Sicuramente Excel viene utilizzato per i fogli di calcolo, ma sapevi che puoi connettere Excel a origini dati esterne? In questo articolo discuteremo come collegare un foglio di calcolo Excel a una tabella di database MySQL e utilizzare i dati nella tabella del database per popolare il nostro foglio di calcolo. Ci sono alcune cose che devi fare per prepararti a questa connessione.

Preparazione^{(Preparation)}

Innanzitutto, è necessario scaricare il driver ODBC^(ODBC) ( Open Database Connectivity ) più recente per MySQL . L'attuale driver ODBC per MySQL si trova in

https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/

Dopo aver scaricato^(Make) il file, assicurati di controllare l'hash md5 del file rispetto a quello elencato nella pagina di download.

Successivamente, dovrai installare il driver appena scaricato.  Fare doppio^(Double) clic sul file per avviare il processo di installazione. Una volta completato il processo di installazione, sarà necessario creare un DSN ( Database Source Name ) da utilizzare con Excel .

Creazione del DSN^{(Creating the DSN)}

Il DSN conterrà tutte le informazioni di connessione necessarie per utilizzare la tabella del database MySQL . Su un sistema Windows , dovrai fare clic su Start , quindi Pannello^{(Control Panel)} di controllo , quindi Strumenti di amministrazione^{(Administrative Tools)} , quindi Origini dati (ODBC)^{(Data Sources (ODBC))} . Dovresti vedere le seguenti informazioni:

Nota^(Notice) le schede nell'immagine sopra. Un DSN utente^{(User DSN)} è disponibile solo per l'utente che lo ha creato. Un DSN di sistema^{(System DSN)} è disponibile per chiunque possa accedere alla macchina. Un file DSN è un file .DSN che può essere trasportato e utilizzato su altri sistemi in cui sono installati lo stesso sistema operativo e gli stessi driver.

Per continuare a creare il DSN , fai clic sul pulsante Aggiungi^(Add) nell'angolo in alto a destra.

Probabilmente dovrai scorrere verso il basso per vedere il driver MySQL ODBC^{(MySQL ODBC 5.x Driver)} 5.x. Se non è presente, qualcosa è andato storto durante l'installazione del driver nella sezione Preparazione^{(Preparation)} di questo post. Per continuare a creare il DSN , assicurati che il driver MySQL ODBC 5.x sia evidenziato e fai clic sul pulsante Fine^(Finish) . Ora dovresti vedere una finestra simile a quella elencata di seguito:

Successivamente dovrai fornire le informazioni necessarie per completare il modulo sopra indicato. Il database e la tabella MySQL che stiamo usando per questo post sono su una macchina di sviluppo e sono usati solo da una persona. Per gli ambienti di “produzione”, si suggerisce di creare un nuovo utente e di concedere al nuovo utente solo i privilegi SELECT . In futuro, se necessario, potrai concedere privilegi aggiuntivi.

Dopo aver fornito i dettagli per la configurazione dell'origine dati, è necessario fare clic sul pulsante Test per assicurarsi che tutto funzioni correttamente. Quindi, fare clic sul pulsante OK . Ora dovresti vedere il nome dell'origine dati che hai fornito nel modulo nel set precedente elencato nella finestra Amministratore origine dati ODBC :^{(ODBC Data Source Administrator)}

Creazione della connessione del foglio di calcolo

Dopo aver creato correttamente un nuovo DSN , è possibile chiudere la finestra Amministratore origine dati ODBC e aprire ^{(ODBC Data Source Administrator)}Excel . Dopo aver aperto Excel , fare clic sulla barra multifunzione Dati . ^(Data)Per le versioni più recenti di Excel , fare clic su Ottieni dati^{(Get Data)} , quindi Da altre origini^{(From Other Sources)} , quindi Da ODBC^{(From ODBC)} .

Nelle versioni precedenti di Excel , è un po' più di un processo. Innanzitutto, dovresti vedere qualcosa del genere:

Il passaggio successivo consiste nel fare clic sul collegamento Connessioni^{(Connections)} situato proprio sotto la parola Dati^(Data) nell'elenco delle schede. La posizione del collegamento Connessioni^{(Connections)} è cerchiata in rosso nell'immagine sopra. Dovrebbe essere visualizzata la finestra Connessioni cartella di lavoro :^{(Workbook Connections)}

Il passaggio successivo è fare clic sul pulsante Aggiungi^(Add) . Questo ti presenterà la finestra Connessioni esistenti :^{(Existing Connections)}

Ovviamente non vuoi lavorare su nessuna delle connessioni elencate. Pertanto, fai clic sul pulsante Cerca altro.... ^{(Browse for More…)}Questo ti presenterà la finestra Seleziona origine dati :^{(Select Data Source)}

Proprio come la precedente finestra Connessioni esistenti^{(Existing Connections)} , non si desidera utilizzare le connessioni elencate nella finestra Seleziona origine dati^{(Select Data Source)} . Pertanto, si desidera fare doppio clic sulla cartella +Connect to New Data Source.odc . In tal modo, dovresti ora vedere la finestra Connessione guidata dati :^{( Data Connection Wizard)}

Date le scelte dell'origine dati elencate, si desidera evidenziare ODBC DSN e fare clic su Avanti^(Next) . Il passaggio successivo della connessione guidata dati^{(Data Connection Wizard)} visualizzerà tutte le origini dati ODBC disponibili sul sistema in uso.

Si spera che, se tutto è andato secondo i piani, dovresti vedere il DSN che hai creato nei passaggi precedenti elencato tra le origini dati  ODBC . Evidenzialo^(Highlight) e fai clic su Avanti^(Next) .

Il passaggio successivo della Connessione guidata dati^{(Data Connection Wizard)} consiste nel salvare e terminare. Il campo del nome del file dovrebbe essere compilato automaticamente per te. Puoi fornire una descrizione. La descrizione usata nell'esempio è abbastanza esplicativa per chiunque possa usarla. Quindi, fai clic sul pulsante Fine^(Finish) nella parte inferiore destra della finestra.

Ora dovresti tornare alla finestra Connessione cartella di lavoro . ^{(Workbook Connection)}La connessione dati che hai appena creato dovrebbe essere elencata:

Importazione dei dati della tabella^{(Importing the Table Data)}

È possibile chiudere la finestra Connessione cartella di lavoro . ^{(Workbook Connection)}Dobbiamo fare clic sul pulsante Connessioni esistenti^{(Existing Connections)} nella barra multifunzione Dati di ^(Data)Excel . Il pulsante Connessioni^{(Connections)} esistenti dovrebbe trovarsi a sinistra sulla barra multifunzione Dati .^(Data)

Facendo clic sul pulsante Connessioni esistenti^{(Existing Connections)} dovrebbe presentarsi la finestra Connessioni esistenti . ^{(Existing Connections)}Hai visto questa finestra nei passaggi precedenti, la differenza ora è che la tua connessione dati dovrebbe essere elencata nella parte superiore:

Assicurati^(Make) che la connessione dati che hai creato nei passaggi precedenti sia evidenziata, quindi fai clic sul pulsante Apri^(Open) . Ora dovresti vedere la finestra Importa dati :^{(Import Data)}

Ai fini di questo post, utilizzeremo le impostazioni predefinite nella finestra Importa dati . ^{(Import Data)}Quindi, fare clic sul pulsante OK . Se tutto ha funzionato per te, ora dovresti essere presentato con i dati della tabella del database MySQL nel tuo foglio di lavoro.^(MySQL)

Per questo post, la tabella su cui stavamo lavorando aveva due campi. Il primo campo è un campo INT^(INT) a incremento automatico intitolato ID. Il secondo campo è VARCHAR (50) ed è intitolato fname. Il nostro foglio di lavoro finale si presenta così:

Come probabilmente avrai notato, la prima riga contiene i nomi delle colonne della tabella. Puoi anche utilizzare le frecce a discesa accanto ai nomi delle colonne per ordinare le colonne.

Incartare^(Wrap-Up)

In questo post abbiamo spiegato dove trovare i driver ODBC più recenti per MySQL , come creare un DSN , come creare una connessione dati di un foglio di calcolo utilizzando il DSN e come utilizzare la connessione dati di un foglio di calcolo per importare dati in un foglio di calcolo Excel . Divertiti!

 

Connecting Excel to MySQL

Sure Excel is used for spreadsheets, but did you know you can conneсt Excel to extеrnаl data sourceѕ? In thiѕ article we’re going to discuss how to сonneсt an Excel spreadsheet to a MySQL database table and uѕe the data іn the databasе table to populate our spreadѕheet.  There are a few thіngs you need to do in order to prepare for this connection.

Preparation

First, you must download the most recent Open Database Connectivity (ODBC) driver for MySQL.  The current ODBC driver for MySQL can be located at

https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/

Make sure after you download the file that you check the file’s md5 hash against that listed on the download page.

Next, you will  need to install the driver you just downloaded.  Double click the file to start the install process.  Once the install process is complete you will need to create a Database Source Name (DSN) to use with Excel.

Creating the DSN

The DSN will contain all of the connection information necessary to use the MySQL database table.  On a Windows system, you will need to click on Start, then Control Panel, then Administrative Tools, then Data Sources (ODBC).  You should see the following information:

Notice the tabs in the image above.  A User DSN is only available to the user that created it.  A System DSN is available to anyone that can log into the machine.  A File DSN is a .DSN file that can be transported to and used on other systems that have the same OS and drivers installed.

To continue creating the DSN, click on the Add button near the top right corner.

You will probably have to scroll down to see the MySQL ODBC 5.x Driver.  If it’s not present, something went wrong with installing the driver in the Preparation section of this post.  To continue creating the DSN, make sure MySQL ODBC 5.x Driver is highlighted and click on the Finish button. You should now see a window similar to the one listed below:

Next you will need to supply the information necessary to complete the form shown above.  The MySQL database and table we’re using for this post is on a development machine and is only used by one person. For “production” environments, it is suggested you create a new user and grant the new user SELECT privileges only.  In the future, you can grant additional privileges if necessary.

After you have supplied the details for your data source configuration, you should click on the Test button to make sure everything is in working order.  Next, click on the OK button. You should now see the data source name you supplied on the form in the previous set listed on the ODBC Data Source Administrator window:

Creating the Spreadsheet Connection

Now that you have successfully created a new DSN, you can close the ODBC Data Source Administrator window and open Excel.  Once you have opened Excel, click on the Data ribbon.  For newer versions of Excel, click on Get Data, then From Other Sources, then From ODBC.

In older versions of Excel, it’s a bit more of a process. Firstly, you should see something like this:

The next step is to click on the Connections link located right under the word Data in the tab list. The location of the Connections link is circled in red in the above image. You should be presented with the Workbook Connections window:

The next step is to click on the Add button.  This will present you with the Existing Connections window:

Obviously you don’t want to work on any of the connections listed.  Therefore, click on the Browse for More… button. This will present you with the Select Data Source window:

Just like the previous Existing Connections window, you do not want to use the connections listed in the Select Data Source window.  Therefore, you want to double click on the +Connect to New Data Source.odc folder.  In doing so, you should be now see the Data Connection Wizard window:

Given the data source choices listed, you want to highlight ODBC DSN and click Next.  The next step of the Data Connection Wizard will display all of the ODBC data sources available on the system you are using.

Hopefully, if all as gone according to plan, you should see the DSN that you created in previous steps listed among the ODBC data sources.  Highlight it and click on Next.

The next step in the Data Connection Wizard is to save and finish.  The file name field should be auto filled for you.  You can supply a description.  The description used in the example is pretty self explanatory for anyone that might use it.  Next, click on the Finish button in the lower right of the window.

You should now be back at the Workbook Connection window.  The data connection you just created should be listed:

Importing the Table Data

You can close the Workbook Connection window.  We need to click on the Existing Connections button in the Data ribbon of Excel.  The Existing Connections button should be located to the left on the Data ribbon.

Clicking on the Existing Connections button should present you with the Existing Connections window.  You’ve seen this window in previous steps, the difference now is that your data connection should be listed near the top:

Make sure the data connection you created in the previous steps is highlighted and then click on the Open button.  You should now see the Import Data window:

For the purposes of this post, we are going to use the default settings on the Import Data window.  Next, click on the OK button.  If everything worked out for you, you should now be presented with the MySQL database table data in your worksheet.

For this post, the table we were working with had two fields.  The first field is an auto-increment INT field titled ID.  The second field is VARCHAR(50) and is titled fname.  Our final spreadsheet looks likes like this:

As you’ve probably noticed, the first row contains the table column names.  You can also use the drop down arrows next to the column names to sort the columns.

Wrap-Up

In this post we covered where to find the latest ODBC drivers for MySQL, how to create a DSN, how to create a spreadsheet data connection using the DSN and how to use the spreadsheet data connection to import data into an Excel spreadsheet. Enjoy!

 

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