La chat di Google Documenti^{(Google Docs)} è uno strumento molto efficace per collaborare ai documenti con i team. Fornisce agli editor la possibilità di annotare e commentare le modifiche, consente ai team di discutere il

 corretta formulazione dei documenti e consente ai dipendenti che compilano i moduli di^{(filling out forms)} porre domande a cui i loro manager possono rispondere.

Tutti questi ottimi usi per la chat di Google Documenti^{(Google Docs)} funzionano bene solo se le persone che utilizzano il documento capiscono come funziona il sistema di commenti.

In questo articolo imparerai tutte le funzioni di creazione di commenti e collaborazione disponibili all'interno di Google Documenti^{(Google Docs)} .

Come funziona il commento di Google Documenti

All'interno di Google Docs , non stai solo collaborando ciecamente ai documenti. Puoi effettivamente vedere più utenti che accedono al documento in tempo reale.

Il modo in cui funziona è che ogni volta che altre persone accedono al documento, vedrai apparire l'icona del loro account Google nella parte superiore della finestra di Google Documenti .^{(Google Docs)}

Quando gli altri utenti posizionano il cursore del mouse all'interno del documento, vedrai apparire momentaneamente il nome del  loro account Google sopra il cursore.^{(Google Account)}

Questo è utile per vedere su quali aree di un documento stanno lavorando altri membri del tuo team. Questo può aiutare a evitare di apportare modifiche in conflitto allo stesso documento.

Se vedi qualcuno che modifica una sezione di un documento in modo errato o apporta modifiche con cui non sei d'accordo, puoi aggiungere un commento direttamente a quella persona.

A destra delle icone utente nella parte superiore del documento, vedrai l'icona di una persona che parla all'interno di un cerchio bianco. Quando lo selezioni, si apre un'area commenti generale.

Basta digitare il tuo commento e premere Invio^(Enter) . Tutti coloro che stanno attualmente visualizzando il documento potranno vedere tutti i commenti nell'area commenti generale.

Sai quando qualcuno ha aggiornato un nuovo commento nell'area dei commenti dal punto rosso che appare sopra questa icona.

Quando ogni persona risponde, il nuovo commento appare sotto il precedente nel thread dei commenti.

Premi la X a destra dei nomi nella casella dei commenti o seleziona l'icona dei commenti per far scomparire di nuovo la finestra dei commenti.

Creazione di una nuova chat di Google Documenti

Per creare una nuova chat di Google Documenti^{(Google Docs)} , basta evidenziare qualsiasi testo in un documento di Google Documenti^{(Google Docs)} . Quando lo fai, vedrai apparire una piccola icona di commento a destra del testo evidenziato. 

Quando passi il mouse su quell'icona, vedrai il testo "Aggiungi un commento".

Quando selezioni questa icona, si aprirà una finestra di commento in cui puoi condividere le tue opinioni sul testo nel documento che hai evidenziato.

Quando hai finito di scrivere il tuo commento, seleziona il pulsante Commenta^(Comment) e vedrai la casella del commento trasformarsi in un commento permanente.

Ci sono alcune opzioni che accompagnano commenti come questo.

Gestione dei commenti

Quando selezioni i tre punti a destra di un commento, vedrai tre opzioni.

• Modifica^(Edit) : apporta aggiornamenti al tuo commento o aggiungi una risposta se preferisci.
• Elimina^(Delete) : rimuove il commento e la sua evidenziazione dal documento.
• Link a questo commento^{(Link to this comment)} : ottieni un link URL che puoi condividere con le persone se vuoi che vedano questo commento specifico.

I collegamenti ai commenti sono molto efficaci per aiutare le persone a trovare il commento esatto, specialmente all'interno di documenti che contengono un gran numero di commenti.

Puoi incollare il collegamento in una chat di messaggistica istantanea, in un SMS mobile o in un'e-mail. 

Quando il destinatario seleziona il collegamento, lo porterà direttamente al documento in cui è stato inserito il commento. Possono rispondere al commento o selezionare Risolvi^(Resolve) .

La risoluzione di un commento lo fa scomparire dal thread dei commenti. Sembra che il commento sia stato cancellato, ma in realtà è nascosto solo dal margine destro.

Se vuoi vedere tutti i commenti che sono stati inseriti nel documento, seleziona l'icona del commento nero in alto a destra nel documento.

Questo ti mostra tutti i commenti che sono stati pubblicati nel documento insieme a tutte le seguenti informazioni sul commento.

• Data^(Date) e ora in cui è stato pubblicato il commento
• Tutte le risposte al commento
• Qualsiasi testo del documento selezionato quando è stato inserito il commento
• Un link per riaprire i commenti risolti
• Un link per rispondere ai commenti

Seleziona Commenta^(Comment) per aggiungere nuovi commenti al thread dei commenti. Seleziona Notifiche^{(Notifications)} per modificare le impostazioni e-mail in modo da ricevere notifiche solo quando qualcuno risponde ai tuoi commenti o nessuna notifica.

Modifica e risoluzione delle modifiche

La chat di Google Documenti^{(Google Docs)} è particolarmente utile per dare suggerimenti di modifica a un documento senza crearli effettivamente. 

Per impostazione predefinita, Google Documenti^{(Google Docs)} ti consente di apportare modifiche a un documento e le modifiche hanno effetto immediato. Per passare dalla modalità di modifica alle sole modifiche suggerite, seleziona la freccia a discesa a destra della parola Modifica in alto a destra nel documento.^(Editing)

Selezionare Suggerimento^(Suggesting) dall'elenco a discesa.

Quando apporti modifiche al documento, il testo nel documento viene barrato con il testo sostitutivo visualizzato accanto ad esso. Ogni modifica apre un nuovo commento a destra con una descrizione della modifica effettuata.

Lo scopo di questa funzione è che un editore finale o lo scrittore originale possa passare attraverso le modifiche e accettare le modifiche individualmente selezionando il segno di spunta per quel commento di modifica.

Tuttavia, se non vuoi risolvere i commenti singolarmente, c'è un trucco utile per risolverli tutti in una volta.

Per fare ciò, seleziona il menu Strumenti e seleziona ^(Tools)Rivedi le modifiche suggerite^{(Review suggested edits)} .

Si aprirà una piccola finestra in alto a destra del documento. È possibile selezionare la freccia su o giù per scorrere ciascuno dei commenti di modifica nel documento. È possibile selezionare Accetta^(Accept) o Rifiuta^(Reject) le singole modifiche.

Se vuoi semplicemente accettarli o rifiutarli tutti, seleziona la freccia a discesa sul lato destro del pulsante Accetta^(Accept) o Rifiuta^(Reject) .  

È possibile selezionare Accetta tutto^{(Accept All)} per approvare tutte le modifiche. Ciò aggiornerà l'intero documento utilizzando le modifiche suggerite e risolverà tutti i commenti associati.

Ulteriori informazioni sulla risoluzione dei commenti in Google Documenti^{(resolving comments in Google Docs)} .

Commentare aiuta con la collaborazione

L'utilizzo di un elaboratore di testi basato su cloud come Google Docs rende la collaborazione sui documenti^{(collaborating on documents)} molto semplice. 

Il sistema di commenti è impostato in modo da rendere la discussione delle modifiche ai documenti all'interno di un team comodo e facile. Una volta che tutti si saranno abituati a come funziona il sistema di chat di Google Documenti^{(Google Docs)} , scoprirai che il tuo team è molto più efficiente quando lavora insieme ai documenti. 

How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents

Google Docs chаt is a very effective tool to collaborate оn documents with teаms. Іt provides the ability for editors to mark up and comment on edits, it lets teams discuss the

 proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.

All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.

In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.

How Google Docs Commenting Works

Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.

The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.

As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor. 

This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.

If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.

To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.

Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.

You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.

As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.

Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.

Creating a New Google Docs Chat

To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text. 

When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.

When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.

When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.

There are some options that go along with comments like this.

Managing Comments

When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.

• Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
• Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
• Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.

Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.

You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email. 

When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.

Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.

If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.

This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.

• Date and time the comment was posted
• All replies to the comment
• Any document text that was selected when the comment was made
• A link to reopen resolved comments
• A link to reply to the comments

Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.

Editing and Resolving Edits

Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them. 

By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.

Select Suggesting from the dropdown list.

As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.

The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.

However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.

To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.

This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.

If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.  

You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.

Learn more about resolving comments in Google Docs.

Commenting Helps With Collaboration

Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy. 

The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together. 

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