Uno dei problemi principali che la maggior parte degli utenti ha con Outlook è il fatto che diventa molto lento e consuma molta memoria sui loro sistemi. Ho un file di Outlook da 1,5 GB^{(GB Outlook)} , ma Outlook funziona velocemente e non assorbe tutte le risorse sul mio computer! Come mai?

Bene, è perché ottimizzo il mio Outlook eseguendo alcune attività di routine per assicurarmi che rimanga pulito e sottile. Invece di gestire gli arresti anomali di Outlook , i messaggi di errore pazzi, l'esaurimento della memoria o la perdita di tempo in attesa del caricamento di Outlook , perché non seguire i miei consigli di seguito per rendere Outlook veloce e reattivo.

Una cosa che vuoi capire su Outlook è che è completamente eseguito da un database. Tutte le e-mail, le attività, gli elementi del calendario, i contatti di lavoro, ecc. sono archiviati in un file di database. Per ridurre l'utilizzo della memoria e rendere Outlook veloce, il database deve essere piccolo e ottimizzato.

Riduci l'utilizzo della memoria di Outlook

Regola 1.^{(Rule 1.)} Innanzitutto, assicurati di aver attivato l' archiviazione automatica in ^{(AutoArchive)}Outlook . Probabilmente non guarderai mai più quelle e-mail di 5 anni fa, vero? Invece di avere migliaia di e-mail nella Posta^(Inbox) in arrivo , l' Archiviazione automatica^{(AutoArchive)} sposterà quelle meno recenti in un nuovo file PST e manterrà snello il tuo attuale file PST . Puoi sempre trovare quelle e-mail più vecchie in seguito effettuando una ricerca.

Fare clic su File e quindi su Strumenti^(Tools) e quindi su Pulizia casella^{( Mailbox Cleanup)} di posta . Vedrai diverse opzioni come mostrato di seguito. Vorrei controllare la dimensione della casella di posta e se è qualcosa di più di 500 MB, dovresti attivare l' archiviazione automatica^{(AutoArchive)} o eliminare tutte le e-mail che occupano una grande quantità di spazio. Inoltre, assicurati di svuotare la cartella degli elementi eliminati in seguito poiché occupa ancora spazio.

Vale anche la pena notare che devi farlo per ogni casella di posta che hai configurato in Outlook . Ecco perché è una buona idea attivare l' Archiviazione automatica^{(AutoArchive)} perché se ne occuperà automaticamente senza alcun intervento.

Se non vuoi farlo, sposta almeno tutte le e-mail meno recenti in un'altra cartella in modo che Outlook non debba caricare migliaia di e-mail ogni volta che arriva nella Posta^(Inbox) in arrivo , causando così un maggiore utilizzo della memoria.

Regola 2. ^{(Rule 2.)} Assicurati^(Make) di utilizzare solo i componenti aggiuntivi essenziali per Outlook . Molti programmi adorano installare automaticamente i componenti aggiuntivi su Outlook , come Adobe , EverNote , Wunderlist , ecc. Anche Microsoft aggiunge un sacco di cose che normalmente disattivo come Skype , OneNote , SharePoint , ecc.

Se non li usi, sbarazzati di loro! Devono essere caricati in memoria all'avvio di Outlook e rendono anche il programma più lento. Per disabilitare effettivamente un componente aggiuntivo, devi selezionare Componenti aggiuntivi COM^{(COM Add-ins)} nella casella combinata in basso e fare clic su Vai^(Go) . Apparirà un'altra finestra e potrai deselezionare gli elementi che non desideri.

Regola 3. ^{(Rule 3.)} Outlook viene fornito in bundle con le funzionalità di riconoscimento vocale^(Speech) e della grafia^{(Handwriting Recognition)} che fanno parte di Windows . Se non lo usi, disabilitalo in modo che non si carichi ogni volta che si avvia Outlook . Inoltre impedirà al tuo sistema di scansionare le tue e-mail, ecc.

Puoi andare su Pannello di controllo, Riconoscimento vocale^{(Speech Recognition)} e quindi fare clic su Opzioni vocali avanzate^{(Advanced Speech Options)} .

In Impostazioni utente^{(User Settings)} , deseleziona l' opzione Rivedi documenti e posta per migliorare la precisione .^{( Review documents and mail to improve accuracy)}

Regola 4. ^{(Rule 4. )} Utilizzare un programma diverso per i feed RSS e i calendari Internet . Sì, Google Reader è stato fantastico e ora che non c'è più, perché non utilizzare Outlook per gestire correttamente i tuoi feed? Cattiva^(Bad) idea! Esistono ancora molti buoni lettori RSS online e offline che puoi utilizzare oltre a Outlook .

Outlook semplicemente non è stato progettato per gestire i feed RSS così bene, quindi qualsiasi cosa in più di un paio rallenterà Outlook . Puoi utilizzare Google Calendar per tutti i calendari Internet che desideri seguire.

Regola 5.^{(Rule 5.)} Per qualche ragione, le persone dimenticano le loro cartelle di spam e cestino. Svuotali! Uno come me riceve centinaia di email di spam al giorno! È tutto archiviato nel database di Outlook e lo rallenta. Svuota spesso la cartella spam e la cartella cestino.

Regola 6.^{(Rule 6.)} Compatta il tuo file PST ogni tanto. Puoi farlo andando su File , quindi su Gestione dati^{(Data Management)} . Quindi fai clic sul file PST e scegli Impostazioni^(Settings) . Quindi fare clic sul pulsante Compatta ora^{(Compact Now)} .

Nelle versioni più recenti di Office , è necessario fare clic su File e quindi su Impostazioni account^{( Account Settings)} . Fare clic sulla scheda File di dati^{( Data Files)} e fare doppio clic sul file di dati che si desidera compattare.

Outlook lo farà automaticamente in background, ma verrà eseguito solo quando il computer è inattivo^(Idle) e Outlook è aperto. A volte questa situazione non si presenta mai, quindi è bene farlo manualmente una volta ogni tanto.

Regola 7.^{(Rule 7.)}  Se hai file di Outlook molto grandi e l'indicizzazione della ricerca è abilitata, potrebbe causare enormi rallentamenti in Outlook . Potrebbe essere una buona idea disabilitare l'indicizzazione della ricerca per Outlook fino a quando non ne hai bisogno o eliminare e ricostruire l'indice nel caso. In ogni caso, dovresti ridurre le dimensioni dei tuoi file di dati principali per ridurre l'indice.

Basta fare clic su Start e quindi digitare cerca. Fare clic sull'opzione^(Click) Modifica nelle ricerche di Windows^{( Change on Windows searches)} per rimuovere Outlook dall'indice di ricerca.

Regola 8.^{(Rule 8.)}  Un altro grande rallentamento per Outlook è qualsiasi tipo di programma antivirus che scansiona tutte le tue e-mail. Ora questo è molto utile se sei una persona incline a fare clic su collegamenti di malware o ad essere falsificata da e-mail false. Sfortunatamente, anche gli utenti più esperti a volte vengono ingannati, quindi la protezione aggiuntiva è utile.

Tuttavia, a seconda del programma antivirus, può davvero rendere le cose molto lente in Outlook . Se si verifica questo problema, è una buona idea disattivare l'antivirus per Outlook e vedere se il problema scompare. In tal caso, dovresti prendere in considerazione un programma diverso che sia più efficiente con la scansione.

Regola 9.^{(Rule 9.)} Questo suggerimento si applica solo agli account Microsoft Exchange , quindi non funzionerà per gli account POP o IMAP . Fondamentalmente^(Basically) , vuoi abilitare la modalità cache^{(Cached Exchange Mode)} , il che significa che le e-mail verranno archiviate localmente e accessibili più velocemente.

Vai su File, Impostazioni account^{( Account Settings)} e quindi fai doppio clic sull'account e-mail nella scheda E^(Email) -mail. Seleziona la casella Usa modalità cache^{(Use Cached Exchange Mode)} .

Si spera che queste azioni riducano l' ingombro della memoria di Outlook e lo facciano funzionare più velocemente! ^(Outlook)Inoltre, assicurati di installare gli aggiornamenti e i service pack più recenti per Office e Windows poiché questi tendono ad aiutare con problemi di prestazioni e perdita di memoria! Divertiti!

How to Reduce Outlook Memory Usage

One of the major issues mоst users have with Outlook is the fact that it gets really slow and eats up a lot of memory on their systems. I have a 1.5 GB Outlook file, but Outlook runs fast and doesn’t hog all the resources on my computer! Why?

Well, it’s because I optimize my Outlook by doing a few routine tasks to make sure it stays clean and slim. Instead of dealing with Outlook crashes, crazy error messages, memory hogging or wasting time waiting for Outlook to load, why not follow my advice below to make Outlook fast and responsive.

One thing you want to understand about Outlook is that it’s completely run from a database. All your emails, tasks, calendar items, business contacts, etc. are stored in a database file. To reduce memory usage and make Outlook fast, that database needs to be small and optimized.

Reduce Outlook Memory Usage

Rule 1. Firstly, make sure you have AutoArchive turned on in Outlook. You’re probably never going to look at those emails from 5 years ago again are you? Instead of having thousands of emails in your Inbox, AutoArchive will move the older ones to a new PST file and keep your current PST file slim. You can always find those older emails later by doing a search.

Click on File and then click on Tools and then Mailbox Cleanup. You’ll see several options as shown below. I would check the mailbox size and if it’s anything over 500 MB, you should turn on AutoArchive or delete any emails that are taking up a large amount of space. Also, make sure to empty out the deleted items folder afterwards as that still takes up space.

It’s also worth noting that you have to do this for each mailbox you have setup in Outlook. That’s why it’s a good idea to turn on AutoArchive because it will take care of it automatically without any intervention.

If you don’t want to do that, at least move all older emails to another folder so that Outlook does not have to load thousands of emails every time it comes to the Inbox, thus causing higher memory usage.

Rule 2. Make sure you are only using essential add-ins for Outlook. A lot of programs love to install add-ons to Outlook automatically, such as Adobe, EverNote, Wunderlist, etc. Even Microsoft adds a bunch of stuff that I normally disable like Skype, OneNote, SharePoint, etc.

If you don’t use them, get rid of them! They have to be loaded into memory when Outlook is started and they make the program slower also. To actually disable an add-in, you have to select COM Add-ins in the combo box at the bottom and click Go. Another window will popup and you can uncheck the items you don’t want.

Rule 3. Outlook comes bundled with the Speech and Handwriting Recognition features that are a part of Windows. If you don’t use this, disable it so that it doesn’t load every time Outlook starts. It will also prevent your system from scanning your emails, etc.

You can go to Control Panel, Speech Recognition and then click on Advanced Speech Options.

Under User Settings, uncheck the Review documents and mail to improve accuracy option.

Rule 4. Use a different program for RSS feeds and Internet calendars. Yes, Google Reader was great and now that it is gone, why not use Outlook to manage your feeds right? Bad idea! There are still many good online and offline RSS readers that you can use other than Outlook.

Outlook just wasn’t designed to handle RSS feeds all that well, so anything more than a couple will slow down Outlook. You can use Google Calendar for any Internet calendars you want to follow.

Rule 5. For some reason, people forget about their spam and trash folders. Empty them out! Someone like me gets hundreds of spam emails a day! That’s all stored in the Outlook database and slows it down. Empty your spam folder and your trash folder often.

Rule 6. Compact your PST file every once in awhile. You can do that by going to File, then Data Management. Next click on the PST file and choose Settings. Then click the Compact Now button.

In newer versions of Office, you need to click on File and then Account Settings. Click on the Data Files tab and double-click on the data file you want to compact.

Outlook will do this automatically in the background, but only runs when your computer is Idle and Outlook is open. Sometimes this situation never comes up, so it’s good to do it manually once in awhile.

Rule 7. If you have really large Outlook files and search indexing is enabled, it could be causing massive slowdowns in Outlook. It may be a good idea to disable search indexing for Outlook until you need it or delete and rebuild the index in case. In any case, you should reduce the size of your main data files to make the index smaller.

Just click on Start and then type in search. Click on the Change on Windows searches option to remove Outlook from the search index.

Rule 8. Another big slow down for Outlook is any kind of anti-virus program that scans all your emails. Now this is very useful if you are someone who is prone to clicking on malware links or being spoofed by fake emails. Unfortunately, even the savviest of users sometimes get tricked, so the extra protection is helpful.

However, depending on the anti-virus program, it can really make things very slow in Outlook. If you are having this issue, it’s a good idea to turn off the anti-virus for Outlook and see if the problem goes away. If it does, you should consider a different program that is more efficient with the scanning.

Rule 9. This tip only applies to Microsoft Exchange accounts, so it won’t work for POP or IMAP accounts. Basically, you want to enable Cached Exchange Mode, which means the emails will be stored locally and accessed faster.

Go to File, Account Settings and then double-click on the email account under the Email tab. Check the Use Cached Exchange Mode box.

Hopefully, these actions will reduce your Outlook memory footprint and make it run faster! Also, make sure you install the latest updates and service packs for Office and Windows as these tend to help with performance and memory leak issues! Enjoy!

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