Quando desideri inviare la stessa email ai tuoi clienti, clienti, dipendenti, membri del club o un gruppo simile, puoi digitare un'email una volta e inviare un messaggio a tutti utilizzando lo strumento di stampa unione di Gmail .

Una volta soprannominata la funzione di "invio multiplo", la stampa unione in Gmail ti consente di inserire contatti Google^{(Google Contacts)} o una mailing list da Fogli Google^{(Google Sheets)} . Quindi, personalizza il tuo messaggio e-mail con tag di unione, includi collegamenti univoci per annullare l'iscrizione e goditi un semplice processo di posta elettronica in blocco utilizzando la tua applicazione di posta elettronica preferita.

Informazioni sulla stampa unione in Gmail

Diamo un'occhiata ai requisiti dell'account Google , ai limiti di invio e ad altri dettagli relativi alla stampa unione in Gmail .

• La stampa^(Mail) unione è disponibile per gli abbonati a Google Workspace^{(Google Workspace)} , inclusi Workspace Individual , Business Standard e Plus , Enterprise Starter , Standard e Plus ed Education Standard e Plus .
• Gli account Google Workspace^{(Google Workspace)} supportati hanno un limite giornaliero di 2000 email in uscita. Con la stampa unione, puoi inviare e-mail fino a 1.500 destinatari, lasciandone 500 per altre e-mail.
• Puoi aggiungere un solo destinatario al campo CC o BCC^{(CC or BCC field)} utilizzando la stampa unione. Tieni^(Just) presente che questo invia un'e-mail a quell'indirizzo per ciascun destinatario nel campo A. Ad esempio, se invii una stampa unione a 100 destinatari, l'indirizzo nel campo CC riceverà 100 copie di quell'e-mail.
• È possibile includere allegati utilizzando la stampa unione; tuttavia, questo conta ai fini dello spazio di archiviazione. Ad esempio, se invii un allegato da 1 MB a 100 destinatari, utilizzerai 100 MB di spazio.
• Ogni messaggio contiene un collegamento Annulla iscrizione^{(Unsubscribe)} univoco generato automaticamente in basso nel caso in cui quel particolare destinatario non desideri più ricevere le tue email.
• Se un destinatario ha precedentemente annullato l'iscrizione ai tuoi messaggi e li includi in una stampa unione, vedrai una notifica dopo aver inviato l'e-mail con il numero di destinatari che non riceveranno il messaggio.
• Non è possibile utilizzare la stampa unione per risposte o inoltramenti o quando si pianificano le email^{(schedule emails)} o si utilizza la modalità riservata^{(confidential mode)} .

Come aggiungere destinatari alla stampa unione^{(Mail Merge)} in Gmail

Anche se puoi selezionare i destinatari della tua email^{(select the recipients for your email)} dopo aver composto il messaggio, è meglio selezionarli in anticipo quando utilizzi la stampa unione. Questo ti chiederà quindi i tag di unione disponibili per personalizzare il messaggio.

Aggiungi^(Add) destinatari dai contatti Google

Per iniziare a utilizzare i tuoi contatti ^(Contacts)Google come destinatari, segui questi passaggi.

1. Scegli Scrivi^{(Choose Compose)} in ​​alto a sinistra per creare una nuova email. Utilizza l' icona Mostra^(Show) menu principale (tre righe) se non vedi Componi^(Compose) .

1. Nella finestra Componi^(Compose) , seleziona l' icona Usa^(Use) stampa unione (simbolo del contatto) all'estrema destra del campo A e seleziona la casella Stampa unione^{(Mail Merge)} .

1. Puoi quindi iniziare a digitare i nomi dei destinatari e selezionarli dai suggerimenti oppure selezionare il collegamento A e scegliere i destinatari dalla finestra Seleziona contatti .^{(Select Contacts)}

Aggiungi destinatari da Fogli Google

Per inserire destinatari da Fogli Google^{(Google Sheets)} , inizia assicurandoti che il tuo foglio sia impostato correttamente.

• Tutte le informazioni sul destinatario devono trovarsi nella prima scheda del foglio di calcolo.
• Ciascun destinatario e i relativi dettagli devono essere in una riga separata.
• Utilizza^(Use) intestazioni di colonna di solo testo per designare i tag di unione. Se un'intestazione contiene un carattere speciale, il tag di unione viene invece identificato dalla lettera della colonna, ad esempio @A per la colonna A.

Se il tuo foglio è pronto, scegli Scrivi^(Compose) in ​​alto a sinistra in Gmail per creare il messaggio.

1. Seleziona l' icona Usa^(Use) stampa unione all'estrema destra del campo A e seleziona la casella Stampa unione^{(Mail Merge)} . Quindi, seleziona Aggiungi^(Add) da un foglio di calcolo.

1. Nella finestra visualizzata, utilizza le schede di Google Drive^{(Google Drive)} in alto per individuare e scegliere il foglio Google^{(Google Sheet)} . Quindi, seleziona il pulsante Inserisci^(Insert) in basso a destra.

1. Nella finestra successiva, utilizzare le caselle a discesa per scegliere i nomi delle colonne contenenti i dettagli dei destinatari per i tag di unione. Tieni presente che potresti visualizzare solo caselle a discesa per E-mail , Nome^{(First Name)} e Cognome; tuttavia, vedrai i tag di unione disponibili nell'e-mail per gli altri dettagli nel tuo foglio.

1. Seleziona Fine^(Finish) e tornerai alla finestra Componi^(Compose) con il nome del foglio nel campo A.

Suggerimento: se l'elenco dei destinatari è in Excel , esamina i modi per convertire il file Excel in Fogli Google^{(ways to convert the Excel file to Google Sheets)} per la stampa unione.

Come utilizzare Unisci tag^{(Merge Tags)} nella tua email^{(Your Email)}

Una volta aggiunti i destinatari alla stampa unione, avrai a disposizione i tag di unione da utilizzare.

Al momento della stesura di questo articolo:

• Se aggiungi destinatari da Contatti Google^{(Google Contacts)} , puoi utilizzare i tag per il nome, il cognome o il nome completo, nonché l'indirizzo email.

• Se aggiungi destinatari da Fogli Google^{(Google Sheets)} , puoi utilizzare i tag per le intestazioni delle colonne nel tuo foglio di lavoro.

Aggiungi un tag di unione

Per aggiungere un tag alla tua email, digita il simbolo @ (At) con il nome del tag o seleziona il tag dall'elenco a discesa visualizzato.

Puoi aggiungere i tag quasi ovunque nel tuo messaggio, ad eccezione della riga dell'oggetto dell'email e all'interno del testo con collegamento ipertestuale.

Anteprima di un tag di unione

Se sei curioso di sapere come vengono visualizzati i dettagli dopo aver inserito un tag di unione, puoi facilmente visualizzare un'anteprima.

1. Passa il mouse^(Hover) sopra un tag di unione nel messaggio e seleziona Anteprima^(Preview) .

1. Vedrai quindi apparire una finestra che mostra ciascun destinatario e i dettagli corrispondenti per quel tag. Se hai molti destinatari, puoi utilizzare la ricerca in alto per trovarli.

1. Seleziona OK^{(Select OK)} al termine e tornerai alla finestra Componi^(Compose) .

Includi un valore predefinito^{(Default Value)} per un tag di unione^{(Merge Tag)}

Puoi anche impostare valori predefiniti per i tag di unione. Ciò è utile se a un destinatario mancano i dettagli che stai tentando di aggiungere. Ad esempio, se inserisci il tag di unione Nome^{(First Name)} e un destinatario non ha un nome elencato, puoi utilizzare invece una parola o una frase predefinita.

Per aggiungere un valore predefinito, passa il mouse sopra il tag di unione nella tua email e scegli Imposta^(Set) valore predefinito.

Aggiungi la parola o la frase nella casella visualizzata e seleziona Salva^(Save) .

Per qualsiasi destinatario a cui mancano le informazioni, il tag di unione nell'e-mail verrà sostituito con il valore predefinito.

Visualizza l'anteprima e invia la tua email

Una volta completata la creazione della stampa unione in Gmail , potrai visualizzare l'anteprima dell'email prima di inviarla. Ciò ti consente di vedere l'e-mail come la vedranno i tuoi destinatari in modo che, se hai bisogno di apportare modifiche, puoi farlo prima di premere il pulsante Invia .^(Send)

1. Quando sei pronto, seleziona Continua^(Continue) nella parte inferiore della finestra Scrivi^(Compose) .

1. Verrà visualizzato un messaggio popup con brevi dettagli sulla posta indesiderata durante l'invio di e-mail di massa. Seleziona Scopri^{(Select Learn)} di più per ulteriori informazioni e poi OK per continuare.

1. Successivamente, vedrai un'altra finestra pop-up che ti mostra il numero di destinatari a cui stai inviando l'e-mail e un'opzione per vedere un'anteprima. Seleziona Invia^{(Select Send)} anteprima.

Riceverai un'email con l'etichetta " Messaggio di prova^(Test) " nella tua casella di posta entro pochi minuti. I tag di unione verranno popolati con il primo destinatario nell'elenco o con il valore predefinito, se applicabile.

Dopo aver esaminato l'anteprima, puoi tornare alla finestra Componi^(Compose) per apportare le modifiche che desideri. Quando sei pronto per inviare l'e-mail, segui gli stessi passaggi e scegli Invia^(Send) tutto nella finestra Pronto per l'invio^(Send) .

Puoi trovare le email di stampa unione che invii nella cartella Inviati^(Sent) come qualsiasi altra email inviata.

Semplifica le email^{(Make Emails Easy)} con Gmail Mail Merge

Quando devi inviare una newsletter, un annuncio o un'altra email a una massa, ricorda la funzionalità di stampa unione in Gmail . Con la possibilità di inserire contatti da Fogli Google^{(Google Sheets)} , utilizzare campi di unione per email personalizzate e visualizzare in anteprima il messaggio prima di inviarlo, il tutto senza un componente aggiuntivo di stampa unione di terze parti, il processo non potrebbe essere più semplice.

Per tutorial correlati con altre app, guarda come creare una stampa unione in Microsoft Word^{(how to create a mail merge in Microsoft Word)} per i messaggi stampati anziché per l'e-mail marketing.

How to Use Mail Merge in Gmail

When you wаnt to send the same email to your customers, clients, employees, club memberѕ, or a similar group, you can type an emаіl once and message everyone using the Gmаil mail merge tool.

Once dubbed the “multi-send” feature, mail merge in Gmail lets you insert Google Contacts or a mailing list from Google Sheets. Then, personalize your email message with merge tags, include unique unsubscribe links, and enjoy a simple bulk email process using your favorite email application.

About Mail Merge in Gmail

Let’s take a look at the Google account requirements, sending limits, and other details surrounding mail merge in Gmail.

• Mail merge is available to Google Workspace subscribers including Workspace Individual, Business Standard and Plus, Enterprise Starter, Standard, and Plus, and Education Standard and Plus.
• Supported Google Workspace accounts have a daily limit of 2,000 outgoing emails. With mail merge, you’re allowed to email up to 1,500 recipients which leaves you 500 for other emails.
• You can only add one recipient to the CC or BCC field using mail merge. Just keep in mind that this sends an email to that address for each recipient in the To field. For example, if you send a mail merge to 100 recipients, the address in the CC field receives 100 copies of that email.
• You can include attachments using mail merge; however, this counts toward your storage space. For instance, if you send a 1MB attachment to 100 recipients, you’ll use 100MB of space.
• Each message contains a unique auto-generated Unsubscribe link at the bottom in case that particular recipient no longer wants to receive your emails.
• If a recipient has previously unsubscribed from your messages and you include them in a mail merge, you’ll see a notification after you send the email with the number of recipients who won’t receive the message.
• You cannot use mail merge for replies or forwards or when you schedule emails or use confidential mode.

How to Add Recipients to Mail Merge in Gmail

While you can select the recipients for your email after you compose your message, it’s best to select them beforehand when using mail merge. This then prompts you with the available merge tags to personalize the message.

Add Recipients From Google Contacts

To get started using your Google Contacts as recipients, follow these steps.

1. Choose Compose on the top left to create a new email. Use the Show main menu icon (three lines) if you don’t see Compose.

1. In the Compose window, select the Use mail merge icon (contact symbol) on the far right of the To field and check the box for Mail Merge.

1. You can then begin typing the names of your recipients and select them from the suggestions or select the To link and choose recipients from the Select Contacts window.

Add Recipients From Google Sheets

To insert recipients from Google Sheets, begin by making sure your sheet is set up correctly.

• All recipient information must be on the first tab of the spreadsheet.
• Each recipient and their details must be in a separate row.
• Use text-only column headers to designate the merge tags. If a header contains a special character, the merge tag is identified by the column letter instead, for example, @A for column A.

If your sheet is ready to go, choose Compose on the top left in Gmail to create the message.

1. Select the Use mail merge icon on the far right of the To field and check the box for Mail Merge. Then, select Add from a spreadsheet.

1. In the window that appears, use the Google Drive tabs at the top to locate and choose the Google Sheet. Then, select the Insert button on the bottom right.

1. In the subsequent window, use the drop-down boxes to choose the column names containing the recipients’ details for the merge tags. Note that you may only see drop-down boxes for Email, First Name, and Last Name; however, you will see merge tags available in the email for the other details in your sheet.

1. Select Finish and you’ll return to the Compose window with the name of the sheet in the To field.

Tip: If your recipient list is in Excel, look at ways to convert the Excel file to Google Sheets for the mail merge.

How to Use Merge Tags in Your Email

Once you have your recipients added to the mail merge, you’ll have the merge tags available to use.

As of this writing:

• If you add recipients from Google Contacts, you can use tags for first, last, or full name as well as email address.

• If you add recipients from Google Sheets, you can use tags for the column headers in your spreadsheet.

Add a Merge Tag

To add a tag to your email, type the @ (At) symbol with the tag name or select the tag from the drop-down list that appears.

You can add the tags to most anyplace in your message except for the email subject line and within hyperlinked text.

Preview a Merge Tag

If you’re curious how the details display after inserting a merge tag, you can easily see a preview.

1. Hover over a merge tag in your message and select Preview.

1. You’ll then see a window appear showing each recipient and their corresponding detail for that tag. If you have many recipients, you can use the Search at the top to find them.

1. Select OK when you finish, and you’ll return to the Compose window.

Include a Default Value for a Merge Tag

You can also set default values to the merge tags. This is helpful if a recipient is missing the detail you’re trying to add. For example, if you insert the First Name merge tag and a recipient doesn’t have a first name listed, you can use a default word or phrase instead.

To add a default value, hover over the merge tag in your email and choose Set default value.

Add the word or phrase in the box that appears and select Save.

For any recipient missing the information, the merge tag in the email will be replaced with the default value.

Preview and Send Your Email

When you finish creating your mail merge in Gmail, you’ll be able to preview the email before you send it. This allows you to see the email as your recipients will so that if you need to make any changes, you can do so before hitting the Send button.

1. When you’re ready, select Continue at the bottom of the Compose window.

1. You’ll see a pop-up message with brief details about junk mail when sending mass emails. Select Learn more for additional information and then Got it to continue.

1. Next, you’ll see another pop-up window showing you the number of recipients you’re sending the email to and an option to see a preview. Select Send preview.

You’ll receive an email labeled “Test message” to your inbox within a few minutes. The merge tags will be populated with the first recipient on your list or the default value if applicable.

Once you review the preview, you can return to the Compose window to make any adjustments you like. When you’re ready to send the email, follow these same steps and choose Send all in the Ready to Send window.

You can find the mail merge emails you send in your Sent folder like any other email sent.

Make Emails Easy With Gmail Mail Merge

When you need to send a newsletter, announcement, or other email to a mass, remember the mail merge functionality in Gmail. With the ability to insert contacts from Google Sheets, use merge fields for personalized emails, and preview the message before you send it, all without a third-party mail merge add-on, the process couldn’t be easier.

For related tutorials with other apps, look at how to create a mail merge in Microsoft Word for printed messages rather than email marketing.

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