Se hai un abbonamento a Office 365 , una delle app a cui puoi accedere è Access . È uno strumento per creare vari tipi di database e report sul tuo computer. Se stai cercando un metodo su come costruire un database, MS Access è il modo migliore per farlo sia che tu voglia costruire un database semplice o complesso.

Puoi utilizzare lo strumento per creare un database, creare moduli per l'immissione di dati, filtrare i tuoi dati utilizzando query personalizzate e generare rapporti dai tuoi dati. Ci sono procedure guidate dettagliate per aiutarti a creare questi elementi in modo che non sia troppo difficile da usare.

Come creare un database vuoto con MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

La prima cosa che devi fare è creare un database. Per fare ciò, avvia un nuovo database in Access . Le tabelle di dati, i moduli, le query e i rapporti verranno salvati in esso. Per farlo, puoi utilizzare uno dei tanti modelli forniti da Access o crearne uno da zero.

Qui creeremo un database che memorizza le informazioni sugli studenti e utilizzeremo un modello di database vuoto.

1. Avvia l' app Access^{(Launch the Access app)} sul tuo computer.
2. Fare clic su Nuovo^(New) nella barra laterale sinistra per creare un nuovo database.
3. Seleziona l' opzione Database vuoto^{(Blank database)} nel riquadro di destra per creare un nuovo database vuoto.

1. Fare clic^(Click) sull'icona della piccola cartella e scegliere un percorso per salvare il database. Quindi, fai clic sul pulsante che dice Crea^(Create) .

1. È così che crei un database con Access . Il tuo database dovrebbe essere disponibile nel percorso specificato.

Crea una tabella nel tuo database^{(Create a Table In Your Database)}

La base di qualsiasi database sono le tabelle. Sono queste tabelle in cui i tuoi dati vengono salvati in varie colonne, e questo è ciò su cui puoi eseguire query e generare rapporti.

Quando crei un nuovo database in Access , viene aperta la schermata di creazione della nuova tabella nella visualizzazione foglio dati. Questa visualizzazione non è la più semplice da utilizzare, quindi è necessario cambiarla nella visualizzazione progettazione e quindi creare le colonne della tabella.

1. Fare clic con il pulsante destro del mouse^{(Right-click)} sulla tabella appena creata e selezionare Vista^{(Design View)} struttura .

1. Ti verrà chiesto di salvare prima la tabella. Immettere un nome per la tabella e fare clic su OK .

1. La schermata seguente consente di aggiungere colonne e i relativi tipi di dati alla tabella. Mantieni la prima colonna così com'è perché genera un ID univoco per ciascuno dei tuoi articoli.
2. Mentre stiamo costruendo un database degli studenti, posiziona il cursore nel secondo campo e digita Nome dello studente^{(Student Name)} . Scegli Testo breve^{(Short Text)} dal campo Tipo di dati^{(Data Type)} .

1. Immettere Età^(Age) come nome del campo successivo e scegliere Numero^(Number) dal menu a discesa Tipo di dati .^{(Data Type)}

1. Aggiungi l'ultima colonna con il nome Paese^(Country) e Testo breve^{(Short Text)} come tipo di dati.

1. Premi Ctrl + S per salvare la tabella.

Crea un modulo per l'immissione di dati nel tuo database^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Sebbene tu possa aprire la tabella nella visualizzazione foglio dati e aggiungervi i dati richiesti, un modulo ti fornirà un modo più semplice per inserire i tuoi dati. Inoltre, non dovrai intrometterti con altri dati nella tabella poiché un modulo ti consente solo di modificare una voce alla volta.

Puoi utilizzare la procedura guidata del modulo di accesso per creare un modulo per l'inserimento dei dati^{(create a form for data entry)} con i campi scelti.

1. Mentre Access è ancora aperto con il tuo database, fai clic sulla scheda Crea in alto e scegli l'opzione che dice ^(Create)Creazione guidata modulo^{(Form Wizard)} .

1. Ti chiederà di selezionare i campi che desideri utilizzare nel modulo. Seleziona tutto ciò di cui hai bisogno per inserire un valore e fai clic sull'icona della freccia destra per aggiungerli all'elenco. Quindi fare clic su Avanti^(Next) in basso.

1. La schermata seguente offre quattro layout di modulo tra cui scegliere. Fare clic^(Click) su qualsiasi layout e un'anteprima apparirà sul lato sinistro. Dopo aver effettuato una selezione, fare clic su Avanti^(Next) in basso.

1. Inserisci un nome per il tuo modulo e premi Fine^(Finish) .

1. Il modulo dovrebbe aprirsi permettendoti di aggiungere dati alla tua tabella.

Crea una query per filtrare i dati nel tuo database^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

Una query consente di filtrare i dati salvati nelle tabelle utilizzando vari criteri personalizzati. Ad esempio, se stai cercando di recuperare i dati di studenti che hanno 20 anni o più e vivono negli Stati Uniti, puoi creare una query e generare una tabella che contenga solo gli studenti che corrispondono ai tuoi criteri.

1. Fare clic sulla scheda Crea in alto e selezionare ^(Create)Query Wizard .

1. Scegli la prima opzione che dice Procedura guidata query semplice^{(Simple Query Wizard)} e premi OK .

1. Selezionare la tabella ei campi che si desidera includere nella query e fare clic su Avanti^(Next) .

1. Scegli l' opzione Dettagli nella schermata seguente e fai clic su ^(Detail)Avanti^(Next) in basso.

1. Inserisci un nome per la tua richiesta e premi Fine^(Finish) in basso.

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla query appena creata e scegli Vista^{(Design View)} struttura . Utilizzerai questa visualizzazione per inserire i criteri per la tua query.

1. La schermata seguente consente di specificare i filtri per la query. Creiamo una regola che mostri solo gli studenti che hanno 20 anni o più e provengono dagli Stati Uniti.
   
   Digitare >=20 nella casella Criteri^(Criteria) per il campo Età^(Age) .
   
   Immettere gli Stati Uniti^(US) nella riga Criteri per il campo ^(Criteria)Paese^(Country) .

1. Premi Ctrl + S per salvare le modifiche.
2. Fai doppio clic^{(Double-click)} sulla tua query nella barra laterale di sinistra e vedrai la versione filtrata dei tuoi dati.

Come creare un report di database in Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

I report vengono solitamente utilizzati per portare i dati fuori da Access e per visualizzarli come file autonomi. Access ti consente di generare rapporti per le tabelle e i campi scelti e utilizza lo stesso stile di procedura guidata di moduli e query per creare rapporti.

1. Fare clic sulla scheda Crea in alto e selezionare ^(Create)Creazione guidata report^{(Report Wizard)} .

1. Aggiungi i campi che desideri avere nel tuo rapporto e fai clic su Avanti^(Next) .

1. Se desideri specificare eventuali ordini di raggruppamento, puoi farlo in questa schermata. Quindi premi Avanti^(Next) .

1. Se vuoi ordinare i tuoi record in base a un campo, puoi farlo in questa schermata. Quindi fare clic su Avanti^(Next) .

1. Seleziona un layout del rapporto e premi Avanti^(Next) .

1. Immettere un nome per il rapporto e fare clic su Fine^(Finish) .

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse^{(Right-click)} sul rapporto e scegli Anteprima di stampa^{(Print Preview)} .

1. Fai clic su PDF o XPS^{(PDF or XPS )} in alto per salvarlo in uno di questi formati.

Il tuo database completo con tabelle, moduli, query e report è pronto.

Come costruisci i tuoi database^{(build your databases)} ? Se utilizzi Access , utilizzi le funzionalità sopra menzionate? Fateci sapere nei commenti qui sotto.

How To Build a Database With Microsoft Access

If yоu have an Office 365 subscription, one of the apps you сan access is Access. It’s a tool to create vаrious types of datаbases and reports on your computer. If you’re looking for a method on how to build a datаbase, MS Access iѕ the best way to do it whether you want to build а simple or a сomplex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

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