Di recente ho scritto un articolo su come utilizzare le funzioni di riepilogo in Excel per riepilogare facilmente grandi quantità di dati, ma quell'articolo ha tenuto conto di tutti i dati nel foglio di lavoro. E se volessi guardare solo un sottoinsieme di dati e riassumere il sottoinsieme di dati?

In Excel puoi creare filtri sulle colonne che nasconderanno le righe che non corrispondono al tuo filtro. Inoltre, puoi anche utilizzare funzioni speciali in Excel per riepilogare i dati utilizzando solo i dati filtrati.

In questo articolo, ti guiderò attraverso i passaggi per la creazione di filtri in Excel e anche per l'utilizzo delle funzioni integrate per riepilogare i dati filtrati.

Crea filtri semplici in Excel

In Excel puoi creare filtri semplici e filtri complessi. Iniziamo con semplici filtri. Quando lavori con i filtri, dovresti sempre avere una riga in alto che viene utilizzata per le etichette. Non è un requisito avere questa riga, ma rende un po' più semplice lavorare con i filtri.

Sopra, ho dei dati falsi e voglio creare un filtro sulla colonna Città . ^(City)In Excel , questo è davvero facile da fare. Vai avanti e fai clic sulla scheda Dati^(Data) nella barra multifunzione, quindi fai clic sul pulsante Filtro^(Filter) . Non è necessario selezionare i dati sul foglio o fare clic^{(sheet or click)} sulla prima riga.

Quando fai clic su Filtro^(Filter) , ogni colonna nella prima riga avrà automaticamente un piccolo pulsante a discesa aggiunto all'estrema destra.

Ora vai avanti e fai clic sulla freccia a discesa nella colonna Città^{(City column)} . Vedrai un paio di opzioni diverse, che spiegherò di seguito.

In alto, puoi ordinare rapidamente tutte le righe in base ai valori nella colonna Città^{(City column)} . Tieni presente che quando ordini i dati, verrà spostata l'intera riga, non solo i valori nella colonna Città^{(City column)} . Ciò garantirà che i tuoi dati rimangano intatti proprio come erano prima.

Inoltre, è una buona idea aggiungere una colonna in primo piano chiamata ID e numerarla^{(ID and number)} da una a quante righe hai nel foglio di lavoro. In questo modo, puoi sempre ordinare in base alla colonna ID^{(ID column)} e riportare i tuoi dati nello stesso ordine in cui erano originariamente, se questo è importante per te.

Come puoi vedere, tutti i dati nel foglio di calcolo sono ora ordinati in base ai valori nella colonna Città^{(City column)} . Finora, nessuna riga è nascosta. Ora diamo un'occhiata alle caselle di controllo nella parte inferiore della finestra di dialogo del filtro^{(filter dialog)} . Nel mio esempio, ho solo tre valori univoci nella colonna Città^{(City column)} e questi tre vengono visualizzati nell'elenco.

Sono andato avanti e ho deselezionato due città e ne ho lasciata una selezionata. Ora ho solo 8 righe di dati visualizzate e il resto è nascosto. Puoi facilmente dire che stai guardando i dati filtrati se controlli i numeri di riga all'estrema sinistra. A seconda di quante righe sono nascoste, vedrai alcune linee orizzontali in più e il colore dei numeri sarà blu.

Ora diciamo che voglio filtrare su una seconda colonna per ridurre ulteriormente il numero di risultati. Nella colonna C, ho il numero totale di membri in ogni famiglia e voglio vedere solo i risultati per le famiglie con più di due membri.

Vai avanti e fai clic sulla freccia a discesa nella colonna C^{(Column C)} e vedrai le stesse caselle di controllo per ogni valore univoco nella colonna. Tuttavia, in questo caso, vogliamo fare clic su Filtri numerici^{(Number Filters)} e quindi su Maggiore^{( Greater Than)} di . Come puoi vedere, ci sono anche un sacco di altre opzioni.

Apparirà una nuova finestra di dialogo e qui potrai digitare il valore per il filtro. È inoltre possibile aggiungere più criteri con una funzione AND o OR^{(AND or OR function)} . Potresti dire di volere righe in cui il valore è maggiore di 2 e non uguale a 5, ad esempio.

Ora sono solo 5 righe di dati: solo famiglie di New Orleans e con 3 o più membri. Abbastanza facile ? ^(Easy)Tieni presente che puoi facilmente cancellare un filtro su una colonna facendo clic sul menu a discesa e quindi facendo clic sul collegamento Cancella filtro da "Nome colonna" .^{(Clear Filter From “Column Name”)}

Quindi questo è tutto per semplici filtri in Excel . Sono molto facili da usare e i risultati sono piuttosto diretti. Ora diamo un'occhiata ai filtri complessi utilizzando la finestra di dialogo Filtri avanzati^(Advanced) .

Crea filtri avanzati in Excel

Se desideri creare filtri più avanzati, devi utilizzare la finestra di dialogo Filtro ^{(filter dialog)}avanzato^(Advanced) . Ad esempio, diciamo che volevo vedere tutte le famiglie che vivono a New Orleans con più di 2 membri nella loro famiglia OPPURE^(OR) tutte le famiglie a Clarksville con più di 3 membri nella loro famiglia E^(AND) solo quelle con un indirizzo e-mail finale .EDU . Ora non puoi farlo con un semplice filtro.

Per fare ciò, dobbiamo impostare il foglio Excel in^{(Excel sheet)} modo leggermente diverso. Vai avanti e inserisci un paio di righe sopra il tuo set di dati e copia le etichette di intestazione esattamente nella prima riga come mostrato di seguito.

Ora ecco come funzionano i filtri avanzati. Devi prima digitare i tuoi criteri nelle colonne in alto e quindi fare clic sul pulsante Avanzate^(Advanced) in Ordina e filtra^{( Sort & Filter)} nella scheda Dati .^(Data)

Quindi cosa possiamo digitare esattamente in quelle celle? OK, quindi iniziamo con il nostro esempio. Vogliamo solo vedere i dati da New Orleans o Clarksville^{(New Orleans or Clarksville)} , quindi scriviamoli nelle celle E2 ed E3^{(E2 and E3)} .

Quando digiti valori su righe diverse, significa OR. Ora vogliamo famiglie di New Orleans con più di due membri e famiglie di Clarksville con più di 3 membri. Per fare ciò, digita >2 in C2 e >3 in C3.

Poiché >2 e New Orleans sono sulla stessa riga, sarà un operatore AND^{(AND operator)} . Lo stesso vale per la riga 3^{(row 3)} sopra. Infine, vogliamo solo le famiglie con indirizzo email finale .EDU. Per fare ciò, digita *.edu sia in D2 che in D3^{(D2 and D3)} . Il simbolo * indica un numero qualsiasi di caratteri.

Una volta fatto, fai clic in un punto qualsiasi del tuo set di dati e quindi fai clic sul pulsante Avanzate^(Advanced) . Il campo List Rang e individuerà automaticamente il tuo set di dati da quando hai fatto clic su di esso prima di fare clic sul pulsante Avanzate^{(Advanced button)} . Ora fai clic sul piccolo pulsante a destra del pulsante Intervallo criteri^{(Criteria range)} .

Seleziona tutto^{(Select everything)} da A1 a E3 e quindi fai nuovamente clic sullo stesso pulsante per tornare alla finestra di dialogo Filtro avanzato^{(Advanced Filter dialog)} . Fai clic su OK^{(Click OK)} e ora i tuoi dati dovrebbero essere filtrati!

Come puoi vedere, ora ho solo 3 risultati che soddisfano tutti questi criteri. Si noti che le etichette per l'intervallo di criteri devono corrispondere esattamente alle etichette per il set di dati affinché funzioni.

Ovviamente puoi creare query molto più complicate usando questo metodo, quindi giocaci per ottenere i risultati desiderati. Infine, parliamo dell'applicazione delle funzioni di sommatoria ai dati filtrati.

Riepilogo dei dati filtrati

Ora diciamo che voglio riassumere il numero di membri della famiglia sui miei dati filtrati, come potrei farlo? Bene, cancelliamo il nostro filtro facendo clic sul pulsante Cancella^(Clear) nella barra multifunzione. Non preoccuparti, è molto semplice applicare nuovamente il filtro avanzato semplicemente facendo clic sul pulsante Avanzate^{(Advanced button)} e facendo nuovamente clic su OK.

Nella parte inferiore del nostro set di dati, aggiungiamo una cella chiamata Totale^(Total) e quindi aggiungiamo una funzione di somma per sommare i membri totali della famiglia. Nel mio esempio, ho appena digitato =SUM(C7:C31) .

Quindi, se guardo tutte le famiglie, ho 78 membri in totale. Ora andiamo avanti e riapplichiamo il nostro filtro avanzato^{(Advanced filter)} e vediamo cosa succede.

Ops! Invece di mostrare il numero corretto, 11, vedo ancora che il totale è 78! Perché? Bene, la funzione SOMMA^{(SUM function)} non ignora le righe nascoste, quindi sta ancora facendo il calcolo usando tutte le righe. Fortunatamente, ci sono un paio di funzioni che puoi usare per ignorare le righe nascoste.

Il primo è SUBTOTALE^(SUBTOTAL) . Prima di utilizzare una di queste funzioni speciali, deselezionare il filtro e quindi digitare la funzione.

Una volta cancellato il filtro, vai avanti e digita =SUBTOTAL( e dovresti vedere una casella a discesa con un sacco di opzioni. Usando questa funzione, scegli prima il tipo di funzione di somma^{(summation function)} che vuoi usare usando un numero.

Nel nostro esempio, voglio usare SUM , quindi digitare il numero 9^{(number 9)} o semplicemente fare clic su di esso dal menu a discesa. Quindi digita una virgola e seleziona l'intervallo di celle.

Quando premi Invio, dovresti vedere che il valore di 78 è lo stesso di prima. Tuttavia, se ora applichi nuovamente il filtro, ne vedremo 11!

Eccellente! Questo è esattamente quello che vogliamo. Ora puoi regolare i tuoi filtri e il valore rifletterà sempre solo le righe attualmente visualizzate.

La seconda funzione che funziona più o meno esattamente come la funzione SUBTOTAL^{(SUBTOTAL function)} è AGGREGA^(AGGREGATE) . L'unica differenza è che c'è un altro parametro nella funzione AGGREGA^{(AGGREGATE function)} in cui devi specificare che vuoi ignorare le righe nascoste.

Il primo parametro è la funzione di somma che^{(summation function)} si desidera utilizzare e, come per SUBTOTALE^(SUBTOTAL) , 9 rappresenta la funzione SOMMA^{(SUM function)} . La seconda opzione è dove devi digitare 5 per ignorare le righe nascoste. L'ultimo parametro è lo stesso ed è l'intervallo di celle.

Puoi anche leggere il mio articolo sulle funzioni di riepilogo per imparare a usare la funzione AGGREGA^{(AGGREGATE function)}  e altre funzioni come MODE , MEDIANA^(MEDIAN) , MEDIA^(AVERAGE) , ecc. in modo più dettagliato.

Si spera che questo articolo ti dia un buon punto di partenza^{(starting point)} per creare e utilizzare i filtri in Excel . Se hai domande, sentiti libero di pubblicare un commento. Divertiti!

How to Filter Data in Excel

I recentlу wrote an article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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