Quando si condivide un documento di Word 2007 , potrebbe essere necessario eliminare o nascondere le informazioni riservate. È possibile cercare i dati e rimuoverli manualmente, ma ciò può essere soggetto a errori e richiedere molto tempo. Se hai spesso bisogno di nascondere i dati riservati in un Word 2007 , c'è un componente aggiuntivo gratuito per Word 2007 , chiamato Strumento^{(Word 2007 Redaction Tool)} di redazione di Word 2007 , che può essere utilizzato per nascondere il testo all'interno dei documenti di Word 2007 in modo semplice e molto più efficiente.

Il testo redatto viene visualizzato in una nuova copia del documento originale come una barra nera continua. Il testo^(Text) sotto la barra viene convertito in linee verticali (|||||), impedendo il recupero del contenuto oscurato in qualsiasi circostanza, anche se la parte con cui si condivide il documento visualizza il documento oscurato in un editor di testo, ad esempio Blocco note^(Notepad) .

Scarica Word 2007/2010 Redaction Tool da

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251 .

Per installare lo strumento di redazione di Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} sono necessari i seguenti elementi :

• .NET Framework 3.5 ^{(.NET Framework 3.5)} Service Pack 1
• Il Service Pack 1 di runtime VSTO 3.0

Tuttavia, non è necessario installarli separatamente. Se uno di questi elementi non è installato nel sistema, il programma di installazione di Word 2007 Redaction Tool li scaricherà e li installerà automaticamente. L'installazione di questi due elementi potrebbe causare un riavvio.

Per installare il componente aggiuntivo, fai doppio clic sul file .exe scaricato. Leggi^(Read) il contratto di licenza per il profilo client .NET Framework^{(.NET Framework Client Profile)} e fai clic sul pulsante Accetta^(Accept) per continuare.

Leggi il contratto di licenza per Visual Studio Tools per Office^{(Visual Studio Tools for Office)} e fai clic sul pulsante Accetta^(Accept) per continuare.

Il WinZip Self-Extractor si apre e avvia automaticamente il processo di installazione.

I file necessari vengono scaricati.

Sono installati .NET Framework e Visual Studio Tools .

Viene visualizzato il programma di installazione della personalizzazione di Microsoft Office^{(Microsoft Office Customization Installer)} che chiede se si è sicuri di voler installare questa personalizzazione. Fare clic su ^(Click) Installa^(Install) per continuare.

Al termine dell'installazione viene visualizzata una finestra di dialogo. Fare clic su Chiudi^(Close) .

NOTA:^(NOTE:) se a questo punto viene visualizzato un errore, eseguire nuovamente il file di installazione scaricato. Si è verificato un errore durante la prima installazione del componente aggiuntivo. L'esecuzione dell'installazione di nuovo sembrava funzionare.

Dopo aver installato lo strumento di redazione di Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} , viene aggiunto un gruppo Redact alla scheda Revisione .^(Review)

Per oscurare o oscurare il testo privato nel documento, devi prima contrassegnare il testo da oscurare. Per fare ciò, evidenziare il testo desiderato e fare clic sul pulsante Segna^(Mark) .

Se desideri contrassegnare lo stesso testo in più punti del documento, fai clic sulla freccia sul pulsante Segna^(Mark) e seleziona Trova e^{(Find and Mark)} segna dal menu a discesa.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Trova e contrassegna . ^{(Find and Mark)}Immettere il testo da trovare nella casella di modifica Trova cosa . ^{(Find what)}Per visualizzare più opzioni, fare clic sul pulsante Altro^(More) .

Le opzioni di ricerca vengono^{(Search Options)} visualizzate sotto i pulsanti della finestra di dialogo e il pulsante Altro^(More) diventa un pulsante Meno^(Less) . Seleziona^(Select) le opzioni desiderate. Per nascondere nuovamente le opzioni extra, fai clic sul pulsante Meno^(Less) . Fare clic su Segna^(Mark) per trovare e contrassegnare il testo immesso.

La finestra di dialogo mostra quante occorrenze del testo specificato sono state trovate e contrassegnate. Per chiudere la finestra di dialogo, fare clic su Annulla^(Cancel) .

Il testo contrassegnato appare evidenziato in grigio nel documento.

Se c'è del testo che hai contrassegnato che non vuoi redigere, puoi selezionare di nuovo quel testo contrassegnato e selezionare Deseleziona^(Unmark) dal menu a discesa del pulsante Deseleziona per evitare che il testo venga oscurato.^(Unmark)

Per spostarti tra i segni di redazione nel tuo documento per il controllo finale, usa i pulsanti Successivo^(Next) e Precedente .^(Previous)

Una volta che sei sicuro di aver contrassegnato tutto il testo che desideri redigere, seleziona Redact Document dal menu a discesa Mark per oscurare il testo contrassegnato.^(Mark)

Viene creata una nuova versione redatta del documento con il testo contrassegnato sostituito da barre nere. Al termine del processo viene visualizzata una finestra di dialogo che richiede di eseguire Controllo documento^{(Document Inspector)} per verificare e rimuovere eventuali metadati nascosti all'interno del documento prima che venga distribuito. Fare clic su Ispeziona^(Inspect) per eseguire l'ispezione o su Chiudi^(Close) per saltare l'ispezione.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni documento . ^{(Document Inspector)}Diversi^(Different) tipi di metadati sono elencati nella finestra di dialogo con una casella di controllo accanto a ciascun elemento. Seleziona le caselle di controllo per gli elementi per i quali desideri controllare i metadati. Fare clic sul pulsante Ispeziona^(Inspect) per avviare l'ispezione. Per chiudere la finestra di dialogo a questo punto senza eseguire un'ispezione, fare clic su Chiudi^(Close) .

I risultati dell'ispezione vengono visualizzati nella finestra di dialogo Controllo documento . ^{(Document Inspector)}Se sono stati trovati dei metadati, viene visualizzato un punto esclamativo a sinistra dell'elemento trovato. Per rimuovere i metadati dal documento, fai clic sul pulsante Rimuovi tutto^{(Remove All)} a destra dell'elemento.

NOTA:^(NOTE:) Controllo documento^{(Document Inspector)} rileva nella parte inferiore della finestra di dialogo che alcune modifiche non possono essere annullate. Assicurati di voler rimuovere i metadati prima di fare clic sul pulsante Rimuovi tutto^{(Remove All)} .

La finestra di dialogo Controllo documento informa sulle modifiche apportate. ^{(Document Inspector)}Fare clic su Chiudi^(Close) .

Nel nuovo documento vengono inserite delle barre nere su tutto il testo privato che hai contrassegnato.

Ricorda^(Remember) che non puoi rimuovere i segni neri dal testo nel nuovo documento. Assicurati di salvare il file con un nome diverso dall'originale e di condividere il nuovo documento, non l'originale. È possibile tornare al documento originale e selezionare Rimuovi tutti i segni^{(Remove All Marks)} dal menu del pulsante Deseleziona^(Unmark) per cancellare il testo contrassegnato, se lo si desidera.

Per proteggere ulteriormente il documento redatto, puoi scegliere di proteggerlo dalle modifiche quando lo salvi come nuovo documento. Ciò consente di distribuire un documento che non può essere modificato.

Per fare ciò, seleziona Save As | Word Document dal menu Office .

Nella finestra di dialogo Salva con nome^{(Save As)} , immettere un nuovo nome per la copia oscurata del documento nella casella di modifica Nome file . ^{(File name)}Fai clic sul pulsante Strumenti in basso e seleziona ^(Tools)Opzioni generali^{(General Options )} dal menu a discesa.

Nella finestra di dialogo Opzioni generali , immettere una password nella casella di modifica ^{(General Options)}Password da modificare^{(Password to modify)} e selezionare Sola lettura consigliata^{(Read-only recommended)} , se lo si desidera. Fare clic su OK .

Viene visualizzata la finestra di dialogo Conferma password . ^{(Confirm Password)}Immettere nuovamente la password e fare clic su OK .

Si torna alla finestra di dialogo Salva con nome . ^{(Save As)}Fare clic sul pulsante Salva^(Save) per salvare il nuovo documento oscurato e protetto.

Utilizzando lo strumento di redazione di Word 2007^{(Word 2007 Redaction Tool)} e proteggendo il documento dalle modifiche, è possibile proteggere le informazioni riservate e preservare il documento quando è necessario distribuirlo. Lo strumento^{(Redaction Tool)} di redazione funziona altrettanto bene in Word 2010 . Divertiti!

Hide Confidential Data in a Word 2007/2010 Document

When sharing a Word 2007 docυment, you may need to delete or hide confidential information. Yoυ can search for the data and remoνe it manually, but this can be error prоne and time consuming. If you often need to hide confidential data in a Word 2007, there is а free add-in for Word 2007, called the Word 2007 Redaction Tool, that can be used to hide text within Word 2007 documents easily and much more efficiently.

Redacted text appears in a new copy of your original document as a solid black bar. Text beneath the bar is converted to vertical lines (|||||), preventing the redacted content from being retrieved under any circumstances, even if the party with whom you are sharing the document views the redacted document in a text editor, such as Notepad.

Download Word 2007/2010 Redaction Tool from

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.

The following items are required to install the Word 2007 Redaction Tool:

• The .NET Framework 3.5 Service Pack 1
• The VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

However, you  do not need to install these separately. If either of these items are not installed on your system, the Word 2007 Redaction Tool setup program will download and install them automatically. Installation of these two items may cause a reboot.

To install the add-in, double-click on the .exe file you downloaded. Read through the license agreement for the .NET Framework Client Profile and click the Accept button to continue.

Read through the license agreement for the Visual Studio Tools for Office and click the Accept button to continue.

The WinZip Self-Extractor opens and automatically starts the installation process.

The necessary files are downloaded.

The .NET Framework and the Visual Studio Tools are installed.

The Microsoft Office Customization Installer displays asking if you are sure you want to install this customization. Click Install to continue.

A dialog box displays when the installation has successfully finished. Click Close.

NOTE: If you get an error at this point, run the installation file you downloaded again. We got an error when we first installed the add-in. Running the installation again seemed to work.

Once you have installed the Word 2007 Redaction Tool, a Redact group is added to the Review tab.

To redact, or black out, private text in your document, you first need to mark the text to be redacted. To do this, highlight the desired text and click the Mark button.

If you want to mark the same text in multiple places in the document, click the arrow on the Mark button and select Find and Mark from the drop-down menu.

The Find and Mark dialog box displays. Enter the text to find in the Find what edit box. To see more options, click the More button.

Search Options display under the buttons on the dialog box and the More button becomes a Less button. Select any desired options. To hide the extra options again, click the Less button. Click Mark to find and mark the entered text.

The dialog box displays how many occurrences of the specified text were found and marked. To close the dialog box, click Cancel.

The marked text appears highlighted in gray in your document.

If there is any text you have marked that you don’t want to redact, you can select that marked text again and select Unmark from the Unmark button’s drop-down menu to prevent that text from being redacted.

To move among the redaction marks in your document for final checking, use the Next and Previous buttons.

Once you are sure you have all the text marked that you want redacted, select Redact Document from the Mark drop-down menu to black out the marked text.

A new redacted version of your document is created with the marked text replaced by black bars. A dialog box displays when the process is complete asking you to run the Document Inspector to check for and remove any hidden metadata within the document before it is distributed. Click Inspect to run the inspection or click Close to skip the inspection.

The Document Inspector dialog box displays. Different types of metadata is listed in the dialog box with a check box beside each item. Select the check boxes for the items you want inspected for metadata. Click the Inspect button to start the inspection. To close the dialog box at this point without doing an inspection, click Close.

The results of the inspection are displayed on the Document Inspector dialog box. If any metadata was found, an exclamation mark displays to the left of the item that was found. To remove the metadata from the document, click the Remove All button to the right of the item.

NOTE: The Document Inspector notes at the bottom of the dialog box that some changes cannot be undone. Be sure you want to remove the metadata before clicking the Remove All button.

The Document Inspector dialog box informs you of the changes made. Click Close.

In the new document, black bars are inserted over all the private text you marked.

Remember that you cannot remove the black marks from the text in the new document. Be sure you save the file with a different name than the original and share the new document, not the original. You can go back to the original document and select Remove All Marks from the Unmark button menu to clear your marked text, if desired.

To further secure your redacted document, you can choose to protect it from modification when saving it as a new document. This allows you to distribute a document that cannot be changed.

To do this, select Save As | Word Document from the Office menu.

On the Save As dialog box, enter a new name for the redacted copy of the document int he File name edit box. Click the Tools button at the bottom and select General Options from the drop-down menu.

On the General Options dialog box, enter a password in the Password to modify edit box, and select Read-only recommended, if desired. Click OK.

The Confirm Password dialog box displays. Enter your password again and click OK.

You are returned to the Save As dialog box. Click the Save button to save your new redacted, secure document.

By using the Word 2007 Redaction Tool and protecting the document from modification, you can protect your confidential information and preserve your document when you must distribute it. The Redaction Tool works just as well in Word 2010. Enjoy!

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