Ora che sono tornato a scuola dopo tanto tempo, sono tornato anche a dover creare varie presentazioni PowerPoint e scrivere report in Word . Ci sono molte funzionalità in Word che la maggior parte delle persone non usa mai a meno che non siano a scuola.

Una di queste caratteristiche è il Sommario^(Contents) . Word ha un'ottima funzionalità che ti consente di creare automaticamente un sommario di bell'aspetto se sai che tipo di intestazioni usare. La cosa grandiosa è che anche se hai già un documento Word^{(Word document)} con molti contenuti, è molto facile modificarlo in modo da poter generare automaticamente il sommario.

In questo articolo, ti guiderò attraverso il processo di configurazione del tuo documento Word^{(Word document)} con i titoli corretti e poi parlerò di come creare il sommario. Parlerò anche di come puoi personalizzare il sommario a tuo piacimento.

Imposta e visualizza le intestazioni in Word

La prima cosa che vorrai fare prima di poter creare qualsiasi sommario è impostare le tue intestazioni. Per impostazione predefinita, le intestazioni consentite che puoi utilizzare sono H1 (Intestazione 1)^{( H1 (Heading 1))} , H2 (Intestazione 2)^{(H2 (Heading 2))} e H3 (Intestazione 3)^{(H3 (Heading 3))} .

Puoi trovare queste intestazioni nella casella Stili^(Styles) nella scheda Home principale nella barra multifunzione. ^(Home)Questi sono gli unici tre che puoi usare per un TOC predefinito . Se aggiungi un sommario^(TOC) personalizzato , puoi anche usare H4 (Titolo 4)^{( H4 (Heading 4))} , H5 (Titolo 5)^{(H5 (Heading 5))} , H6 (Titolo 6)^{( H6 (Heading 6))} ,  Sottotitolo^(Subtitle) , Titolo^(Title) e Titolo del sommario^{(TOC Heading)} .

Quando esamini il tuo documento per aggiungere i diversi titoli, sentiti libero di scegliere da uno qualsiasi dei titoli sopra menzionati se solo H1, H2 e H3^{(H2 and H3)} ti sembrano troppo limitati. Dovrai solo inserire un sommario^(TOC) personalizzato e modificare alcune impostazioni, che menzionerò anche.

È molto facile applicare i titoli al testo in Word . Basta fare clic^{(Just click)} sulla riga con il testo e quindi fare clic sullo stile di intestazione che^{(heading style)} si desidera applicare.

Scorri il documento e aggiungi tutte le intestazioni che desideri. Nota che quando aggiungi le intestazioni, sarà difficile vedere le intestazioni, anche se hai segni di paragrafo visibili. Per visualizzare rapidamente tutte le intestazioni in un documento di Word^{(Word document)} , fare clic sulla scheda Visualizza^(View) e quindi selezionare la casella nel riquadro^{(Navigation Pane)} di spostamento .

Quando lo fai, apparirà un pannello sul lato sinistro^{(hand side)} del documento e sarai in grado di vedere le varie intestazioni, sottotitoli, ecc.

Facendo clic su uno qualsiasi degli elementi nell'elenco si accede a quell'intestazione nel documento di Word^{(Word document)} . Questo è un ottimo modo per vedere rapidamente la struttura dell'intestazione prima di creare il sommario finale.

Aggiunta di un sommario in Word

Ora che abbiamo tutte le nostre intestazioni impostate correttamente, andiamo avanti e inseriamo un sommario. Innanzitutto^(First) , inizieremo con l'impostazione TOC^{(TOC setup)} predefinita in Word . Prima di iniziare, potrebbe essere una buona idea aggiungere una pagina vuota all'inizio del documento.

Per fare ciò, vai all'inizio della tua prima pagina corrente e quindi fai clic su Inserisci^(Insert) e Pagina vuota^{(Blank Page)} . Ora fai clic su Riferimenti^(References) , Sommario^{( Table of Contents)} e scegli da una delle scelte Automatiche in alto.^(Automatic)

Una tabella manuale sarà solo un testo di riempimento nel formato di un sommario, ma dovrai apportare manualmente tutte le modifiche. Quando inserisci il TOC automatico , dovresti vedere qualcosa del genere:

Stupendo! Ora hai un sommario^(TOC) ben formattato nel tuo documento Word^{(Word document)} ! Una volta inserito il sommario^(TOC) , puoi comunque apportare modifiche alle intestazioni del documento, ma le modifiche non verranno automaticamente riportate nel sommario^(TOC) .

Per aggiornare il TOC , fai clic al suo interno e quindi fai clic su Aggiorna tabella^{(Update Table)} in alto.

Ti chiederà se vuoi aggiornare solo i numeri di pagina o l'intera tabella. Se hai modificato, inserito o eliminato delle intestazioni, dovresti scegliere l' intera tabella^{(entire table)} . Se hai appena aggiunto altro contenuto al documento, ma non hai aggiunto o rimosso alcun titolo, puoi scegliere solo i numeri di pagina^{(page numbers only)} .

Personalizza il sommario

Se hai utilizzato intestazioni diverse da H1, H2 e H3, noterai che non verranno visualizzate nel sommario^(TOC) . Per utilizzare queste intestazioni extra, devi scegliere Sommario personalizzato^{(Custom Table of Contents)} quando inserisci il sommario.

Questo farà apparire la finestra di dialogo delle opzioni per il sommario^(TOC) . Puoi modificare alcune impostazioni di base come mostrare i numeri di pagina e se allineare a destra i numeri o meno. In Generale^(General) , puoi scegliere tra più stili e puoi anche scegliere di mostrare più livelli oltre tre, che è l' intestazione H3^{(H3 heading)} . 

Se fai clic su Opzioni^(Options) , puoi scegliere oggetti extra con cui costruire il sommario^(TOC) . Se scorri verso il basso, potrai selezionare l' intestazione Sottotitoli^(Subtitle) e Sommario^{( TOC heading)} .

Per personalizzare l' aspetto grafico^{(look and feel)} del sommario, è necessario fare clic sul pulsante Modifica^(Modify) . Se fai semplicemente clic con il pulsante destro del mouse sul sommario^(TOC) e scegli Font o Paragrafo , il ^(Paragraph)sommario^(TOC) non verrà formattato . Quando si fa clic su Modifica^(Modify) , viene visualizzata un'altra finestra di dialogo in cui è possibile modificare ogni livello di sommario^{(TOC level)} . TOC 1 è H1, TOC 2 è H2, ecc.

Fai clic sul secondo pulsante Modifica^(Modify) e sarai in grado di modificare la formattazione per quella particolare intestazione. Quindi, se lo desideri, puoi rendere tutte le intestazioni H1 in grassetto e una diversa dimensione del carattere^{(font size)} .

Infine, se premi il tasto CTRL^{(CTRL key)} e poi fai clic su qualsiasi cosa nel TOC , verrai portato a quella pagina. Tuttavia, se trovi fastidioso dover premere il tasto CTRL^{(CTRL key)} , puoi cambiarlo andando su File - Opzioni^(Options) e quindi facendo clic su Avanzate^(Advanced) .

Vai avanti e deseleziona la casella Use CTRL + Click to follow hyperlink . Ora puoi semplicemente fare clic sugli elementi nel sommario^(TOC) come collegamenti senza tenere premuto il tasto CTRL^{(CTRL key)} . Sfortunatamente, questo funziona solo sulla tua copia locale di Word . Quando lo invii via email a qualcuno e se l'impostazione non è stata modificata, dovrà CTRL + click . Questo è tutto quando si tratta di sommario in Word . Divertiti!

Quickly Add a Table of Contents to a Word Doc

Now that I’m back in schоol again aftеr a long time, I’m also back to haνing to create various PowerPoint presentations and write reрorts υp in Word. There are a lot of features іn Word that most peoplе never use unlеss they are in school.

One of those features is the Table of Contents. Word has a great feature that allows you to create a great-looking table of contents automatically if you know what type of headings to use. The great thing is that even if you already have a Word document with a lot of content, it’s very easy to edit it so that you can generate the table of contents automatically.

In this article, I’m going to walk you through the process of setting up your Word document with the correct headings and then talk about how to create the table of contents. I’m also going to talk about how you can customize the table of contents to your liking.

Setup and View Headers in Word

The first thing you’ll want to do before you can create any table of contents is to setup your headers. By default, the allowed headers you can use are H1 (Heading 1), H2 (Heading 2) and H3 (Heading 3).

You can find these headings in the Styles box on the main Home tab in the ribbon. These are the only three you can use for a default TOC. If you add a custom TOC, you can also use H4 (Heading 4), H5 (Heading 5), H6 (Heading 6), Subtitle, Title, and TOC Heading.

When you are going through your document to add the different headings, feel free to pick from any of the above-mentioned headings if only H1, H2 and H3 feel too restricted. You’ll just have to insert a custom TOC and change a few settings, which I will also mention.

It’s very easy to apply headings to text in Word. Just click on the line with the text and then click on the heading style you want to apply.

Go through the document and add as many of these headings as you would like. Note that when you add headers, it will be hard to see the headers, even if you have paragraph marks visible. In order to quickly see all headers in a Word document, click on the View tab and then check the box under Navigation Pane.

When you do this, a pane will appear on the left hand side of the document and you’ll be able to see the various headings, sub-headings, etc.

Clicking on any of the items in the list will take you to that heading in the Word document. This is a great way to quickly see your heading structure before creating your final TOC.

Adding a Table of Contents in Word

Now that we have all of our headers setup properly, let’s go ahead and insert a table of contents. First, we’ll start off with the default TOC setup in Word. Before starting, it might be a good idea to add a blank page at the beginning of your document.

To do that, go the top of your current first page and then click on Insert and Blank Page. Now click on References, Table of Contents and pick from one of the Automatic choices at the top.

A manual table will be just filler text in the format of a table of contents, but you’ll have to manually make all the changes. When you insert the automatic TOC, you should see something like this:

Awesome! Now you have a nicely formatted TOC in your Word document! Once you have inserted the TOC, you can still make changes to the headings in your document, but the changes won’t be automatically reflected in the TOC.

In order to update the TOC, just click inside of it and then click on Update Table at the top.

It will ask you if you want to update just the page numbers or the entire table. If you have modified, inserted or deleted headings, you should choose entire table. If you just added more content to your document, but haven’t added or removed any headings, you can choose page numbers only.

Customize Table of Contents

If you used headings other than H1, H2, and H3, you’ll notice they won’t appear in the TOC. In order to use these extra headings, you have to choose Custom Table of Contents when inserting the TOC.

This will bring up the options dialog for the TOC. You can change some basic settings like whether to show the page numbers and whether to right-align the numbers or not. Under General, you can choose from multiple styles and you can also choose to show more levels beyond three, which is the H3 heading. 

If you click on Options, you can choose extra items to build the TOC with. If you scroll down, you’ll be able to select Subtitle and TOC heading.

In order to customize the look and feel of the table of contents, you have to click on the Modify button. If you simply right-click on the TOC and chose Font or Paragraph, it won’t format the TOC. When you click on Modify, you’ll get another dialog where you can edit each TOC level. TOC 1 is H1, TOC 2 is H2, etc.

Click on the second Modify button and you’ll be able to change the formatting for that particular heading. So if you want, you could make all H1 headings bold and a different font size.

Lastly, if you press the CTRL key and then click on anything in the TOC, you’ll be brought to that page. However, if you find it annoying to have to press the CTRL key, you can change this by going to File – Options and then clicking on Advanced.

Go ahead and uncheck the Use CTRL + Click to follow hyperlink box. Now you can just click on the items in the TOC as links without holding down the CTRL key. Unfortunately, this only works on your local copy of Word. When you email it to someone and if they don’t have that setting changed, they will have to CTRL + click. That’s about it when it comes to table of contents in Word. Enjoy!

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