Più persone possono leggere e modificare un calendario di gruppo, rendendolo un buon modo per promuovere la produttività^{(promote productivity)} e la collaborazione tra i colleghi di piccole imprese o i membri del team organizzativo.

Questo tutorial illustra come creare un calendario di gruppo nelle app di Microsoft Office 365 , inclusi ^{(Microsoft Office 365)}Microsoft Outlook , Outlook Web Access ( OWA ) e Microsoft Teams . Esamineremo come condividere un calendario in modo che le persone che scegli possano visualizzare e modificare gli eventi nell'app del calendario. Discuteremo anche come creare gruppi di calendario.

In generale, ci sono due passaggi principali per creare un calendario di gruppo:

1. Crea un nuovo calendario vuoto.
2. Condividilo con gli altri in modo che possano visualizzare e modificare il calendario.

Esamineremo come eseguire ogni passaggio in Outlook sul Web e nelle versioni desktop di Outlook .

Nota: Microsoft ha annunciato miglioramenti nel modo in cui funziona la condivisione del calendario. Tuttavia, Microsoft afferma: "I miglioramenti sono previsti solo per i calendari condivisi tra persone che utilizzano Exchange Online". In alcuni casi, ciò significa che la condivisione di un calendario di una cassetta postale per le risorse o di una cassetta postale condivisa funzionerà solo se il destinatario accetta l'invito alla condivisione utilizzando Outlook sul Web, Outlook per iOS o Outlook per Android , ovvero non un server Exchange ospitato internamente. ^(Exchange)Microsoft afferma che ulteriori miglioramenti sono in cantiere.

Crea^(Create) e condividi^(Share) un nuovo calendario vuoto^{(New Blank Calendar)} con Outlook sul Web

Ecco come creare e condividere un nuovo calendario vuoto utilizzando Outlook sul Web.

1. Accedi^(Log) a Outlook in un browser Web e seleziona il calendario.

1. Seleziona il collegamento Aggiungi calendario.

1. Nel menu a sinistra del popup, seleziona Crea^(Create) calendario vuoto.

1. Inserisci un nome per il calendario e, se lo desideri, seleziona un colore o un ciondolo per il calendario.
2. Nel menu a discesa Aggiungi a, seleziona in quale gruppo di calendari dovrebbe apparire il nuovo calendario.^(Add)
3. Fare clic su Salva.
4. Individua il nuovo calendario nell'elenco dei calendari, fai clic con il pulsante destro del mouse su di esso (o seleziona l'icona Altro...) e seleziona Condivisione^(Sharing) e autorizzazioni.

1. Inserisci^(Enter) l'indirizzo email o il nome di contatto della persona con cui desideri condividere il calendario.
2. Seleziona^(Select) le opzioni del calendario. Scegli il livello di autorizzazione Può^(Can) modificare se desideri che il destinatario possa aggiungere, rimuovere e modificare eventi sul calendario.

1. Seleziona Condividi.
2. Ripetere i passaggi 7-9 per aggiungere membri.

Le persone con cui condividi il calendario riceveranno un'e-mail che richiede loro di accettare e visualizzare il calendario di Outlook . Tieni presente che gli utenti esterni non potranno modificare il calendario.

Creazione e condivisione di un nuovo calendario vuoto nell'app ^{(New Blank Calendar)}desktop^{(Desktop App)} di Outlook

Segui questi passaggi nell'app desktop di Outlook per creare e condividere un nuovo calendario vuoto.

1. Seleziona l'icona del calendario nell'angolo in basso a sinistra di Outlook .

1. Nella scheda Home nel gruppo ^(Home)Gestisci calendari^{(Manage Calendars)} , seleziona Apri^(Open) calendario.

1. Seleziona Crea nuovo calendario vuoto.

1. Nel popup Crea nuova cartella^{(Create New Folder)} , assegna un nome al calendario e seleziona dove metterlo (ad esempio, come sottocartella della cartella principale del calendario).

1. Quindi, per condividere il calendario, fai clic con il pulsante destro del mouse sul calendario nell'elenco dei calendari.

1. Seleziona Condividi > Condividi calendario.

1. Immettere^(Enter) i nomi dei contatti o gli indirizzi e-mail per aggiungere persone all'invito alla condivisione, aggiungere un messaggio se lo si desidera e fare clic su Invia^(Send) . I destinatari riceveranno un'e-mail che li invita ad " Accetta^(Accept) e visualizza il calendario".

Come aggiungere un calendario condiviso^{(Shared Calendar)} a Microsoft Teams

Outlook non è l'unico posto in cui puoi creare un calendario condiviso. Microsoft Teams ha anche funzionalità di calendario condivise. Ecco come aggiungere un calendario condiviso in Teams .

1. Seleziona un canale in Teams.
2. Seleziona l'icona + a destra del nome del canale per aggiungere una scheda.

1. Cerca e seleziona Calendario dei canali^{(Channel Calendar)} .

1. Seleziona Aggiungi.

Verrà visualizzata una scheda del calendario nella parte superiore del canale Teams . Tutti i membri del canale possono visualizzare i dettagli dell'evento e aggiungere eventi al calendario. Questo è un ottimo posto per pianificare una riunione di Teams .

Calendario di gruppo e gruppo di calendario

Oltre alla creazione di calendari di gruppo^{(group calendars)} , Outlook offre diversi altri modi per organizzare i calendari e visualizzare più calendari contemporaneamente. I gruppi di calendario^(Calendar) sono un modo per visualizzare le pianificazioni combinate, non solo per le persone, ma anche per i calendari di SharePoint , i calendari Internet e le risorse come le prenotazioni delle sale.

Come creare gruppi di calendario^{(Calendar Groups)} in Outlook sul Web

A seconda di come la tua organizzazione ha impostato le cose, vedrai gruppi di calendario predefiniti che possono includere:

• I miei calendari
• Calendari delle persone
• Altri calendari

Se queste categorie non funzionano, puoi creare gruppi di calendari personali personalizzati in Outlook sul Web.

1. Il riquadro a sinistra è il riquadro del calendario. Ecco dove sono elencati tutti i calendari che puoi visualizzare. Fai clic con il pulsante destro del mouse su I miei calendari^{(My Calendars)} o Altri calendari e seleziona Nuovo^(New) gruppo di calendari. In alternativa, seleziona l' icona Altro^(More) (tre punti) accanto a un gruppo di calendari esistente e scegli Nuovo^(New) gruppo di calendari.

1. Immettere^(Enter) un nome per il nuovo gruppo di calendari e premere Invio^(Enter) .
2. Quando aggiungi un nuovo calendario selezionando il collegamento Aggiungi^(Add) calendario nel riquadro del calendario, puoi scegliere a quale gruppo di calendari viene aggiunto il nuovo calendario.

Per rinominare o eliminare un gruppo di calendari, fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del gruppo.

Come creare gruppi di calendario^{(Calendar Groups)} nelle versioni desktop^{(Desktop Versions)} di Outlook

È possibile creare gruppi di calendario nelle versioni desktop di Outlook , inclusi Outlook per Microsoft 365 , Outlook 2021 , Outlook 2019 , Outlook 2016 , Outlook 2013 e Outlook 2010 .

Segui questi passaggi per creare un gruppo di calendari da una rubrica o da un elenco contatti^(Contact) .

1. Apri Outlook.
2. Seleziona Calendario.
3. Seleziona la scheda Home.
4. Nel gruppo Gestisci calendari^{(Manage Calendars)} , seleziona Calendar Groups > Create New Calendar Group .

1. Assegna un nome al nuovo gruppo di calendari e fai clic su OK.

1. Nell'elenco a discesa in Rubrica^{(Address Book)} , scegli l'elenco dei contatti da cui desideri selezionare i membri del gruppo del calendario.
2. Sfoglia^(Browse) o cerca i nomi, seleziona il nome desiderato e seleziona Membri del gruppo^(Group) . Ripeti questo passaggio finché non hai aggiunto tutti quelli che desideri.
3. Seleziona OK.

Per creare un gruppo di calendari in base ai calendari che stai attualmente visualizzando, procedi nel seguente modo:

1. In Calendario, seleziona la scheda Home.
2. Nel gruppo Gestisci calendari^{(Manage Calendars)} , seleziona Calendar Groups > Save come nuovo gruppo di calendari.

1. Immettere un nome per il gruppo del calendario e selezionare OK.

Se desideri aggiungere calendari a un gruppo di calendari esistente, procedi nel seguente modo:

1. Nella scheda Home nel gruppo ^(Home)Gestisci calendari^{(Manage Calendars)} , seleziona Apri^(Open) calendario.

1. Seleziona il tipo di calendario.
2. Cerca^(Browse) i nomi, seleziona il nome desiderato e seleziona Calendario^(Calendar) . Ripeti^(Repeat) finché non hai aggiunto tutti i nomi che desideri.
3. Seleziona OK.
4. I calendari che hai selezionato appariranno nel gruppo Calendari condivisi^{(Shared Calendars)} . Trascinali^(Drag) e rilasciali nel gruppo di calendari^{(Calendar Group)} di tua scelta.

Scoprirai che creando gruppi di calendari sarai meglio organizzato e sarai in grado di trovare rapidamente il calendario che stai cercando.

How to Create a Group Calendar in Microsoft 365

Mυltiple people can read and edit a group calendar, making it a good way to promote productivity and collaboration among small business co-workers or organizational team members.

This tutorial will discuss how to create a group calendar in Microsoft Office 365 apps, including Microsoft Outlook, Outlook web access (OWA), and Microsoft Teams. We’ll review how to share a calendar so the people you choose can view and edit events in the calendar app. We’ll also discuss how to create calendar groups.

In general, there are two main steps to creating a group calendar:

1. Create a new blank calendar.
2. Share it with others so that they can view and edit the calendar.

We’ll go over how to do each step in Outlook on the web and desktop versions of Outlook.

Note: Microsoft has announced improvements in the way calendar sharing works. However, Microsoft says, “The improvements are planned only for calendars shared between people using Exchange Online.” In some cases, that means sharing a resource mailbox calendar or shared mailbox calendar will only work if the recipient accepts the sharing invitation using Outlook on the web, Outlook for iOS, or Outlook for Android, i.e., not an internally-hosted Exchange server. Microsoft says more improvements are in the pipeline.

Create and Share a New Blank Calendar with Outlook on the Web

Here’s how to create and share a new blank calendar using Outlook on the web.

1. Log into Outlook in a web browser and select the calendar.

1. Select the Add calendar link.

1. In the menu on the left of the popup, select Create blank calendar.

1. Enter a name for the calendar and, if you wish, select a color or charm for the calendar.
2. In the Add to drop-down menu, select under which calendar group the new calendar should appear.
3. Click Save.
4. Locate the new calendar in the calendar list, right-click on it (or select the More … icon) and select Sharing and permissions.

1. Enter the email address or contact name of the person with whom you want to share the calendar.
2. Select calendar options. Choose the Can edit permission level if you want the recipient to be able to add, remove, and change events on the calendar.

1. Select Share.
2. Repeat steps 7-9 to add members.

People with whom you share the calendar will receive an email prompting them to accept and view the Outlook calendar. Note that external users will not be able to edit the calendar.

Creating and Sharing a New Blank Calendar in Outlook’s Desktop App

Follow these steps in the Outlook desktop app to create and share a new blank calendar.

1. Select the calendar icon in the bottom-left corner of Outlook.

1. On the Home tab in the Manage Calendars group, select Open calendar.

1. Select Create New Blank Calendar.

1. In the Create New Folder popup, give the calendar a name and select where to put the calendar (e.g., as a subfolder of the main calendar folder).

1. Next, to share the calendar, right-click on the calendar in the calendar list.

1. Select Share > Share Calendar.

1. Enter contact names or email addresses to add people to the sharing invitation, add a message if you want, and click Send. Recipients will receive an email inviting them to “Accept and view calendar.”

How to Add a Shared Calendar to Microsoft Teams

Outlook isn’t the only place you can create a shared calendar. Microsoft Teams has shared calendar functionality, too. Here’s how to add a shared calendar in Teams.

1. Select a channel in Teams.
2. Select the + icon to the right of the channel name to add a tab.

1. Search for and select Channel Calendar.

1. Select Add.

A calendar tab will appear at the top of the Teams channel. All channel members can view event details and add events to the calendar. This is a great place to schedule a Teams meeting.

Group Calendar vs. Calendar Group

In addition to creating group calendars, Outlook has several other ways of organizing calendars and viewing multiple calendars simultaneously. Calendar groups are a way to see combined schedules—not only for people but also for SharePoint calendars, internet calendars, and resources like room reservations.

How to Create Calendar Groups in Outlook on the Web

Depending on how your organization has things set up, you’ll see default calendar groups that may include:

• My Calendars
• People’s Calendars
• Other Calendars

If those categories don’t work, you can create customized personal calendar groups in Outlook on the web.

1. The pane on the left is the calendar pane. That’s where all the calendars you can view are listed. Right-click on My Calendars or Other Calendars and select New calendar group. Alternatively, select the More (three dots) icon next to an existing calendar group and choose New calendar group.

1. Enter a name for the new calendar group and press Enter.
2. When you add a new calendar by selecting the Add calendar link in the calendar pane, you can choose to which calendar group the new calendar is added.

To rename or delete a calendar group, right-click on the group name.

How to Create Calendar Groups in Desktop Versions of Outlook

You can create calendar groups in desktop versions of Outlook, including Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, and Outlook 2010.

Follow these steps to create a calendar group from an address book or Contact list.

1. Open Outlook.
2. Select Calendar.
3. Select the Home tab.
4. In the Manage Calendars group, select Calendar Groups > Create New Calendar Group.

1. Give the new calendar group a name and click OK.

1. In the drop-down list under Address Book, choose the contact list from which you want to select members of the calendar group.
2. Browse or search for names, select the name you want, and select Group members. Repeat this step until you’ve added everyone you want.
3. Select OK.

To create a calendar group based on the calendars you’re currently viewing, follow these steps:

1. In Calendar, select the Home tab.
2. In the Manage Calendars group, select Calendar Groups > Save as new calendar group.

1. Enter a name for the calendar group and select OK.

If you’d like to add calendars to an existing calendar group, follow these steps:

1. On the Home tab in the Manage Calendars group, select Open calendar.

1. Select the type of calendar.
2. Browse for names, select the name you want, and select Calendar. Repeat until you’ve added all the names you want.
3. Select OK.
4. The calendars you selected will appear in the Shared Calendars group. Drag and drop them to the Calendar Group of your choice.

You’ll find that by creating calendar groups, you’ll be better organized and able to find the calendar you’re looking for quickly.

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