Se sei abituato a utilizzare versioni precedenti di Excel , le opzioni di formattazione condizionale in Excel 2007 , 2010 e 2013 ti stupiranno. Allora perché dovresti preoccuparti di usare la formattazione condizionale? Bene, ecco un paio di motivi per cui amo usare questa funzione di Excel :

1. Per rendere i tuoi dati visivamente più accattivanti.

2. Per rendere i tuoi fogli di lavoro più facilmente comprensibili a colpo d'occhio.

3. Per identificare determinati tipi di numeri per aiutare nella risoluzione dei problemi^{(problem solving)} .

4. Per aiutarti a trarre conclusioni dai tuoi dati.

5. Per visualizzare visivamente all'utente cosa è "buono" o "cattivo" utilizzando il verde e il rosso.

Ora puoi utilizzare la formattazione condizionale per formattare ogni cella in un intervallo in base ai tuoi criteri (e ci sono molte opzioni di formattazione tra cui scegliere). Ad esempio, se si dispone di un foglio di profitto^{(profit sheet)} e si desidera codificare in verde tutti i profitti superiori a $ 200 e tutti i profitti inferiori a $ 200 in giallo e tutte le perdite in rosso, è possibile utilizzare la formattazione condizionale per eseguire rapidamente tutto il lavoro per te .

Formattazione condizionale in Excel

La formattazione condizionale consente di formattare quantità significative di dati in modo rapido e semplice, pur essendo in grado di distinguere diversi tipi di dati. Puoi creare regole per le opzioni di formattazione che consentiranno a Microsoft Excel di formattare automaticamente per te. Devi davvero solo seguire tre semplici passaggi.

Passaggio 1:^{(Step 1:)} seleziona le celle che desideri formattare.

Passaggio 2:^{(Step 2:)} fare clic sul pulsante Formattazione condizionale nel ^{(Conditional Formatting)}menu Home^{(Home menu)} , sezione Stili^{(Styles section)} .

Passaggio 3:^{(Step 3:)} seleziona le regole. Ci sono Regole Evidenzia celle^{(Highlight Cells Rules)} e Regole Top/Bottom Rules  nella parte superiore che ti consentono di fare confronti con i valori. Per questo esempio, abbiamo imposto tre regole. Il primo era che qualsiasi valore superiore a $ 200 era verde.

Vale la pena notare che solo la sezione Regole di evidenziazione celle^{(Highlight Cells Rules section)} può essere utilizzata anche per confrontare un set di dati con un altro set di dati. Tutto il resto utilizzerà solo il set di dati che hai evidenziato e confronterà i valori l'uno con l'altro. Ad esempio, quando si utilizza la regola Maggiore^{(Greater Than rule)} di , posso confrontare i valori da A1 a A20 con un numero specifico oppure posso confrontare A1 con A20 e B1 con B20 .

La stessa logica è stata applicata alla seconda e alla terza regola. La seconda regola era che qualsiasi cosa tra $ 0 e $ 200 fosse formattata in giallo. La terza regola era che qualsiasi cosa inferiore a $ 0 fosse formattata in rosso. Ecco come appare una parte del foglio di calcolo finito.

Se non ti piacciono queste opzioni di formattazione, Excel ha molte nuove opzioni di formattazione condizionale^{(Conditional Formatting)} da cui puoi utilizzare. Ad esempio, puoi inserire icone come frecce colorate ( Icon Sets ), grafici a barre come nel secondo esempio ( Data Bars ) o anche una gamma di colori selezionati automaticamente come nell'ultimo esempio ( Color Scales ). Queste tre opzioni confrontano solo i valori dello stesso set di dati. Se selezioni da A1 a A20 , confronterà solo questi valori tra loro.

Se in seguito decidi che non vuoi che le tue celle siano formattate in modo condizionale, tutto ciò che devi fare è cancellare la formattazione. Per fare ciò, seleziona il pulsante Formattazione condizionale e seleziona ^{(Conditional Formatting button and select)} Cancella regole^{(Clear Rules)} . Quindi, seleziona se desideri cancellare le regole solo dalle celle selezionate o dall'intero foglio di lavoro.

Inoltre, se hai creato diverse regole, potresti dimenticare quali regole hai applicato a quali celle. Dal momento che puoi applicare molte regole allo stesso set di celle, può creare confusione soprattutto se qualcun altro ha creato il foglio di calcolo. Per vedere tutte le regole, fai clic sul pulsante Formattazione condizionale^{(Conditional Formatting button)} e poi su Gestisci regole.^{(Manage Rules.)}

Quando più di una regola è applicata allo stesso intervallo di celle, le regole vengono valutate in ordine da una precedenza più alta a una precedenza più bassa. Per impostazione predefinita, la regola più recente aggiunta avrà la precedenza più alta. Puoi cambiarlo facendo clic sulla regola e quindi utilizzando i pulsanti freccia su e giù per modificare l'ordine. Inoltre, puoi fare clic sul menu a discesa in alto e vedere le regole solo per la selezione corrente o per ogni foglio nella cartella di lavoro.

C'è anche una casella di controllo chiamata Stop If True , che non entrerò nei dettagli qui perché è piuttosto complicata. Tuttavia, puoi leggere questo post di Microsoft che lo spiega in modo molto dettagliato.

Nuove opzioni di formattazione condizionale Excel 2010^{(New Conditional Formatting Options Excel 2010)}

Quasi tutto è lo stesso in Excel 2010 quando si tratta di formattazione condizionale^{(Conditional Formatting)} inclusa in Excel 2007 . Tuttavia, c'è una nuova funzionalità che lo rende davvero molto più potente.

In precedenza avevo menzionato che la sezione Regole di evidenziazione delle celle^{(Highlight Cells Rules)} consente di confrontare un insieme di dati con un altro insieme di dati sullo stesso foglio di calcolo. Nel 2010 è ora possibile fare riferimento a un altro foglio di lavoro nella stessa cartella di lavoro. Se provi a farlo in Excel 2007 , ti consentirà di selezionare i dati da un altro foglio di lavoro, ma ti darà un messaggio di errore^{(error message)} quando provi a fare clic su OK alla fine.

In Excel 2010 , ora puoi farlo, ma è un po 'complicato, quindi lo spiegherò passo dopo passo. Diciamo che ho due fogli di lavoro e su ogni foglio ho dati da B2 a B12 per qualcosa come il profitto. Se voglio vedere quali valori da B2 a B12 dal foglio 1^{(sheet 1)} sono maggiori dei valori da B2 a B12 del ^(B12)foglio 2^{(sheet 2)} , selezionare prima i valori da B2 a B12 nel ^(B12)foglio 1^{(sheet 1)} e quindi fare clic su Great Than in Evidenzia regole celle.

Ora fai clic sul pulsante di riferimento della cella^{(cell reference button)} che ho mostrato sopra. La casella cambierà e l' icona del cursore^{(cursor icon)} diventerà una croce bianca. Ora vai avanti e fai clic sul foglio 2^{(sheet 2)} e seleziona  SOLO^(ONLY)  la cella B2. NON selezionare l'^(NOT)  intera gamma da B2 a B12 .

Vedrai che la casella ora ha un valore di =Sheet2!$B$2 . Avremo bisogno di cambiarlo in =Sheet2!$B2 . Fondamentalmente, sbarazzati del $  che precede il 2. Ciò manterrà la colonna fissa, ma consentirà al numero di riga^{(row number)} di cambiare automaticamente. Per qualsiasi motivo, non ti permetterà solo di selezionare l'intera gamma.

Fare^(Click) nuovamente clic sul pulsante di riferimento della cella,^{(cell reference button)} quindi fare clic su OK. Ora i valori nel foglio 1^{(sheet 1)} che sono maggiori del foglio 2^{(sheet 2)} verranno formattati in base alle opzioni di formattazione che hai scelto.

Speriamo^(Hopefully) che tutto abbia un senso! Quando si esamina Excel 2013 , non sembrano esserci nuove funzionalità quando si tratta di formattazione condizionale. Come ultimo suggerimento, se ritieni che le regole predefinite non corrispondano a ciò che stai cercando di ottenere, puoi fare clic  sull'opzione ^{(option and start)}Nuova regola^{(New Rule)} e ricominciare da zero. La cosa fantastica della creazione di una nuova regola è che puoi usare una formula per determinare quali celle formattare, il che è molto potente.

Anche se la formattazione condizionale sembra relativamente facile e semplice in superficie, può diventare piuttosto complessa a seconda dei tuoi dati e delle tue esigenze. Se hai domande, sentiti libero di pubblicare un commento. Divertiti!

Format Cells using Conditional Formatting in Excel

If you are used to using оlder versions of Excel, the conditional formatting options in Excel 2007, 2010, and 2013 will amaze you. So why would you want to bother using conditional formatting? Well, here are a couple of reasons why I love using thiѕ feature of Excel:

1. To make your data more visually appealing.

2. To make your spreadsheets easier to understand at a glance.

3. To identify certain types of numbers for help in problem solving.

4. To assist you in drawing conclusions from your data.

5. To visually display to the user what is “good” or “bad” by using green and red.

Now, you can use conditional formatting to format every cell in a range based on your own criteria (and there are a lot of formatting options to choose from). For example, if you have a profit sheet and you want to color code all profits greater than $200 as green and all profits less than $200 as yellow and all losses as red, then you can use conditional formatting to quickly do all the work for you.

Conditional Formatting in Excel

Conditional formatting enables you to format significant amounts of data quickly and easily – while still being able to distinguish different types of data. You can create rules for the formatting options that will allow Microsoft Excel to auto-format for you. You really only have to follow three simple steps.

Step 1: Select the cells you want to format.

Step 2: Click the Conditional Formatting button under the Home menu, Styles section.

Step 3: Select your rules. There are Highlight Cells Rules and Top/Bottom Rules at the top that let you do comparisons with values. For this example, we imposed three rules. The first was that any value greater than $200 was green.

It’s worth noting that only the Highlight Cells Rules section can also be used to compare a dataset to another dataset. Everything else will just use the one dataset that you have highlighted and compare the values against each other. For example, when using the Greater Than rule, I can compare values from A1 to A20 against a specific number or I can compare A1 to A20 against B1 to B20.

The same logic was applied to the second and third rules. The second rule was that anything between $0 and $200 was formatted yellow. The third rule was that anything less than $0 was formatted red. Here is what a portion of the finished spreadsheet looks like.

If you do not like these formatting options, Excel has many different new Conditional Formatting options that you can use from. For example, you can insert icons like colored arrows (Icon Sets), bar charts like in the second example (Data Bars), or even a range of automatically selected colors like in the last example (Color Scales). These three options only compare values from the same dataset. If you select A1 to A20, it’ll only compare those values against each other.

If you later decide that you don’t want your cells to be conditionally formatted, all you have to do is clear the formatting. To do this, select the Conditional Formatting button and select Clear Rules. Then, select whether you want to clear the rules from only the selected cells or from the entire worksheet.

Also, if you have created several rules, you might forget what rules you have applied to what cells. Since you can apply many rules to the same set of cells, it can become quite confusing especially if someone else created the spreadsheet. To see all the rules, click on the Conditional Formatting button and then click on Manage Rules.

When you have more than one rule applied to the same range of cells, the rules are evaluated in order from higher precedence to lower precedence. By default, the newest rule added will have the higher precedence. You can change that by clicking on the rule and then using the up and down arrow buttons to change the order. Also, you can click the dropdown at the very top and see the rules for only the current selection or for each sheet in the workbook.

There is also a checkbox called Stop If True, which I won’t go into detail here because it’s quite complicated. However, you can read this post from Microsoft that explain it in great detail.

New Conditional Formatting Options Excel 2010

Just about everything is the same in Excel 2010 when it comes to Conditional Formatting that was included in Excel 2007. However, there is one new feature that really makes it much more powerful.

Earlier I had mentioned that the Highlight Cells Rules section lets you compare one set of data to another set of data on the same spreadsheet. In 2010, you can now reference another worksheet in the same workbook. If you try to do this in Excel 2007, it will let you select the data from another worksheet, but will give you an error message when you try to click OK at the end.

In Excel 2010, you can now do this, but it’s a bit tricky so I’m going to explain it step by step. Let’s say I have two worksheets and on each sheet I have data from B2 to B12 for something like profit. If I want to see which values in B2 to B12 from sheet 1 are greater than the B2 to B12 values of sheet 2, I would first select the B2 to B12 values in sheet 1 and then click on Great Than under Highlight Cells Rules.

Now click on the cell reference button that I have shown above. The box will change and the cursor icon will become a white cross. Now go ahead and click on sheet 2 and select ONLY cell B2. Do NOT select the entire range of B2 to B12.

You’ll see that the box now has a value of =Sheet2!$B$2. We’re going to need to change this to =Sheet2!$B2. Basically, just get rid of the $ that comes before the 2. This will keep the column fixed, but allow the row number to change automatically. For whatever reason, it won’t just let you select the entire range.

Click the cell reference button again and then click OK. Now the values in sheet 1 that are greater than sheet 2 will be formatted according to the formatting options you chose.

Hopefully, that all makes sense! When looking at Excel 2013, there doesn’t seem to be any new features when it comes to conditional formatting. As a last tip, if you feel that the default rules don’t match what you are trying to accomplish, you can click the New Rule option and start from scratch. What’s great about creating a new rule is that you can use a formula to determine which cells to format, which is very powerful.

Even though conditional formatting looks relatively easy and simple on the surface, it can become quite complex depending on your data and your needs. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

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