Che cos'è Microsoft Power Automate e modelli gratuiti da scaricare

Se sei un utente di Microsoft 365 , potresti aver visto l'icona dell'app Power Automate elencata tra le app Microsoft con cui hai più familiarità, come Excel , Powerpoint e Outlook . Discuteremo cos'è Power Automate e cosa può fare. Quindi daremo un'occhiata ad alcuni utili modelli di Power Automate che puoi implementare immediatamente. 

Molti lavori d'ufficio comportano attività ripetitive che non richiedono uno scienziato missilistico per l'esecuzione, ad esempio il salvataggio di un allegato(email attachment) di posta elettronica in una cartella particolare su OneDrive o Dropbox o la creazione di un'attività in Microsoft Planner da un messaggio in Microsoft Teams . Questi sono i tipi di attività per cui è stato creato Power Automate

Che cos'è Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate si chiamava Microsoft Flow . È un toolkit simile a IFTTT (If This Then That) che puoi usare per fare cose come:

  • Automatizza(Automate) i processi nelle impostazioni aziendali. 
  • Invia(Send) promemoria automatici quando un'attività è scaduta.
  • Automatizza(Automate) le attività manuali ripetitive registrando le azioni del mouse, le sequenze di tasti e altri passaggi.

In altre parole, Microsoft Power Automate consente di sostituire i processi manuali e talvolta complessi con flussi di lavoro automatizzati. 

Non solo per le app Microsoft

Come ti aspetteresti, Microsoft Power Automate si connette ad altre app Microsoft . Ad esempio, potresti impostare un processo in Power Automate che accetta un messaggio che ricevi in ​​Microsoft Teams e lo salva in Microsoft OneNote

Ma ciò che rende Power Automate davvero utile è che può anche connettersi a un sacco(ton ) di app di terze parti. L'ultima volta che abbiamo controllato, Power Automate si connette a oltre 500 altri servizi. Whoa

Tre tipi di flussi

Microsoft classifica le cose che puoi fare in Power Automate in tre tipi di flussi:

  1. Flussi di nuvole
  2. Flussi desktop
  3. Flussi dei processi aziendali

Diamo un'occhiata a ogni tipo di flusso ed esaminiamo il motivo per cui potresti usarlo.

Flussi cloud di Power Automate

I flussi cloud in Microsoft Power Automate possono essere ulteriormente suddivisi in tre categorie: 

  • Flussi automatizzati
  • Flussi istantanei
  • Flussi programmati

I flussi automatizzati vengono attivati ​​da un evento, ad esempio quando viene pubblicato un nuovo tweet con un determinato hashtag o quando si riceve un'e-mail da una persona specifica. Puoi utilizzare un flusso automatizzato per connettere gli account e consentire loro di comunicare tra loro. Ad esempio, potresti creare un'automazione che ti invii un messaggio di testo ogni volta che ricevi un'e-mail dal tuo capo.

Il clic di un pulsante attiva flussi istantanei. Supponiamo che tu invii ripetutamente un'e-mail al tuo team con un promemoria per partecipare alla riunione quotidiana del team. Potresti creare un pulsante per automatizzarlo. Crea il pulsante, quindi ogni volta che fai clic su quel pulsante, viene automaticamente inviata un'e-mail al tuo team che ricorda loro di partecipare alla riunione. Non solo ciò ti farà risparmiare tempo, ma ridurrà anche gli errori, come lasciare inavvertitamente qualcuno fuori dall'e-mail.

Un flusso pianificato automatizza le attività in base a una pianificazione. Ad esempio, è possibile creare un flusso pianificato che carichi automaticamente i dati in un sito di SharePoint o in un database specifico.

Questi sono i tre tipi di flussi di Power Automate che gestiscono le informazioni nel cloud. Successivamente, esamineremo i flussi per le attività che esegui sul desktop. 

Flussi desktop di Power Automate

Microsoft dispone di uno strumento chiamato Power Automate Desktop che estende le funzionalità di Power Automate , consentendo di automatizzare i processi desktop ripetitivi e che include le azioni eseguite sul Web. È simile alla registrazione di una macro in Excel . È possibile registrare una serie di azioni e specificare le condizioni che devono essere vere per attivare quella serie di azioni.

Ad esempio, puoi creare un flusso desktop che estrae i dati da un sito Web e li aggiunge a un file Excel . Oppure potresti impostare un flusso che combina documenti Microsoft Word in PDF(PDFs)

Flussi dei processi aziendali(Business Process Flows) di Power Automate

Supponiamo che tu abbia dipendenti che rispondono alle richieste del servizio clienti. Indipendentemente dal dipendente che interagisce con un cliente, desideri che segua esattamente gli stessi passaggi, in modo che l'esperienza del cliente sia coerente. 

In altre parole, puoi utilizzare un flusso di processi aziendali per impostare una serie di passaggi che le persone devono seguire per ottenere un risultato particolare. Invece di fare affidamento solo sulla formazione dei dipendenti, i flussi dei processi aziendali guidano il dipendente e lo aiutano a evitare errori.

Utili modelli di automazione della potenza

Forse il modo più semplice per capire cosa può fare Microsoft Power Automate è esplorare alcuni modelli. Se hai utilizzato IFTTT , hai familiarità con questo concetto. I modelli di Power Automate sono proprio come le (Power Automate)applet o le ricette in IFTTT(applets or recipes in IFTTT)

Puoi utilizzare i modelli di Power Automate così come sono o modificarli per adattarli a circostanze e obiettivi specifici. Eccone alcuni per iniziare.

Utili modelli di flusso automatizzato

  1. Salva gli allegati e-mail di Outlook.com sul tuo OneDrive(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)

Ogni volta che ricevi un'e-mail con un allegato, l'allegato verrà salvato su OneDrive in una cartella denominata Allegati e-mail da (Email)Power Automate .

  1. Invia un'e-mail per nuovi Tweet su una determinata parola chiave(Send an email for new Tweets about a certain keyword)

Ogni volta che c'è un tweet su una parola chiave specificata, Power Automate invierà un'e-mail con alcuni dettagli utente di base sull'account che ha pubblicato il tweet. 

Utili modelli di flusso istantaneo

  1. Mandami un promemoria tra 10 minuti(Send myself a reminder in 10 minutes)

Questo modello di flusso crea un pulsante che ti invierà un promemoria ritardato personalizzato.

  1. Pianifica una riunione con un mittente del messaggio(Schedule a meeting with a message sender)

Questo flusso consente di pianificare una riunione con il mittente di qualsiasi messaggio da un canale o una chat di Microsoft Teams .

Utili modelli di flusso programmato

  1. Inviami un'e-mail con un elenco degli eventi imminenti del calendario(Email me with a list of upcoming Calendar events)

Questo modello esaminerà il tuo calendario e ti invierà un riepilogo e-mail della tua prossima settimana, comprese le informazioni su voli, hotel e meteo.

  1. Invia un'e-mail di promemoria di Office 365 Outlook per le riunioni anticipate il giorno successivo(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)

Questo è ottimo per le persone che dimenticano di guardare il programma di domani ma controllano spesso le e-mail. Se ci sono riunioni il giorno successivo prima dell'orario specificato, invierà un promemoria all'e-mail di Outlook .

Dedica più tempo a fare le cose che nessun altro(Things No One Else) può fare

Lo slogan di Microsoft per Power Automate è: " Prenditi(Take) cura di ciò che è importante. Automatizza il resto." Devi ammettere che hanno ragione. Se automatizzi ciò che può essere automatizzato, ciò ti lascia più tempo per cose più importanti come la strategia, il pensiero profondo e il relax. Il futuro è adesso ed è tempo di mettere i robot al lavoro per te!



About the author

Sono un ingegnere informatico con oltre 10 anni di esperienza nel settore del software. Sono specializzato nella creazione e manutenzione di applicazioni software individuali e aziendali, nonché nello sviluppo di strumenti di sviluppo per piccole imprese e grandi organizzazioni. Le mie capacità risiedono nello sviluppo di una solida base di codice, negli strumenti di debug e test e nel lavorare a stretto contatto con gli utenti finali per garantire che le loro applicazioni funzionino perfettamente.



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