Microsoft Teams è utilizzato da oltre 15 milioni di utenti e circa 1300 utenti si connettono alle chiamate di Teams ogni secondo. L'effetto della pandemia del 2021 e del 2022 ha portato alla sua improvvisa crescita per connettere le persone virtualmente al lavoro e alle riunioni a distanza. Il coinvolgimento dell'applicazione e del numero di utenti attivi su Teams è semplicemente incredibile e raggiunge il limite del cielo. È il miglior sostituto di Skype for business e puoi goderti incredibili funzionalità. Poche caratteristiche e vantaggi degni di nota di Microsoft Teams includono chat di gruppo, videochiamate/chiamate vocali, opzioni di condivisione dello schermo, mega riunioni, aule online e molto altro. Facendo parte dell'ambiente Microsoft 365 , Microsoft Teamsle funzionalità per le riunioni combinano il ruolo di Outlook , SharePoint e altre applicazioni Microsoft . In parole semplici, puoi goderti un sacco di funzionalità e vantaggi di Microsoft Teams dai quali sono elencate di seguito le migliori raccolte. Spero che questo articolo ti aiuti molto!

Le 10 migliori funzionalità di Microsoft Teams^{(Best 10 Microsoft Teams Features)}

In questa sezione, abbiamo compilato un elenco di funzionalità per riunioni di Microsoft Teams che sono nascoste nella tua mente in tutti questi giorni. Leggili^(Read) e condividili con i tuoi amici che li trovano utili.

1. Condividi l'e-mail in Teams^{(1. Share Email in Teams)}

A volte, potrebbe essere necessario copiare i contenuti dalla posta di Outlook e incollarli nella chat di Teams . Copia^(Copy) e incolla^(Paste) sarebbe un'ottima scelta preferita da molti di voi. Tuttavia, ciò non è necessario poiché la funzionalità di condivisione della posta in Teams di ^{(sharing mail to Teams)}Microsoft Teams sarà incredibilmente utile. Una funzionalità integrata tra Outlook e Teams ti consente di farlo.

• Questa funzionalità di Microsoft Teams sarà utile per quelle organizzazioni che si occupano di clienti esterni, fornitori, colleghi e molto altro ancora^{(organizations that deal with external customers, vendors, peers, and a lot more)} .
• Puoi inviare tutte quelle e-mail a un singolo canale Teams^{(send all those emails to a single Teams Channel)} e questo evita risposte false e mantiene pulite le e-mail.
• Per condividere i messaggi di posta di Outlook con ^(Outlook)Teams , è necessario disporre di un componente aggiuntivo per Outlook^{(Outlook add-in)} . Questo componente aggiuntivo viene installato automaticamente nel PC per gli utenti di Teams . Tieni presente che questa funzionalità non è supportata per gli utenti di Teams mobili .

Segui questi passaggi per condividere le email con Teams .

1. Se stai utilizzando un'applicazione desktop, puoi semplicemente fare clic sul pulsante Condividi in Teams^{(Share to Teams)} nella barra degli strumenti e se stai utilizzando un'applicazione Web, fare clic sull'icona Altre azioni...^{(More actions … )} nell'angolo in alto a destra della posta.

2. Qui, digita il nome di una persona, gruppo o canale su cui desideri condividere la posta.

Se nella posta sono presenti allegati, vengono automaticamente inclusi quando li invii a Teams . Se desideri rimuoverli, puoi deselezionare l' opzione Includi allegati . ^{(Include attachments)}Divertiti^(Enjoy) a inviare e-mail a Teams direttamente senza utilizzare il normale metodo convenzionale.

2. Usa le sale relax^{(2. Use Breakout Rooms)}

Tieni presente che questa funzionalità di Microsoft Teams è disponibile solo per gli organizzatori di riunioni di utenti di app desktop ( Microsoft e Mac ). Non è possibile utilizzare questa funzionalità quando sono presenti più di 300 persone nella riunione e quando si creano sale^{(Breakout Rooms)} riunioni di Teams prima delle riunioni, non è possibile aggiungere più di 300 persone.

• Quando ci si trova in una sala riunioni, non è possibile aggiungere persone alla riunione dal pannello dei partecipanti, non è possibile aggiungere altre persone alla chat, non è possibile utilizzare la funzione Chiamami e non è possibile copiare i contenuti Partecipa alla riunione^{(you cannot add people to the meeting from the participant’s panel, cannot add additional people to the chat, cannot use the Call me feature, and cannot copy the Join meeting contents)} . Altrimenti, puoi goderti tutte le altre funzionalità di chat e scambio di informazioni.
• Puoi creare stanze per gruppi di lavoro di Teams quando avvii una riunione o nel bel mezzo della riunione^{( create Teams Breakout Rooms when you are initiating a meeting or in the middle of your meeting)} per consentire a un gruppo più piccolo di partecipanti di discutere e collaborare.
• Puoi creare circa 50 sale riunioni di Teams per una singola riunione^{( create around 50 Teams Breakout Rooms for a single meeting)} . Pertanto, puoi dividere gli utenti in riunione in più gruppi per discutere qualsiasi contenuto specifico/generale della riunione.

Se sei l'organizzatore/relatore della riunione, puoi creare stanze^{(Breakout Rooms)} per sottogruppi in Teams seguendo i passaggi indicati di seguito.

1. Come al solito, crea un invito alla riunione e avvia la riunione.

2. Ora, fai clic sull'opzione Stanze^{(Breakout rooms )} per sottogruppi come evidenziato di seguito.

3. Nella finestra successiva, puoi scegliere il numero di stanze che desideri creare dal menu a discesa e, infine, fare clic su Crea stanze^{(Create rooms )} come mostrato.

Dopo aver creato le stanze per sottogruppi^(Breakout) , puoi rinominarle e assegnarvi partecipanti manualmente o automaticamente. Questo è tutto. In qualità di gestore di una stanza^{(Breakout Room)} sottogruppo, puoi aggiungere ed eliminare stanze, gestire i partecipanti nella stanza, entrare in qualsiasi stanza, uscire e aprire stanze, assegnare limiti di tempo per stanze, inviare annunci e ricreare stanze se necessario. Se non puoi gestire le stanze^{(Breakout rooms)} per sottogruppi , puoi anche assegnare a un partecipante o relatore la gestione delle stesse.

Leggi anche: ^{(Also Read:)} Come utilizzare le emoticon segrete di Microsoft Teams^{(How to Use Microsoft Teams Secret Emoticons)}

3. Lavagna virtuale^{(3. Virtual Whiteboard)}

Microsoft Teams ha un'associazione con Microsoft Whiteboard attraverso la quale puoi condividere la tua opinione disegnando, scrivendo e disegnando insieme in una riunione. Questa collaborazione con Whiteboard è disponibile per tutti i partecipanti alla riunione. Per usare Whiteboard in Teams Meet, assicurati di avere Microsoft Whiteboard sul tuo dispositivo.

Puoi scrivere trascinando una lettera, aggiungendo testo, aggiungendo una nota, puoi aggiungere un'immagine della Libreria, un'immagine Bing o un'immagine della fotocamera^(Camera) , incollando un documento, aggiungendo un documento PDF/Word/PowerPoint e molte altre funzionalità che ti divertiranno Un sacco. Puoi rendere la tua lavagna^(Whiteboard) visibile a tutti i partecipanti seguendo i passaggi indicati di seguito.

1. Dopo aver avviato o partecipato a una riunione, fare clic sull'icona Apri nella barra delle condivisioni^{(Open share tray )} come mostrato di seguito.

2. Ora, sul lato destro, fare clic su Microsoft Whiteboard come illustrato.

Ora, Microsoft Whiteboard viene caricato sullo schermo e, una volta terminato, lo schermo appare come mostrato di seguito.

Ora, i partecipanti alla riunione possono divertirsi a scrivere i propri pensieri utilizzando questa straordinaria funzionalità di Microsoft Teams . I partecipanti che appartengono allo stesso tenant possono divertirsi a collaborare su Whiteboard mentre gli utenti estranei, federati o anonimi non possono farlo. Tieni presente che, quando usi Whiteboard per condividere il contenuto in una riunione di Teams che viene registrata, questo non farà parte della registrazione. Questa funzionalità è in fase di sviluppo e Microsoft ti annuncerà non appena le modifiche avranno esito positivo.

La caratteristica interessante è che la funzionalità Microsoft Whiteboard è disponibile per tutti i partecipanti alla chat della riunione, anche al termine della riunione.

4. Trascrizione in tempo reale nelle riunioni^{(4. Live Transcription in Meetings)}

Quando sei nella riunione di Teams , puoi vedere le trascrizioni in tempo reale del contenuto sotto forma di testo che appare accanto alla stessa schermata della riunione. Questa è una delle migliori funzionalità e vantaggi di Microsoft Teams da cui gli utenti non udenti o con difficoltà di udito o che hanno barriere linguistiche. Inoltre, se stai partecipando a una riunione troppo rumorosa, questa funzione sarà molto utile. La trascrizione in tempo reale nelle riunioni^{(Live transcription in meetings)} è disponibile solo per la versione desktop di Teams .

Per abilitare la trascrizione in tempo reale nelle riunioni di Teams , segui i passaggi indicati di seguito.

1. Partecipa alla riunione e fai clic sull'icona Altre azioni^{(More actions icon )} come mostrato di seguito.

2. Ora, seleziona l' opzione Avvia trascrizione^{(Start transcription )} dall'elenco a discesa come mostrato sopra.

Quindi, tutti i partecipanti alla riunione riceveranno una notifica che i contenuti della riunione sono in fase di trascrizione. Puoi anche cambiare la lingua di trascrizione e prendere nota che, quando cambi la lingua, ha effetto su tutti gli utenti.

È possibile cambiare la lingua di trascrizione come elencato di seguito.

Inglese^(English) (Stati Uniti), Inglese^(English) ( Canada ), Inglese^(English) ( India ), Inglese^(English) (Regno Unito), Inglese^(English) ( Australia ), Inglese^(English) ( Nuova Zelanda^{(New Zealand)} ), Arabo^(Arabic) ( Emirati Arabi Uniti^{(Arab Emirates)} ) ( Anteprima^(Preview) ), Arabo^(Arabic) ( Arabia Saudita^{(Saudi Arabia)} ) ( Anteprima^(Preview) ), Cinese^(Chinese) ( Cantonese ), Cinese^(Chinese) ( Mandarino^(Mandarin) ), Danese^(Danish) , Olandese^(Dutch) ( Belgio^(Belgium) ) ( Anteprima^(Preview)), olandese^(Dutch) ( Paesi Bassi^{(Netherlands)} ), francese ( Canada ), francese ( Francia^(France) ), finlandese^(Finnish) ( anteprima^(Preview) ), tedesco, hindi , italiano^(Italian) , giapponese^(Japanese) , coreano^(Korean) ( anteprima^(Preview) ), norvegese, polacco ( anteprima^(Preview) ), portoghese^(Portuguese) ( Brasile^(Brazil) ), russo^(Russian) ( anteprima^(Preview) ), spagnolo ( Messico^(Mexico) ), spagnolo ( Spagna^(Spain) ), svedese^(Swedish) .

Leggi anche: ^{(Also Read:)} Come abilitare o disabilitare il Push to Talk di Microsoft Teams^{(How to Enable or Disable Microsoft Teams Push to Talk)}

5. Comandi barra^{(5. Slash Commands)}

Da quanto tempo usi Teams ? Sapevi^(Did) che i slash(/) commands potrebbero semplificare la tua produttività e il coinvolgimento con l'app?

Sì. Puoi passare al tuo canale preferito, cambiare il tuo stato, cercare il messaggio recente o navigare ai messaggi salvati usando i comandi Slash .

Vai alla barra di ricerca^{(Search )} e digita / in essa. Un elenco di comandi consigliati verrà mostrato come segue.

Di seguito sono riportati alcuni comandi più comunemente usati in Teams .

Command	Use
/activity	See someone’s activity.
/available	Set your status to available.
/away	Set your status to away.
/busy	Set your status to busy.
/call	Call a phone number or Teams contact.
/dnd	Set your status to do not disturb.
/files	See your recent files.
/goto	Go right to a team or channel.
/help	Get help with Teams.
/join	Join a team.
/keys	See keyboard shortcuts.
/mentions	See all your @mentions.
/org	See someone’s org chart.
/saved	See your saved messages.
/testcall	Check your call quality.
/unread	See all your unread activities.
/whatsnew	See what’s new in Teams.
/who	Ask Who a question about someone.
/wiki	Add a quick note.

Usa questi comandi interessanti^{(interesting commands)} e modifica le impostazioni di Teams in un secondo.^(Teams)

6. Mettere in luce le persone^{(6. Spotlighting People)}

In Teams, puoi mettere in evidenza^(spotlight) qualsiasi video particolare per metterlo in evidenza tra tutta l'ampia scala di partecipanti. Se sei l'organizzatore o il relatore della riunione, puoi mettere in evidenza circa 7 utenti nella riunione. Non puoi mettere in evidenza le persone se hai abilitato la visualizzazione in modalità Galleria grande^{(Large gallery)} o Insieme^{(Together mode)} . Ecco alcune istruzioni per mettere in evidenza le persone nelle riunioni di Microsoft Teams .

1. Partecipa alla riunione e vai verso l' elenco dei partecipanti^{(Participants )} .

2. Ora, fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome dell'utente che desideri mettere in evidenza e seleziona l' opzione Spotlight per tutti come mostrato di seguito.^{(Spotlight for everyone )}

3. Quindi, conferma la richiesta facendo nuovamente clic su Spotlight per tutti^{(Spotlight for everyone )} .

Ora, il video del partecipante selezionato verrà messo in evidenza nella riunione. Se vuoi terminare l'esposizione in evidenza, segui i passaggi indicati di seguito.

4. Come hai fatto in precedenza, fai clic con il pulsante destro del mouse sul nome del partecipante e ora seleziona l' opzione Esci dal riflettore come mostrato di seguito.^{(Exit spotlight )}

5. Infine, conferma la richiesta facendo clic su Esci dal riflettore^{(Exit spotlight )} come mostrato di seguito.

Nota:^{(Note: )} per mettere in evidenza il tuo video, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse sul video e fare clic sull'opzione^{(Spotlight me )} In evidenza o andare all'elenco dei partecipanti, fare clic con il pulsante destro del mouse sul tuo nome e selezionare l' opzione^{(Spotlight me)} In evidenza .

Leggi anche: ^{(Also Read:)} Come accedere all'accesso all'interfaccia di amministrazione di Microsoft Teams^{(How to Access Microsoft Teams Admin Center Login)}

7. Modalità presentatore^{(7. Presenter mode)}

La modalità presentatore manterrà il pubblico più coinvolto nella riunione poiché il presentatore è visibile anche nella presentazione. Invece di condividere solo la finestra o lo schermo, questa straordinaria funzionalità diventerà parte integrante della riunione con il suo standout (elimina lo sfondo e mostra il contenuto della presentazione) , Side-by-side (sia il feed che il contenuto appariranno accanto ) e Reporter (la presentazione verrà eseguita a destra della tua spalla come se la guardassi nei servizi TV). Di seguito sono riportate alcune istruzioni per utilizzare la modalità presentatore in Teams .

Nota:^{(Note: )} se utilizzi l'app Web o la versione mobile di Teams , il presentatore e la presentazione verranno visualizzati separatamente. Si consiglia di utilizzare la versione desktop dell'app per utilizzare questa funzione Modalità relatore^{(Presenter Modes feature)} .

1. Una volta iniziata la riunione, fare clic sull'opzione Condividi contenuto come mostrato.^{(Share content )}

2. Assicurati di aver acceso la fotocamera e selezionato la modalità presentatore^{(presenter mode )} che desideri utilizzare. Puoi personalizzare il tuo sottofondo, includere o escludere i suoni del computer e dare il controllo agli altri quando utilizzi questa modalità.

3. Per uscire dalla condivisione, puoi fare clic sull'opzione Interrompi presentazione nella barra degli strumenti di presentazione.^{(Stop presenting )}

8. Scorciatoie da tastiera ^{(8. Keyboard Shortcuts )}

Le scorciatoie da tastiera elencate di seguito ti aiuteranno a lavorare in modo efficiente su Teams . Queste funzionalità di riunione di Microsoft Teams sono molto utili per gli utenti con problemi di visione. Ecco un elenco di scorciatoie da tastiera che ti aiuteranno ad accedere a Teams senza usare il mouse.

Nota^(Note) : per le scorciatoie che utilizzano l'input numerico, utilizzare i tasti numerici sopra i tasti alfabetici^(Alphabets) .

• Scorciatoie da tastiera generali^{(General Keyboard shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Show keyboard shortcuts	Ctrl+Period (.)	Ctrl+Period (.)
Go to Search	Ctrl+E	Ctrl+E
Show commands	Ctrl+Slash (/)	Ctrl+Slash (/)
Open filter	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Goto	Ctrl+G	Ctrl+Shift+G
Open apps flyout	Ctrl+Accent (`)	Ctrl+Accent (`)
Start a new chat	Ctrl+N	Left Alt+N
Open Settings	Ctrl+Comma (,)	Ctrl+Comma (,)
Open Help	F1	Ctrl+F1
Close	Esc	Esc
Zoom in	Ctrl+Equals sign ( = )	No shortcut
Zoom out	Ctrl+Minus sign (-)	No shortcut
Reset zoom level	Ctrl+0	No shortcut

• Scorciatoia da tastiera di navigazione^{(Navigational Keyboard Shortcut)}

Task	Desktop app	Web app
Open Activity	Ctrl+1	Ctrl+Shift+1
Open Chat	Ctrl+2	Ctrl+Shift+2
Open Teams	Ctrl+3	Ctrl+Shift+3
Open Calendar	Ctrl+4	Ctrl+Shift+4
Open Calls	Ctrl+5	Ctrl+Shift+5
Open Files	Ctrl+6	Ctrl+Shift+6
Go to the previous list item	Left Alt+Up arrow key	Left Alt+Up arrow key
Go to the next list item	Left Alt+Down arrow key	Left Alt+Down arrow key
Move selected team up	Ctrl+Shift+Up arrow key	No shortcut
Move selected team down	Ctrl+Shift+Down arrow key	No shortcut
Open the History menu	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Go to the previous section	Ctrl+Shift+F6	Ctrl+Shift+F6

• Tasti di scelta rapida per la messaggistica^{(Messaging Keyboard Shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Go to the next section	Ctrl+F6	Ctrl+F6
Start a new conversation	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Go to compose box	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Expand compose box	Ctrl+Shift+X	Ctrl+Shift+X
Send (expanded compose box)	Ctrl+Enter	Ctrl+Enter
Start new line	Shift+Enter	Shift+Enter
Reply to a thread	Alt+Shift+R	Alt+Shift+R
Mark as important	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Search current chat/channel messages	Ctrl+F	Ctrl+F

• Scorciatoie da tastiera relative a riunioni e chiamate^{(Meeting and Call related Keyboard Shortcuts)}

Task	Desktop app	Web app
Accept video call	Ctrl+Shift+A	Ctrl+Shift+A
Accept audio call	Ctrl+Shift+S	Ctrl+Shift+S
Decline call	Ctrl+Shift+D	Ctrl+Shift+D
Start audio call	Ctrl+Shift+C	Ctrl+Shift+C
Start video call	Ctrl+Shift+U	Ctrl+Shift+U
End audio call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
End video call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Toggle mute	Ctrl+Shift+M	Ctrl+Shift+M
Announce raised hands (screen reader)	Ctrl+Shift+L	Ctrl+Shift+L
Raise or lower your hand	Ctrl+Shift+K	Ctrl+Shift+K
Start screen share session	Ctrl+Shift+E	No shortcut
Toggle video	Ctrl+Shift+O	No shortcut
Filter current list	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Go to sharing toolbar	Ctrl+Shift+Spacebar	Ctrl+Shift+Spacebar
Decline screen share	Ctrl+Shift+D	No shortcut
Accept screen share	Ctrl+Shift+A	No shortcut
Admit people from lobby notification	Ctrl+Shift+Y	No shortcut
Toggle background blur	Ctrl+Shift+P	No shortcut
Schedule a meeting	Alt+Shift+N	Alt+Shift+N
Go to the current time	Alt+Period (.)	Alt+Period (.)
Go to the previous day/week	Ctrl+Alt+Left arrow key	Ctrl+Alt+Left arrow key
Go to next day/week	Ctrl+Alt+Right arrow key	Ctrl+Alt+Right arrow key
View day	Ctrl+Alt+1	Ctrl+Alt+1
View workweek	Ctrl+Alt+2	Ctrl+Alt+2
View week	Ctrl+Alt+3	Ctrl+Alt+3
Save/send a meeting request	Ctrl+S	Ctrl+S
Join from meeting details	Alt+Shift+J	Alt+Shift+J
Go to the suggested time	Alt+Shift+S	Alt+Shift+S

Allora, cosa stai aspettando? Mettiti in mostra^(Show) con i tuoi amici con queste scorciatoie complicate!

Leggi anche: ^{(Also Read:)} Come modificare l'avatar del profilo di Microsoft Teams^{(How to Change Microsoft Teams Profile Avatar)}

9. Nascondi o mostra messaggi in Teams^{(9. Hide or Show messages in Teams)}

Non puoi eliminare la cronologia completa di un canale o di una chat, ma puoi nascondere o mostrare qualsiasi canale o chat in Teams utilizzando i passaggi seguenti. La cronologia della chat riprenderà la sua attività quando si posta un messaggio al suo interno e potrai riprenderla quando necessario. Questa è una delle funzionalità e dei vantaggi più semplici di Microsoft Teams che ti consente di concentrarti solo sulle chat o sui canali che hanno una priorità assoluta.

1. Passa il mouse sopra il canale o la chat che vuoi nascondere e fai clic sull'icona a tre punti^{(three-dotted icon)} come mostrato.

2. Ora, fai clic sull'opzione Nascondi come mostrato sopra. ^{(Hide )}La chat selezionata scomparirà dall'elenco dei team^(Teams) .

Successivamente, se cambi idea e desideri mostrare le chat, segui i passaggi indicati di seguito.

3. Cerca la chat nascosta utilizzando la barra di ricerca e premi il tasto Invio^{(Enter key )} per aprirla.

4. Ora, fai clic su Mostra cronologia chat nascosta^{(Show hidden chat history)} se desideri visualizzarla. A questo punto, vedrai la chat/canale nell'elenco dei team^(Teams) nel riquadro di sinistra.

5. Ora, fai clic sull'icona a tre punti^{(three-dotted icon )} della tua chat/canale e seleziona l' opzione Scopri come mostrato .^{(Unhide )}

Allo stesso modo, puoi bloccare la tua chat preferita o disattivarla^{(pin your favorite chat or mute)} quando necessario.

10. Messaggi di segnalibro^{(10. Bookmark Messages)}

Le funzionalità delle riunioni di Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} come l'aggiunta di messaggi ai segnalibri^{(Bookmarking)} ti aiutano a risparmiare tempo per trovare qualsiasi testo invece di scorrere l'intera chat. Anche se il messaggio è sepolto nella lunga storia della conversazione, puoi trovarlo facilmente salvandolo per riferimento futuro. Ecco come aggiungere un messaggio ai preferiti.

1. Quando trovi un messaggio che è necessario come riferimento nel prossimo futuro, passa il mouse sopra il messaggio e fai clic sull'icona con tre punti^{(three-dotted icon)} .

2. Quindi, selezionare l' opzione Salva questo messaggio^{(Save this message )} dall'elenco come mostrato.

3. Per visualizzare i messaggi salvati, fai clic sulla tua immagine del profilo e seleziona l' opzione Salvati^{(Saved )} come illustrato.

4. Ora tutte le conversazioni salvate verranno visualizzate sullo schermo di sinistra. Puoi fare clic e accedervi facilmente.

Inizia^(Start) a salvare i tuoi messaggi e trovali facilmente utilizzando questa funzione.

Consigliato:^{(Recommended:)}

• Come configurare le skin per doppio monitor Rainmeter su Windows 10^{(How to Set Up Rainmeter Dual Monitor Skins on Windows 10)}
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Spero che questa guida sia stata utile e che avresti appreso alcune funzionalità di Microsoft Teams di^{(Microsoft Teams features)} cui non hai mai sentito parlare. Sentiti^(Feel) libero di contattarci nella sezione commenti in basso con i tuoi suggerimenti e feedback su questo articolo. Continua a visitare la nostra pagina per ulteriori suggerimenti e trucchi interessanti e facci sapere quale argomento desideri che esploriamo in seguito.

Best 10 Microsoft Teams Features

Microsоft Teams is uѕed bу more than 15 million users and around 1300 uѕers connect to Teams call every second. The pandemic еffeсt of 2021 and 2022 haѕ led to its sudden growth for connecting people virtually on remote work and meetings. The engagement оf the application and number of active users on Teams is sіmply incredible and reaching the sky limit. It is thе best replacement for Ѕkype for business and you can enjoу incredible features in it. Few notable Micrоsoft Tеamѕ features and benefitѕ inсlude group chat, video/voice сall, screen share options, mega meetings, online clasѕrooms, and a lot more. Being a part of the Microsoft 365 environment, Microsoft Teams meeting features combines the rоle of Outlоok, ЅharePoint, and other Microsoft applications. In simple wоrds, you сan enjoy a ton of Microsoft Teams features and benefits from which the best collections of them are listed below. Hope thiѕ аrticle helps you a lot!

Best 10 Microsoft Teams Features

In this section, we have compiled a list of Microsoft Teams meeting features that are hidden into your minds all these days. Read and share these with your friends who find them useful.

1. Share Email in Teams

Sometimes, there may be a need to copy contents from your Outlook mail and paste it into Teams chat. Copy and Paste would be a great choice preferred by many of you. Yet, this is unnecessary since the Microsoft Teams feature of sharing mail to Teams will be incredibly helpful. A built-in feature between Outlook and Teams lets you do this.

• This Microsoft Teams feature will be helpful to those organizations that deal with external customers, vendors, peers, and a lot more.
• You can send all those emails to a single Teams Channel and this avoids false-mistaken replies and keep mails clean.
• To share Outlook mails to Teams, you must have an Outlook add-in. This add-in is automatically installed on your PC for Teams users. Make a note that, this feature is not supported for mobile Teams users.

Follow these steps to share emails with Teams.

1. If you are using a desktop application, you can simply click on the Share to Teams button in the toolbar ribbon and if you are using a web application, click on the More actions … icon at the top right corner of the mail.

2. Here, type the name of a person, group, or channel you want to share the mail.

If you have any attachments in the mail, they are automatically included when you send them to Teams. If you want to remove them, you can uncheck the Include attachments option. Enjoy sending mails to Teams directly without using the normal conventional method.

2. Use Breakout Rooms

Make a note that, this Microsoft Teams feature is available only for meeting organizers of desktop app users (Microsoft and Mac). You cannot use this feature when you have more than 300 people in the meeting and when you create Teams Breakout Rooms before meetings, you cannot add more than 300 people.

• When you are in a Breakout room, you cannot add people to the meeting from the participant’s panel, cannot add additional people to the chat, cannot use the Call me feature, and cannot copy the Join meeting contents. Otherwise, you can enjoy all other features of chatting and exchanging information.
• You can create Teams Breakout Rooms when you are initiating a meeting or in the middle of your meeting to allow a smaller group of participants to discuss and collaborate.
• You can create around 50 Teams Breakout Rooms for a single meeting. Thus, you can split users in meeting under several groups to discuss any specific/ general content of the meeting.

If you are the organizer/ presenter of the meeting, you can create Breakout Rooms in Teams by following the below-mentioned steps.

1. As usual, create a meeting invite and start the meeting.

2. Now, click on the Breakout rooms option as highlighted below.

3. In the next window, you can choose the number of rooms you want to create from the drop-down menu, and finally, click on Create rooms as shown.

After creating Breakout rooms, you can rename them and manually or automatically assign participants to them. That’s it. As a Breakout Room manager, you can add and delete rooms, manage participants in the room, join any rooms, exit, and open rooms, assign time limits for rooms, send announcements, and recreate rooms if necessary. If you cannot manage Breakout rooms, you can also assign a participant or presenter to manage the same.

Also Read: How to Use Microsoft Teams Secret Emoticons

3. Virtual Whiteboard

Microsoft Teams has an association with Microsoft Whiteboard through which you can share your opinion by drawing, writing, and sketching together in a meeting. This Whiteboard collaboration is available to all participants in the meeting. To use Whiteboard in Teams meet, ensure you have Microsoft Whiteboard on your device.

You can write by dragging a letter, adding text, adding a note, can add a Library image, Bing image, or Camera image, pasting a document, adding a PDF/Word/PowerPoint document, and a lot more features that will amuse you a lot. You can make your Whiteboard visible to all the participants by following the below-mentioned steps.

1. After launching or joining a meeting, click on the Open share tray icon as shown below.

2. Now, on the right side, click on Microsoft Whiteboard as depicted.

Now, Microsoft Whiteboard loads on the screen, and once done, the screen appears as shown below.

Now, the participants of the meeting can enjoy inking their thoughts using this amazing Microsoft Teams feature. Attendees who belong to the same tenant can enjoy collaborating on Whiteboard whereas strangers, federated, or anonymous users cannot do so. Make a note that, when you use Whiteboard for sharing the content in a Teams meeting that is being recorded, this will not be part of the recording. This feature is in the developmental stage and Microsoft will announce you as soon as the changes are successful.

The interesting feature is that the Microsoft Whiteboard feature is available for all the participants in the meeting chat, even after the meeting has ended.

4. Live Transcription in Meetings

When you are in Teams meeting, you can see live transcriptions of the content in the form of text that appear alongside the same meeting screen. This is one of the best Microsoft Teams features and benefits from which users who are deaf or have difficulties in hearing or who have language barriers. Also, if you are attending a meeting that has too much noise, this feature will be much useful. Live transcription in meetings is available only for the desktop version of Teams.

To enable Live transcription in Teams meetings, follow the below-mentioned steps.

1. Join the meeting and click on the More actions icon as shown below.

2. Now, select the Start transcription option from the drop-down list as shown above.

Then, all the participants in the meeting will receive a notification that the contents of the meeting are being transcript. You can also change the language of transcription and make a note that, when you change the language, it affects all users.

You can switch the transcription language as listed below.

English (US), English (Canada), English (India), English (UK), English (Australia), English (New Zealand), Arabic (Arab Emirates) (Preview), Arabic (Saudi Arabia) (Preview), Chinese (Cantonese), Chinese (Mandarin), Danish, Dutch (Belgium) (Preview), Dutch (Netherlands), French (Canada), French (France), Finnish (Preview), German, Hindi, Italian, Japanese, Korean (Preview), Norwegian, Polish (Preview), Portuguese (Brazil), Russian (Preview), Spanish (Mexico), Spanish (Spain), Swedish.

Also Read: How to Enable or Disable Microsoft Teams Push to Talk

5. Slash Commands

How long you have been using Teams? Did you know slash(/) commands could simplify your productivity and engagement with the app?

Yes. You can switch to your favorite channel, change your status, search for the recent message or navigate to saved messages using Slash commands.

Navigate to the Search bar and type / in it. A list of recommended commands will be shown as follows.

Here are a few most commonly used commands in Teams.

Command	Use
/activity	See someone’s activity.
/available	Set your status to available.
/away	Set your status to away.
/busy	Set your status to busy.
/call	Call a phone number or Teams contact.
/dnd	Set your status to do not disturb.
/files	See your recent files.
/goto	Go right to a team or channel.
/help	Get help with Teams.
/join	Join a team.
/keys	See keyboard shortcuts.
/mentions	See all your @mentions.
/org	See someone’s org chart.
/saved	See your saved messages.
/testcall	Check your call quality.
/unread	See all your unread activities.
/whatsnew	See what’s new in Teams.
/who	Ask Who a question about someone.
/wiki	Add a quick note.

Make use of these interesting commands and tweak Teams settings within a second.

6. Spotlighting People

In Teams, you can spotlight any particular videos to highlight them among all the wide scale of participants. If you are the meeting host or presenter, you can spotlight around 7 users in the meeting. You cannot spotlight people if you have enabled Large gallery or Together mode view. Here are a few instructions to spotlight people in Microsoft Teams meetings.

1. Join the meeting and head towards the Participants list.

2. Now, right-click on the user’s name whom you want to spotlight and select the Spotlight for everyone option as shown below.

3. Then, confirm the prompt by clicking on Spotlight for everyone again.

Now, the selected participant’s video will be spotlighted in the meeting. If you want to end spotlighting, follow the below-mentioned steps.

4. As you did earlier, right-click on the name of the participant and now select the Exit spotlight option as shown below.

5. Finally, confirm the prompt by clicking on Exit spotlight as shown below.

Note: To spotlight your video, you can right-click on your video and click on Spotlight me option or go to the participant’s list, right-click on your name and select the Spotlight me option.

Also Read: How to Access Microsoft Teams Admin Center Login

7. Presenter mode

The presenter mode will keep the audience more engaged towards the meeting since the presenter is also visible in the presentation. Rather than sharing only the window or screen, this amazing feature will become an integral part of the meeting with its Standout (deletes your background and shows your content of presentation), Side-by-side (Both your feed and content will appear next aside), and Reporter ( the presentation will run to the right of your shoulder as if you watch it on TV reports) modes. Here are a few instructions to use the presenter mode in Teams.

Note: If you are using the web app or mobile version of Teams, the presenter and the presentation will appear separately. You are advised to use the desktop version of the app to make use of this Presenter Modes feature.

1. Once the meeting has started, click on the Share content option as shown.

2. Make sure you have turned on your camera and selected the presenter mode you would like to use. You can customize your background, include or exclude computer sounds and give control to others when you are using this mode.

3. To exit sharing, you can click on Stop presenting option in the presenting toolbar.

8. Keyboard Shortcuts 

The below-listed keyboard shortcuts will help you work efficiently on Teams. These Microsoft Teams meeting features are very helpful to users with visionary problems. Here is a list of keyboard shortcuts that will help you, access Teams, without using a mouse.

Note: For shortcuts that uses numerical input use the numbers keys above the Alphabets keys.

• General Keyboard shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Show keyboard shortcuts	Ctrl+Period (.)	Ctrl+Period (.)
Go to Search	Ctrl+E	Ctrl+E
Show commands	Ctrl+Slash (/)	Ctrl+Slash (/)
Open filter	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Goto	Ctrl+G	Ctrl+Shift+G
Open apps flyout	Ctrl+Accent (`)	Ctrl+Accent (`)
Start a new chat	Ctrl+N	Left Alt+N
Open Settings	Ctrl+Comma (,)	Ctrl+Comma (,)
Open Help	F1	Ctrl+F1
Close	Esc	Esc
Zoom in	Ctrl+Equals sign ( = )	No shortcut
Zoom out	Ctrl+Minus sign (-)	No shortcut
Reset zoom level	Ctrl+0	No shortcut

• Navigational Keyboard Shortcut

Task	Desktop app	Web app
Open Activity	Ctrl+1	Ctrl+Shift+1
Open Chat	Ctrl+2	Ctrl+Shift+2
Open Teams	Ctrl+3	Ctrl+Shift+3
Open Calendar	Ctrl+4	Ctrl+Shift+4
Open Calls	Ctrl+5	Ctrl+Shift+5
Open Files	Ctrl+6	Ctrl+Shift+6
Go to the previous list item	Left Alt+Up arrow key	Left Alt+Up arrow key
Go to the next list item	Left Alt+Down arrow key	Left Alt+Down arrow key
Move selected team up	Ctrl+Shift+Up arrow key	No shortcut
Move selected team down	Ctrl+Shift+Down arrow key	No shortcut
Open the History menu	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Go to the previous section	Ctrl+Shift+F6	Ctrl+Shift+F6

• Messaging Keyboard Shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Go to the next section	Ctrl+F6	Ctrl+F6
Start a new conversation	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Go to compose box	Alt+Shift+C	Alt+Shift+C
Expand compose box	Ctrl+Shift+X	Ctrl+Shift+X
Send (expanded compose box)	Ctrl+Enter	Ctrl+Enter
Start new line	Shift+Enter	Shift+Enter
Reply to a thread	Alt+Shift+R	Alt+Shift+R
Mark as important	Ctrl+Shift+I	Ctrl+Shift+I
Search current chat/channel messages	Ctrl+F	Ctrl+F

• Meeting and Call related Keyboard Shortcuts

Task	Desktop app	Web app
Accept video call	Ctrl+Shift+A	Ctrl+Shift+A
Accept audio call	Ctrl+Shift+S	Ctrl+Shift+S
Decline call	Ctrl+Shift+D	Ctrl+Shift+D
Start audio call	Ctrl+Shift+C	Ctrl+Shift+C
Start video call	Ctrl+Shift+U	Ctrl+Shift+U
End audio call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
End video call	Ctrl+Shift+H	No shortcut
Toggle mute	Ctrl+Shift+M	Ctrl+Shift+M
Announce raised hands (screen reader)	Ctrl+Shift+L	Ctrl+Shift+L
Raise or lower your hand	Ctrl+Shift+K	Ctrl+Shift+K
Start screen share session	Ctrl+Shift+E	No shortcut
Toggle video	Ctrl+Shift+O	No shortcut
Filter current list	Ctrl+Shift+F	Ctrl+Shift+F
Go to sharing toolbar	Ctrl+Shift+Spacebar	Ctrl+Shift+Spacebar
Decline screen share	Ctrl+Shift+D	No shortcut
Accept screen share	Ctrl+Shift+A	No shortcut
Admit people from lobby notification	Ctrl+Shift+Y	No shortcut
Toggle background blur	Ctrl+Shift+P	No shortcut
Schedule a meeting	Alt+Shift+N	Alt+Shift+N
Go to the current time	Alt+Period (.)	Alt+Period (.)
Go to the previous day/week	Ctrl+Alt+Left arrow key	Ctrl+Alt+Left arrow key
Go to next day/week	Ctrl+Alt+Right arrow key	Ctrl+Alt+Right arrow key
View day	Ctrl+Alt+1	Ctrl+Alt+1
View workweek	Ctrl+Alt+2	Ctrl+Alt+2
View week	Ctrl+Alt+3	Ctrl+Alt+3
Save/send a meeting request	Ctrl+S	Ctrl+S
Join from meeting details	Alt+Shift+J	Alt+Shift+J
Go to the suggested time	Alt+Shift+S	Alt+Shift+S

So, what are you waiting for? Show off with your friends with these tricky shortcuts!

Also Read: How to Change Microsoft Teams Profile Avatar

9. Hide or Show messages in Teams

You cannot delete the complete history of a channel or chat, yet you can hide or show any channel or chat in Teams by using the following steps. The chat history will resume its activity when one posts a message into it and you can resume it whenever needed. This is one of the simplest Microsoft Teams features and benefits that keeps you focused only on chats or channels that are a high priority.

1. Hover over the channel or chat that you want to hide and click on the three-dotted icon as shown.

2. Now, click on the Hide option as shown above. The selected chat will disappear from the Teams list.

Later, if you change your mind and want to unhide the chats, follow the below-mentioned steps.

3. Search for the hidden chat using the search bar and hit Enter key to open it.

4. Now, click on Show hidden chat history if you want to view it. By this time, you will see the chat/channel in the Teams list on the left pane.

5. Now, click on the three-dotted icon of your chat/channel and select the Unhide option as shown.

Likewise, you can pin your favorite chat or mute it whenever needed.

10. Bookmark Messages

Microsoft Teams meeting features like Bookmarking messages help you save your time to find any text instead of scrolling up the whole chat. Even though the message is buried down in the long history of conversation, you can easily find it by saving it for future reference. Here is how to bookmark a message.

1. When you find any message that is needed for reference in the near future, hover over the message and click on the three-dotted icon.

2. Then, select the Save this message option from the list as shown.

3. To view the saved messages, click on your profile picture and select the Saved option as depicted.

4. Now, all the saved conversations will be displayed on the left screen. You can click and access them easily.

Start saving your messages and find them easily by using this feature.

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Hope this guide was useful and you would have learned some Microsoft Teams features that you were never heard of. Feel free to reach out to us in the comment section down below with your suggestions and feedback regarding this article. Keep visiting our page for more cool tips & tricks and let us know which topic you want us to explore next.

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