La comunicazione e-mail^(Email) non è cambiata molto negli ultimi due decenni da quando è diventata popolare. La maggior parte del gergo che usiamo oggi è lo stesso. Abbiamo preso in prestito molti dei termini associati alle e-mail dei giorni in cui comunicavamo tramite posta cartacea. CC e BCC sono esempi perfetti. Che cosa significa tutto questo?

Questo articolo discuterà il gergo della posta elettronica e ti aiuterà a capire a cosa servono molte delle funzionalità di posta elettronica che incontri.

Cosa significa CC?

CC sta per Carbon Copy . Quando digiti l'indirizzo di qualcuno in questo campo, gli invierai una copia della tua email. Questo vale per qualsiasi tecnologia di posta elettronica^{(email tech)} che potresti utilizzare.

Il termine deriva dai giorni in cui comunicare tramite carta era estremamente comune. Ognuno ha fatto copie di documenti mettendo un foglio di carta carbone tra due fogli di carta normale. Quando la penna esercitava pressione sul foglio superiore, la scrittura veniva trasferita su quello inferiore grazie alla carta carbone. Ciò ha consentito alle persone di fare e inviare copie rapidamente.

Le copie carbone delle e-mail^(Email) potrebbero non riguardare più la carta carbone, ma il principio è lo stesso. Invii copie della tua email ad altre persone. Quindi, quando qualcuno ti dice di metterli in CC, vuole una copia dell'e-mail che stai inviando al destinatario. Ad esempio, se stai comunicando con un cliente, potresti voler mettere in CC il tuo manager.

Cosa significa BCC?

BCC sta per Blind Carbon Copy e funziona come CC, con una grande differenza. Quando metti in CC qualcuno, i destinatari della tua e-mail vedranno chi altro ha ricevuto l'e-mail. Entrambe le persone nel campo "A" e nel campo "CC" potranno vedere gli indirizzi degli altri. BCC aggiunge un livello di segretezza. Solo il mittente può vedere l'elenco e il destinatario Ccn^(BCC) vedrà solo il proprio indirizzo e-mail nel campo Ccn^(BCC) anche se il mittente ha aggiunto più di una persona all'elenco. 

Quando è richiesta la privacy, utilizzare il campo BCC . Ad esempio, se stai conversando via email con un cliente e devi taggare il tuo manager, dovresti inviare una copia nascosta. Non c'è motivo per il tuo cliente di sapere che qualcun altro è tenuto al passo. 

Etichetta e-mail

Ora che sai cosa significano CC e BCC , probabilmente ti starai chiedendo perché dovresti mai inviare un CC invece di aggiungere semplicemente tutti nel campo "A". Come accennato in precedenza, tutti possono vedere chi è stato aggiunto all'elenco CC. Tecnicamente, CC non è diverso dal campo principale "A". Allora perché usarlo?

La risposta è semplice: etichetta. La sezione “A” è riservata al/ai destinatario/i principale/i. Sono quelli direttamente coinvolti con l'oggetto dell'e-mail che stai inviando. Dovresti utilizzare il campo "CC" per inviare una copia di quell'e-mail ad altre parti che potrebbero essere interessate alle informazioni ora o in futuro.

CC è utile quando vuoi che qualcun altro abbia una copia dell'e-mail nel caso ne abbia bisogno.

BCC dovrebbe essere utilizzato per mantenere il destinatario principale all'oscuro di chi altro sta ricevendo una copia dell'e-mail. Tuttavia, è anche utile se devi inviare un'e-mail a un lungo elenco di persone. Non è necessario che tutte le persone coinvolte vedano dozzine di indirizzi e-mail allegati alla loro e-mail. Ricorda^(Remember) che il destinatario di una BCC può vedere solo il proprio indirizzo nel campo BCC . Gli altri restano nascosti.

Detto questo, niente di tutto questo è scritto nella pietra. Non ci sono regole fisse. Molte persone e aziende potrebbero scegliere di utilizzare questi campi e-mail in modo diverso.

Altri importanti termini e-mail^{(Important Email)} che dovresti conoscere

Puoi fare tante cose con un'e-mail, come inoltrare^(forwarding) e creare gruppi di e-mail^{(creating email groups)} , ma devi prima comprendere i termini per sbloccare tutte queste fantastiche funzionalità. Esploriamo un po' più a fondo il gergo.

Soggetto^(Subject)

Il campo Oggetto^(Subject) viene utilizzato per dire al destinatario di cosa tratta l'e-mail. Riassumi le informazioni in poche parole. Questo ti aiuterà anche a trovare l'e-mail in un secondo momento ordinando per oggetto^{(sorting by subject)} .

Rispondi a tutti^{(Reply to All)}

Normalmente, rispondi al mittente premendo il pulsante Rispondi^(Reply) . Ciò salva anche l'e-mail originale e l'intero thread in alto per mantenere le informazioni a portata di mano. 

Detto questo, hai anche la possibilità di rispondere a tutti^{(Reply to all)} . Usa questa funzione quando fai parte di un elenco CC per inviare la tua risposta a tutte le persone coinvolte.

Inoltrare^(Forward)

Qualcuno^(Did) ti ha detto "inoltrami" e non eri sicuro di cosa significasse? Questo termine si riferisce al pulsante Avanti^(Forward) . Questa funzione ti consente di selezionare qualsiasi email che hai ricevuto e di inviarla a qualcun altro diverso dal mittente originale. Ti fa risparmiare un sacco di tempo.

Spam

Lo spam e-mail^(Email) si riferisce alla posta indesiderata. È contenuto non richiesto che qualcuno ha inviato a te e migliaia di altri che fanno parte di un elenco di e-mail.  Ogni^(Every) servizio di posta elettronica, come Gmail o Outlook , ha una cartella spam dedicata. Tuttavia, lo spam non finisce sempre lì automaticamente. In alcuni casi, è necessario individuare le e-mail di spam^{(spot spam emails)} ed eliminarle manualmente.

Lista di Bloccati^(Blocklist)

A proposito di spam, è qui che torna utile una blocklist. Precedentemente nota come blacklist, una blocklist è solo un elenco di indirizzi bloccati in modo permanente. Alcuni mittenti sono noti spammer, quindi il tuo provider di servizi di posta elettronica li inserirà automaticamente nella blocklist, ma a volte devi bloccare^{(block the addresses)} tu stesso gli indirizzi.

Speriamo di essere riusciti a chiarire le cose e ora stai molto meglio e mandi e gestisci le tue e-mail. Assicurati solo^(Just) di non mescolare CC e BCC quando la situazione richiede l'uso dell'uno o dell'altro.   

What Do BCC and CC Mean? Understanding Basic Email Lingo

Emаil communication hasn’t changed muсh over the last couple of decadeѕ since it became popular. Mоst оf the lingo we use today iѕ the sаme. We borrowed many of thе tеrms assоciated with emails from the days when we сommunicated υsing paper mail. CC and BCC are perfect examples. What does it all mean?

This article will discuss email jargon and help you understand what many of the email features you encounter are for.

What Does CC Mean?

CC stands for Carbon Copy. When you type someone’s address in this field, you’ll send a copy of your email to them. This applies to any email tech you might be using.

The term comes from the days when communicating through paper was extremely common. Everyone made copies of documents by placing a sheet of carbon paper between two sheets of regular paper. When the pen applied pressure on the top sheet, the writing was transferred to the bottom one thanks to the carbon paper. This allowed people to make and send copies quickly.

Email carbon copies may no longer involve carbon paper, but the principle is the same. You send copies of your email to other people. So when someone tells you to CC them, they want a copy of the email you’re sending to the receiver. For example, if you’re communicating with a client, you might want to CC your manager.

What Does BCC Mean?

BCC stands for Blind Carbon Copy and it works like CC, with one major difference. When you CC someone, the recipients of your email will see who else received the email. Both the person(s) in the “To” field and “CC” field will be able to see each other’s addresses. BCC adds a layer of secrecy. Only the sender can see the list, and the BCC recipient will only see their email address in the BCC field even if the sender added more than one person to that list. 

When privacy is required, use the BCC field. For example, if you’re having an email conversation with a customer and you need to tag your manager, you should send a blind carbon copy. There’s no reason for your customer to know that someone else is being kept in the loop. 

Email Etiquette

Now that you know what CC and BCC mean, you’re probably wondering why you would ever send a CC instead of just adding everyone in the “To” field. As mentioned earlier, everyone can see who was added to the CC list. Technically, CC isn’t any different from the main “To” field. So why use it?

The answer is simple: etiquette. The “To” section is reserved for the main recipient(s). They are the ones directly involved with the subject of the email you’re sending. You should use the “CC” field to send a copy of that email to other parties that might be interested in the information now or in the future.

CC is useful when you want someone else to have a copy of the email in case they need it.

BCC should be used to keep the main recipient unaware of who else is receiving a copy of the email. However, it’s also useful if you need to email a long list of people. There’s no need for everyone involved to see dozens of email addresses attached to their email. Remember that the receiver of a BCC can only see their address in the BCC field. The others remain hidden.

That said, none of this is written in stone. There are no set rules. Many people and companies might choose to use these email fields differently.

Other Important Email Terms You Should Know

You can do so many things with an email, like forwarding and creating email groups, but you need to first understand the terms to unlock all these great features. Let’s explore the lingo a bit further.

Subject

The Subject field is used to tell the recipient what the email is all about. Summarize the information in a few words. This will also help you find the email later by sorting by subject.

Reply to All

Normally, you reply to the sender by hitting the Reply button. This also saves the original email and the entire thread on top to keep the information at your fingertips. 

That said, you also have the option to Reply to all. Use this feature when you’re part of a CC list to send your response to everyone involved.

Forward

Did anyone tell you “forward me” and you weren’t sure what that meant? This term refers to the Forward button. This feature allows you to select any email you received and send it to someone else other than the original sender. It saves you a lot of time.

Spam

Email spam refers to junk mail. It’s unsolicited content that someone sent you and thousands of others who are part of an email list.  Every email service, like Gmail or Outlook, has a dedicated spam folder for it. However, spam doesn’t always end up there automatically. In some cases, you need to spot spam emails and delete them manually.

Blocklist

Speaking of spam, this is where a blocklist comes in handy. Previously known as a blacklist, a blocklist is just a list of permanently blocked addresses. Some senders are known spammers, so your email service provider will automatically them to the blocklist, but sometimes you need to block the addresses yourself.

Hopefully, we managed to clear things up, and now you’re much better and sending and managing your emails. Just make sure you don’t mix CC and BCC up when the situation demands using one or the other.   

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