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