Quando crei Fogli Google che altre persone devono compilare, un elenco a discesa può semplificare il processo di immissione dei dati.

Puoi estrarre gli elementi per il tuo elenco a discesa da un altro intervallo di celle oppure puoi inserirli direttamente. Scopri come fare entrambe le cose e come modificare un elenco a discesa esistente.

Crea elenchi^{(Create Manual Dropdown Lists)} a discesa manuali in Fogli Google

Il modo più veloce per creare un elenco a discesa Fogli Google^{(Google Sheets)} consiste nell'elencare gli elementi all'interno delle impostazioni di convalida dei dati.

Per farlo:

1. Seleziona la cella in cui desideri creare un elenco a discesa. Seleziona Dati^(Data) dal menu, quindi seleziona Convalida dati^{(Data validation)} .

2. Accanto a Criteri, selezionare Elenco di elementi^{(List of items)} . 

3. Nel campo accanto a questa selezione, digitare gli elementi che si desidera includere nell'elenco a discesa, separati da virgole.

4. Seleziona il pulsante Salva^(Save) e vedrai che la cella che hai selezionato ora ha un elenco a discesa.

Opzioni di convalida dei dati

Ci sono alcune impostazioni importanti da notare nella finestra di convalida dei dati .^(Data)

Se deselezioni Mostra elenco a discesa nella cella^{(Show dropdown list in cell)} , la freccia a discesa non verrà visualizzata. Tuttavia, quando l'utente inizia a digitare, verranno visualizzati gli elementi dell'elenco.

Nella sezione Dati non validi^{(On invalid data)} , se si seleziona Mostra avviso^{(Show warning)} , verrà visualizzato un indicatore di avviso rosso. Viene visualizzato un messaggio che avverte l'utente che l'elemento digitato non corrisponde a nulla nell'elenco.

Se invece selezioni Rifiuta input^{(Reject input)} , Fogli Google^{(Google Sheets)} rifiuterà la voce e la sostituirà con il primo elemento dell'elenco a discesa.

Nella sezione Aspetto^(Appearance) , se selezioni Mostra testo della guida di convalida^{(Show validation help text)} e digiti il ​​testo nel campo sottostante, quel testo verrà visualizzato quando l'utente seleziona la cella a discesa.

Crea^{(Create Dropdown)} elenchi a discesa da un intervallo di fogli Google^{(Google Sheets Range)}

Un modo più dinamico^{(dynamic way)} per creare elenchi a discesa di Fogli Google^{(Google Sheets)} consiste nell'utilizzare il contenuto di un intervallo di celle^{(range of cells)} per riempire l'elenco.

Per farlo:

1. Innanzitutto^(First) , crea i tuoi elenchi di convalida in qualsiasi intervallo di celle. Questi non devono essere nello stesso foglio di calcolo. Puoi creare e selezionare questi elenchi anche in altre schede del foglio di calcolo.

2. Quindi, seleziona la cella in cui desideri creare un elenco a discesa. Seleziona Dati^(Data) dal menu, quindi seleziona Convalida dati^{(Data validation)} .

3. Questa volta, selezionare Elenco da un intervallo^{(List from a range)} dall'elenco a discesa Criteri . ^(Criteria)Quindi, seleziona l'icona di selezione della griglia piccola per aprire la finestra di selezione dell'intervallo.

4. Seleziona l'intervallo che desideri utilizzare come elenco e vedrai apparire il testo dell'intervallo nel campo Seleziona un intervallo di dati^{(Select a data range)} .

5. Selezionare OK per chiudere la finestra di selezione e tornare alla finestra di convalida. Configura il resto delle opzioni a discesa che desideri e quindi seleziona il pulsante Salva^(Save) per terminare.

6. Ora vedrai i dati dell'intervallo apparire come elementi dell'elenco a discesa nella cella che hai selezionato.

7. Continua la stessa procedura per tutte le altre colonne che desideri aggiungere come elenco a discesa dinamico.

L'utilizzo degli intervalli come origine dei dati è un ottimo modo per mantenere aggiornati i fogli di lavoro senza dover scorrere e aggiornare manualmente ogni elenco a discesa che hai creato.

Fatti interessanti sugli elenchi a discesa di Fogli Google^{(Google Sheets Dropdown)}

Gli elenchi a discesa di Fogli Google^{(Google Sheets)} collegati agli intervalli sono i più utili perché riducono notevolmente la manutenzione complessiva del foglio di lavoro.

Aggiorna più celle con un cambio di intervallo^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

Ciò è particolarmente vero se hai molte celle che estraggono dati da un singolo intervallo di elementi. Se desideri aggiornare o modificare tali elementi dell'elenco, dovrai apportare la modifica solo in un singolo intervallo.

Anche se ci sono centinaia di celle con quegli elementi dell'elenco, l'aggiornamento dell'intervallo una volta aggiornerà istantaneamente tutte quelle celle a discesa.

Copia di celle convalidate per risparmiare tempo^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

Puoi anche risparmiare tempo copiando le celle^{(copying validated dropdown cells)} a discesa convalidate in qualsiasi altra cella. Ciò consente di risparmiare il tempo di dover eseguire nuovamente il processo di passaggio attraverso le schermate di convalida.

La copia di celle convalidate è particolarmente utile per elenchi di selezione come giorni, mesi, ora e altri set di dati standard.

Rimuovi rapidamente la convalida delle celle^{(Quickly Remove Cell Validation)}

Si supponga^(Suppose) di non voler includere gli elementi dell'elenco in nessuna cella. Puoi rimuoverli rapidamente facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla cella, selezionando Convalida^(Validation) e quindi selezionando Rimuovi convalida^{(Remove validation)} nella finestra Convalida dati.

Vedrai la freccia a discesa scomparire dalla cella e tutti gli elementi a discesa scompaiono. La cella diventerà solo un'altra normale cella del foglio di calcolo.

Utilizzo di elenchi^{(Double Dropdown Lists)} a discesa doppi in Fogli Google

Un altro modo utile per utilizzare gli elenchi a discesa di Fogli Google consiste nel ^{(Google Sheets)}passare le informazioni tra i fogli^{(pass information between sheets)} . Puoi anche usare questa tecnica per trasmettere informazioni tra le persone.

Ad esempio, se disponi di un foglio originale che contiene un elenco di attività completate da un team, puoi basare un secondo foglio di calcolo su tali attività completate.

Potresti o meno voler creare quel primo elenco in base agli stessi elenchi a discesa dinamici descritti nell'ultima sezione.

In ogni caso, seleziona la cella del foglio a cui desideri inviare le attività completate come un altro elenco a discesa e apri la finestra di convalida come descritto nell'ultima sezione. Quando selezioni l'intervallo di dati, passa a questo foglio di lavoro di attività di origine e seleziona l'intera colonna di attività (comprese le celle vuote).

Ora, sul foglio di calcolo di destinazione, vedrai che i dati dalla colonna delle attività vengono inseriti. Ciò significa che il tuo secondo team può eseguire le proprie attività di progetto in base alle attività completate dal primo team.

Il primo team può continuare ad aggiungere attività appena completate al foglio di calcolo di origine originale.

Poiché hai incluso le celle vuote nell'intervallo di origine, quelle nuove attività uniche appariranno nell'elenco a discesa della seconda squadra. 

Tieni presente che nel secondo elenco a discesa verranno visualizzate solo le attività uniche. Non è il modo migliore per passare elementi di riga specifici dall'origine, ma è un ottimo modo per un secondo team di vedere tutti gli elementi univoci aggiunti a un foglio di lavoro da altre persone.

Come utilizzerai^(Will) gli elenchi a discesa di^(Dropdown) Fogli Google ?

Come puoi vedere, Fogli Google^{(Google Sheets)} offre molti modi per estrarre informazioni da altre celle per compilare elenchi a discesa. Oppure, se le tue esigenze di immissione dei dati sono abbastanza semplici, puoi limitarti a inserire manualmente le voci dell'elenco a discesa separate da virgole. 

In ogni caso, dovresti essere in grado di rendere l'immissione dei dati per qualsiasi foglio di calcolo il più semplice e veloce possibile.

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

When creating Google Sheets that other people need to fill оut, a dropdown liѕt can simplify the data-entry process.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

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