La stampa unione in Microsoft Word ti consente di inviare lettere ed e-mail personalizzate senza dover personalizzare ogni lettera. Puoi preparare il documento nel modo desiderato e aggiungere segnaposto per i vari campi di dati che desideri riempire dinamicamente da un'origine dati.

Ad esempio, puoi preparare una singola lettera per tutti i tuoi amici chiedendo come stanno ma con la possibilità di cambiare i nomi e le città in modo dinamico nella lettera. In questo modo, la tua lettera generica a John menzionerà il suo nome e la sua città, e la stessa lettera a Mike avrà il nome di Mike e la sua città sulla sua lettera.

Crea il tuo elenco di destinatari in un foglio di calcolo Excel^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Dovrai raccogliere un elenco di destinatari e i relativi dati in un'unica origine dati. Un modo semplice per farlo è creare un foglio di calcolo Microsoft Excel e aggiungervi tutti i dati dei destinatari. È quindi possibile recuperare questi dati di Excel nella lettera di stampa unione^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} in Microsoft Word.

1. Utilizzare la ricerca nel menu Start^{(Start Menu)} per cercare e aprire Microsoft Excel .

1. Fai clic sulla scheda Home nella barra laterale di sinistra e scegli Cartella di lavoro vuota^{(Blank workbook)} dal riquadro di destra. Questo creerà un foglio di lavoro vuoto per te.

1. Inizia^(Start) a inserire i dati per i destinatari della stampa unione. Assicurati^(Make) di utilizzare la prima riga per le intestazioni dei tuoi dati. Se intendi inserire il nome di qualcuno, usa Nome^(Name) come intestazione nella prima riga e così via.

1. Nell'esempio seguente, abbiamo creato una tabella con alcuni dati per quattro persone. Creeremo una lettera di stampa unione personalizzata per ciascuna di queste persone in Microsoft Word .

1. Fai clic sul menu File in alto, scegli ^(File)Salva^(Save) dalla barra laterale di sinistra e fai clic sul pulsante Sfoglia^(Browse) .

1. Passa^(Navigate) al desktop, inserisci un nome per il foglio di calcolo Excel e fai clic sul pulsante Salva^(Save) per salvare il foglio di calcolo sul desktop. In questo modo sarà più facile trovare il foglio di lavoro quando lo utilizzi in Microsoft Word .

1. Puoi chiudere Microsoft Excel sul tuo computer.

Prepara il tuo documento in Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Dovrai scrivere una lettera generica che desideri inviare a ciascuno dei tuoi destinatari^{(send to each of your recipients)} . Questa lettera dovrebbe contenere le informazioni comuni a tutti i destinatari. Alcuni esempi includono scrivere la linea di saluto, chiedere come stanno, condividere i tuoi pensieri e così via.

Mantieni vuoti i campi in cui desideri visualizzare le informazioni sui destinatari. Lo aggiungerai in seguito quando avvierai la stampa unione in Microsoft Word .

1. Avvia Microsoft Word dal menu Start^{(Start Menu)} del tuo computer.

1. Fai clic su Home nella barra laterale di sinistra e scegli Documento vuoto^{(Blank document )} dal riquadro di destra. Puoi anche usare un modello se vuoi.

1. Si aprirà un documento vuoto. Scrivi la lettera che vuoi inviare ai tuoi destinatari.

1. Sei libero di utilizzare qualsiasi colore, formattazione, stile dei caratteri e altri elementi che desideri. Abbiamo creato la seguente semplice lettera da inviare ai nostri destinatari. La lettera avrà il nome della persona in alto e la sua città in basso.

1. Tieni il documento aperto mentre esegui la stampa unione nella sezione seguente.

Crea una stampa unione in Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

Microsoft Word consente di creare una stampa unione utilizzando la procedura guidata dettagliata. Ciò rende estremamente facile per te scegliere la lettera che desideri utilizzare, aggiungere i destinatari di cui hai bisogno e modificare dinamicamente il contenuto della lettera.

1. Mentre la tua lettera è ancora aperta in Word , fai clic sulla scheda Invii^(Mailings) in alto, seleziona l' opzione Avvia stampa unione e scegli ^{(Start Mail Merge)}Procedura guidata per la stampa unione passo passo^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} .

1. Un nuovo riquadro apparirà sul lato destro dello schermo. Nella prima sezione che dice Seleziona tipo di documento^{(Select document type)} , scegli Lettere^(Letters) . Puoi scegliere Messaggi e-mail^{(E-mail messages)} se desideri inviare la tua lettera tramite e-mail.
   
   Quindi fare clic su Avanti: documento iniziale^{(Next: Starting document)} in basso per continuare.

1. Nella schermata seguente, Word chiederà quale documento si desidera utilizzare per la stampa unione. Fare clic sull'opzione Usa il documento corrente^{(Use the current document)} per utilizzare la lettera corrente per l'attività.
   
   Se la tua lettera si trova in un altro file Word , fai clic su Inizia da documento esistente^{(Start from existing document)} per aprire quel file.
   
   Quindi fai clic su Avanti: seleziona^{(Next: Select recipients)} i destinatari in basso.

1. Nella sezione Seleziona destinatari^{(Select recipients)} , seleziona Usa un elenco esistente^{(Use an existing list)} . Questo perché hai già creato un foglio di calcolo Excel contenente i dati dei tuoi destinatari.
   
   Puoi selezionare l' opzione Digita un nuovo elenco^{(Type a new list)} se non hai già raccolto i dati dei tuoi destinatari.
   
   Quindi fare clic su Sfoglia^(Browse) per importare il foglio di calcolo di Excel.

1. Passa^(Navigate) al desktop e fai doppio clic sul foglio di calcolo di Excel che hai creato in precedenza. Questo aprirà il foglio di calcolo in Microsoft Word .
2. Word chiederà quale foglio desideri utilizzare dal tuo foglio di calcolo. Seleziona il foglio che contiene i tuoi dati, seleziona l' opzione La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna e fai clic su ^{(First row of data contains column headers)}OK .

1. Word consente di selezionare i destinatari che si desidera utilizzare per la stampa unione se non si desidera utilizzare tutti quelli presenti nell'elenco. Caselle di spunta^(Checkmark) per le persone che vuoi includere nelle tue lettere.
   
   Puoi utilizzare le opzioni di perfezionamento sotto l'elenco per ordinare e filtrare i destinatari. L'ordinamento^(Sorting) ti consente di ordinare i record in ordine crescente e decrescente. Il filtraggio^(Filtering) ti consente di confrontare i campi e filtrare quelli che non ti servono.
   
   Infine, fai clic su OK in basso.

1. Fai clic su Avanti: scrivi la tua lettera^{(Next: Write your letter)} in fondo.
2. La schermata seguente ti consente di utilizzare i campi dati nella tua lettera. Per utilizzarlo, posiziona il cursore nel punto in cui desideri aggiungere un campo dati nella lettera e fai clic su Altri elementi^{(More items )} nel riquadro di destra.

1. Scegli il campo dati che desideri aggiungere e fai clic su Inserisci^(Insert) in basso.

1. Ti consigliamo di aggiungere tutti i tuoi campi di dati alla lettera in modo che le tue lettere contengano tutte le informazioni richieste al loro interno. Quindi fai clic su Avanti: visualizza in anteprima le tue lettere^{(Next: Preview your letters)} .

1. Puoi visualizzare in anteprima le lettere che verranno generate come risultato della stampa unione. Fare clic sulle icone della freccia sinistra e destra per visualizzare le lettere per ciascuno dei destinatari.
   
   Quindi fare clic su Avanti: completa l'unione^{(Next: Complete the merge)} .

1. Ora puoi fare clic su Stampa^(Print) per stampare queste lettere personalizzate o selezionare Modifica singole lettere^{(Edit individual letters)} per modificare queste lettere.

La stampa unione^(Mail) è davvero un'ottima funzionalità per risparmiare tempo in Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} .

Sapevi che puoi unire più documenti insieme in Word^{(merge multiple documents together in Word)} ? Questo ti aiuterà se hai già scritto le tue lettere personalizzate e desideri combinarle in un unico file.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

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