Microsoft 365 ha recentemente annunciato nuove funzionalità per monitorare la produttività. Aveva lo scopo di monitorare i dati sui lavoratori, ma il lancio della funzionalità si è ritorto contro dopo che le persone sono state informate della quantità di dati degli utenti raccolti da Microsoft Teams .

Quali dati raccoglie Microsoft Teams ?

Microsoft Teams raccoglie tre tipi di dati, ad esempio dati di censimento, utilizzo^{(Census, Usage, )} e segnalazione degli errori^{( Error reporting data)} . I dati del censimento non sono altro che informazioni standard sul dispositivo, sul sistema operativo e sulla lingua dell'utente. Genera anche un ID utente specifico che è protetto due volte per evitare collegamenti non necessari. I dati del censimento nel rapporto sulle attività degli ^(Census)utenti di Teams^{(Teams user)} sono dati predefiniti raccolti e non possono essere esclusi dall'utente.

Microsoft raccoglie anche i dati sull'utilizzo che includono il numero di messaggi inviati^{(number of messages sent)} , chiamate^(calls) e riunioni a cui hanno partecipato^{(meetings joined)} insieme al nome dell'organizzazione^{(name of the organization)} . Aiuta anche a tenere traccia degli errori in modo che possano essere corretti in tempo. Si chiama Dati di segnalazione errori .^(Error)

Leggi: ^(Read:) Come creare un team privato e modificare la privacy in Microsoft Teams^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Rapporto sull'attività degli utenti di Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Per visualizzare e modificare un rapporto sull'attività degli utenti di Teams , devi essere un amministratore del servizio di Teams^{(Teams service admin)} . Per saperne di più sui ruoli e le autorizzazioni di amministratore, accedi ai ruoli di amministratore di Teams per gestire un team^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. Nel riquadro di navigazione a sinistra dell'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams , vai su Analytics & reports > Usage reports .
2. Seleziona l'attività dell'utente di Teams^{(Teams user activity )} dalla scheda Visualizza rapporti^{(View reports)} , nella scheda Rapporto^{(Report )} .
3. Seleziona un intervallo nella scheda dell'intervallo di dati^{(data range)}
4. Fare clic su Esegui^(Run) rapporto.

Interpretazione del rapporto sulle attività degli utenti di Teams^{(Teams User Activity Report)}

Il rapporto sulle attività degli utenti di Teams^{(Teams user)} può essere visualizzato negli ultimi 7 giorni, 30 giorni o 90 giorni^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . Il rapporto fornisce una ripartizione dell'utilizzo da parte dell'utente. Fornisce dettagli sui messaggi del canale, messaggi di risposta e post, dettagli sulla riunione organizzata e dettagli sulla partecipazione alla riunione. Si possono anche fornire dettagli sull'ultima attività, sull'ora del video e sull'attività di condivisione dello schermo.

Questo report è utile per gli amministratori dell'azienda per visualizzare informazioni dettagliate sull'attività dei dipendenti utilizzando Teams . Gli amministratori possono visualizzare fino a 19 diversi tipi di dati sull'attività dell'utente. Al momento, gli utenti non hanno modo di rinunciare a questa raccolta di dati dai rispettivi amministratori dell'azienda. Sebbene molte aziende potrebbero non essere a conoscenza della disponibilità di tali dati.

Dove vengono archiviati i dati utente di Teams ?^{(Teams user)}

Microsoft Teams opera in tutto il mondo e in diverse giurisdizioni con standard diversi per la gestione dei dati. Nel caso in cui desideri vedere dove sono archiviati fisicamente i singoli dati, puoi accedere all'interfaccia di amministrazione di Microsoft 365^{(Microsoft 365 admin center)} . Fare clic su Settings > Organization profile , quindi scorrere fino a Posizione dati^{(Data Location)} .

Gestione delle notifiche dei team

Durante il lavoro su Teams , ricevere diverse notifiche con un ping costante nella parte inferiore destra dello schermo può essere una vera distrazione.

Puoi riprendere il controllo facendo clic sui tre punti in alto a destra di Teams , selezionando Notifiche canale^{(Channel notifications)} e disattivandole completamente. Puoi anche impostare nuove regole selezionando "Personalizzate"^{(“Custom”)} .

Potresti voler disattivare " Tutti i nuovi post^{(All new posts)} " e potresti anche voler ridurre le menzioni del canale , ad esempio quando qualcuno ti tagga in un canale usando @ Nome del ^(Channel)canale^(Channel) da " Banner e feed^{(Banner and feed)} " a " Mostra solo nel feed^{(Only show in feed)} ".

Un'altra distrazione è quando sei stato invitato a una riunione programmata o hai lasciato una riunione a metà, ma continui a ricevere notifiche ogni volta che un messaggio viene digitato nella chat della riunione in corso.

Una soluzione temporanea a questo problema è cambiare lo stato in " Non disturbare^{(Do not disturb)} ". Puoi farlo cliccando sulla tua immagine del profilo nella pagina principale delle Squadre^(Teams) , cliccare su “ Disponibile^(Available) ” e cambiarla in “ Non disturbare^{(Do not disturb)} ”.

Puoi anche gestire la priorità andando su Settings > Privacy , fai clic su " Gestisci accesso prioritario^{(Manage priority access)} " e aggiungi i nomi delle persone da cui desideri ricevere le notifiche.

Leggi^(Read) : Microsoft Teams si arresta in modo anomalo o si blocca durante le riunioni^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Controllo degli accessi in Microsoft Teams

Teams ti offre anche un modo per limitare l'accesso a Microsoft Teams in modo da avere tempo e spazio per pensare e lavorare.

Puoi farlo andando su Settings > Privacy e attivando il pulsante di opzione " Leggi conferme^{(Read receipts)} ".

Puoi chiedere alla tua organizzazione di attivare l' autenticazione a più fattori^{(multi-factor authentication)} sul tuo account e aggiungere un ulteriore livello di protezione. Per la protezione dell'account sono necessari una password forte e univoca e un gestore di password.

Puoi anche impostare canali privati^{(private channels)} ​​se sei un membro di un team specifico, consentendo un accesso limitato solo a determinati membri del team. Nella squadra prescelta, vai nella sezione dei canali e fai clic sui tre punti. Vai su Aggiungi canale^{(Add channel)} , sotto Privacy , e seleziona Privacy .

È quindi possibile selezionare le rispettive persone da aggiungere al team: fino a 250 persone. Solo un creatore del canale può aggiungere o rimuovere persone da un canale privato. I file oi messaggi condivisi all'interno di un canale privato non sono accessibili a nessuno al di fuori di esso.

Microsoft Teams ha guadagnato popolarità, con il passaggio al lavoro a distanza. I lavoratori ora devono collaborare assicurando che i dati sensibili rimangano completamente al sicuro e che il rapporto sull'attività degli utenti di Teams^{(Teams user)} non venga utilizzato in modo improprio. I suggerimenti sopra menzionati ti aiuteranno a mantenere i tuoi dati al sicuro mantenendo una comunicazione fluida. Spero che funzionino per te.

Leggi il prossimo^{(Read next)} : Microsoft Teams memoria elevata e problema di utilizzo della CPU.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new features to track productivity. It was aimed at monіtoring data about workers but the feature launch backfired after people were made aware of the amount of user data collected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

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