Più sei mobile, più importante è avere accesso ai tuoi file, indipendentemente da dove ti trovi o dal dispositivo che stai utilizzando. Ai^(Back) vecchi tempi, i tuoi file elettronici vivevano tutti sul tuo computer, quindi se non eri vicino al tuo computer, non potevi accedere ai tuoi file. Tutto è cambiato con l'avvento di Internet ad alta velocità e dei servizi di archiviazione cloud offerti da aziende come Dropbox , Amazon e Google . 

Ironia della sorte, anche gli ordini casalinghi dell'anno scorso e il passaggio al lavoro a distanza hanno aumentato la necessità e il desiderio di archiviazione nel cloud. Molte scuole e datori di lavoro si sono rivolti a Microsoft 365 per mantenere in contatto studenti e lavoratori. Per l'archiviazione di file, ciò ha significato l'adozione di OneDrive per la scuola o il lavoro. 

Se sei un nuovo utente di OneDrive , sia per la scuola che per il lavoro, continua a leggere per alcuni suggerimenti sull'utilizzo del servizio di archiviazione cloud di Microsoft.

1. Comprendi le icone di stato di^{(Status Icons)} OneDrive

Quando salvi i file su OneDrive , puoi scegliere di rendere il tuo file disponibile solo online o offline. La funzione OneDrive Files On-Demand ti consente di accedere a tutto ciò che hai salvato nel tuo archivio cloud senza scaricare una copia locale di ogni file. Vedrai invece i tuoi file elencati nel tuo file manager insieme alle icone di stato che indicano se ogni file è solo online, disponibile localmente o sempre disponibile.

Un'icona a forma di nuvola blu indica che il file è solo online. Viene visualizzato un segno di spunta verde in un cerchio in corrispondenza dei file disponibili localmente sul dispositivo che stai utilizzando.

I file che hai scelto di conservare sempre^{(always )} sul tuo dispositivo visualizzeranno un cerchio verde pieno con un segno di spunta bianco. 

Se apri un file solo online sul tuo computer o su un altro dispositivo, verrà scaricato e diventerà disponibile localmente. Essere^(Being) disponibili localmente significa che puoi aprire il file anche se non disponi di una connessione Internet. Per liberare spazio sul disco rigido, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file e seleziona Libera spazio^{(Free up space)} .

2. Come attivare i file su richiesta 

Gli utenti di PC possono seguire questi passaggi per attivare File su richiesta^{(Files On-Demand)} .

1. Seleziona l' icona di OneDrive nella barra delle applicazioni.
2. Seleziona Guida e impostazioni^{(Help & Settings)} .
3. Seleziona Impostazioni^(Settings) .
4. Nella scheda Impostazioni^{(Settings )} , seleziona la casella " Risparmia spazio e scarica i file mentre li usi^{(Save space and download files as you use them)} ".

Gli utenti Mac^(Mac) possono attivare File su richiesta^(On-Demand) seguendo questi passaggi:

1. Seleziona l' icona OneDrive nella barra dei menu.
2. Seleziona il pulsante …Altro .^(…More)
3. Seleziona Preferenze^{(Preferences)} .
4. Seleziona il pulsante Attiva file su richiesta^{(Turn on Files On-Demand)} .

3. Attiva Storage Sense per PC

Gli utenti di Windows 10 hanno la possibilità aggiuntiva di attivare Storage Sense , che imposta automaticamente tutti i file di OneDrive che non hai aperto negli ultimi 30 giorni su solo online se lo spazio su disco è insufficiente. 

Puoi anche impostare Storage Sense in modo che venga eseguito ogni giorno, settimana o mese invece che solo quando lo spazio su disco si sta esaurendo.

4. Cosa dovresti sapere su OneDrive Personal Vault

Mentre tutti i file salvati nel cloud di OneDrive sono protetti dalle misure di sicurezza di Microsoft, OneDrive Personal Vault offre un ulteriore livello di protezione per i file sensibili. 

Quando si salvano file nel deposito personale, è necessario utilizzare l'autenticazione avanzata o un secondo passaggio di verifica dell'identità per accedervi. A seconda del tuo dispositivo, potrebbe essere il tuo viso, la tua impronta digitale, un PIN o un codice che ti è stato inviato tramite SMS o e-mail. 

I file nel tuo deposito personale sono crittografati in ogni momento, anche quando sono nel tuo deposito e quando viaggiano tra il cloud e il tuo dispositivo. Inoltre, i file nel tuo deposito vengono scansionati alla ricerca di virus e monitorati per attività sospette, incluso il ransomware. 

Il deposito personale^{(Personal Vault)} viene visualizzato come una cartella all'interno di OneDrive . Salva semplicemente^(Simply) nel caveau per ottenere i vantaggi di tutta quella sicurezza extra.

Nota^(Note) : gli utenti senza un abbonamento a Microsoft 365 sono limitati a tre file nel proprio archivio personale.

5. Come caricare file su OneDrive

Se utilizzi OneDrive per l'istituto di istruzione o il lavoro, esistono diversi modi per caricare file nel cloud di OneDrive .

Carica file usando il tuo browser

Puoi sempre accedere a OneDrive da un browser. I passaggi seguenti funzionano per Chrome e Edge e potrebbero differire leggermente se utilizzi un browser diverso.

1. Accedi^(Sign) a office.com e seleziona l'icona di avvio delle app nell'angolo in alto a sinistra della pagina e seleziona OneDrive .

1. Seleziona Carica^{(Upload )} > File^(Files) o Cartella^(Folder) .

1. Scegli^(Choose) i file o le cartelle che desideri caricare e selezionali.
2. Seleziona Apri^(Open) o Seleziona cartella^{(Select Folder)} .

Carica file utilizzando il desktop

Se utilizzi un computer con Windows 10 , OneDrive è già installato. È sufficiente^(Simply) salvare o spostare i file e le cartelle nella cartella OneDrive per renderli accessibili su tutti i dispositivi tramite OneDrive .

Se non hai eseguito l'accesso a OneDrive , seleziona il pulsante Start , cerca OneDrive e avvia l'app. Segui le istruzioni per accedere.

Allo stesso modo, gli utenti Mac possono caricare automaticamente i file su OneDrive copiandoli o spostandoli nella cartella OneDrive utilizzando il Finder o salvandoli nella cartella OneDrive da un'app.

6. Condivisione di file in OneDrive

La condivisione di file non potrebbe essere più semplice con OneDrive . Sul tuo computer, fai clic con il pulsante destro del mouse sul file e seleziona Condividi^(Share) . 

Scegli con chi vuoi condividere il tuo file, aggiungi un messaggio facoltativo, quindi seleziona il pulsante Invia^(Send) o scegli di copiare il link o inviare tramite un'altra app sul tuo dispositivo.

7. Ripristina un file o una cartella^(Folder) in OneDrive

OneDrive ha un cestino in cui potresti essere in grado di ripristinare un file o una cartella eliminati accidentalmente. 

1. Da OneDrive nel tuo browser, seleziona il Cestino^{(Recycle Bin)} .
2. Seleziona il file che desideri ripristinare.

1. Seleziona il pulsante Ripristina^(Restore) .

8. Come inserire date di scadenza^{(Expiration Dates)} e password^(Passwords) sui file di OneDrive^{(Your OneDrive)}

Sebbene questa funzionalità non sia ancora disponibile per gli account gratuiti, alcuni utenti di Microsoft 365 hanno la possibilità di inserire date di scadenza e password nei propri file in OneDrive . Se questa funzionalità è stata abilitata nell'interfaccia di amministrazione di OneDrive^{(OneDrive Admin Center)} , ecco cosa fare. 

Nota^(Note) : funziona solo quando si condivide un collegamento in modo anonimo e non^(not) quando si sceglie di condividere con persone specifiche. 

1. In un browser web, seleziona un file o una cartella che desideri condividere. 
2. Seleziona condividi^(share) .
3. Nelle impostazioni del collegamento^{(link settings)} , scegli quando desideri che scada l'accesso al file.

1. Aggiungi una password se vuoi.
2. Seleziona il pulsante Applica^(Apply) .

Ottieni di più da OneDrive^(OneDrive) per la^(Out) scuola o^(School) il lavoro

I suggerimenti sopra scalfiscono solo la superficie di ciò che puoi fare con OneDrive per la scuola o il lavoro. Scopri come risolvere i problemi di sincronizzazione^{(sync issues)} , usa i collegamenti simbolici^{(symbolic links)} per sincronizzare qualsiasi cartella sul tuo computer con OneDrive o, se ti senti salato, disabilita^{(disable OneDrive)} completamente OneDrive.

OneDrive for School or Work: 8 Tips for Beginners

The more mobile you are, thе more imрortant it is to haνe access to your files no matter where you are or which device you’re using. Back in the old dayѕ, your eleсtronic files all lived on your computer, ѕо if you weren’t near your computer, you couldn’t acceѕs your files. That all chаnged with the advent of high-speed internet and cloud storage services offered by companies like Dropbox, Amazon, and Google. 

Ironically, the past year’s stay-at-home orders and pivot to remote working have also increased the need and desire for cloud storage. Many schools and employers have turned to Microsoft 365 to keep students and workers connected. For file storage, that has meant the adoption of OneDrive for school or work. 

If you’re a new OneDrive user, either for school or work, keep reading for a few tips for using Microsoft’s cloud storage service.

1. Understand Your OneDrive Status Icons

When saving files to OneDrive, you can choose to make your file available online-only or offline. The OneDrive Files On-Demand feature allows you to access everything you’ve saved to your cloud storage without downloading a local copy of every file. Instead, you’ll see your files listed in your file manager along with status icons indicating whether each file is online-only, locally available, or always available.

A blue cloud icon indicates that the file is online-only. A green checkmark in a circle appears by files that are locally available on the device you’re using.

Files you have opted to always keep on your device will display a solid green circle with a white checkmark. 

If you open an online-only file on your computer or another device, it will download and become locally available. Being locally available means you can open the file even if you don’t have an internet connection. To free up space on your hard drive, right-click the file and select Free up space.

2. How to Turn on Files On-Demand 

PC users can follow these steps to turn on Files On-Demand.

1. Select the OneDrive icon in the system tray.
2. Select Help & Settings.
3. Select Settings.
4. On the Settings tab, check the box for “Save space and download files as you use them.”

Mac users can turn on Files On-Demand by following these steps:

1. Select the OneDrive icon in the menu bar.
2. Select the …More button.
3. Select Preferences.
4. Select the Turn on Files On-Demand button.

3. Turn on Storage Sense for PCs

Windows 10 users have the extra option of turning on Storage Sense, which automatically sets any OneDrive files you haven’t opened in the last 30 days to online-only if you’re running low on disk space. 

You can also set Storage Sense to run every day, week, or month instead of only when you’re getting low on disk space.

4. What you Should Know About the OneDrive Personal Vault

While all the files you save to the OneDrive cloud are protected by Microsoft’s security measures, the OneDrive Personal Vault offers an extra layer of protection for sensitive files. 

When you save files to your personal vault, you must use strong authentication or a second identity-verification step to access them. Depending on your device, that could be your face, your fingerprint, a PIN, or a code sent to you by text or email. 

The files in your Personal Vault are encrypted at all times, including when they’re in your vault and when they’re traveling between the cloud and your device. Moreover, the files in your vault are scanned for viruses and monitored for suspicious activity, including ransomware. 

The Personal Vault appears as a folder within your OneDrive. Simply save to the vault to get the benefits of all that extra security.

Note: Users without a Microsoft 365 subscription are limited to three files in their Personal Vault.

5. How to Upload Files to OneDrive

If you’re using OneDrive for school or work, there are multiple ways to upload files to your OneDrive cloud.

Upload Files Using Your Browser

You can always access OneDrive in a browser. The steps below work for Chrome and Edge and may slightly differ if you’re using a different browser.

1. Sign into office.com and select the app launcher in the top-left corner of the page and select OneDrive.

1. Select Upload > Files or Folder.

1. Choose which files or folder you want to upload and select them.
2. Select Open or Select Folder.

Upload Files Using Your Desktop

If you’re using a computer with Windows 10, OneDrive is already installed. Simply save or move your files and folders to the OneDrive folder to make them accessible on all your devices via OneDrive.

If you’re not signed into OneDrive, select the Start button, search for OneDrive, and launch the app. Follow the instructions to sign in.

Similarly, Mac users can automatically upload files to OneDrive by copying or moving them to the OneDrive folder using the Finder or by saving them to the OneDrive folder from an app.

6. Sharing Files in OneDrive

Sharing files couldn’t be easier with OneDrive. On your computer, right-click on the file and select Share. 

Choose who you want to share your file with, add an optional message, and then either select the Send button or choose to copy the link or send via another app on your device.

7. Restore a File or Folder in OneDrive

OneDrive has a recycle bin where you may be able to restore a file or folder you accidentally deleted. 

1. From OneDrive in your browser, select the Recycle Bin.
2. Select the file you want to restore.

1. Select the Restore button.

8. How to Put Expiration Dates and Passwords on Your OneDrive Files

While this feature isn’t available for free accounts yet, some Microsoft 365 users have the option to put expiration dates and passwords on their files in OneDrive. If this feature has been enabled in the OneDrive Admin Center, here’s what to do. 

Note: This only works when sharing a link anonymously and not when you choose to share with specific people. 

1. In a web browser, select a file or folder you want to share. 
2. Select share.
3. In link settings, choose when you want access to the file to expire.

1. Add a password if you want.
2. Select the Apply button.

Get More Out of OneDrive for School or Work

The tips above just scratch the surface of what you can do with OneDrive for school or work. Learn how to solve sync issues, use symbolic links to sync any folder on your computer with OneDrive, or, if you’re feeling salty, disable OneDrive completely.

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