Gli elenchi a discesa in Excel sono strumenti potenti. Consentono di fornire agli utenti una freccia a discesa che, se selezionata, fornisce loro un elenco di scelte.

Ciò può ridurre gli errori di immissione dei dati perché evita agli utenti di dover digitare le risposte direttamente. Excel ti consente persino di estrarre gli elementi per quegli elenchi a discesa da un intervallo di celle.

Tuttavia, non si ferma qui. Utilizzando alcuni modi creativi per configurare la convalida dei dati per le celle a discesa, puoi persino creare più elenchi a discesa collegati, in cui gli elementi disponibili in un secondo elenco^{(available in a second list)} dipendono dalla sezione creata dall'utente nel primo elenco.

A cosa servono più elenchi^(Good) a discesa collegati^(Linked) ?

Considera che la maggior parte dei moduli online compila elenchi a discesa secondari in base a ciò a cui rispondi nell'elenco a discesa precedente. Ciò significa che puoi rendere i tuoi fogli di immissione dati Excel avanzati quanto i moduli online. Si modificherà in base alle risposte dell'utente. 

Ad esempio, supponiamo che tu stia utilizzando un foglio di calcolo Excel per raccogliere informazioni sul computer dai tuoi utenti che necessitano di riparazioni del computer^{(computer repairs)} . 

Le opzioni di immissione potrebbero assomigliare a questa:

• Parte del computer^{(Computer Part)} : monitor, mouse , tastiera^(Keyboard) , sistema di base^{(Base System)}
• Tipo di parte:
  • Monitor : vetro, custodia^(Housing) , cavo di alimentazione^{(Power Cord)} , elettronica interna^{(Internal Electronics)}
  • Mouse : rotellina, luce LED^{(LED Light)} , cavo^(Cord) , pulsanti^(Buttons) , involucro
  • Tastiera^(Keyboard) : tasti, custodia^(Housing) , membrana^(Membrane) , cavo^(Cord) , elettronica interna^{(Internal Electronics)}
  • Sistema di base^{(Base System)} : involucro, pulsanti^(Buttons) , porte^(Ports) , alimentazione^(Power) , elettronica interna^{(Internal Electronics)} , sistema operativo^{(Operating System)}

Come puoi vedere da questo albero, le informazioni che dovrebbero essere disponibili per la selezione per "Tipo di parte" dipendono da quale parte di computer^{(Computer Part)} l'utente seleziona nel primo elenco a discesa.

In questo esempio, il tuo foglio di lavoro potrebbe iniziare con un aspetto simile a questo:

Se si creano più elenchi a discesa collegati, è possibile utilizzare l'elemento selezionato dall'elenco a discesa in B1 per guidare il contenuto dell'elenco a discesa in B2.

Diamo un'occhiata a come puoi impostarlo. Inoltre, sentiti libero di scaricare il nostro foglio Excel di esempio con l'esempio seguente.

Crea il foglio sorgente dell'elenco a discesa^{(List Source Sheet)}

Il modo più pulito per impostare qualcosa del genere è creare una nuova scheda in Excel in cui è possibile configurare tutti gli elementi dell'elenco a discesa.

Per impostare questi elenchi a discesa collegati, crea una tabella in cui l'intestazione in alto sono tutte le parti del computer che desideri includere nel primo elenco a discesa. Quindi elenca tutti gli elementi (tipi di parti) che dovrebbero andare sotto quell'intestazione.

Successivamente, ti consigliamo di selezionare e denominare ogni intervallo in modo che quando imposti la convalida dei dati^{(Data Validation)} in un secondo momento, sarai in grado di selezionare quello corretto.

Per fare ciò, seleziona tutti gli elementi sotto ogni colonna e denomina l'intervallo selezionato come l'intestazione. Per nominare una tabella, digita semplicemente il nome nel campo sopra la colonna "A".

Ad esempio, seleziona le celle da A2 a A5 e denomina l'intervallo "Monitor".

Ripeti questo processo finché non avrai tutti gli intervalli denominati in modo appropriato. 

Un modo alternativo per farlo è utilizzare la funzione Crea^(Create) dalla selezione^(Selection) di Excel . Ciò ti consente di nominare tutti gli intervalli come il processo manuale sopra, ma con un solo clic.

Per fare ciò, seleziona tutti gli intervalli nel secondo foglio che hai creato. Quindi seleziona Formule^(Formulas) dal menu e seleziona Crea dalla selezione^{(Create from Selection)} nella barra multifunzione.

Apparirà una finestra pop-up. Assicurati che sia selezionata solo la riga superiore^{(Top row)} e quindi seleziona OK .

Questo utilizzerà i valori dell'intestazione nella riga superiore per nominare ciascuno degli intervalli sottostanti. 

Imposta il tuo primo elenco a discesa

Ora è il momento di impostare i tuoi elenchi a discesa multipli collegati. Per farlo:

1. Tornando al primo foglio, seleziona la cella vuota a destra della prima etichetta. Quindi seleziona Dati^(Data) dal menu e seleziona Convalida dati^{(Data Validation)} nella barra multifunzione.

2. Nella finestra Convalida dati che si apre, selezionare ^{(Data Validation)}Elenco^(List) sotto Consenti^(Allow) e sotto Sorgente^(Source) selezionare l'icona freccia su. Ciò ti consentirà di selezionare l'intervallo di celle che desideri utilizzare come origine per questo elenco a discesa.

3. Selezionare il secondo foglio in cui si impostano i dati di origine dell'elenco a discesa, quindi selezionare solo i campi di intestazione. Questi verranno utilizzati per compilare l'elenco a discesa iniziale nella cella che hai selezionato.

4. Selezionare la freccia giù nella finestra di selezione per espandere la finestra di convalida dei dati^{(Data Validation)} . Vedrai l'intervallo che hai selezionato ora visualizzato nel campo Sorgente^(Source) . Seleziona OK per terminare.

5. Ora, tornando al foglio principale, noterai che il primo elenco a discesa contiene ciascuno dei campi di intestazione del secondo foglio.

Ora che il tuo primo elenco a discesa è terminato, è il momento di creare il tuo prossimo elenco a discesa collegato.

Imposta il tuo primo elenco a discesa

Seleziona la seconda cella per la quale desideri caricare gli elementi dell'elenco in base a ciò che è selezionato nella prima cella.

Ripetere la procedura sopra per aprire la finestra di convalida dei dati . ^{(Data Validation)}Seleziona Elenco nell'elenco^(List) a discesa Consenti . ^(Allow)Il campo Sorgente^(Source) è ciò che inserirà gli elementi dell'elenco in base a ciò che è selezionato nel primo elenco a discesa.

Per fare ciò, inserisci la seguente formula:

=INDIRECT($B$1)

Come funziona la funzione INDIRETTO ?^(INDIRECT)

Questa funzione restituisce un riferimento Excel valido (in questo caso a un intervallo), da una stringa di testo. In questo caso, la stringa di testo è il nome dell'intervallo passato dalla prima cella ($B$1). Quindi INDIRECT prende il nome dell'intervallo e quindi fornisce la convalida dei dati a discesa con l'intervallo corretto associato a quel nome.

Nota^(Note) : se configuri la convalida dei dati per questo secondo elenco a discesa senza selezionare un valore dal primo elenco a discesa, verrà visualizzato un messaggio di errore. È possibile selezionare Sì^(Yes) per ignorare l'errore e continuare.

Ora prova i tuoi nuovi elenchi a discesa multipli collegati. Utilizzare il primo menu a discesa per selezionare una delle parti del computer. Quando selezioni il secondo menu a discesa, dovresti vedere le voci di elenco appropriate per quella parte del computer. Questi erano i tipi di parte nella colonna del secondo foglio^{(on the second sheet)} che hai compilato per quella parte.

Utilizzo di più elenchi a discesa collegati in ^{(Multiple Linked)}Excel

Come puoi vedere, questo è un modo molto interessante per rendere i tuoi fogli di lavoro molto più dinamici. Compilando i successivi elenchi a discesa in risposta a ciò che gli utenti selezionano in altre celle^{(select in other cells)} , puoi rendere i tuoi fogli di lavoro molto più reattivi per gli utenti e i dati molto più utili.

Gioca con i suggerimenti sopra e guarda che tipo di interessanti elenchi a discesa collegati puoi creare nei tuoi fogli di lavoro. Condividi^(Share) alcuni dei tuoi suggerimenti interessanti nella sezione commenti qui sotto.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Drop-dоwn lists in Εxcel are рowerful tools. They let you provide users with a drop-down arrow that, when selected, provides them with a list of сhoices.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

Related posts

• Come inserire rapidamente più righe in Excel

• Come unire i dati in più file Excel

• Come eliminare le righe vuote in Excel

• Come utilizzare la funzione Speak Cells di Excel

• Come inserire un foglio di lavoro Excel in un documento di Word

• Come rimuovere le righe duplicate in Excel

• Differenze tra Microsoft Excel Online ed Excel per desktop

• 2 modi per utilizzare la funzione di trasposizione di Excel

• Come utilizzare le istruzioni If e Nested If in Excel

• Una guida VBA avanzata per MS Excel

• Che cos'è un array VBA in Excel e come programmarne uno

• 3 modi per dividere una cella in Excel

• Come unire celle, colonne e righe in Excel

• Come aprire Word ed Excel in modalità provvisoria

• Ordinamento di base dei dati a una e più colonne nei fogli di calcolo di Excel

• Perché dovresti usare intervalli denominati in Excel

• Usa la tastiera per modificare l'altezza della riga e la larghezza della colonna in Excel

• Come utilizzare il riempimento Flash in Excel

• Come utilizzare i riferimenti assoluti in Excel

• Come ordinare per data in Excel