In un articolo scritto nel 2018, Robert Half , una società specializzata in risorse umane e settore finanziario, ha scritto che il 63% of financial firms continue to use Excel a titolo primario. Certo, non è il 100% ed è effettivamente considerato to be a decline in usage! Ma considerando che il software è un software per fogli di calcolo e non progettato esclusivamente come ^{(spreadsheet software)}software per il settore^{(industry software)} finanziario , il 63% è ancora una parte significativa del settore e aiuta a illustrare quanto sia importante Excel .

Imparare a usare Excel non^{(Excel doesn)} deve essere difficile. Fare un passo alla volta ti aiuterà a passare da un principiante a un esperto (o almeno più vicino a quel punto) - al tuo ritmo.

Come anteprima di ciò che tratteremo in questo articolo, pensa ai fogli di lavoro, alle funzioni e alle formule utilizzabili di base e alla navigazione in un foglio di lavoro o cartella di lavoro^{(worksheet or workbook)} . Certo, non tratteremo tutte le possibili funzioni di Excel,^{(Excel function)} ma tratteremo abbastanza da darti un'idea di come avvicinarti agli altri. 

Definizioni di base^{(Basic Definitions)}

È davvero utile coprire alcune definizioni. Molto probabilmente, hai sentito questi termini (o già sai quali sono). Ma li tratteremo per essere sicuri ed essere pronti per il resto del processo nell'imparare come usare Excel .

Cartelle di lavoro contro fogli di lavoro^{(Workbooks vs. Worksheets)}

I documenti Excel^{(Excel document)} sono chiamati Cartelle di lavoro^(Workbooks) e quando crei per la prima volta un documento Excel^{(Excel document)} (la cartella di lavoro), molte (non tutte) versioni di Excel includeranno automaticamente tre schede, ciascuna con il proprio foglio di lavoro vuoto. Se la tua versione di Excel non^{(Excel doesn)} lo fa, non preoccuparti, impareremo come crearli.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

I fogli di lavoro sono le parti effettive in cui inserisci i dati. Se è più facile pensarci visivamente, pensa ai fogli di lavoro come a quelle schede. Puoi aggiungere schede o eliminare schede facendo clic con il pulsante destro del mouse e scegliendo l'opzione di eliminazione. Questi fogli di lavoro sono i fogli di calcolo effettivi con cui lavoriamo e sono contenuti nel file della cartella di lavoro^{(workbook file)} .

Il nastro^{(The Ribbon)}

La barra multifunzione^(Ribbon) si estende nell'applicazione Excel^{(Excel application)} come una riga di scorciatoie, ma scorciatoie rappresentate visivamente (con descrizioni di testo). Questo è utile quando vuoi fare qualcosa in breve tempo e soprattutto quando hai bisogno di aiuto per determinare cosa vuoi fare.  

Esiste un diverso raggruppamento di pulsanti della barra multifunzione a seconda della sezione/gruppo scelta dalle opzioni del menu in alto (ad esempio Home , Inserisci^(Insert) , Dati^(Data) , Revisione^(Review) , ecc.) e le opzioni visive presentate si riferiscono a tali raggruppamenti. 

Scorciatoie di Excel^{(Excel Shortcuts)}

Le scorciatoie sono utili per navigare rapidamente nel software Excel^{(Excel software)} , quindi è utile (ma non assolutamente essenziale) impararle. Alcuni di essi vengono appresi visualizzando le scorciatoie elencate nei menu delle versioni precedenti dell'applicazione Excel^{(Excel application)} e quindi provandole di persona.  

Un altro modo per imparare le scorciatoie di Excel è visualizzarne un elenco sul sito Web degli sviluppatori di Excel^{(website of the Excel developers)} . Anche se la tua versione di Excel non^{(Excel doesn)} mostra le scorciatoie, la maggior parte di esse funziona comunque.

Formule e funzioni^{(Formulas vs. Functions)}

Le funzioni sono funzionalità integrate di Excel e vengono utilizzate nelle formule. Ad esempio, se si desidera inserire una formula che calcola la somma di numeri in diverse celle di un foglio di calcolo, è possibile utilizzare la funzione SOMMA^(SUM) () per farlo.  

Maggiori informazioni su questa funzione (e altre funzioni) un po' più avanti in questo articolo.

Barra della formula^{(Formula Bar)}

La barra della formula^{(formula bar)} è un'area che appare sotto la barra multifunzione^(Ribbon) . Viene utilizzato per formule e dati. Inserisci i dati nella cella e apparirà anche nella barra della formula^{(formula bar)} se hai il mouse su quella cella.  

Quando facciamo riferimento alla barra della formula^{(formula bar)} , stiamo semplicemente indicando che dovremmo digitare la formula in quel punto mentre abbiamo selezionato la cella appropriata (cosa che, di nuovo, accadrà automaticamente se selezioni la cella e inizi a digitare).

Esempio di creazione e formattazione di un foglio di lavoro^{(Creating & Formatting a Worksheet Example)}

Ci sono molte cose che puoi fare con il tuo foglio di lavoro di Excel^{(Excel Worksheet)} . Ti forniremo alcuni passaggi di esempio mentre procediamo in questo articolo in modo che tu possa provarli tu stesso.

Il primo quaderno di lavoro^{(The First Workbook)}

È utile iniziare con una cartella di lavoro^(Workbook) vuota . Quindi, vai avanti e seleziona Nuovo^(New) . Questo può variare, a seconda della versione di Excel in uso , ma generalmente si trova nell'area File .

Nota: l'immagine sopra dice Apri^(Open) in alto per illustrare che puoi accedere al Nuovo^(New) (lato sinistro, indicato con la freccia verde) da qualsiasi luogo. Questo è uno screenshot del più recente Excel .

Quando fai clic su Nuovo^(New) , molto probabilmente otterrai alcuni modelli di esempio. I modelli stessi possono variare tra le versioni di Excel , ma dovresti ottenere una sorta di selezione.  

Un modo per imparare a usare Excel è giocare con quei modelli e vedere cosa li fa "ticcare". Per il nostro articolo, stiamo iniziando con un documento vuoto e stiamo giocando con dati, formule, ecc.  

Quindi vai avanti e seleziona l' opzione del documento^{(document option)} vuoto . L'interfaccia varierà, da versione a versione, ma dovrebbe essere abbastanza simile per avere l'idea. Poco dopo scaricheremo anche un altro foglio Excel di^{(Excel sheet)} esempio .

Inserimento dei dati^{(Inserting the Data)}

Esistono molti modi diversi per ottenere dati nel foglio di calcolo (ovvero foglio di lavoro). Un modo è semplicemente digitare quello che vuoi dove vuoi. Scegli la cella in particolare e inizia a digitare.

Un altro modo è copiare i dati e incollarli nel foglio^{(Spreadsheet)} di calcolo . Certo, se stai copiando dati che non sono in un formato tabella, può diventare un po' interessante su dove atterra nel tuo documento. Ma fortunatamente possiamo sempre modificare il documento e ricopiarlo^{(document and recopy)} e incollarlo altrove, se necessario.

Puoi provare il copy/paste method ora selezionando una parte di questo articolo, copiandolo e incollandolo nel foglio di lavoro vuoto.

Dopo aver selezionato la parte dell'articolo e averlo copiato, vai al tuo foglio di calcolo e fai clic^{(spreadsheet and click)} sulla cella desiderata in cui desideri iniziare l'incolla e fallo. Il metodo mostrato sopra utilizza il menu di scelta rapida e quindi selezionando "Incolla" nella forma dell'icona.

È possibile che venga visualizzato un errore quando si utilizza il metodo^{(paste method)} di incollaggio integrato di Excel , anche con gli altri metodi integrati di Excel . Fortunatamente, l' avviso di errore^{(error warning)} (sopra) aiuta a indirizzarti nella giusta direzione per ottenere i dati che hai copiato nel foglio.

Quando si incollano i dati, Excel fa un ottimo lavoro nell'interpretarli. Nel nostro esempio, ho copiato i primi due paragrafi di questa sezione ed Excel^{(section and Excel)} lo ha presentato in due righe. Poiché c'era uno spazio effettivo tra i paragrafi, Excel lo ha riprodotto anche (con una riga vuota). Se stai copiando una tabella, Excel fa un lavoro ancora migliore nel riprodurla nel foglio.

Inoltre, puoi utilizzare il pulsante nella barra multifunzione^(Ribbon) per incollare. Per le persone visive, questo è davvero utile. È mostrato nell'immagine qui sotto^{(image below)} .

Alcune versioni di Excel (soprattutto le versioni precedenti) consentono di importare dati (che funziona meglio con file simili o CSV – valori separati da virgole – file). Alcune versioni più recenti di Excel non hanno questa opzione, ma puoi comunque aprire l'altro file (quello che desideri importare), utilizzare un seleziona tutto^{(select all)} e quindi copiarlo e incollarlo^{(copy and paste)} nel foglio di calcolo di Excel^{(Excel spreadsheet)} .  

Quando l'importazione è disponibile, generalmente si trova nel menu File . Nelle nuove versioni di Excel , potresti essere reindirizzato a più di un'interfaccia utente grafica^{(user interface)} quando fai clic su File .  Basta^(Simply) fare clic sulla freccia in alto a sinistra per tornare al foglio di lavoro.

Collegamento ipertestuale^{(Hyperlinking)}

Il collegamento ipertestuale^{(Hyperlinking)} è abbastanza semplice, soprattutto quando si utilizza la barra multifunzione^(Ribbon) . Troverai il pulsante del collegamento ipertestuale^{(hyperlink button)} nel menu Inserisci^(Insert) nelle versioni più recenti di Excel . È anche possibile accedervi tramite una scorciatoia come command-K .

Formattazione dei dati (esempio: numeri e date)^{(Formatting Data (Example: Numbers and Dates))}

A volte è utile formattare i dati. Questo è particolarmente vero con i numeri. Come mai? A volte i numeri cadono automaticamente in un formato generale (una specie di predefinito) che è più simile a un formato di testo. Ma spesso vogliamo che i nostri numeri si comportino come numeri.  

L'altro esempio sarebbero le date, che potremmo voler formattare per garantire che tutte le nostre date appaiano coerenti, come 20200101 o 01/01/20 o qualsiasi formato scegliamo per il nostro formato data^{(date format)} .

Puoi accedere all'opzione per formattare i tuoi dati in un paio di modi diversi, mostrati nelle immagini sottostanti.

Dopo aver effettuato l'accesso, ad esempio, al formato numero^(Number) , avrai diverse opzioni. Queste opzioni vengono visualizzate quando si utilizza il metodo del clic con il pulsante destro del mouse. Quando usi la barra multifunzione^(Ribbon) , le tue opzioni sono proprio lì nella barra multifunzione^(Ribbon) . Tutto dipende da quale è più facile per te.  

Se utilizzi Excel da un po' di tempo, il metodo del clic con il pulsante destro del mouse, con la finestra di dialogo del formato del numero^{(number format dialog box)} risultante (mostrata di seguito) potrebbe essere più facile da capire. Se sei più nuovo o più visivo, il metodo Ribbon^{(Ribbon method)} potrebbe avere più senso (e molto più veloce da usare). Entrambi forniscono opzioni di formattazione dei numeri^{(number formatting)} .

Se digiti qualcosa che assomigli a una data, le versioni più recenti di Excel sono abbastanza belle da rifletterlo nella barra multifunzione^(Ribbon) come mostrato nell'immagine sottostante.

Dalla barra multifunzione^(Ribbon) puoi selezionare i formati per la tua data. Ad esempio, puoi scegliere una data breve o una data lunga. Vai avanti e provalo e visualizza i risultati.

Formattazione della presentazione (esempio: allineamento del testo)^{(Presentation Formatting (Example: Aligning Text))}

È anche utile capire come allineare i tuoi dati, se vuoi che tutti siano allineati a sinistra oa destra (o giustificati, ecc.). Anche questo è accessibile tramite la barra multifunzione^(Ribbon) .

Come puoi vedere dalle immagini sopra, l'allineamento del testo (es. destra, sinistra, ecc.) è sulla seconda riga dell'opzione Ribbon^{(Ribbon option)} . Puoi anche scegliere altre opzioni di allineamento (ad esempio in alto, in basso) nella barra multifunzione^(Ribbon) .  

Inoltre, se noti, l'allineamento di elementi come i numeri potrebbe non apparire a destra se allineato a sinistra (dove il testo ha un aspetto migliore), ma ha un aspetto migliore se allineato a destra. L'allineamento è molto simile a quello che vedresti in un'applicazione di elaborazione testi^{(word processing application)} .

Colonne e righe^{(Columns & Rows)}

È utile sapere come lavorare e regolare la larghezza e le dimensioni^{(adjust the width and dimensions)} di colonne e righe^{(columns and rows)} . Fortunatamente, una volta presa la mano, è abbastanza facile da fare.  

Ci sono due parti per aggiungere o eliminare righe o colonne. La prima parte è il processo di selezione^{(selection process)} e l'altra è il clic con il pulsante destro del mouse e la scelta dell'opzione di inserimento o eliminazione.  

Ricordi i dati che abbiamo copiato da questo articolo e incollati nel nostro foglio Excel^{(Excel sheet)} vuoto nell'esempio sopra? Probabilmente non ne abbiamo più bisogno, quindi è un esempio perfetto per il processo di eliminazione delle righe.

Ricordi^(Remember) il nostro primo passo? Dobbiamo selezionare le righe. Vai avanti e fai clic sul numero di riga^{(row number)} (a sinistra della cella^{(left cell)} in alto a sinistra ) e trascina verso il basso con il mouse fino alla riga in basso che desideri eliminare. In questo caso, selezioniamo tre righe.  

Quindi, la seconda parte della nostra procedura consiste nel fare clic su Elimina righe^{(Delete Rows)} e guardare Excel eliminare quelle righe.

La procedura per inserire una riga è simile ma non è necessario selezionare più di una riga.  Excel determinerà dove si fa clic è dove si desidera inserire la riga.  

Per avviare il processo, fai clic sul numero di riga^{(row number)} che desideri posizionare sotto la nuova riga. Questo dice a Excel di selezionare l'intera riga per te. Dal punto in cui ti trovi, Excel inserirà la riga sopra. Puoi farlo facendo clic con il pulsante destro del mouse e scegliendo ^{(right-clicking and choosing)} Inserisci righe.^{(Insert Rows.)}

Come puoi vedere sopra, abbiamo digitato 10 nella riga 10. Quindi, dopo aver selezionato 10 (riga 10), facendo clic con il pulsante destro del mouse e scegliendo Inserisci righe^{(Insert Rows)} , il numero 10^{(number 10)} è sceso di una riga. Il risultato è che i 10 sono ora nella riga 11.  

Questo dimostra come la riga inserita è stata posizionata sopra la riga selezionata. Vai avanti e prova tu stesso, così puoi vedere come funziona il processo di inserimento^{(insertion process)} .

Se hai bisogno di più di una riga, puoi farlo selezionando più di una riga e questo dice a Excel quante ne vuoi e quella quantità verrà inserita sopra il numero di riga^{(row number)} selezionato.  

Le immagini seguenti lo mostrano in un formato visivo, incluso il modo in cui i 10 sono scesi di tre righe, il numero di righe inserite. 

L'inserimento e l'eliminazione di colonne è sostanzialmente lo stesso, tranne per il fatto che si seleziona dall'alto (colonne) anziché da sinistra (righe).

Filtri e duplicati^{(Filters & Duplicates)}

Quando abbiamo molti dati con cui lavorare, è utile avere un paio di assi nella manica per lavorare più facilmente con quei dati.  

Ad esempio, supponiamo che tu abbia un sacco di dati finanziari ma devi solo guardare dati specifici. Un modo per farlo è utilizzare un "Filtro" di Excel.

Innanzitutto, troviamo un foglio di lavoro Excel^{(Excel Worksheet)} che presenta molti dati, quindi abbiamo qualcosa su cui testarlo (senza dover digitare tutti i dati da soli). Puoi scaricare solo un esempio del genere da Microsoft^{(download just such a sample from Microsoft)} . Tieni presente che questo è il collegamento diretto al download, quindi il file di esempio di Excel^{(Excel example)} dovrebbe iniziare a scaricarsi immediatamente quando fai clic su quel collegamento.

Ora che abbiamo il documento, diamo un'occhiata al volume dei dati. Un bel po', no? Nota: l'immagine sopra apparirà leggermente diversa da quella che hai nel tuo file di esempio^{(sample file)} ed è normale. 

Diciamo che volevi vedere solo i dati dalla Germania^(Germany) . Usa l'opzione "Filtro" nella barra multifunzione^(Ribbon) (sotto "Home"). È combinato con l'opzione "Ordina" verso destra (nelle versioni  più recenti di Excel ).

Ora, dì a Excel quali opzioni desideri. In questo caso, stiamo cercando dati sulla Germania^(Germany) come paese selezionato.

Noterai che quando selezioni l' opzione di filtro^{(filter option)} , nelle colonne appaiono delle piccole frecce a tendina. Quando viene selezionata una freccia, hai diverse opzioni, inclusa l'opzione "Filtri di testo" che utilizzeremo. Hai la possibilità di ordinare ascendente o discendente.  

Ha senso il motivo per cui Excel li combina nella barra multifunzione^(Ribbon) poiché tutte queste opzioni vengono visualizzate nell'elenco a discesa. Selezioneremo "Uguale a..." sotto "Filtri di testo".

Dopo aver selezionato cosa vogliamo fare (in questo caso Filter ), forniamo le informazioni/criteri. Vorremmo vedere tutti i dati dalla Germania^(Germany) , quindi è quello che digitiamo nella casella. Quindi, fai clic su "OK".

Noterai che ora vediamo solo i dati dalla Germania^(Germany) . I dati sono stati filtrati. Gli altri dati sono ancora lì. È solo nascosto alla vista. Arriverà il momento in cui vorrai interrompere il filtro e vedere tutti i dati.  Torna semplicemente^{(Simply return)} al menu a discesa e scegli di cancellare il filtro, come mostrato nell'immagine sottostante.

A volte avrai set di dati che includono dati duplicati. È molto più semplice se hai solo dati singolari. Ad esempio, perché vorresti lo stesso record di dati finanziari due volte^{(data record twice)} (o più) nel tuo foglio di lavoro Excel^{(Excel Worksheet)} ?  

Di seguito^(Below) è riportato un esempio di un set di dati^{(data set)} con alcuni dati ripetuti (mostrati evidenziati in giallo).

Per rimuovere i duplicati (o più, come in questo caso), iniziare cliccando su una delle righe che rappresenta i dati duplicati (che contiene i dati che si ripetono). Questo è mostrato nell'immagine qui sotto.

Ora, visita la scheda o la sezione "Dati" e da lì puoi vedere un pulsante sulla barra multifunzione^(Ribbon) che dice "Rimuovi duplicati". Fare clic su quello.

La prima parte di questo processo ti presenta una finestra di dialogo^{(dialog box)} simile a quella che vedi nell'immagine qui sotto.  Non lasciare che ^{(t let)}questo^(Don) ti confonda. Ti sta semplicemente chiedendo quale colonna guardare quando identifichi i dati duplicati.  

Ad esempio, se hai più righe con lo stesso nome e cognome ma fondamentalmente incomprensibili nelle altre colonne (come ad esempio un copia/incolla da un sito Web) e hai bisogno solo di righe univoche per il nome e il cognome, dovresti selezionare quelle colonne in modo che le parole senza senso che potrebbero non essere duplicate non vengano prese in considerazione nella rimozione dei dati in eccesso.  

In questo caso, abbiamo lasciato la selezione come "tutte le colonne" perché avevamo le righe duplicate manualmente, quindi sapevamo che tutte le colonne erano esattamente le stesse nel nostro esempio. (Puoi fare lo stesso con il file di esempio di Excel e testarlo^{(Excel example file and test)} .)

Dopo aver fatto clic su "OK" nella finestra di dialogo^{(dialog box)} sopra , vedrai il risultato e in questo caso tre righe sono state identificate come corrispondenti e due di esse sono state rimosse.

Ora, i dati risultanti (mostrati di seguito) corrispondono ai dati con cui abbiamo iniziato prima di procedere con l' aggiunta e la rimozione^{(addition and removal)} dei duplicati.

Hai appena imparato un paio di trucchi. Questi sono particolarmente utili quando si ha a che fare con set di dati più grandi. Vai avanti e prova altri pulsanti che vedi sulla barra multifunzione^(Ribbon) e guarda cosa fanno. Puoi anche duplicare il tuo file di esempio Excel^{(Excel example)} se desideri conservare il modulo originale. Rinomina il file che hai scaricato e scarica nuovamente un'altra copia. Oppure duplica il file sul tuo computer.  

Quello che ho fatto è stato duplicare la scheda con tutti i dati finanziari (dopo averlo copiato nell'altro mio file di esempio^{(example file)} , quello con cui abbiamo iniziato era vuoto) e con la scheda duplicata^{(duplicate tab)} avevo due versioni con cui giocare a piacimento. Puoi provarlo facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda e scegliendo " ^{(tab and choosing “)}Duplica^(Duplicate) ".

Formattazione condizionale^{(Conditional Formatting)}

Questa parte dell'articolo è inclusa nella sezione sulla creazione della cartella di lavoro^(Workbook) a causa dei vantaggi di visualizzazione. Se ti sembra un po' complicato o stai cercando funzioni e formule, salta questa sezione e torna ad essa a tuo piacimento.

La formattazione^(Formatting) condizionale è utile se si desidera evidenziare determinati dati. In questo esempio, utilizzeremo il nostro file di esempio Excel^{(Excel Example file)} (con tutti i dati finanziari) e cercheremo le " Vendite  lorde " superiori a $ 25.000.^(Gross)

Per fare ciò, dobbiamo prima evidenziare il gruppo di celle che vogliamo valutare. Ora, tieni presente che non vuoi evidenziare l'intera colonna o riga^{(column or row)} . Vuoi solo evidenziare solo le celle che vuoi valutare. In caso contrario, verranno valutate anche le altre celle (come le intestazioni) e rimarrai sorpreso da ciò che fa Excel con quelle intestazioni (ad esempio).

Quindi, abbiamo le celle desiderate evidenziate e ora facciamo clic sulla sezione/gruppo "Home" e quindi su "Formattazione condizionale".

Quando facciamo clic su "Formattazione condizionale" nella barra multifunzione^(Ribbon) , abbiamo alcune opzioni. In questo caso vogliamo evidenziare le celle che sono maggiori di $ 25.000, quindi è così che eseguiamo la nostra selezione, come mostrato nell'immagine sottostante.

Ora vedremo una finestra di dialogo^{(dialog box)} e possiamo digitare il valore nella casella. Digitiamo 25000. Non devi preoccuparti di virgole o altro^{(commas or anything)} e in effetti, funziona meglio se digiti semplicemente il numero grezzo.

Dopo aver fatto clic su "OK", vedremo che i campi vengono automaticamente colorati in base alla nostra scelta (a destra) nella nostra finestra di dialogo^{(dialog box)} "Maggiore di" sopra . In questo caso, "Riempimento rosso chiaro con testo rosso scuro^{(Dark Red Text)} ). Avremmo potuto scegliere anche un'opzione^{(display option)} di visualizzazione diversa.

Questa formattazione condizionale è un ottimo modo per vedere, a colpo d'occhio, i dati essenziali per un progetto o per l'altro. In questo caso, potremmo vedere i "Segmenti" (come sono indicati nel file di esempio di Excel^{(Excel Example file)} ) che sono stati in grado di superare $ 25.000 di vendite lorde .^(Gross)

Lavorare con formule e funzioni^{(Working With Formulas and Functions)}

Imparare a usare le funzioni in Excel è molto utile. Sono le viscere di base delle formule. Se vuoi vedere un elenco delle funzioni per avere un'idea di ciò che è disponibile, fai clic sul menu/gruppo "Inserisci" e quindi all'estrema sinistra, scegli "Funzione/Funzioni".

Anche se lo scopo di questo pulsante nella barra multifunzione di Excel^{(Excel Ribbon)} è quello di inserire una funzione vera e propria (che può essere eseguita anche digitando nella barra della formula^{(formula bar)} , iniziando con un segno di uguale e quindi iniziando a digitare la funzione desiderata), possiamo anche utilizzare questo per vedere cosa è disponibile. Puoi scorrere le funzioni per avere una sorta di idea di cosa puoi usare nelle tue formule.  

Certo, è anche molto utile provarli semplicemente e vedere cosa fanno. È possibile selezionare il gruppo che si desidera esaminare scegliendo una categoria, ad esempio "usati comunemente" per un elenco più breve di funzioni ma un elenco che viene utilizzato spesso (e per il quale alcune funzioni sono trattate in questo articolo).

Utilizzeremo alcune di queste funzioni negli esempi delle formule discusse in questo articolo.

L' ^{(The Equals )}=segno^{( Sign)}

Il segno di uguale (=) è molto importante in Excel . Svolge un ruolo essenziale. Ciò è particolarmente vero nel caso delle formule.  Fondamentalmente^(Basically) , non hai una formula senza precederla con un segno di uguale. E senza la formula, sono semplicemente i dati (o il testo) che hai inserito in quella cella.  

Quindi ricorda che prima di chiedere a Excel di calcolare o automatizzare qualsiasi cosa per te, devi digitare un segno di uguale ( = ) nella cella.

Se includi un segno $, indica a Excel di non spostare la formula. Normalmente, la regolazione automatica^{(auto adjustment)} delle formule (usando ciò che viene chiamato riferimento di cella^{(cell reference)} relativo s), alle modifiche nel foglio di lavoro, è una cosa utile, ma a volte potresti non volerlo e con quel segno $, puoi dirlo a Excel . Basta inserire $ davanti alla lettera e al numero^{(letter and number)} del riferimento di cella^{(cell reference)} .  

Quindi un riferimento di cella^{(cell reference)} relativo di D25 diventa $D$25. Se questa parte è confusa, non preoccuparti. Puoi tornare ad esso (o giocarci con una cartella di lavoro vuota di Excel^{(Excel blank)} ).

The Awesome Ampersand >> &

La e commerciale ( & ) è un piccolo e divertente "strumento" di formule che ti consente di combinare le celle. Ad esempio, supponiamo che tu abbia una colonna per i nomi e un'altra colonna per i cognomi e desideri creare una colonna per il nome completo. Puoi usare & per fare proprio questo.

Proviamolo in un foglio di lavoro Excel^{(Excel Worksheet)} . Per questo esempio, utilizziamo un foglio bianco in modo da non interrompere nessun altro progetto. Vai avanti e digita il tuo nome in A1 e digita il tuo cognome in B1. Ora, per combinarli, fai clic con il mouse sulla cella C1 e digita^{(C1 cell and type)} questa formula:  =A1 & “ “ & B1 .  Si prega^(Please) di utilizzare solo la parte in corsivo e non il resto (come non usare il punto).  

Cosa vedi in C1? Dovresti vedere il tuo nome completo completo di uno spazio tra il tuo nome e il tuo cognome, come sarebbe normale digitando il tuo nome completo. La parte & “ “ &^{(“ “ & portion)} della formula è ciò che ha prodotto quello spazio. Se non avessi incluso “ “ avresti avuto il tuo nome e cognome senza uno spazio tra di loro (vai avanti e prova se vuoi vedere il risultato).

Un'altra formula simile utilizza CONCAT , ma ne parleremo un po' più avanti. Per ora, tieni presente ciò che la e commerciale ( & ) può fare per te poiché questo piccolo suggerimento è utile in molte situazioni.

SOMMA() Funzione^{(SUM() Function)}

La funzione SUM () è molto utile e fa esattamente ciò che descrive. Somma i numeri che dici a Excel di includere e ti dà la somma dei loro valori. Puoi farlo in un paio di modi diversi.

Abbiamo iniziato digitando alcuni numeri in modo da avere alcuni dati con cui lavorare nell'uso della funzione. Abbiamo semplicemente usato 1, 2, 3, 4, 5 e iniziato in A1 e digitato in ogni cella andando verso il basso verso A5.

Ora, per utilizzare la funzione SOMMA^(SUM) (), inizia cliccando nella cella desiderata, in questo caso abbiamo usato A6, e digitando =SUM ( nella barra della formula^{(formula bar)} . In questo esempio, fermati quando arrivi al primo "(." Ora, fai clic su A1 (la cella più in alto^{(top-most cell)} ) e trascina il mouse su A5 (o sulla cella più in basso^{(bottom-most cell)} che desideri includere), quindi torna alla barra della formula^{(formula bar)} e digita la chiusura "^{(closing “)} )." Non includere i punti o virgolette e solo le parentesi. 

L'altro modo per utilizzare questa funzione consiste nel digitare manualmente le informazioni nella barra della formula^{(formula bar)} . Questo è particolarmente utile se hai un bel po' di numeri e scorrere per prenderli è un po' difficile. Inizia questo metodo nello stesso modo in cui hai fatto per l'esempio sopra, con "=SUM(."

Quindi, digita il riferimento di cella^{(cell reference)} della cella più in alto^{(top-most cell)} . In questo caso, sarebbe A1. Includere due punti ( : ) e quindi digitare il riferimento di cella^{(cell reference)} della cella più in basso^{(bottom-most cell)} . In questo caso, sarebbe A5.

MEDIA() Funzione^{(AVERAGE() Function)}

E se volessi capire qual è la media di un gruppo di numeri? Puoi farlo facilmente con la funzione MEDIA^(AVERAGE) (). Noterai, nei passaggi seguenti, che è sostanzialmente la stessa della funzione SUM () sopra ma con una funzione diversa.  

Con questo in mente, iniziamo selezionando la cella che vogliamo utilizzare per il risultato (in questo caso A6) e quindi iniziamo a digitare con un segno di uguale ( = ) e la parola MEDIA^(AVERAGE) . Noterai che quando inizi a digitarlo ti vengono offerti suggerimenti e puoi fare clic su MEDIA^(AVERAGE) invece di digitare la parola intera, se lo desideri.

Assicurati di avere una parentesi di apertura^{(opening parenthesis)} nella formula prima di aggiungere il nostro intervallo di celle^{(cell range)} .  In caso contrario^(Otherwise) , riceverai un errore.

Ora che abbiamo "= MEDIA ("" digitato nella nostra cella A6^{(A6 cell)} (o qualsiasi cella che stai usando per il risultato) possiamo selezionare l' intervallo di celle^{(cell range)} che vogliamo usare. In questo caso stiamo usando da A1 a A5.  

Tieni presente che puoi anche digitarlo manualmente anziché utilizzare il mouse per selezionare l'intervallo. Se si dispone di un set di dati di grandi dimensioni, la digitazione^{(data set typing)} nell'intervallo è probabilmente più semplice dello scorrimento necessario per selezionarlo. Ma, ovviamente, dipende da te.

Per completare la procedura digita semplicemente la parentesi di chiusura “^{(closing parenthesis “)} )” e riceverai la media dei cinque numeri. Come puoi vedere, questo processo è molto simile al processo SUM () e ad altre funzioni. Una volta appresa una funzione, le altre saranno più facili.

COUNTIF() Funzione^{(COUNTIF() Function)}

Supponiamo di voler contare quante volte un certo numero compare in un set di dati^{(data set)} .  Per prima^(First) cosa, prepariamo il nostro file per questa funzione in modo da avere qualcosa da contare. Rimuovi qualsiasi formula che potresti avere in A6. Ora, copia da A1 a A5 e incolla^{(A5 and paste)} partendo da A6 o digita semplicemente gli stessi numeri nelle celle che scendono verso il basso iniziando con A6 e il valore di 1 e poi A7 con 2, ecc.

Ora, in A11 iniziamo^{(A11 let)} la nostra funzione/formula. In questo caso, digiteremo " =COUNTIF (." Quindi, selezioneremo le celle da A1 a A10 .

Assicurati di digitare o selezionare "COUNTIF" e non una delle altre funzioni simili a COUNT o non otterremo lo stesso risultato.

Prima di fare come abbiamo fatto con le altre nostre funzioni e digitare la parentesi di chiusura “^{(closing parenthesis “)} )” dobbiamo rispondere alla domanda sui criteri e digitarla, dopo una virgola “^{(comma “)} ,” e prima delle parentesi “^{(parenthesis “)} ).”

Cosa viene definito dai "criteri?" È qui che diciamo a Excel cosa vogliamo che contenga (in questo caso). Digitiamo una virgola e poi un “5” e poi la parentesi chiusa^{(closing parenthesis)} per ottenere il conteggio del numero di cinque (5) che compaiono nell'elenco dei numeri. Quel risultato sarebbe due (2) poiché ci sono due occorrenze.

Funzione CONCAT o CONCANTENATE()^{(CONCAT or CONCANTENATE() Function)}

Simile al nostro esempio usando solo la e commerciale ( & ) nella nostra formula, puoi combinare le celle usando la funzione CONCAT (). Vai avanti e provalo, usando il nostro stesso esempio.  

Digita il tuo nome in A1 e il tuo cognome in B1. Quindi, in C1 digitare ^{(C1 type)} CONCAT (A1, “ “ , B1).

Vedrai che otterrai lo stesso risultato che abbiamo ottenuto con la e commerciale (&). Molte persone usano la e commerciale perché è più facile e meno ingombrante, ma ora vedi che hai anche un'altra opzione.

Nota: questa funzione potrebbe essere CONCANTENATA^{(CONCANTENATE)} nella tua versione di Excel .  Microsoft ha abbreviato il nome della funzione^{(function name)} in solo CONCAT e tende ad essere più facile da digitare (e ricordare) nelle versioni successive del software. Fortunatamente, se inizi a digitare CONCA nella barra della formula^{(formula bar)} (dopo il segno di uguale), vedrai quale versione utilizza la tua versione di Excel e potrai selezionarla facendo clic su di essa con il mouse..

Ricorda^(Remember) che quando inizi a digitarlo, per consentire alla tua versione di Excel di rivelare la funzione corretta^{(correct function)} , digita solo "CONCA" (o più breve) e non "CONCAN" (come l'inizio di CONCANTENATE ) o potresti non vedere Excel ' s suggerimento^{(s suggestion)} poiché è qui che le due funzioni iniziano a differire.

Non sorprenderti se preferisci utilizzare il metodo di unione^{(merge method)} con la e commerciale (&) invece di CONCAT (). È normale.

If/Then Formulas

Supponiamo di voler utilizzare una If/Then Formula per identificare l' importo dello sconto^(Discount) (una sorta di secondo sconto) in una nuova colonna nel nostro file Excel^{(Excel file)} di esempio . In tal caso, prima iniziamo aggiungendo una colonna e la stiamo aggiungendo dopo la colonna F^{(Column F)} e prima della colonna G^{(Column G)} (di nuovo, nel nostro file di esempio^{(example file)} scaricato ).

Ora digitiamo la formula. In questo caso lo digitiamo in F2 ed è “=IF(E2>25000, “ SCONTO 2^{(DISCOUNT 2)} ”). Ciò soddisfa ciò che la formula cerca con un test (E2 maggiore di 25k) e quindi un risultato se il numero in E2 supera quel test (" SCONTO 2^{(DISCOUNT 2)} "). 

Ora copia F2 e incolla^{(copy F2 and paste)} nelle celle che lo seguono nella colonna F.^{(F column)}

La formula si regolerà automaticamente per ciascuna cella (riferimento relativo alla cella), con un riferimento alla cella appropriata.  Ricorda^(Remember) che se non vuoi che si aggiusti automaticamente, puoi far precedere l' alfa della cella^{(cell alpha)} con un segno $ oltre al numero, ad esempio A1 è $A$1. 

Puoi vedere, nell'immagine sopra, che "SCONTO 2" appare in tutte le celle nella colonna F2^{(F2 column)} . Questo perché la formula gli dice di guardare la cella E2^{(E2 cell)} (rappresentata da $E$2) e nessuna cella relativa. Quindi, quando la formula viene copiata nella cella successiva (cioè F3), sta ancora guardando la cella E2 a^{(E2 cell)} causa del segno del dollaro. Quindi, tutte le celle danno lo stesso risultato perché hanno la stessa formula che fa riferimento alla stessa cella.

Inoltre, se vuoi che venga visualizzato un valore al posto della parola "FALSE", aggiungi semplicemente una virgola e poi la parola o il numero^{(word or number)} che vuoi che appaia (il testo dovrebbe essere tra virgolette) alla fine della formula, prima del parentesi di chiusura.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Gestire i tuoi progetti Excel^{(Managing Your Excel Projects)}

Fortunatamente, con il modo in cui sono progettati i documenti di Excel , puoi fare un bel po' con le tue cartelle di lavoro di Excel^{(Excel Workbooks)} . La possibilità di avere diversi fogli di lavoro (schede) nel documento ti consente di avere contenuti correlati in un unico file. Inoltre, se ritieni di creare qualcosa che potrebbe avere formule che funzionano meglio (o peggio), puoi copiare (opzione del tasto destro del mouse) i tuoi fogli di lavoro^(Worksheet) (schede) per avere varie versioni del tuo foglio^(Worksheet) di lavoro .  

Puoi rinominare le tue schede e utilizzare^{(use date)} i codici data per farti sapere quali versioni sono le più recenti (o meno recenti). Questo è solo un esempio di come puoi utilizzare quelle schede a tuo vantaggio nella gestione dei tuoi progetti Excel.

Ecco un esempio di rinominare le schede in una delle versioni successive di Excel . Inizi facendo clic sulla scheda e ottieni un risultato simile all'immagine qui: 

Se non ricevi quella risposta, va bene. Potresti avere una versione precedente di Excel , ma è alquanto intuitivo nel modo in cui ti consente di rinominare le schede. Puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda e ottenere un'opzione per "rinominare" anche nelle versioni precedenti di Excel e, a volte, digitare semplicemente a destra nella scheda.

Excel ti offre così tante opportunità nel tuo viaggio nell'apprendimento dell'utilizzo di Excel . Ora è il momento di uscire e usarlo! Divertiti^{(Have fun)} .

Microsoft Excel Basics Tutorial – Learning How to Use Excel

In an article written in 2018, Robert Half, a company specializing in human resources and the financial industry, wrote that 63% of financial firms continue to use Excel in a primary capacity.  Granted, that is not 100% and is actually considered to be a decline in usage! But considering the software is a spreadsheet software and not designed solely as financial industry software, 63% is still a significant portion of the industry and helps to illustrate how important Excel is.

Learning how to use Excel doesn’t have to be difficult. Taking it one step at a time will help you move from a novice to an expert (or at least closer to that point) – at your pace.

As a preview of what we are going to cover in this article, think worksheets, basic usable functions and formulas, and navigating a worksheet or workbook. Granted, we will not be covering every possible Excel function but we will cover enough that it gives you an idea of how to approach the others. 

Basic Definitions

It really is helpful if we cover a few definitions. More than likely, you have heard these terms (or already know what they are).  But we will cover them to be sure and be all set for the rest of the process in learning how to use Excel.

Workbooks vs. Worksheets

Excel documents are called Workbooks and when you first create an Excel document (the workbook), many (not all) Excel versions will automatically include three tabs, each with its own blank worksheet. If your version of Excel doesn’t do that, don’t worry, we will learn how to create them.

Discover the Differences between Google Sheets and Microsoft Excel Workbooks

The Worksheets are the actual parts where you enter the data.  If it is easier to think of it visually, think of the worksheets as those tabs. You can add tabs or delete tabs by right-clicking and choosing the delete option.  Those worksheets are the actual spreadsheets with which we work and they are housed in the workbook file.

The Ribbon

The Ribbon spreads across the Excel application like a row of shortcuts, but shortcuts that are represented visually (with text descriptions).  This is helpful when you want to do something in short order and especially when you need help determining what you want to do.  

There is a different grouping of ribbon buttons depending on which section/group you choose from the top menu options (i.e. Home, Insert, Data, Review, etc.) and the visual options presented will relate to those groupings. 

Excel Shortcuts

Shortcuts are helpful in navigating the Excel software quickly, so it is helpful (but not absolutely essential) to learn them.  Some of them are learned by seeing the shortcuts listed in the menus of the older versions of the Excel application and then trying them out for yourself.  

Another way to learn Excel shortcuts is to view a list of them on the website of the Excel developers.  Even if your version of Excel doesn’t display the shortcuts, most of them still work.

Formulas vs. Functions

Functions are built-in capabilities of Excel and are used in formulas.  For example, if you wanted to insert a formula that calculated the sum of numbers in different cells of a spreadsheet, you could use the function SUM() to do just that.  

More on this function (and other functions) a bit further on in this article.

Formula Bar

The formula bar is an area that appears below the Ribbon.  It is used for formulas and data. You enter the data in the cell and it will also appear in the formula bar if you have your mouse on that cell.  

When we reference the formula bar, we are simply indicating that we should type the formula in that spot while having the appropriate cell selected (which, again, will automatically happen if you select the cell and start typing).

Creating & Formatting a Worksheet Example

There are many things you can do with your Excel Worksheet.  We will give you some example steps as we go along in this article so you can try them out for yourself.

The First Workbook

It is helpful to start with a blank Workbook.  So, go ahead and select New.  This may vary, depending on your version of Excel, but is generally in the File area.

Note:  The above image says Open at the top to illustrate that you can get to the New (left-hand side, pointed to with the green arrow) from anywhere.  This is a screenshot of the newer Excel.

When you click on New you are more than likely going to get some example templates.  The templates themselves may vary between versions of Excel, but you should get some sort of selection.  

One way of learning how to use Excel is to play with those templates and see what makes them “tick”.  For our article, we are starting with a blank document and playing around with data and formulas, etc.  

So go ahead and select the blank document option.  The interface will vary, from version to version, but should be similar enough to get the idea. A little later we will also download another sample Excel sheet.

Inserting the Data

There are many different ways to get data into your spreadsheet (a.k.a. worksheet).  One way is to simply type what you want where you want it. Choose the particular cell and just start typing.

Another way is to copy data and then paste it into your Spreadsheet.  Granted, if you are copying data that is not in a table format it can get a little interesting as to where it lands in your document.  But fortunately we can always edit the document and recopy and paste elsewhere, as needed.

You can try the copy/paste method now by selecting a portion of this article, copying it, and then pasting into your blank spreadsheet.

After selecting the portion of the article and copying it, go to your spreadsheet and click on the desired cell where you want to start the paste and do so.  The method shown above is using the right-click menu and then selecting “Paste” in the form of the icon.

It is possible that you may get an error when using the Excel built-in paste method, even with the other Excel built-in methods as well.  Fortunately, the error warning (above) helps to point you in the right direction to get the data you copied into the sheet.

When pasting the data, Excel does a pretty good job of interpreting it. In our example, I copied the first two paragraphs of this section and Excel presented it in two rows.  Since there was an actual space between the paragraphs, Excel reproduced that as well (with a blank row). If you are copying a table, Excel does an even better job of reproducing it in the sheet.

Also, you can use the button in the Ribbon to paste.  For visual people, this is really helpful. It is shown in the image below.

Some versions of Excel (especially the older versions) allow you to import data (which works best with similar files or CSV – comma-separated values – files).  Some newer versions of Excel do not have that option but you can still open the other file (the one that you want to import), use a select all and then copy and paste it into your Excel spreadsheet.  

When import is available, it is generally found under the File menu.  In the new version(s) of Excel, you may be rerouted to more of a graphical user interface when you click on File.  Simply click the arrow in the top left to return back to your worksheet.

Hyperlinking

Hyperlinking is fairly easy, especially when using the Ribbon.  You will find the hyperlink button under the Insert menu in the newer Excel versions.  It may also be accessed via a shortcut like command-K.

Formatting Data (Example: Numbers and Dates)

Sometimes it is helpful to format the data.  This is especially true with numbers. Why? Sometimes numbers automatically fall into a general format (sort of default) which is more like a text format. But often, we want our numbers to behave as numbers.  

The other example would be dates, which we may want to format to ensure that all of our dates appear consistent, like 20200101 or 01/01/20 or whatever format we choose for our date format.

You can access the option to format your data in a couple of different ways, shown in the below images.

Once you have accessed, say, the Number format, you will have several options.  These options appear when you use the right-click method.  When you use the Ribbon, your options are right there in the Ribbon.  It all depends on which is easier for you.  

If you have been using Excel for a while, the right-click method, with the resulting number format dialog box (shown below) may be easier to understand.  If you are newer or more visual, the Ribbon method may make more sense (and much quicker to use). Both provide you with number formatting options.

If you type anything that resembles a date, the newer versions of Excel are nice enough to reflect that in the Ribbon as shown in the below image.

From the Ribbon you can select formats for your date.  For example, you can choose a short date or a long date.  Go ahead and try it and view your results.

Presentation Formatting (Example: Aligning Text)

It is also helpful to understand how to align your data, whether you want it all to line up to the left or to the right (or justified, etc).  This too can be accessed via the Ribbon.

As you can see from the images above, the alignment of the text (i.e. right, left, etc.) is on the second row of the Ribbon option.  You can also choose other alignment options (i.e. top, bottom) in the Ribbon.  

Also, if you notice, aligning things like numbers may not look right when aligned left (where text looks better) but does look better when aligned right.  The alignment is very similar to what you would see in a word processing application.

Columns & Rows

It is helpful to know how to work with, as well as adjust the width and dimensions of, columns and rows.  Fortunately, once you get the hang of it, it is fairly easy to do.  

There are two parts to adding or deleting rows or columns.  The first part is the selection process and the other is the right-click and choosing the insert or delete option.  

Remember the data we copied from this article and pasted into our blank Excel sheet in the above example?  We probably don’t need it anymore so it is a perfect example for the process of deleting rows.

Remember our first step?  We need to select the rows.  Go ahead and click on the row number (to the left of the top left cell) and drag downward with your mouse to the bottom row that you want to delete.  In this case, we are selecting three rows.  

Then, the second part of our procedure is to click on Delete Rows and watch Excel delete those rows.

The process for inserting a row is similar but you do not have to select more than one row.  Excel will determine where you click is where you want to insert the row.  

To start the process, click on the row number that you want to be below the new row.  This tells Excel to select the entire row for you. From the spot where you are, Excel will insert the row above that.  You do so by right-clicking and choosing Insert Rows.

As you can see above, we typed 10 in row 10.  Then, after selecting 10 (row 10), right-clicking, and choosing Insert Rows, the number 10 went down one row.  It resulted in the 10 now being in row 11.  

This demonstrates how the inserted row was placed above the selected row.  Go ahead and try it for yourself, so you can see how the insertion process works.

If you need more than one row, you can do so by selecting more than one row and this tells Excel how many you want and that quantity will be inserted above the row number selected.  

The following pictures show this in a visual format, including how the 10 went down three rows, the number of rows inserted. 

Inserting and deleting columns is basically the same except that you are selecting from the top (columns) instead of the left (rows).

Filters & Duplicates

When we have a lot of data to work with it helps if we have a couple of tricks up our sleeves in order to more easily work with that data.  

For example, let’s say you have a bunch of financial data but you only need to look at specific data.  One way to do that is to use an Excel “Filter.”

First, let’s find an Excel Worksheet that presents a lot of data so we have something to test this on (without having to type all of the data ourselves).  You can download just such a sample from Microsoft. Keep in mind that that is the direct link to the download so the Excel example file should start downloading right away when you click on that link.

Now that we have the document, let’s look at the volume of data.  Quite a bit, isn’t it? Note: the image above will look a bit different from what you have in your sample file and that is normal. 

Let’s say you only wanted to see data from Germany.  Use the “Filter” option in the Ribbon (under “Home”).  It is combined with the “Sort” option towards the right (in the newer Excel versions). 

Now, tell Excel what options you want.  In this case, we are looking for data on Germany as the selected country.

You will notice that when you select the filter option, little pull-down arrows appear in the columns.  When an arrow is selected, you have several options, including the “Text Filters” option that we will be using.  You have an option to sort ascending or descending.  

It makes sense why Excel combines these in the Ribbon since all of these options appear in the pull-down list.  We will be selecting the “Equals…” under the “Text Filters.”

After we select what we want to do (in this case Filter), let’s provide the information/criteria.  We would like to see all the data from Germany so that is what we type in the box. Then, click “OK.”

You will notice that now we only see data from Germany.  The data has been filtered. The other data is still there.  It is just hidden from view. There will come a time when you want to discontinue the filter and see all of the data.  Simply return to the pull-down and choose to clear the filter, as shown in the below image.

Sometimes you will have data sets that include duplicate data.  It is much easier if you only have singular data. For example, why would you want the exact same financial data record twice (or more) in your Excel Worksheet?  

Below is an example of a data set that has some data that is repeated (shown highlighted in yellow).

To remove duplicates (or more, as in this case), start by clicking on one of the rows that represents the duplicate data (that contains the data that is repeated).  This is shown in the below image.

Now, visit the “Data” tab or section and from there, you can see a button on the Ribbon that says “Remove Duplicates.” Click that.

The first portion of this process presents you with a dialog box similar to what you see in the below image.  Don’t let this confuse you. It is simply asking you which column to look at when identifying the duplicate data.  

For example, if you had several rows with the same first and last name but basically gibberish in the other columns (like a copy/paste from a website for example) and you only needed unique rows for the first and last name, you would select those columns so that the gibberish that may not be duplicate does not come into consideration in removing the excess data.  

In this case, we left the selection as “all columns” because we had duplicated rows manually so we knew that all of the columns were exactly the same in our example.  (You can do the same with the Excel example file and test it.)

After you click “OK” on the above dialog box, you will see the result and in this case, three rows were identified as matching and two of them were removed.

Now, the resulting data (shown below) matches the data we started with before we went through the addition and removal of duplicates.

You have just learned a couple tricks.  These are especially helpful when dealing with larger data sets.  Go ahead and try some other buttons that you see on the Ribbon and see what they do.  You can also duplicate your Excel example file if you want to retain the original form.  Rename the file you downloaded and re-download another copy. Or duplicate the file on your computer.  

What I did was duplicate the tab with all of the financial data (after copying it into my other example file, the one we started with that was blank) and with the duplicate tab I had two versions to play with at will.  You can try this by using the right-click on the tab and choosing “Duplicate.”

Conditional Formatting

This part of the article is included in the section on creating the Workbook because of its display benefits.  If it seems a little complicated or you are looking for functions and formulas, skip this section and come back to it at your leisure.

Conditional Formatting is handy if you want to highlight certain data.  In this example, we are going to use our Excel Example file (with all of the financial data) and look for the “Gross Sales” that are over $25,000. 

In order to do this, we first have to highlight the group of cells that we want evaluated.  Now, keep in mind, you do not want to highlight the entire column or row. You only want to highlight just the cells that you want evaluated.  Otherwise, the other cells (like headings) will also be evaluated and you would be surprised what Excel does with those headings (as an example).

So, we have our desired cells highlighted and now we click on the “Home” section/group and then “Conditional Formatting.”

When we click on “Conditional Formatting” in the Ribbon, we have some options.  In this case we want to highlight the cells that are greater than $25,000 so that is how we make our selection, as shown in the below image.

Now we will see a dialog box and we can type the value in the box.  We type 25000. You don’t have to worry about commas or anything and in fact, it works better if you just type in the raw number.

After we click “OK” we will see that the fields are automatically colored according to our choice (to the right) in our “Greater Than” above dialog box.  In this case, “Light Red Fill with Dark Red Text). We could have chosen a different display option as well.

This conditional formatting is a great way to see, at a glance, data that is essential for one project or another.  In this case, we could see the “Segments” (as they are referred to in the Excel Example file) that have been able to exceed $25,000 in Gross Sales.

Working With Formulas and Functions

Learning how to use functions in Excel is very helpful.  They are the basic guts of the formulas. If you want to see a listing of the functions to get an idea of what is available, click on the “Insert” menu/group and then at the far left, choose “Function/Functions.”

Even though the purpose of this button in the Excel Ribbon is to insert an actual function (which can also be accomplished by typing in the formula bar, starting with an equals sign and then starting to type the desired function), we can also use this to see what is available.  You can scroll through the functions to get a sort of idea of what you can use in your formulas.  

Granted, it is also very helpful to simply try them out and see what they do.  You can select the group that you want to peruse by choosing a category, like “Commonly Used” for a shorter list of functions but a list that is often used (and for which some functions are covered in this article).

We will be using some of these functions in the examples of the formulas we discuss in this article.

The Equals = Sign

The equals sign ( = ) is very important in Excel.  It plays an essential role. This is especially true in the cases of formulas.  Basically, you don’t have a formula without preceding it with an equals sign. And without the formula, it is simply the data (or text) you have entered in that cell.  

So just remember that before you are asking Excel to calculate or automate anything for you, that you type an equals sign ( = ) in the cell.

If you include a $ sign, that tells Excel not to move the formula.  Normally, the auto adjustment of formulas (using what is called relative cell references), to changes in the worksheet, is a helpful thing but sometimes you may not want it and with that $ sign, you are able to tell Excel that.  You simply insert the $ in front of the letter and number of the cell reference.  

So a relative cell reference of D25 becomes $D$25.  If this part is confusing, don’t worry about it. You can come back to it (or play with it with an Excel blank workbook).

The Awesome Ampersand >> &

The ampersand ( & ) is a fun little formula “tool,” allowing you to combine cells.  For example, let’s say that you have a column for first names and another column for last names and you want to create a column for the full name.  You can use the & to do just that.

Let’s try it in an Excel Worksheet.  For this example, let’s use a blank sheet so we don’t interrupt any other project.  Go ahead and type your first name in A1 and type your last name in B1. Now, to combine them, click your mouse on the C1 cell and type this formula:  =A1 & “ “ & B1.  Please only use the part in italics and not any of the rest of it (like not using the period).  

What do you see in C1?  You should see your full name complete with a space between your first and last names, as would be normal in typing your full name.  The & “ “ & portion of the formula is what produced that space. If you had not included “ “ you would have had your first name and last name without a space between them (go ahead and try it if you want to see the result).

Another similar formula uses CONCAT but we will learn about that a little later.  For now, keep in mind what the ampersand ( & ) can do for you as this little tip comes in handy in many situations.

SUM() Function

The SUM() function is very handy and it does just what it describes.  It adds up the numbers you tell Excel to include and gives you the sum of their values.  You can do this in a couple of different ways.

We started by typing in some numbers so we had some data to work with in the use of the function.  We simply used 1, 2, 3, 4, 5 and started in A1 and typed in each cell going downward toward A5.

Now, to use the SUM() function, start by clicking in the desired cell, in this case we used A6, and typing =SUM( in the formula bar.  In this example, stop when you get to the first “(.” Now, click in A1 (the top-most cell) and drag your mouse to A5 (or the bottom-most cell you want to include) and then return to the formula bar and type the closing “).”  Do not include the periods or quotation marks and just the parentheses. 

The other way to use this function is to manually type the information in the formula bar.  This is especially helpful if you have quite a few numbers and scrolling to grab them is a bit difficult.  Start this method the same way that you did for the example above, with “=SUM(.”

Then, type the top-most cell’s cell reference.  In this case, that would be A1. Include a colon ( : ) and then type the bottom-most cell’s cell reference. In this case, that would be A5.

AVERAGE() Function

What if you wanted to figure out what the average of a group of numbers was?  You can easily do that with the AVERAGE() function. You will notice, in the steps below, that it is basically the same as the SUM() function above but with a different function.  

With that in mind, we start by selecting the cell we want to use for the result (in this case A6) and then start typing with an equals sign ( = ) and the word AVERAGE.  You will notice that as you begin typing it you are offered suggestions and can click on AVERAGE instead of typing the full word, if you like.

Ensure that you have an opening parenthesis in your formula before we add our cell range.  Otherwise, you will receive an error.

Now that we have “=AVERAGE(“ typed in our A6 cell (or whichever cell you are using for the result) we can select the cell range that we want to use.  In this case we are using A1 through A5.  

Keep in mind that you can also type it in manually rather than using the mouse to select the range.  If you have a large data set typing in the range is probably easier than the scrolling that would be required to select it.  But, of course, it is up to you.

To complete the process simply type in the closing parenthesis “)” and you will receive the average of the five numbers.  As you can see, this process is very similar to the SUM() process and other functions. Once you get the hang of one function, the others will be easier.

COUNTIF() Function

Let’s say we wanted to count how many times a certain number shows up in a data set.  First, let’s prepare our file for this function so that we have something to count. Remove any formula that you may have in A6.  Now, either copy A1 through A5 and paste starting in A6 or simply type the same numbers in the cells going downward starting with A6 and the value of 1 and then A7 with 2, etc.

Now, in A11 let’s start our function/formula.  In this case, we are going to type “=COUNTIF(.”  Then, we will select cells A1 through A10.

Be sure that you type or select “COUNTIF” and not one of the other COUNT-like functions or we will not get the same result.

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( & ) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function.  Go ahead and try it, using our same example.  

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note: This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT().  That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula.  In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”).  This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”). 

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell.  Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1. 

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Pro Tip: Use VLOOKUP: Search and find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks.  The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file.  Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.  

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel.  You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here: 

If you do not receive that response, that is ok.  You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs.  You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.

Related posts

• Come creare Gantt Charts in Microsoft Excel

• Come capire l'analisi what-if in Microsoft Excel

• Le 40 migliori scorciatoie da tastiera di Microsoft Excel

• Come cambiare lo Background in Microsoft Teams

• Aggiungi un Linear Regression Trendline a un Excel Scatter Plot

• Come creare Breakout Rooms in Microsoft Teams

• Microsoft Outlook non risponde? 8 correzioni da provare

• Come Group Worksheets in Excel

• Collega celle tra fogli e cartelle di lavoro in Excel

• Come usare CERCA.VERT in Excel

• Come ottenere Microsoft Word gratuitamente

• 4 Ways Per eseguire uno Microsoft Teams Poll Durante le riunioni

• Come calcolare Variance in Excel

• Utilizzare la finestra di controllo di Excel per monitorare le celle importanti in una cartella di lavoro

• Adatta automaticamente le larghezze delle colonne e le altezze delle righe in Excel

• Come saldamente Password Protect A Excel File

• Come aggiungere e stampare immagini di sfondo di Excel

• Come Create Labels in Word da uno Excel Spreadsheet

• Tracciare i tuoi dati Excel

• Fix Microsoft Outlook ha riscontrato un errore di problema