Dato il forte aumento del numero di persone che lavorano da casa nel 2020, non sorprende che anche l'uso di software di videoconferenza sia salito alle stelle. I capi adorano^{(love )} le videoconferenze. Le riunioni di persona ora sono videoconferenze. Che ti piaccia o no, le videoconferenze sono in aumento.

Microsoft Teams è l'ingresso della venerabile società di software di Seattle nelle guerre di videoconferenza e viene fornito con una vasta gamma di funzionalità. In questo articolo, ci concentreremo sulle videoconferenze di Microsoft Teams , incluso come partecipare alle riunioni e accedere a tutte le funzionalità che le riunioni di ^{(Microsoft Teams)}Teams hanno da offrire.

Come partecipare a una videoconferenza di Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Video Conference)}

Quando qualcuno ti invita a una videoconferenza di Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Video Conference)} , ti invierà un link per partecipare alla riunione. Il collegamento potrebbe arrivare a te in vari modi, ad esempio in un invito a un calendario, in un'e-mail o in un collegamento in un messaggio di testo o in un'app di chat. Fare clic^(Click) sul collegamento per partecipare alla riunione.

Se utilizzi un computer desktop, ti verrà chiesto di scegliere se partecipare alla riunione tramite un browser o installando prima il client desktop Teams . Gli utenti Android^(Android) e iPhone possono scaricare l' app Teams .

^(Audio)Impostazioni ^{(Video Settings)}audio e video in Microsoft Teams Meetings

Se ti iscrivi tramite computer, ti verrà chiesto di scegliere le opzioni video e audio. 

Puoi attivare e disattivare il tuo video da questa schermata o scegliere un filtro per lo sfondo del video.

I filtri di sfondo includono la sfocatura dello sfondo o sfondi virtuali. Puoi anche caricare la tua immagine di sfondo virtuale selezionando Aggiungi nuovo^{(Add new)} . 

Sono disponibili diverse opzioni audio tra cui scegliere quando si accede alla riunione di Teams .

La scelta dell'audio del computer^{(computer audio)} significa che l'app utilizzerà il microfono e gli altoparlanti predefiniti del tuo computer. Vengono visualizzate le opzioni per impostare il volume e i livelli audio.

Se selezioni Audio telefono^{(Phone audio)} , ti verrà fornito un numero di telefono da chiamare oppure puoi fare in modo che l' app Teams chiami direttamente il tuo telefono. 

Se si accede da una sala riunioni di Teams^{(Teams Room)} , è possibile selezionare l'audio della sala^{(Room audio)} . Se selezioni l'ultima opzione, Nessun audio^{(No audio)} , ti unirai alla riunione con l'audio disattivato. 

Indipendentemente dall'opzione audio che scegli quando ti unisci alla riunione, puoi sempre passare alle Impostazioni dispositivo^{(Device settings)} , accessibili tramite l' icona Altre opzioni^{(More options)} nella barra degli strumenti.

Il pannello delle impostazioni del dispositivo^{( Device settings )} è dove puoi cambiare i dispositivi che desideri utilizzare.

Quando sei soddisfatto delle tue scelte, seleziona il pulsante Iscriviti ora^{(Join now)} . 

Dopo aver partecipato alla riunione di Microsoft Teams , avrai accesso a un'ampia gamma di funzionalità durante la riunione.

Funzionalità delle videoconferenze di Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Video Conferences)}

Le funzionalità in riunione di Microsoft Teams sono accessibili tramite la barra degli strumenti nella parte superiore della finestra della riunione.

Partecipanti

Cliccando sulla prima icona nella barra degli strumenti si avvierà il pannello Partecipanti .^{(Participants )}

Il pannello visualizza un elenco di partecipanti alla riunione. Nota: se sei l'organizzatore della riunione e hai abilitato la lobby per i partecipanti esterni alla tua organizzazione, il pannello dei partecipanti è il punto in cui puoi ammettere i partecipanti che stanno aspettando nella lobby.

Puoi invitare altre persone alla riunione per nome nel pannello dei partecipanti, ma solo se fanno parte della tua organizzazione. In alternativa, puoi inserire un numero di telefono e Teams avvierà una telefonata a quel numero.

Chat di riunione

Seleziona l'icona della chat nella barra degli strumenti per avviare il pannello  Chat .

La chat di Microsoft Teams è multifunzionale. Puoi formattare testo, inserire emoji e adesivi e cercare gif con Giphy .

Per reagire a un messaggio nel pannello della chat, passa il mouse sopra il commento e scegli da un menu di reazioni.

Gli utenti di app mobili^(Mobile) possono premere a lungo un commento nella chat per avviare il menu delle reazioni.

Alza la mano

Per far sapere agli altri partecipanti alla riunione che vorresti parlare, seleziona l' icona Alza la mano^{(Raise hand)} nella barra degli strumenti. 

Quando lo fai, l'icona di una mano apparirà accanto al tuo nome nel pannello Partecipante .^{(Participant)}

Una volta che sei stato chiamato, non dimenticare di abbassare la mano premendo l'icona della mano nella barra degli strumenti.

Condivisione del tuo schermo

La condivisione dello schermo nelle videoconferenze di Microsoft Teams funziona in modo simile ad altre app per videoconferenze. Seleziona l' icona Condividi contenuto^{( Share content)} sulla barra degli strumenti. 

Ti verrà chiesto di scegliere ciò che desideri condividere: uno schermo (se hai più monitor, verranno elencati separatamente), una finestra specifica che hai aperto o una presentazione PowerPoint recente . Attiva o disattiva l'opzione Includi audio del computer^{(Include computer sound)} se desideri che i partecipanti alla riunione possano ascoltare una clip audio o l'audio di un video che intendi condividere.

Condividi contenuto è anche il luogo in cui puoi scegliere di condividere Microsoft Whiteboard , una lavagna che tutti i partecipanti alla riunione possono visualizzare e modificare.

Sale relax

Le sale riunioni per le riunioni di Microsoft Teams sono finalmente arrivate all'inizio di dicembre 2020^{(December 2020)} . Gli organizzatori della riunione possono ora creare stanze per sottogruppi, nominarle e assegnare automaticamente o manualmente i partecipanti alla riunione alle stanze per sottogruppi. Per creare e gestire le sale^{(Breakout rooms)} per sottogruppi , fai clic sull'icona delle sale per sottogruppi nella barra degli strumenti.

Scegli^(Choose) quante stanze per sottogruppi creare e se desideri che Teams assegni automaticamente le persone alle stanze per sottogruppi o se desideri assegnare manualmente i partecipanti alle stanze per sottogruppi di lavoro.

La selezione del pulsante Crea stanze^{(Create Rooms)} creerà le stanze, ma non invierà ancora i partecipanti alle stanze. Per fare ciò, dovrai selezionare il pulsante Inizia stanze^{(Start rooms)} nel pannello Stanze per sottogruppi  .^(Breakout)

Attualmente, gli organizzatori della riunione possono creare sale per sottogruppi di lavoro solo dopo l'inizio della riunione, ma non sorprenderti se Microsoft Teams distribuirà presto la configurazione avanzata delle sale per sottogruppi.

Più azioni

L' icona Altre azioni^{(More actions)} nella barra degli strumenti contiene molte altre funzioni.

Dal menu Altre azioni, puoi accedere ad elementi come Appunti della riunione^(Meeting) , un documento condiviso per prendere appunti accessibile a tutti i partecipanti alla riunione. 

A seconda del numero di persone nella tua riunione, usa il menu Altre azioni per attivare la modalità ^{(More actions)}Galleria grande^{( Large gallery)} , che ti consente di vedere i feed video di un massimo di 49 partecipanti alla riunione contemporaneamente. La modalità Insieme^{(Together mode)} rimuoverà gli sfondi dai feed video dei partecipanti e collocherà tutti in un auditorium virtuale.

Scegli Sottotitoli^{(Live captions)} in tempo reale per sottotitoli sorprendentemente accurati mentre ogni partecipante parla, oppure scegli Avvia registrazione^{(Start recording)} per registrare la riunione.

Uscita da una videoconferenza di Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Video Conference)}

Per abbandonare una riunione, seleziona il pulsante rosso Abbandona^(Leave) sulla barra degli strumenti. Se sei l'organizzatore della riunione, vedrai anche un'opzione per terminare la riunione per tutti.

Sempre meglio

È chiaro che Microsoft è seriamente intenzionata a migliorare l' esperienza di videoconferenza di Microsoft Teams . Distribuiscono regolarmente nuove funzionalità e rispondono alle richieste di funzionalità tramite Microsoft Teams UserVoice , un sito Web in cui è possibile fornire suggerimenti e votare funzionalità e miglioramenti futuri.

Se ami Microsoft Teams , vorrai imparare altri suggerimenti e trucchi per Teams^{(learn more tips and tricks for Teams)} .

A Microsoft Teams Video Conference Guide

Given thе sharp increaѕe in the number of people working from home in 2020, it’s no surprise thаt thе use of video conferencing software has skyrocketed, too. Bosses love video conferences. In-person meetings are now video conferences. Like it or not, video conferencing is on the rise.

Microsoft Teams is the venerable Seattle software company’s entry into the video conference wars, and it comes with a wealth of features. In this article, we’ll focus on Microsoft Teams video conferencing, including how to join meetings and access all the features Teams meetings have to offer.

How to Join a Microsoft Teams Video Conference

When someone invites you to a Microsoft Teams Video Conference, they’ll send you a link to join the meeting. The link could come to you in a variety of ways, like in a calendar invitation, an email, or a link in a text message or chat app. Click the link to join the meeting.

If you’re on a desktop computer, you’ll be prompted to choose between joining the meeting via a browser or by first installing the Teams desktop client. Android and iPhone users can download the Teams app.

Audio and Video Settings in Microsoft Teams Meetings

If you join by computer, you’ll be prompted to choose your video and audio options. 

You can toggle your video on and off from this screen or choose a video background filter.

Background filters include blurring of your background or virtual backgrounds. You can even upload your own virtual background image by selecting Add new. 

There are several audio options to choose from when you join the Teams meeting.

Choosing computer audio means the app will use your computer’s default microphone and speakers. You see options to set the volume and audio levels.

If you select Phone audio, you’ll be provided with a phone number to call, or you can have the Teams app call your phone directly. 

If you are joining from a Teams Room, you can select Room audio. If you select the last option, No audio, you’ll join the meeting muted. 

No matter which audio option you choose as you join the meeting, you can always switch in Device settings, which are accessible via the More options icon in the toolbar.

The Device settings panel is where you can change which devices you want to use.

Once you’re satisfied with your choices, select the Join now button. 

After you’ve joined the Microsoft Teams meeting, you’ll have access to a variety of in-meeting features.

Features of Microsoft Teams Video Conferences

In-meeting features of Microsoft Teams are accessible via the toolbar across the top of your meeting window.

Participants

Clicking on the first icon in the toolbar will launch the Participants panel.

The panel displays a list of meeting participants. Note: If you are the meeting’s host and have the lobby enabled for participants from outside your organization, the participant panel is where you can admit attendees who are waiting in the lobby.

You can invite additional people to the meeting by name in the participant panel, but only if they’re in your organization. Alternatively, you can enter a phone number, and Teams will initiate a phone call to that number.

Meeting Chat

Select the chat icon in the toolbar to launch the Chat panel. 

Microsoft Teams’ chat is multi-featured. You can format text, insert emoji and stickers, and search for gifs with Giphy.

To react to a message in the chat panel, hover your mouse over the comment and choose from a menu of reactions.

Mobile app users can long-press a comment in chat to launch the menu of reactions.

Raise Your Hand

To let other meeting attendees know you’d like to speak, select the Raise hand icon in the toolbar. 

When you do, a hand icon will appear next to your name in the Participant panel.

Once you’ve been called on, don’t forget to lower your hand by pressing the hand icon in the toolbar.

Sharing Your Screen

Screen sharing in Microsoft Teams video conferences works similarly to other video conference apps. Select the Share content icon on the toolbar. 

You will be prompted to choose what you’d like to share: a screen (if you have multiple monitors, they will be listed separately), a specific window you have open, or a recent PowerPoint presentation. Toggle the Include computer sound switch if you want meeting participants to be able to hear a sound clip or audio from a video you will share.

Share content is also where you can choose to share Microsoft Whiteboard, a whiteboard that all meeting participants can view and edit.

Breakout Rooms

Breakout rooms for Microsoft Teams meetings have finally arrived as of early December 2020. Meeting organizers can now create breakout rooms, name them, and automatically or manually assign meeting participants to breakout rooms. To create and manage Breakout rooms, click on the breakout rooms icon in the toolbar.

Choose how many breakout rooms to create and whether you’d like Teams to automatically assign people to rooms or you want to manually assign participants to breakout rooms yourself.

Selecting the Create Rooms button will create the rooms, but it won’t send participants to the rooms quite yet. To do that, you’ll need to select the Start rooms button on the Breakout rooms panel. 

Currently, meeting organizers can only create breakout rooms once the meeting has started, but don’t be surprised if advance configuration of breakout rooms is rolled out by Microsoft Teams soon.

More Actions

The More actions icon in the toolbar contains several more features.

From the More actions menu, you can access things like Meeting notes, a shared document for note taking that is accessible by all meeting participants. 

Depending on the number of people in your meeting, use the More actions menu to turn on Large gallery mode, which allows you to see video feeds from up to 49 meeting participants all at the same time. Together mode will strip the backgrounds from attendees’ video feeds and place everyone in a virtual auditorium.

Choose Live captions for surprisingly accurate captions as each attendee speaks, or choose Start recording to record the meeting.

Leaving a Microsoft Teams Video Conference

To leave a meeting, select the red Leave button on the toolbar. If you’re the meeting organizer, you’ll also see an option to end the meeting for everyone.

Getting Better and Better

It’s clear that Microsoft is serious about improving the Microsoft Teams video conference experience. They roll out new features regularly and are responsive to feature requests via Microsoft Teams UserVoice, a website where you can make suggestions and vote on future features and improvements.

If you are loving Microsoft Teams, you’ll want to learn more tips and tricks for Teams.

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