Se stai andando in vacanza e non sarai disponibile a rispondere alle tue e-mail, è una buona idea impostare una risposta "fuori sede" in Outlook sul tuo computer. In questo modo, chiunque ti invii un'email riceverà una risposta automatica che informa della tua assenza in ufficio.

Outlook ti consente di creare risposte personalizzate da inviare automaticamente a chiunque ti invii un'e-mail. Puoi anche specificare un periodo di data personalizzato^{(custom date period)} durante il quale l'app dovrebbe gestire le tue e-mail per te.

Imposta le risposte di Outlook fuori sede per gli account di Exchange^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

Se ti trovi in ​​un ambiente aziendale^{(business environment)} e la tua azienda o organizzazione utilizza Microsoft Exchange^{(company or organization uses Microsoft Exchange)} , hai un modo davvero semplice per impostare le risposte fuori sede in Outlook per il tuo account di posta elettronica^{(email account)} .

• Avvia l' app Outlook sul tuo computer.
• Fai clic sulla scheda che dice File in alto e vedrai varie opzioni. Fare clic^(Click) sull'opzione che legge Risposte automatiche (fuori sede)^{(Automatic Replies (Out of Office))} . Se non vedi questa opzione, vai alla sezione successiva per scoprire come eseguire l'attività.

• Sullo schermo apparirà una casella che ti consentirà di inserire informazioni in vari campi. Per inviare risposte personalizzate automatiche, dovrai compilare i campi come segue.
  
  Abilita la casella che dice Invia risposte automatiche^{(Send automatic replies)} in alto.
  
  Selezionare la casella Invia solo durante questo intervallo di tempo^{(Only send during this time range)} . Quindi seleziona le date di partenza e di arrivo in cui non sarai disponibile a rispondere alle tue e-mail.
  
  Se desideri che la tua risposta venga inviata solo a coloro che fanno parte della tua organizzazione, fai clic sulla scheda Dentro la mia organizzazione . ^{(Inside My Organization)}Altrimenti, fai clic sull'altra scheda che dice Fuori dalla mia organizzazione^{(Outside My Organization)} .
  
  Digita la risposta che desideri inviare automaticamente nella casella visualizzata sullo schermo. Puoi anche utilizzare gli strumenti di formattazione per formattare e modificare lo stile del testo.
  
  Al termine, fare clic su OK per salvare le modifiche.

Outlook ora invierà automaticamente il tuo messaggio personalizzato^{(custom message)} predefinito a chiunque ti invii un'e-mail durante il periodo di data^{(date period)} specificato .

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

La maggior parte degli utenti generici utilizza account IMAP o POP3^{(IMAP or POP3 accounts)} nel proprio Outlook. Questo di solito include l'utilizzo di Hotmail , Gmail e altri account di posta elettronica con l' app Outlook^{(Outlook app)} . Se sei uno di questi utenti, dovrai creare una regola per inviare risposte automatiche poiché il metodo sopra non funzionerà per te.

Fortunatamente, però, creare un messaggio personalizzato^{(custom message)} e una regola per automatizzare l'invio delle risposte non è troppo difficile in Outlook .

Crea un modello di risposta automatica^{(Create An Automatic Reply Template)}

• Apri Outlook sul tuo computer e fai clic sull'opzione Nuova e-mail in alto.^{(New Email)}

• Si aprirà la consueta finestra di composizione dell'e-mail . ^{(email compose window)}Qui, devi digitare l'e-mail che desideri che Outlook invii automaticamente. Basta digitare^{(Just type)} il corpo dell'e-mail che di solito include la menzione per quanto tempo non sarai disponibile e quando tornerai.

• Fare clic sulla scheda File in alto e selezionare ^(File)Salva con nome^{(Save As)} .

• Inserisci un nome per il tuo modello di risposta fuori sede^{(office reply template)} e scegli Modello di Outlook^{(Outlook Template)} dal menu a discesa Salva come tipo . ^{(Save as type)}Quindi fare clic su Salva^(Save) .

• Chiudere la finestra di composizione dell'e-mail e selezionare ^{(email compose window and select)} No quando viene chiesto se si desidera salvare le modifiche.

Imposta una regola di risposta automatica^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• Fai clic sulla scheda Home , seleziona ^(Home)Regole^(Rules) e scegli Gestisci regole e avvisi^{(Manage Rules & Alerts)} .

• Nella scheda Regole e-mail , fai clic su ^{(Email Rules)}Nuova regola^{(New Rule)} per creare una nuova regola.

• Seleziona Applica regola sui messaggi che ricevo^{(Apply rule on messages I receive)} e premi Avanti^(Next) .

• Seleziona il ricevuto in una specifica ^{(received in a specific date span)} condizione di intervallo di date e fai clic^{(condition and click)} sul relativo collegamento nella grande casella bianca.
  
  Seleziona le caselle di controllo Dopo^(After) e Prima^(Before) e specifica l' intervallo di date^{(date range)} in cui non sarai in grado di rispondere alle tue e-mail. Quindi premi OK seguito da Avanti^(Next) .

• Seleziona la risposta utilizzando un modello specifico^{(reply using a specific template)} e fai clic sul relativo collegamento.

• Seleziona il modello di email che^{(email template)} hai creato in precedenza, fai clic su Apri^(Open) , quindi premi Avanti^(Next) .

• Se lo desideri, applica eventuali eccezioni e fai clic su Avanti^(Next) .

• Inserisci un nome per la tua regola e fai clic^{(rule and click)} su Fine^(Finish) .

Impostazione di una risposta fuori sede nella versione Web di Outlook^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

Molti utenti stanno abbandonando le loro app desktop^{(desktop apps)} e le stanno sostituendo con le loro controparti web. Se l'hai già fatto e utilizzi la versione Web di Outlook^{(use the Outlook web version)} per le tue e-mail, puoi impostare una risposta fuori sede^{(office reply)} anche in Outlook per il Web.

Questo è più facile da fare rispetto a qualsiasi altro metodo discusso sopra.

• Vai al sito Web di Outlook e accedi al tuo account se non lo sei già.
• Una volta visualizzata la posta in arrivo, fai clic sull'icona delle impostazioni nell'angolo in alto a destra e quindi scegli Visualizza tutte le impostazioni di Outlook^{(View all Outlook settings)} in basso. Si aprirà il menu delle impostazioni.

• Vedrai diverse impostazioni che puoi configurare per il tuo account Outlook^{(Outlook account)} . Vuoi trovare l'opzione che dice Risposte automatiche^{(Automatic replies)} e fare clic su di essa.

• Diverse nuove opzioni appariranno nel riquadro di destra^{(side pane)} .
  
  Prima^(First) di tutto, abilita l'opzione che dice Attiva risposte automatiche^{(Turn on automatic replies)} .
  
  Seleziona la casella Invia risposte solo durante un periodo^{(Send replies only during a time period)} di tempo . Specificare un intervallo di date nelle caselle Ora di inizio^{(Start time)} e Ora di fine . ^{(End time)}Questo è quando l'app invierà le tue risposte automatiche.
  
  Puoi quindi inserire una risposta personalizzata^{(custom reply)} che verrà inviata automaticamente alle persone che ti inviano un'e-mail. Sentiti libero di usare le opzioni di formattazione disponibili.
  
  Facoltativamente, abilita Invia risposte solo ai contatti^{(Send replies only to contacts)} se vuoi solo rispondere automaticamente ai tuoi contatti.
  
  Infine, fai clic su Salva^(Save)in basso per salvare le modifiche.

• Se desideri disattivare le risposte automatiche, deseleziona l' opzione Risposte automatiche attivate .^{(Automatic replies on )}

È davvero un'ottima cosa poter impostare una risposta fuori sede^{(office reply)} in Outlook . Facci sapere se lo usi e come appare il tuo messaggio di risposta automatica nei commenti qui sotto.

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If you’re heading off to a vacation and you’re not goіng to be available to replу to your emails, it’s a good idea to set an ‘out of offіce’ reply in Оutlook on your computer. This way, anyone who sends yоu an еmail will receive an automatic response letting them know of your absence in the office.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

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