La stampa unione^(Mail) è una funzionalità di Microsoft Word che ti aiuta a semplificare la creazione di lettere, etichette, buste, e-mail e una directory personalizzate. Poiché la stampa unione non è tra le funzionalità di MS Word^{(MS Word)} più comunemente utilizzate , alcuni utenti potrebbero non sapere come eseguire una stampa unione in Word per creare lettere, etichette e buste. 

Se stai cercando di risparmiare tempo dedicato alla personalizzazione manuale di ogni lettera, etichetta o altro documento, la stampa unione può tornare utile. Anche se non hai mai provato a creare una lettera di stampa unione, il processo è piuttosto semplice e ti guideremo attraverso ogni passaggio di seguito.

Come creare lettere di stampa unione

Microsoft Word ha una procedura guidata che ti guida attraverso la creazione di lettere di stampa unione^{(creating mail merge letters)} . La procedura guidata chiederà la lettera che desideri utilizzare e i destinatari della lettera lungo il percorso, quindi assicurati di avere un elenco di destinatari pronto da inserire. In caso contrario, nessun problema, puoi sempre aggiungere manualmente un elenco di destinatari.

1. Apri un documento Word e scrivi il tuo messaggio. Tralascia gli elementi personalizzati (ad esempio titolo, nome, città, ecc.). Per ora, puoi semplicemente lasciare uno spazio vuoto per dove vuoi inserire questi elementi, in questo modo:

1. Quando il modello è pronto, seleziona Invii^(Mailings) > Avvia stampa unione^{(Start Mail Merge )} > Procedura guidata^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )} per la stampa unione passo dopo passo dalla barra multifunzione in alto.

1. Un nuovo riquadro apparirà lungo il bordo destro della finestra di MS Word . Questa è la procedura guidata che ti guiderà attraverso il processo. Come primo passo, dovrai selezionare il tipo di documento su cui stai lavorando. Seleziona Lettere^(Letters) e scegli Avanti: Documento iniziale^{(Next: Starting document)} .

1. Dovrai scegliere il documento che desideri utilizzare per la stampa unione nel prossimo.
   Se hai già digitato del contenuto per la tua lettera, seleziona Usa il documento corrente^{(Use the current document)} .
   Se desideri utilizzare un modello pronto per l'uso, seleziona Inizia da un modello. ^{(Start from a template. )}Dopo aver scelto un documento iniziale, fai clic su Seleziona destinatari^{(Select recipients)} . 

1. Il passaggio successivo è selezionare i destinatari. Supponendo che tu abbia un foglio Excel popolato con i dati del destinatario, puoi importare i dati selezionando l' opzione Usa un file esistente e selezionando ^{(Use an existing file)}Sfoglia^(Browse) dalla sezione successiva. 

Passare al foglio contenente l'elenco dei destinatari utilizzando l'Explorer, selezionare il foglio e selezionare Apri^(Open) . 

Quando selezioni il foglio, vedrai la finestra Seleziona tabella . ^{(Select Table)}Seleziona le tabelle pertinenti. Assicurati di selezionare la casella accanto al testo La prima riga di dati contiene le intestazioni di colonna^{(First row of data contains column headers)} se è vero per i tuoi dati e seleziona OK .

Successivamente, vedrai l'elenco dei destinatari che Word utilizzerà nell'unione. Se tutto sembra a posto, seleziona OK . 

Dopo aver aggiunto il foglio Excel , seleziona ^(Excel)Avanti: Scrivi la tua lettera^{(Next: Write your letter)} .

1. Ora sei pronto per aggiungere segnaposto nella tua lettera. Porta il cursore nel punto in cui desideri aggiungere il segnaposto e seleziona Altri elementi^{(More items )} dal riquadro della stampa unione.

Si aprirà la finestra di dialogo Inserisci campo unione da cui puoi selezionare il segnaposto pertinente e selezionare ^{(Insert Merge Field)}Inserisci^(Insert) per aggiungerlo alla tua lettera.

1. Dopo aver inserito tutti i campi di unione, seleziona Avanti: Anteprima delle lettere^{(Next: Preview your letters)} .

Questo ti mostrerà un'anteprima di tutte le lettere generate con la stampa unione. È possibile utilizzare i pulsanti freccia nel riquadro della stampa unione per cambiare l'anteprima delle lettere.

1. Seleziona Avanti: completa l'unione^{(Next: Complete the merge)} . Nel passaggio successivo, seleziona Stampa^(Print) (se desideri stampare tutte le lettere) o Modifica singole lettere^{(Edit individual letters )} > Tutto^{(All )} (se intendi unire le lettere in un unico documento).

Come creare etichette stampa unione

È sempre una buona idea compilare la tua mailing list in modo ordinato in un foglio Excel in modo da non avere le vertigini quando hai bisogno dei dettagli di posta di qualcuno. Tuttavia, se vuoi stampare le etichette, la tua raccolta di fogli Excel non la taglierà. Invece, dovrai creare etichette di stampa unione^{(create mail merge labels)} su MS Word.

1. Se hai già un foglio Excel con i dettagli per la spedizione, puoi saltare al passaggio successivo. In caso contrario, organizza la tua mailing list su un foglio Excel . Aggiungi alcune intestazioni ( Nome^{(First Name)} , Cognome , Indirizzo^(Address) , ecc.) e ordina la tua lista.
2. Passa a MS Word . Utilizzare la procedura guidata per creare etichette. Aprire un documento vuoto e selezionare Invii^(Mailings) > Seleziona Stampa unione^{(Select Mail Merge )} > Procedura guidata per la stampa unione^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} . 

1. Seleziona Etichette^(Labels) e poi Avanti: Avvio del documento^{(Next: Starting document)} . 

1. Nella schermata successiva, seleziona Modifica layout documento^{(Change document layout)} . Quindi, seleziona Opzioni etichetta^{(Label options)} per impostare il numero del prodotto e il marchio dell'etichetta.

Dopo aver selezionato OK , vedrai le etichette delineate sul tuo documento. In caso contrario, vai su Design tabella^{(Table Design )} > Bordi^{(Borders )} e seleziona Visualizza linee griglia.^{(View Gridlines.)}

1. Torna alla scheda Mailing^(Mailings) in MS Word e seleziona Seleziona destinatari^{(Select Recipients)} > Usa un elenco esistente. ^{(Use an Existing List. )}

Passare al file Excel contenente l'elenco di posta. Seleziona il file e seleziona Apri^(Open) .

1. Vedrai la finestra Seleziona tabella . ^{(Select Table )}Se nella cartella di lavoro sono presenti più fogli, qui vedrai più di un elemento. Seleziona quello che contiene la tua mailing list. Seleziona la casella accanto al testo La prima riga di dati contiene le intestazioni di colonna^{(First row of data contains column headers,)} e seleziona OK . 

1. MS Word importa la mailing list. Seleziona Blocco indirizzi^{(Address Block)} . Guarda l'anteprima a destra. 

Se non ha l'aspetto che desideri, seleziona Campi di corrispondenza. ^{(Match Fields. )}Assicurati^(Make) che tutti i dettagli corrispondano a un'intestazione appropriata del foglio di lavoro e seleziona OK .

Guarda di nuovo l'anteprima. Se sembra buono, seleziona OK .

1. Ora vedrai <<AddressBlock>> nell'etichetta. Vai su Invii^(Mailings) > Aggiorna etichette^{(Update Labels)} per aggiungere <<AddressBlock>> a tutte le etichette.

1. Le etichette sono ora pronte per essere unite. Vai a Invii^(Mailings) > Fine e unisci^{(Finish & Merge )} > Modifica singoli documenti^{(Edit Individual Documents)} . 

Vedrai apparire una piccola finestra. Selezionare Tutto^(All) e quindi OK .

1. Ora vedrai tutte le tue etichette unite.

Come creare buste stampa unione

La creazione di buste per la stampa unione è per lo più la stessa di quella per le etichette, ma con alcune modifiche. 

Ancora una volta, fai clic su Invii^(Mailings) > Avvia stampa unione^{(Start Mail Merge)} > Procedura guidata per la stampa unione passo-passo^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} , ma questa volta seleziona Buste^(Envelopes) e quindi seleziona Avanti: Avvio del documento^{(Next: Starting document)} dal basso.

1. Ti verrà chiesto di selezionare un documento iniziale. Selezionare Opzioni busta^{(Envelope options)} per selezionare il formato busta e la posizione dell'indirizzo di consegna/restituzione (fare riferimento al passaggio successivo) e selezionare Avanti: Seleziona destinatari^{(Next: Select recipients)} .

1. Quando selezioni Opzioni busta^{(Envelope options)} , vedrai apparire una piccola finestra. Seleziona la dimensione della busta preferita e seleziona il carattere e la posizione per la consegna e l'indirizzo di restituzione.

1. Il passaggio successivo della procedura guidata consiste nel selezionare i destinatari. Seleziona Usa un elenco esistente^{(Use an existing list)} (supponendo che tu abbia già un foglio Excel contenente i dati del destinatario) e seleziona ^(Excel)Sfoglia^(Browse) per cercare il file . Seleziona il file pertinente e clicca su Avanti: Organizza la tua busta^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. Nella schermata successiva, seleziona Blocco indirizzi^{(Address block)} , guarda l'anteprima per assicurarti che assomigli a quello che desideri e seleziona OK .

Ora vedrai <<AddressBlock>> apparire sulla busta. 

1. Seleziona Avanti: Visualizza in anteprima le buste^{(Next: Preview your envelopes)} . Vedrai la stessa anteprima che hai visto nel passaggio precedente ma sul tuo documento. È possibile utilizzare i pulsanti freccia nel riquadro della procedura guidata per passare da una busta all'altra.

Le tue buste sono ora pronte per essere unite. Seleziona Avanti: completa l'unione^{(Next: Complete the merge)} .

1. Nella schermata seguente, vedrai un'opzione per modificare singole buste^{(Edit individual envelopes)} . Selezionalo, seleziona Tutto^(All) per unire tutti i record e seleziona OK .

Ora vedrai tutte le buste unite in un unico documento.

Stampa in blocco ed e-mail semplificate

L'uso della stampa unione può farti risparmiare un sacco di tempo che altrimenti dedichi alla personalizzazione di lettere, etichette o buste. Non è tutto ciò che puoi fare con MS Word , però. È inoltre possibile creare biglietti di auguri^{(greeting cards)} , opuscoli^(booklets) e schede^{(index cards)} .

La stampa unione^(Mail) è in circolazione da un po', ma se stai cercando di rendere efficienti i tuoi processi, Microsoft Office 2019 ha introdotto alcune funzionalità^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} interessanti che potresti voler esaminare.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge is a Microsoft Word feature that helps you streamlinе creating personalized letters, labеls, еnvelopes, emails, and a directory. Since mail merge is not amоng the most commonly used MS Word features, some users might not know how to do a mаil merge in Word to create letters, labels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

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