Le app delle liste di cose da fare stanno diventando un punto fermo poiché tutti si adattano a un ambiente di lavoro remoto. Le app per le attività^(Task) sono popolari perché è facile dimenticare le cose quando si destreggiano più progetti con più clienti.

Un compito mancato è spesso costoso e ti costa tempo e denaro. Sono essenziali anche per le attività personali quotidiane. Ad esempio, se hai bisogno di promemoria sul rinnovo della licenza o sul completamento di un compito, le app di gestione delle attività possono aiutarti a avvisarti quando l'attività scade.

Il problema, tuttavia, è che ci sono troppe app per elenchi di cose da fare sul mercato. In questo articolo, ti aiutiamo a distinguere tra due dei più popolari: Todoist vs Microsoft To Do .

Caratteristiche e funzionalità

Ogni app ha il proprio set di funzionalità.

Microsoft To Do si concentra sulla semplicità. Dopo aver acquisito Wunderlist nel 2015, Microsoft lo ha sostituito con Microsoft To Do. Il piano era quello di creare un'app più robusta con più funzionalità, ma invece Microsoft ha creato un'app semplice con solo funzionalità di base.

D'altra parte, Todoist offre una gamma più ampia di funzionalità, ideale per l'uso aziendale.

Microsoft To Do e Todoist hanno interfacce simili con una barra laterale sinistra per passare da una sezione all'altra dell'app e un riquadro destro con un elenco di attività.

Elenchi di attività

Microsoft To Do offre quattro tipi di filtri per gli elenchi in cui puoi filtrare le tue attività in base a:

• La mia giornata^{(My Day)} : questo è un elenco intelligente in cui puoi aggiungere manualmente le attività che desideri svolgere oggi. Se non completi un'attività in questo elenco lo stesso giorno, l'attività verrà salvata nell'elenco delle attività generali di notte quando l'elenco verrà ripristinato automaticamente. Le attività non completate vengono visualizzate come suggerimento nella sezione Le mie^{(My Day)} attività giornaliere il giorno successivo.
• Importante: le attività importanti (fai clic sulla stella accanto al titolo di un'attività) vengono visualizzate qui.
• Pianificato: qualsiasi attività con una data di scadenza o un promemoria viene visualizzata in questa sezione.
• Assegnato a me: quando collabori con i compagni di squadra a un progetto^{(collaborating with teammates on a project)} con più attività, vedrai tutte le attività assegnate a te in questa sezione.
• Compiti: qui vengono visualizzati tutti i tuoi compiti.

Puoi anche aggiungere nuovi elenchi di attività alla barra laterale sinistra o creare un gruppo di elenchi di attività facendo clic sull'icona in basso a destra della barra laterale. È un'interfaccia utente abbastanza semplice quando la guardi:

Ora, confrontiamo questo con come funzionano le cose su Todoist .

Con Todoist puoi fare molto di più.

La barra laterale di Todoist non è divisa in filtri attività come Microsoft To Do. Ecco cosa vedrai nella barra laterale di Todoist:

• Posta in arrivo: tutte le attività create da te (non per un progetto specifico) e assegnate a te vengono visualizzate qui.
• Oggi: le attività in scadenza oggi e le attività scadute vengono visualizzate qui.
• In arrivo: qui viene visualizzato un elenco di attività in base alla data e anche le attività scadute vengono visualizzate in alto in questa sezione.
• Filtri ed etichette: puoi filtrare le attività in base a parametri come priorità o etichette. A differenza di Microsoft To Do, Todoist ha un'intera sezione dedicata al filtraggio, che si traduce in facilità d'uso perché condensa diverse funzionalità direttamente nella barra laterale.

• Progetti: le attività vengono visualizzate nei rispettivi progetti. Puoi anche accedere ai progetti archiviati. Tuttavia, Microsoft^(Microsoft) non consente l'archiviazione di progetti (o elenchi di attività come li chiama). Tutti gli elenchi di attività vengono eliminati in modo permanente da Cose da fare quando li elimini.

Todoist offre un set di funzionalità più completo per gli elenchi di attività, ma se hai bisogno di qualcosa di più semplice, To Do ha più senso.

Creazione attività

Entrambe le app hanno alcune funzionalità standard per la creazione di attività. Ad esempio, entrambi consentono la creazione di attività secondarie e offrono opzioni per aggiungere un promemoria, una data di scadenza e assegnatari.

Tuttavia, ci sono anche molte differenze:

• Attività secondarie: puoi aggiungere attività secondarie su entrambe le app. Da fare si riferisce alle attività secondarie come "passaggi". La differenza è che Todoist consente di aggiungere sottoattività all'interno delle sottoattività, mentre To Do no.
• Sezioni: Todoist consente di creare sezioni all'interno dello stesso progetto, il che significa che puoi raggruppare attività in base a criteri specifici anche all'interno dello stesso progetto. In Microsoft To do, puoi solo aggiungere singole attività all'interno di un progetto.

• Promemoria: i promemoria^(Reminders) sono disponibili su entrambe le app durante la creazione di un'attività. Tuttavia, solo gli utenti con un abbonamento al piano Pro o Business possono accedere alla funzione Promemoria^(Reminders) su Todoist . Non c'è modo di impostare promemoria se sei nella versione gratuita.

• Scadenze ricorrenti: le cose da fare semplificano le cose consentendo di impostare le attività "Ripeti". Tuttavia, Todoist fa un ulteriore passo avanti e utilizza l'analisi del linguaggio naturale^{(Natural Language)} per impostare scadenze ricorrenti. Ad esempio, quando crei un'attività, prova a digitare " Ricordami^(Remind) di fare il check-in su Nate ogni lunedì" nel campo del nome e Todoist imposterà^(Todoist) automaticamente le scadenze ricorrenti.

Oltre a queste differenze, Todoist offre anche alcune funzionalità aggiuntive che non troverai nell'app To Do:

• Priorità: l' app Todoist consente di impostare le priorità per ogni attività, mentre non esiste tale opzione su Da fare.
• Commenti e reazioni: Todoist offre varie funzionalità collaborative come commenti e reazioni. Puoi taggare i compagni di squadra nella sezione commenti per scambiare informazioni o condividere aggiornamenti.
• Attività attività: è possibile visualizzare un registro attività per tutte le attività, che consente di monitorare e controllare il flusso di lavoro in modo efficiente.

Viste attività

Le visualizzazioni attività sono una delle funzionalità essenziali, soprattutto per gli utenti che desiderano gestire un flusso di lavoro complesso.

Sebbene le app da fare in genere non forniscano tante visualizzazioni attività quante le app di gestione dei progetti, gli utenti si aspettano almeno una bacheca kanban dalle app da fare.

Sfortunatamente, Microsoft To Do non offre altre viste tranne l'elenco semplice. D'altra parte, Todoist offre sia una visualizzazione elenco che una visualizzazione bacheca.

Puoi utilizzare la visualizzazione della scheda kanban di Todoist^{(Todoist’s kanban board)} allo stesso modo di un'app di gestione dei progetti basata sulla scheda kanban come Trello^{(project management app like Trello)} in cui crei colonne per ogni fase del tuo flusso di lavoro e le schede vengono spostate mentre completano ogni fase.

Caratteristiche varie

Abbiamo coperto quasi tutto ciò che Microsoft To Do ha da offrire. Sfortunatamente, To Do non ha funzionalità extra degne di nota (ad eccezione delle integrazioni). Tuttavia, ottieni alcune chicche extra con Todoist .

• Punti Karma^(Karma) : l'app gamifica la produttività dei suoi utenti con Karma . Quando vai alla sezione Produttività^{(Productivity)} su Todoist , vedrai l'opzione per creare obiettivi. È possibile impostare obiettivi per la creazione di un numero specifico di attività giornaliere o settimanali.

Guadagni punti Karma ogni volta che completi un'attività e raggiungi il tuo obiettivo. Guarda come funzionano i punti Karma sul sito web di Todoist^{(how Karma points work on Todoist’s website)} .

• Integrazioni: le integrazioni sono una delle funzionalità più potenti di Todoist . Puoi integrare Todoist con quasi tutte le app, inclusi Gmail , Chrome , Google Calendar , Outlook e Zapier . Puoi anche integrarti con app che non sono nell'elenco con integrazioni come Apiway .

Anche Microsoft To Do offre integrazioni per app come Google Calendar e Office 365 Suite . Tuttavia, le opzioni sono notevolmente inferiori rispetto a Todoist. Vale anche la pena notare che puoi utilizzare uno strumento come Zapier per integrare To Do o Todoist con molte altre app.

• Stile di avviso: puoi personalizzare il modo in cui desideri essere informato sugli avvisi di Todoist per ogni attività. Ad esempio, se sei il manager, potresti non voler ricevere notifiche via email ogni volta che un collaboratore si unisce o lascia un progetto, ma potresti preferire essere avvisato quando un'attività è completata.

• Modelli: puoi creare rapidamente progetti importando un modello pronto per l'uso dalla libreria dei modelli^{(template library)} di Todoist . Dai progetti personali all'onboarding dei dipendenti, nella libreria troverai un modello per quasi tutti i progetti che ti vengono in mente.
• Backup automatici: i backup automatici non sono disponibili nel piano gratuito. Puoi eseguire il backup di tutti i tuoi dati sul cloud se hai un piano a pagamento.

Nessuna delle funzionalità elencate in questa sezione è disponibile su Microsoft To Do, il che rende Todoist più adatto agli utenti pesanti come le aziende.

Compatibilità del dispositivo

Microsoft To Do e Todoist sono app multipiattaforma, ma Todoist funziona su più dispositivi rispetto a To Do.

Puoi utilizzare To Do su Windows , Mac , Android , iOS e sul Web. Todoist è disponibile su tutte le piattaforme, inclusi Linux , Wear OS e Apple Watch .

Oltre all'app mobile, puoi aggiungere il widget Todoist sul tuo iPhone, iPad o dispositivo Android .

Todoist consente anche di creare attività direttamente dalle e-mail tramite il suo componente aggiuntivo Gmail, l' estensione^(Gmail) Gmail e il plug-in di ^(Gmail)Outlook . Puoi anche usare Todoist dal tuo browser: ha le estensioni Chrome , Edge , Firefox e Safari .

Prezzo

Microsoft To Do è completamente gratuito. Todoist ha un piano gratuito ma blocca alcune delle sue funzionalità dietro i suoi piani Pro e Business . Il piano gratuito consente solo fino a 5 progetti attivi, 5 collaboratori per progetto, caricamenti di file fino a 5 MB, 3 filtri e cronologia delle attività di 1 settimana.

La versione gratuita funziona bene per uso personale, ma gli utenti aziendali vorranno quasi sicuramente ottenere uno dei piani a pagamento.

Il piano Pro^(Pro) di Todoist costa $ 4 al mese mentre il piano Business costa $ 6 al mese, a condizione che tu paghi per l'intero anno.

Qual è quello giusto per te: Todoist vs Microsoft To Do

Entrambe le app hanno i loro casi d'uso.

Microsoft To Do è l'ideale se desideri semplicemente utilizzare l' approccio GTD ( Getting Things Done ) per attività personali. Non hai bisogno della lunga gamma di funzionalità di Todoist per rendere la tua lista della spesa più complessa di quanto dovrebbe essere.

Se stai cercando qualcosa di più della capacità di creare e completare attività, come collaborare alle attività taggando i tuoi compagni di squadra o integrandoti con altre app aziendali, potresti prendere in considerazione Todoist .

È una scelta perfetta quando non vuoi un'app di gestione dei progetti a tutti gli effetti come Asana . Solo^(Just) qualcosa di abbastanza potente per gestire le attività aziendali e la collaborazione.

Todoist vs. Microsoft To Do: Which One is Right for You

To-do list apps are becoming a staple as everyone adapts to a remote work environment. Task aрps are popular because it’s easy to forget things when juggling multiple projects with multiple clients.

A missed task is often expensive, costing you time and money. They’re essential for everyday personal tasks too. For example, if you need reminders about renewing your license or completing an assignment, task management apps can help notify you when the task becomes due.

The problem, though, is there are way too many to-do list apps on the market. In this article, we help you differentiate between two of the most popular ones: Todoist vs Microsoft To Do.

Features and Functionality

Each app has its own set of capabilities.

Microsoft To Do focuses on simplicity. After acquiring Wunderlist in 2015, Microsoft replaced it with Microsoft To Do. The plan was to build a more robust app with more features, but instead, Microsoft created a simple app with only basic capabilities.

On the other hand, Todoist offers a broader range of features which is ideal for business use.

Microsoft To Do and Todoist have similar interfaces with a left sidebar for switching between the app’s sections and a right pane with a list of tasks.

Task Lists

Microsoft To Do offers four types of filters for lists where you can filter your tasks by:

• My Day: This is a smart list where you can manually add tasks you want to do today. If you don’t finish a task in this list the same day, the task will be saved to your general task list at night when the list automatically resets. The uncompleted tasks appear as a suggestion in the My Day tasks section the following day.
• Important: Important tasks (click on the star next to the title of a task) appear here.
• Planned: Any task with a due date or reminder shows up in this section.
• Assigned to me: When collaborating with teammates on a project with multiple tasks, you’ll see all tasks assigned to you in this section.
• Tasks: This is where all your tasks appear.

You can also add new task lists to the left sidebar or create a group of task lists by clicking on the icon at the bottom-right of the sidebar. It’s a fairly straightforward user interface when you look at it:

Now, let’s compare this to how things work on Todoist.

With Todoist, you can do a lot more.

Todoist’s sidebar is not divided into task filters like Microsoft To Do. Here’s what you’ll see on Todoist’s sidebar:

• Inbox: All tasks created by you (not for a specific project) and assigned to you appear here.
• Today: Tasks that are due today and overdue tasks appear here.
• Upcoming: You see a date-wise list of tasks here, and overdue tasks appear at the top in this section too.
• Filters and Labels: You can filter tasks based on parameters like priority or by labels. Unlike Microsoft To Do, Todoist has an entire section dedicated to filtering, which translates to ease of use because it condenses several features right into the sidebar.

• Projects: Tasks appear under their respective projects. You can also access archived projects. Microsoft doesn’t allow archiving projects (or task lists as it calls them), though. All task lists are deleted permanently from To Do when you delete them.

Todoist offers a more comprehensive feature set for task lists, but if you need something simpler, To Do makes more sense.

Task Creation

Both apps have a few standard task creation features. For example, both allow creating subtasks and offer options to add a reminder, due date, and assignees.

However, there are many differences as well:

• Subtasks: You can add subtasks on both apps. To Do refers to subtasks as “steps.” The difference is that Todoist allows adding subtasks within subtasks, while To Do doesn’t.
• Sections: Todoist allows creating sections within the same project, which means you can group tasks based on specific criteria even within the same project. On Microsoft To do, you can only add individual tasks within a project.

• Reminder: Reminders are available on both apps when creating a task. However, only users with a Pro or Business plan subscription can access the Reminders feature on Todoist. There’s no way to set reminders if you’re on the free version.

• Recurring Due Dates: To Do keeps things simple by allowing you to set “Repeat” tasks. However, Todoist goes one step further and uses Natural Language Parsing to set recurring due dates. For instance, when you create a task, try typing “Remind me about checking in on Nate every Monday” in the name field, and Todoist will automatically set the recurring due dates.

In addition to these differences, Todoist also offers some additional features that you won’t find on the To Do app:

• Prioritization: The Todoist app allows setting priorities for every task, while there’s no such option on To Do.
• Comments and reactions: Todoist offers various collaborative features like comments and reactions. You can tag teammates in the comments section for exchanging information or sharing updates.
• Task activity: You can view an activity log for all tasks, which allows you to monitor and audit the workflow efficiently.

Task Views

Task views are one of the essential features, especially for users who want to manage a complex workflow.

While to-do apps generally don’t provide as many task views as project management apps, users expect at least a kanban board from to-do apps.

Unfortunately, Microsoft To Do offers no other views except the plain-vanilla list. On the other hand, Todoist offers both a list view and a board view.

You can use Todoist’s kanban board view the same way as a kanban board-based project management app like Trello where you create columns for each stage of your workflow, and cards are moved along as they complete each stage.

Miscellaneous Features

We’ve covered almost everything Microsoft To Do has to offer. Unfortunately, To Do has no noteworthy extra features (except for integrations). You do get some extra goodies with Todoist, though.

• Karma points: The app gamifies productivity for its users with Karma. When you go to the Productivity section on Todoist, you’ll see the option to create goals. You can set goals for creating a specific number of daily or weekly tasks.

You earn Karma points whenever you complete a task and achieve your goal. See how Karma points work on Todoist’s website.

• Integrations: Integrations are one of the most powerful features of Todoist. You can integrate Todoist with almost any app, including Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook, and Zapier. You can also integrate with apps that aren’t on the list with integrations like Apiway.

Even Microsoft To Do offers integrations for apps like Google Calendar and the Office 365 Suite. However, the options are considerably fewer than Todoist. It’s also worth noting that you can use a tool like Zapier to integrate To Do or Todoist with many more apps.

• Alert style: You can customize how you want to be notified about Todoist alerts for each activity. For instance, if you’re the manager, you might not want to receive email notifications every time a collaborator joins or leaves a project, but you might prefer to be notified when a task is complete.

• Templates: You can quickly create projects by importing a ready-to-use template from Todoist’s template library. From personal projects to employee onboarding, you’ll find a template for almost any project you can think of in the library.
• Automatic Backups: Automatic backups aren’t available on the free plan. You can backup all your data to the cloud if you’re on a paid plan.

None of the features listed in this section are available on Microsoft To Do, which makes Todoist more suitable for heavy-duty users like businesses.

Device Compatibility

Microsoft To Do and Todoist are cross-platform apps, but Todoist runs on more devices than To Do.

You can use To Do on Windows, Mac, Android, iOS, and the web. Todoist is available on all platforms, including Linux, Wear OS, and Apple Watch.

In addition to the mobile app, you can add the Todoist widget on your iPhone, iPad, or Android device.

Todoist also allows directly creating tasks from emails via its Gmail add-on, Gmail extension, and Outlook plugin. You can also use Todoist from your browser—it has Chrome, Edge, Firefox, and Safari extensions.

Pricing

Microsoft To Do is entirely free. Todoist has a free plan but locks some of its features behind its Pro and Business plans. The free plan only allows up to 5 active projects, 5 collaborators per project, file uploads of up to 5MB, 3 filters, and 1-week activity history.

The free version works fine for personal use, but business users will almost certainly want to get one of the paid plans.

Todoist’s Pro plan costs $4 per month while the Business plan costs $6 per month, provided you pay for the whole year.

Which One is Right for You: Todoist Vs Microsoft To Do

Both apps have their use cases.

Microsoft To Do is ideal if you simply want to use the GTD (Getting Things Done) approach for personal tasks. You don’t need Todoist’s long lineup of features to make your grocery shopping list more complex than it should be.

If you’re looking for something more than the ability to create and complete tasks, such as collaborating on tasks by tagging your teammates or integrating with other business apps, you might consider Todoist.

It’s a perfect choice when you don’t want a full-fledged project management app like Asana. Just something powerful enough to handle business tasks and collaboration.

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