Per uno strumento basato su cloud e Web per il monitoraggio di progetti, attività, elenchi, membri del team e altro, Smartsheet.com offre funzionalità estese e flessibili.

Se stai pensando di provarlo o ti sei già registrato per una prova gratuita, sfruttare al meglio lo strumento significa sapere cosa può fare per te e il tuo team. Approfondiamo come utilizzare Smartsheet per i principianti che hanno appena iniziato.

Cos'è Smartsheet?

Se hai mai utilizzato applicazioni come Asana^{(like Asana)} , Monday.com o software di gestione dei progetti simili, Smartsheet è paragonabile per scopo, struttura e funzionalità. Puoi usarlo da solo o collaborare con altri, creare dashboard per un rapido accesso agli elementi e goderti più visualizzazioni come Kanban , calendario e griglia.

Smartsheet fornisce anche flussi di lavoro automatizzati, modelli per avviamenti rapidi, report utili, moduli personalizzati e integrazioni con altre applicazioni per semplificare i processi.

Il modo migliore per iniziare a utilizzare Smartsheet è creare o importare un progetto, un foglio o un elenco di attività di cui si desidera tenere traccia. Ti guideremo quindi attraverso le funzionalità di ogni strumento.

Crea, importa o usa un modello

Seleziona l' icona del Centro soluzioni^{(Solution Center)} (segno più) nella barra di navigazione a sinistra. Vedrai quindi le opzioni in alto a sinistra dello schermo per Crea^(Create) e Importa^(Import) .

Scegli Crea^(Create,) e hai otto opzioni per Griglia^(Grid) , Progetto^(Project) , Schede^(Cards) , Elenco attività^{(Task List)} , Modulo^(Form) , Report e Dashboard/Portal . Seleziona il tipo di elemento che desideri creare, assegnagli un nome e scegli Crea^(Create) .

Scegli Importa^(Import) se hai un piano di progetto o un foglio attività altrove con cui desideri iniziare. Scegli Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Fogli Google^{(Google Sheets)} o Atlassian Trello . Quindi segui le istruzioni per importare l'elemento.

Se desideri iniziare con un modello o un set di modelli, scegli Sfoglia tutte le soluzioni^{(Browse All Solutions)} , seleziona un settore o utilizza la casella di ricerca^(Search) per trovare qualcosa di specifico. 

Seleziona un modello o impostalo per visualizzare informazioni aggiuntive. Quindi, per utilizzare un modello^{(use a template)} , seleziona il pulsante Usa^(Use) .

Per un set di modelli, seleziona Ulteriori informazioni^{(Learn More)} per ottenere tutti i dettagli su ciò che è incluso e scaricare il set.

Usa l'Assistente di progetto

Se vuoi iniziare con un nuovo progetto, puoi anche utilizzare l' Assistente^(Assistant) di progetto . Questo ti dà un vantaggio sull'impostazione del progetto.

Nel Centro soluzioni^{(Solution Center)} , seleziona Assistente progetto^{(Project Assistant)} . Assegna un nome al progetto, inserisci due attività per iniziare e aggiungi due attività secondarie per l' attività^(Task) n. 1.

Vedrai quindi il layout Vista griglia^{(Grid View)} per il tuo nuovo progetto con le attività e le attività secondarie che hai inserito. 

Caratteristiche del progetto

Tenere traccia del tuo progetto in Smartsheet è facile con gli strumenti di gestione dei progetti integrati come Gantt View .

Hai punti per l'attività, durata, inizio, fine, predecessori, assegnati a, percentuale di completamento, stato e commenti sul lato sinistro. Sul lato destro c'è il tuo diagramma di Gantt .

Puoi aggiungere linee di base e mostrare o nascondere il percorso critico utilizzando le icone in alto a destra.

Seleziona l' icona a forma di ingranaggio^(gear) per aprire le Impostazioni del progetto^{(Project Settings)} . Quindi regolare le impostazioni delle dipendenze^{(Dependency Settings)} , la visualizzazione della sequenza temporale^{(Timeline Display)} e la gestione delle risorse^{(Resource Management)} .

Caratteristiche dell'elenco delle attività

L'elenco delle attività contiene esattamente ciò di cui hai bisogno per tenere traccia delle tue^{(track your to-dos)} cose da fare dall'inizio alla fine. 

Immettere^(Enter) il nome dell'attività, la data di scadenza, l'assegnatario e lo stato. Usa la colonna Fine per contrassegnare le attività completate e la sezione ^(Done)Commenti^(Comments) per le note.

Caratteristiche delle carte

Se ti piace il metodo Kanban di gestione dei progetti, puoi utilizzare il layout Carte, sia per te che per il tuo team.

Inizierai con le corsie per Uncategorized , Backlog , Planning , In Progress e Complete . Tuttavia, puoi modificare queste etichette in base al tuo progetto.

Usa i segni più per aggiungere le carte alle corsie. Le tue schede possono includere un elenco di controllo di attività secondarie, allegati di file, commenti, prove e promemoria. Puoi anche modificare le attività secondarie su una scheda in una visualizzazione più ampia selezionando l' icona Modifica^(Edit) (matita).

Scegli^(Choose) tra una visualizzazione compatta o completa delle tue carte e regola le impostazioni di Visualizzazione schede con l'icona a forma di ^{(Card View)}ingranaggio^(gear) in alto a destra.

Caratteristiche della griglia

Utilizzi applicazioni come Microsoft Excel o Fogli Google^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} per il monitoraggio degli articoli? Se è così, allora il layout Griglia è per te. ^(Grid)Sembra proprio un foglio di calcolo con colonne, righe e celle.

Caratteristiche del modulo

La creazione di un modulo personalizzato^{(Building a custom form)} è una funzionalità utile per tutti i tipi di progetti. Con Smartsheet puoi progettare il tuo modulo e regolarne facilmente le impostazioni.

Aggiungi^(Add) e rimuovi gli elementi del ^(Elements)modulo^(Form) con la sezione a sinistra. Quindi, seleziona un campo modulo per regolarne le impostazioni particolari sulla destra. Ad esempio, è possibile rendere obbligatorio un campo, includere un'etichetta o un testo della guida, utilizzare la convalida e aggiungere la logica.

Regola le impostazioni del modulo per il tema^(Theme) e il marchio^(Brand) , la sicurezza^(Security) , l' invio del modulo^{(Form Submission)} e le e-mail per gli invii.

Caratteristiche del rapporto

Crea un rapporto di riga, un rapporto^{(Row Report)} di riepilogo^{(Summary Report)} o entrambi. Seleziona il foglio o il progetto e aggiungi le colonne. Puoi aggiungere filtri, ordinare e raggruppare colonne e includere un riepilogo in alto.

Funzionalità del dashboard

Creando una dashboard Smartsheet , puoi vedere un'istantanea del tuo progetto, controllare gli elementi attivi, vedere un grafico a portata di mano o visualizzare le metriche.

Assegna un nome alla dashboard, quindi scegli i widget che desideri utilizzare. Vedrai una bella selezione di widget sulla destra e selezionane semplicemente uno per aggiungerlo. 

Una volta che hai i widget sulla dashboard, puoi regolarne le impostazioni. A seconda del tipo di widget, puoi aggiungere e dare uno stile a un titolo e scegliere un'azione per quando qualcuno fa clic sul widget.

Navigazione^{(Smartsheet Navigation)} , layout e strumenti Smartsheet^(Tools)

Smartsheet offre un modo semplice per navigare nell'applicazione e utilizzare gli strumenti. 

Navigazione a sinistra

Sul lato sinistro hai la navigazione principale per Home , Notifiche^{(Notifications)} , Sfoglia^(Browse) , Recenti^(Recents) , Preferiti^(Favorites) , WorkApps e Centro soluzioni^{(Solution Center)} . Quando accedi a Smartsheet , seleziona da dove desideri iniziare.

In basso, seleziona l' icona Guida^(Help) (punto interrogativo) per ricevere assistenza o l' icona Account per modificare il tuo profilo e le impostazioni.

Strumenti sul lato destro

Sul lato destro ci sono gli strumenti. Li vedrai sullo schermo per ogni elemento che usi, come un progetto, un elenco attività^{(Task List)} o schede. Le eccezioni sono Dashboard e Report . 

Quando selezioni uno strumento, viene visualizzata una barra laterale contenente gli elementi corrispondenti. Hai conversazioni, allegati, prove^(Proofs) , richieste di aggiornamento^{(Update Requests)} , pubblicazione^(Publish) , registro attività^{(Activity Log)} e riepilogo^(Summary) . 

Le azioni disponibili nella barra laterale dipendono dallo strumento. A titolo di esempio, puoi visualizzare tutte le conversazioni, quelle non lette o i commenti per foglio o riga. Per gli allegati, puoi visualizzare in anteprima il file, scaricarlo, rinominarlo o aggiungere una descrizione.

Barra degli strumenti in alto

Sulla parte superiore di ogni elemento, hai strumenti aggiuntivi. Sul lato sinistro, puoi salvare, stampare, annullare o ripetere un'azione. Direttamente accanto a quello, puoi cambiare la tua vista che è abbastanza utile. Passa tra le visualizzazioni Griglia^(Grid) , Gantt , Scheda^(Card) o Calendario^(Calendar) . 

Vedrai anche i pulsanti dei caratteri e dei formati simili a quelli che vedi in Microsoft Word . Ciò consente di modificare lo stile, la dimensione o il colore del carattere, modificare l'allineamento, il formato come valuta e altro ancora.

^{(Additional Smartsheet Features)}Funzionalità e opzioni aggiuntive di Smartsheet

Dopo aver appreso le nozioni di base su come utilizzare Smartsheet , dai un'occhiata a queste funzionalità e opzioni aggiuntive.

Condivisione^(Sharing) : insieme alle conversazioni in tempo reale e agli strumenti di collaborazione^{(collaboration tools)} , puoi regolare le impostazioni di condivisione e autorizzazione per il tuo team. Usa il pulsante Condividi in alto a destra per visualizzare le tue opzioni.^(Share)

Integrazioni^{(Integrations)} : collega Smartsheet ad app come Slack , Google Drive , Gmail , OneDrive , Jira e altre. Per visualizzare le opzioni, vai al Centro soluzioni^{(Solution Center)} , seleziona Sfoglia tutte le soluzioni^{(Browse All Solutions)} e seleziona Visualizza altri componenti aggiuntivi^{(See More Add-Ons)} nella sezione Componenti aggiuntivi.

Flussi di lavoro automatizzati^{(Automated Workflows)} : automatizza le attività^{(Automate tasks)} per il tuo progetto o foglio selezionando un trigger e un'azione. Puoi automatizzare cose come notifiche, richieste di approvazione, registrazione di una data o blocco delle righe. Seleziona la scheda Automazione^(Automation) sopra la barra degli strumenti in alto.

Puoi anche creare un'area di lavoro, utilizzare la formattazione condizionale e verificare le funzionalità per la creazione di un'app Web o mobile per la tua azienda.

Smartsheet è uno strumento completo e robusto per la gestione di progetti di tutte le dimensioni. Assicurati di controllare i prezzi del loro piano di abbonamento^{(subscription plan pricing)} per la soluzione migliore per te.

Per strumenti simili, dai un'occhiata a come utilizzare lo strumento Todoist Kanban^{(use the Todoist Kanban tool)} o come essere produttivo con Trello^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-based tool for tracking projects, tasks, lists, team members, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

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