Nonostante disponiamo di diversi strumenti per fogli di calcolo e altre applicazioni simili, preferiamo comunque lavorare insieme allo stesso Microsoft Excel . Questo perché questo programma per fogli di calcolo rende il tuo lavoro abbastanza utile se conosci il modo di usarlo. Che tu sia un piccolo uomo d'affari o lavori in un ufficio aziendale, il foglio di lavoro di Excel è ora diventato una risorsa abbastanza utile ed essenziale per gli utenti quotidiani.

Questa applicazione viene utilizzata principalmente per registrare e manipolare i dati numerici per vari scopi. Grazie alle sue funzioni semplici e alle caratteristiche facili da usare, è sempre stato il mezzo principale di ogni utente aziendale. In questa guida, ci sono i 10 principali utili suggerimenti e trucchi di Excel che è necessario conoscere.

Suggerimenti e trucchi per Microsoft Excel

In questo post tratteremo i seguenti suggerimenti e trucchi di ^(Tricks)Excel^{(Excel Tips)} , che riteniamo siano i più utili:

1. Seleziona tutte le celle contemporaneamente
2. Adatta automaticamente la larghezza della colonna
3. Trasponi colonne e righe
4. Usa il comando Filtro^{(Use Filter Command)} per nascondere i dati indesiderati^{(Hide Unwanted Data)}
5. Rimuovi voce duplicata
6. Rimuovere i record vuoti
7. Inserisci righe vuote nel record
8. Copia automaticamente i dati^{(Copy Data)} su un altro foglio^{(Sheet Automatically)}
9. Cattura screenshot utilizzando Excel Camera
10. Collega le celle al tuo indirizzo email

Iniziamo e conosciamo ciascuno nel dettaglio.

1] Seleziona tutte le celle contemporaneamente

A volte potrebbe essere necessario apportare modifiche sostanziali al foglio di lavoro di Excel . In tal caso, puoi selezionare tutte le celle nel foglio di lavoro utilizzando la casella quadrata disponibile nell'angolo in alto a sinistra del foglio di calcolo.

Quando selezioni la casella quadrata, vengono evidenziate tutte le celle nel foglio di lavoro anche le celle vuote. In alternativa, puoi anche utilizzare la scorciatoia da tastiera Ctrl+A

2] Adatta automaticamente la larghezza della colonna

Mentre si lavora su MS Excel con una grande quantità di record di dati, spesso diventa complicato ridimensionare le celle di ciascuna colonna in base al testo. Per ridimensionare le colonne in modo semplice, puoi utilizzare la funzione di adattamento automatico^(AutoFit) della larghezza delle colonne che è una funzionalità integrata in Excel .

Tutto ciò che serve per spostare il puntatore del mouse sul limite della colonna che si desidera adattare automaticamente e quindi fare doppio clic su di essa. E se devi regolare le intere colonne, selezionale tutte e fai doppio clic sul confine di qualsiasi colonna.

In alternativa, puoi anche ridimensionare la larghezza della colonna utilizzando l' opzione Adatta larghezza colonna . ^{(Autofit Column width)}Per fare ciò, seleziona la colonna che desideri regolare e quindi vai alla barra dei menu > scheda Home . Nella sezione Celle^(Cells) , fai clic sull'opzione Formato e quindi seleziona ^(Format)Adatta larghezza colonne^{(Autofit Columns Width)} dal menu a discesa.

3] Trasponi colonne e righe

Alcune persone creano fogli di calcolo Excel in cui i campi principali passano orizzontalmente in una riga. Altri mettono i dati verticalmente. A volte queste preferenze portano a uno scenario in cui si desidera trasporre i dati di Excel . Transpose è una funzione di Excel che ti consente di cambiare le colonne di Excel in righe senza riscrivere i dati.

La funzione di trasposizione^(Transpose) è un'ottima funzionalità che otterrai nei fogli di calcolo di MS Excel . Diventa molto utile quando è necessario cambiare le colonne di dati da orizzontale a verticale senza ridigitare i dati.

Nella figura sopra, i dati sono disposti in forma tabellare dove le figure dei soggetti sono riportate verticalmente. Se abbiamo bisogno di riorganizzare i dati orizzontalmente in modo manuale, sarebbe abbastanza difficile. Ma con l'aiuto della funzione di trasposizione, puoi farlo in un paio di secondi.

Quindi, devi prima selezionare i dati dalla tabella e copiarli. Ora posiziona il puntatore del mouse dove devi trasporre i dati, fai un clic destro e seleziona l'opzione Incolla speciale^{(Paste Special)} dal menu contestuale. Quando si apre la finestra Incolla speciale , seleziona la funzione ^{(Paste Special)}Trasponi^(Transpose) e fai clic sul pulsante OK.

4] Usa il comando Filtro^{(Use Filter Command)} per nascondere i dati indesiderati^{(Hide Unwanted Data)}

La funzione di filtro di Excel^(Excel) ti consente di nascondere i dati indesiderati e di visualizzare solo alcuni dati importanti nel foglio di calcolo. Usando questa funzione, puoi facilmente filtrare nomi, date e numeri dall'enorme set di dati o tabella. Tuttavia, non rimuove o modifica i dati originali. Diventa molto utile quando devi concentrarti solo su un tipo speciale di informazioni.

Nel set di dati sopra, puoi vedere che c'è un elenco di studenti i cui voti sono diversi, il loro indirizzo è diverso. Può essere ancora più grande. Quindi, se è necessario filtrare i dati specificati, può essere piuttosto difficile.

Per farlo in modo semplice, puoi usare il comando filtro. Quindi, tutto ciò che serve per selezionare l'intestazione della tabella e quindi passare alla sezione Modifica^(Editing) . Nella sezione corrispondente, seleziona Ordina e filtra^{(Sort & Filter)} , quindi scegli lo strumento Filtro^(Filter) .

Fai clic^(Click) sull'opzione della freccia in basso che appare vicino all'intestazione di ciascuna colonna. Ti consente di ordinare i tuoi dati in ordine alfabetico o di organizzare i numeri dal più piccolo al più grande. Inoltre, puoi utilizzare il filtro di testo per filtrare i dati secondo le tue esigenze.

5] Rimuovi voce duplicata

È abbastanza facile individuare e rimuovere voci duplicate per un foglio di calcolo con un piccolo insieme di dati. Ma se deve essere fatto con un set di dati di grandi dimensioni in cui le colonne e le righe sono in centinaia, sarebbe davvero un compito impegnativo.

Nella tabella sopra, ci sono dieci record in cui due voci sono totalmente simili ed è stato utilizzato un nome comune in tre righe. Quindi, per scoprire le voci duplicate, è necessario selezionare la tabella. Successivamente, vai al menu Dati , seleziona la categoria ^(Data)Strumenti dati^{(Data Tools)} , quindi fai clic su Rimuovi duplicati^{(Remove Duplicates)} .

Nella finestra di dialogo, seleziona la casella di controllo vicino alle intestazioni I miei dati. E, sotto la sezione delle colonne, rimuovere il contrassegno del numero di serie in quanto è diverso per ogni voce. Infine, fai clic sul pulsante OK e vedrai che la voce duplicata viene rimossa dalla tabella.

6] Rimuovere i record vuoti

A volte potresti aver notato le celle o le righe vuote nel foglio di calcolo che sono per lo più indesiderabili. Gli utenti in genere fanno clic con il pulsante destro del mouse sulla riga specificata e li eliminano uno per uno. Ma cosa farai se i loro numeri sono in centinaia? In quella situazione, cancellarli uno per uno sarebbe davvero un lavoro noioso.

Pertanto, per eliminarli in una volta sola, premere il tasto di scelta rapida Ctrl+G e quando viene visualizzata la finestra di dialogo Vai a, selezionare il pulsante ^{(Go To)}Speciale^(Special) . Nella pagina seguente, contrassegnare il pulsante di opzione Spazi vuoti^(Blanks) e fare clic sul pulsante OK. Noterai che tutte le celle vuote vengono selezionate.

Ora premi il Ctrl+minus . Quando viene visualizzato un menu a comparsa, seleziona Sposta celle in alto^{(Shift cells up)} e fai clic sul pulsante OK. Vedrai, tutte le celle vuote vengono rimosse e anche il set di dati organizzato in modo appropriato.

7] Inserisci righe vuote nel record

Come ho già detto, le righe vuote sono per lo più indesiderabili, ma a volte funziona anche. Quindi, se è necessario inserirli, è possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sulla riga specificata e aggiungerli uno per uno come ho affermato durante la rimozione delle righe vuote.

Quindi, per inserire le righe vuote in ogni record separato, fai una serie del numero di serie menzionato. Successivamente, seleziona tutto il set di dati e quindi fai clic sullo strumento Ordina^(Sort) disponibile nella scheda Dati .^(Data)

Nella finestra di dialogo seguente, fare clic sul menu a discesa Ordina per e ordinarli in base al numero di serie.

Facendo clic sul pulsante OK, verrà inserita una riga vuota tra ogni riga separata.

8] Copia automaticamente i dati^{(Copy Data)} su un altro foglio^{(Sheet Automatically)}

A volte capita di dover utilizzare i dati in un altro foglio che inserisci nel primo foglio. Per fare ciò, usi comunemente il tradizionale metodo di copia e incolla. Ma quando è necessario modificare alcuni dati in un foglio, è necessario modificarli di nuovo anche nell'altro foglio. Diventa un po' complicato quando devi cambiare gli stessi dati su entrambi i fogli uno per uno.

In excel, c'è un'opzione che copia automaticamente i dati del primo foglio in altri fogli in un processo in tempo reale. Tuttavia, per copiare automaticamente i dati su altri fogli, è necessario prima effettuare una connessione tra di loro.
Per farlo, vai alla barra di stato del primo foglio. Dopodiché, continua a premere il tasto Ctrl e fai clic su quei fogli su cui devi copiare i dati automaticamente. Questo è tutto.
Ora, qualunque dato tu inserisca nel primo foglio, viene automaticamente copiato sugli altri fogli.

9] Cattura screenshot^(Screenshot) utilizzando Excel Camera

Si è sempre detto che “Un'immagine vale più di mille parole”. Di conseguenza, a volte potrebbe essere necessario aggiungere uno screenshot all'interno del foglio di lavoro di Excel in modo da poter spiegare le cose in un modo migliore.

Tuttavia, non è necessario utilizzare applicazioni di terze parti per acquisire uno screenshot. Excel ha un comando della fotocamera integrato che ti aiuta a catturare lo screenshot con un solo clic.

Per utilizzare questa funzione, devi prima abilitare il comando della fotocamera. Quindi, tutto ciò che serve per accedere alla barra degli strumenti di accesso rapido e fare clic su Personalizza barra degli strumenti di accesso rapido^{(Customize Quick Access Toolbar)} . Successivamente, fai clic sul menu a discesa di Scegli comandi da^{(Choose commands from)} > All commands > Camera. Ora, seleziona il pulsante Aggiungi^(Add) e premi OK.

Dopo aver seguito la procedura sopra, noterai che l' icona della fotocamera^(Camera) è ora aggiunta alla barra degli strumenti di accesso rapido. Ora seleziona le celle o i dati per i quali hai bisogno di un'immagine. Successivamente, fai clic sull'icona Fotocamera e quindi fai clic in un punto qualsiasi del foglio di lavoro. ^(Camera)Puoi anche trascinare e ridimensionare l'immagine per adattarla alle tue esigenze.

10] Collega^(Link) le celle al tuo indirizzo email

Nel foglio di lavoro di Excel, puoi facilmente creare un collegamento ipertestuale al tuo indirizzo Gmail .

Per fare ciò, devi prima selezionare la cella in cui vuoi inserire il collegamento. Successivamente, premi la scorciatoia Ctrl+K . Quando viene visualizzata la finestra di dialogo sullo schermo, selezionare l' indirizzo e-mail^{(E-mail Address)} dal riquadro di sinistra. Aggiungi il tuo indirizzo e-mail e quindi premi il pulsante OK.

Questo è tutto. Spero che questi suggerimenti e trucchi possano essere utili durante l'utilizzo di fogli di lavoro Excel sul tuo computer.

Microsoft Excel Tips and Tricks for beginners

In spite of having several spreadѕheet tools and other similar applications, we still prefer to work along with the Microsoft Excel itself. This is because this spreadsheet program makes your job pretty handy if you know the way to use it. Whether you are a small businessman or working in a corporate office, Excel worksheet has now become a quite helpful and essential resource for daily users.

This application is mainly used for recording and manipulating the numerical data for various purposes. Because of its straightforward functions and easy-to-use features, it has been always the primary means of every corporate user. In this guide, there are the 10 major helpful excel tips and tricks that one must need to know.

Microsoft Excel Tips and Tricks

In this post we will cover the following Excel Tips and Tricks, which we think are the most useful ones:

1. Select all cells at once
2. Autofit Column width
3. Transpose columns and rows
4. Use Filter Command to Hide Unwanted Data
5. Remove Duplicate Entry
6. Remove the Blank Records
7. Insert Blank Rows into Record
8. Copy Data to Another Sheet Automatically
9. Take Screenshot using Excel Camera
10. Link the cells to your email address

Let us start and know each one in detail.

1] Select all cells at once

Sometimes you might need to make some massive changes to your Excel worksheet. In such a case, you can select all the cells in your worksheet using the square box that is available in the extreme top-left corner of the spreadsheet.

When you select the square box, it highlights all the cells in the worksheet even the empty cells as well. As an alternative, you can also use the Ctrl+A keyboard shortcut to select all the cells on the worksheet.

2] Autofit Column width

While working on the MS Excel with a large amount of data record, often it becomes complicated to resize each column cells according to its text. In order to resize the columns in an easy way, you can use the AutoFit column width feature that is an inbuilt feature in Excel.

All you need to move your mouse pointer to the boundary of the column you want to autofit and then double click on it. And if you have to adjust the entire columns then select them all and double click on the boundary of any column.

Alternatively, you can also resize the column width by using the Autofit Column width option. To do this, select the column you want to adjust and then navigate to the Menu bar > Home tab. In the Cells section, click on the Format option and then select Autofit Columns Width from the drop-down menu.

3] Transpose columns and rows

Some people create Excel spreadsheets where the main fields go across horizontally in a row. Others put the data vertically. Sometimes these preferences lead to a scenario where you want to transpose Excel data. Transpose is an Excel function that allows you to switch Excel columns to rows without retyping the data.

Transpose function is a great feature you will get in the MS Excel spreadsheets. It becomes very helpful when you need to switch the data columns from horizontal to vertical without retyping the data.

In the above picture, the data are arranged in a tabular form where the figures of the subjects are showing vertically. If we need to rearrange the data horizontally in a manual way then it would be quite difficult. But with the help of transpose function, you can do it in a couple of seconds.

So, you first need to select the data from the table and copy them. Now, place your mouse pointer where you have to transpose the data, do a right-click and select Paste Special option from the context menu. When the Paste Special window opens, check the Transpose function and click on the OK button.

4] Use Filter Command to Hide Unwanted Data

Excel filter function allows you to hide the unwanted data and to display only certain important data in the spreadsheet. Using this feature, you can easily filter the names, dates, and numbers from the huge dataset or table. However, it doesn’t remove or modify the original data. It becomes very useful when you need to focus only on some special kind of information.

In the above dataset, you can see there is a list of students whose marks are different, their address is different. It can be large even more. So, if you need to filter any specified data then it can be quite difficult.

To make it in an easy way, you can use the filter command. So, all you need to select the header of the table and then navigate to the Editing section. In the corresponding section, select the Sort & Filter and then choose the Filter tool.

Click on the down-arrow option that comes to appear near the header of each column. It allows you to sort your data in alphabetical order or to arrange the numbers by smallest to largest. Furthermore, you can use the text filter to filter the data as per your requirement.

5] Remove Duplicate Entry

It is quite an easy job to locate and remove duplicates entries for a spreadsheet having a small set of data. But if it has to be done with a large dataset where the columns and rows are in hundreds then it would be indeed a challenging task.

In the above table, there are ten records in which two entries are totally similar and a common name has been used in three rows. So, in order to find out the duplicate entries, you need to select the table. After that, navigate to the Data menu, select the Data Tools category, and then click Remove Duplicates.

In the dialog box, mark the checkbox near the My data has headers. And, under the columns section, remove the mark of the serial number as it is different for each entry. Finally, click on the OK button and you will see the duplicate entry gets removed from the table.

6] Remove the Blank Records

Sometimes you might have noticed the blank cells or rows in your spreadsheet that are mostly undesirable. Users commonly do a right-click on the specified row and delete them one by one. But what will you do if their numbers are in hundreds? In that situation, deleting them one by one would really be a tedious job.

Therefore, in order to delete them in one go, press Ctrl+G shortcut key and when the Go To dialog box comes to appear, select the Special button. On the following page, mark the Blanks radio button and click on the OK button. You will notice that all the blank cells get selected.

Now, press the Ctrl+minus button. When a pop-up menu appears, select Shift cells up and click on the OK button. You will see, all the blanks cells get removed and the dataset also arranged suitably.

7] Insert Blank Rows into Record

As I aforementioned that blank rows are mostly undesirable but sometimes it works as well. So, if you need to insert them, you can do a right-click on the specified row and add them one by one as I stated while removing blank rows.

So, to insert the blank rows in each separate record, make a series of the mentioned serial number. After that, select all the data set and then click on the Sort tool available on the Data tab.

In the following dialog box, click on the Sort by drop-down menu, and arrange them by serial number.

Clicking on the OK button, it will insert a blank row between each separate row.

8] Copy Data to Another Sheet Automatically

Sometimes it happens that you need to use the data in another sheet which you enter in the first sheet. To do so, you commonly use the traditional copy and paste method. But, when you need to change some data in one sheet then it again has to change it on the other sheet as well. It becomes a bit complicated when you have to change the same data on both sheets one by one.

In excel, there is an option that automatically copies the data of the first sheet into other sheets in a real-time process. However, for copying the data automatically to other sheets, you need to first make a connection between them.
To do so, go to the status bar of the first sheet. After that, keep pressing the Ctrl key and click those sheets on which you have to copy the data automatically. That’s it.
Now whatever data you enter on the first sheet, it automatically gets copied on the other sheets.

9] Take Screenshot using Excel Camera

It has always been said that “A picture is worth a thousand words”. Accordingly, sometimes you may need to add a screenshot within your Excel worksheet so that you could explain the things in a better way.

However, you don’t need to use any third-party application to capture a screenshot. Excel has an inbuilt camera command that helps you to take the screenshot in a single click.

To use this feature, you first have to enable the camera command. So, all you need to navigate to the quick access toolbar and click on the Customize Quick Access Toolbar. After that, click on the drop-down menu of Choose commands from > All commands > Camera. Now, select the Add button and hit OK.

After following the above procedure, you will notice a Camera icon is now added to the quick access toolbar. Now, select the cells or data for which you need an image. After that, click on the Camera icon and then click anywhere on the worksheet. You can also drag and resize the image to adjust according to your requirements.

10] Link the cells to your email address

In the excel worksheet, you can easily create a hyperlink to your Gmail address.

To do so, you first need to select the cell where you want to insert the link. After that, press Ctrl+K shortcut. When the dialog box prompts on the screen, select the E-mail Address from the left pane. Add your email address and then hit the OK button.

That’s it. I hope these tips and tricks may be helpful while using Excel worksheets on your computer.

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